في وقت سابق من هذا الأسبوع تلقيت بريدًا إلكترونيًا من زميل يشتكي من ثقافة الاجتماعات في مؤسسته. فقد قال: “لقد سئمت من سرقة الجميع لأيام عملي!”. ذكّرني ذلك بالخبير الاقتصادي المحترم، توماس سويل، الذي قال ذات مرة: “الأشخاص الذين يستمتعون بالاجتماعات لا ينبغي أن يكونوا مسؤولين عن أي شيء”.
قبل سنوات، عملت كمدير في منظمة كانت رائعة في معظم النواحي، ولكن كان بها عيب واحد قاتل: كان الناس يحبون الاجتماعات. في الواقع، كانوا يجتمعون في كثير من الأحيان لدرجة أنه كان من اللافت للنظر عندما لم يكن لدي اجتماع مجدول. كنت أنا وزملائي نضطر إلى تخصيص وقت للعمل خارج الموقع فقط حتى لا يقوم شخص ما بجدولة اجتماع لملء الفراغ (وهو ما كان سيحدث حتمًا). في كثير من الأحيان، كنت أقضي الوقت قبل وبعد ساعات العمل في متابعة البريد الإلكتروني والقيام بعمل فعلي، لأن معظم وقت مكتبي كنت أقضيه جالسًا حول طاولة الاجتماعات.
قد تكون الحاجة إلى الاجتماع بشكل متكرر علامة على انعدام الأمن التنظيمي. قد لا يشعر الناس بعدم القدرة على اتخاذ القرارات، أو قد يخشون أن يتم استبعادهم من محادثة مهمة. قد يكون السبب الآخر بسيطًا مثل كونك في ثقافة المنفتحين. يجد بعض الناس أن الاجتماعات تعيد شحن طاقاتهم (وهذا أمر لا يمكن تصوره تقريبًا بالنسبة لبقيتنا). من السهل الخلط بين الجهد المبذول والنتائج، لذا فإن الجلوس في اجتماع لمدة نصف يوم قد يبدو وكأنه إنتاجية.
لقد بنت “سبوتو” ثقافة مناهضة للاجتماعات. فالاجتماعات هنا شر لا بد منه. نحن نقدر التعاون، لكننا لا نقدر فعل الاجتماع. هذا جزء مهم من الحمض النووي لشركتنا. من النادر جداً أن يتم تحديد موعد اجتماع لأكثر من ساعة، ومعظم الاجتماعات ينتهي بها الأمر إلى أن تكون أقصر من الوقت المحدد لها.
إذا كنت تشعر بالإرهاق من الاجتماعات، تذكر نصيحة غاندي الحكيمة “كن التغيير الذي تريد أن تراه في هذا العالم”. ابدأ بنمذجة السلوك الصحيح لبقية أعضاء الفريق. تعامل مع وقت الجميع على أنه مورد ثمين. انشر جدول أعمال والتزم به. أوقف تشغيل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف. من أهم الأمور التي نعمل جاهدين على تنفيذها هو البدء والتوقف في الوقت المحدد. إحدى المساهمات العظيمة من مجتمع Agile هي أن تكون اجتماعات “الوقوف” محدودة بـ 15 دقيقة. في حين أن ذلك قد لا يصلح للعديد من المواقف، إلا أنه يمهد الطريق لاجتماع قصير.
يستغرق تغيير ثقافة المؤسسة بعض الوقت، ولكن يجب أن يبدأ ذلك دائمًا بوضع المثال الصحيح في سلوكك ونهجك الخاص.
ثقافة الاجتماعات
About the Author
