تكلفة المشروع لماذا هي مهمة لمديري المشاريع؟

تكلفة المشروع: لماذا هي مهمة لمديري المشاريع؟
مقدمة
هناك العديد من المقالات والكتب التي كُتبت عن إدارة المشاريع. وبالمثل، هناك العديد من المقالات والكتب حول تكلفة المشروع وأهميتها. هذا لأنه، بصرف النظر عن مكونات المشروع الأخرى مثل الوقت والنطاق والجودة، تعتبر إدارة تكلفة المشروع دائمًا أحد المكونات الرئيسية لإدارة المشروع.
وكما قال جو بايدن بحق
“لا تخبرني ما هي قيمتك، أرني ميزانيتك، وسأخبرك ما هي قيمتك.”
بصفتك مدير مشروع، من الصفات الأساسية المتوقعة منك كمدير مشروع أن تدير المشاريع في حدود ميزانية المشروع. في معظم الأحيان، يتم تقييم مديري المشاريع بناءً على عدد المشاريع التي أنجزها في حدود ميزانية المشروع.
في هذه المقالة على وجه الخصوص، أود أن أناقش في هذه المقالة ما هي تكلفة المشروع، ولماذا هي مهمة، وأنواع تكاليف المشروع، وتأثير التكلفة الإجمالية للمشروع، وكيفية إدارة ميزانية المشروع وكيفية التخفيف من المخاطر.
ما هي تكلفة المشروع؟
تكلفة المشروع هي التكلفة المطلوبة لشراء جميع المنتجات والخدمات والموارد اللازمة لتسليم المشروع بنجاح.
مثال على ذلك: في مثال على مشروع إنشائي، يبدأ تقدير التكلفة من تكلفة حيازة الأرض وتكلفة البناء وتكلفة المواد وتكلفة الإدارة وتكلفة العمالة والتكاليف المباشرة وغير المباشرة الأخرى.
الآن لديك فهم ما هي تكلفة المشروع. بعد ذلك، دعنا نلقي نظرة على سبب أهميتها.
لماذا هي مهمة.
لا يبدأ أي مشروع بدون ميزانية. يتم تحديد نجاح المشروع من خلال مدى جودة التعامل مع تكلفة المشروع في المشروع. في كثير من الأحيان يحدث أن المشروع قد لا يكتمل في حدود تكلفة المشروع. هذا يعني أنه عند مقارنة تكلفة المشروع مقابل ربح المشروع، قد تكون تكلفة المشروع قد تجاوزت تكلفة المشروع ويعتبر بالطبع فشل المشروع.
وبالتالي من المهم جدًا التوصل إلى تقدير التكلفة الصحيحة اللازمة للمشروع.
للتوصل إلى تقدير دقيق للتكاليف، يتطلب الأمر فهم أنواع تكاليف المشروع التي ينطوي عليها المشروع.
أنواع تكاليف المشروع.
هناك 5 أنواع من تكاليف المشروع المتكبدة في أي مشروع. وهي
التكلفة الثابتة
التكلفة المتغيرة
التكلفة المباشرة
التكلفة غير المباشرة
التكلفة المضمونة
التكلفة الثابتة:
أي تكلفة تكون ثابتة طوال دورة حياة المشروع ولا تتغير حسب الكمية أو الوقت أو أي عوامل أخرى للمشروع تسمى تكلفة ثابتة.
مثال على التكلفة الثابتة: في مشروع برمجيات، يعتبر إيجار مساحة الشركة، وتكلفة الأنظمة، وتكلفة ترخيص البرمجيات، والرواتب تكلفة ثابتة.
لاحظ أن التكاليف الثابتة ليست ثابتة بشكل دائم. فهي تتغير على مدى فترة من الزمن. نحن هنا نشير إلى التكلفة الثابتة للمشروع مما يعني أنها ثابتة فيما يتعلق بتسليم المشروع. في الختام “التكاليف ثابتة على المدى القصير، ومع ذلك، فإن التكاليف متغيرة على المدى الطويل”
التكلفة المتغيرة:
على عكس التكلفة الثابتة، التكلفة المتغيرة هي التكلفة التي تختلف أو تتغير بما يتناسب مع المنتج أو الخدمة التي ينتجها المشروع.
مثال على التكلفة المتغيرة 1: دعنا نفهمها بمثال بسيط. تخيل أنك تدير متجر بيتزا. بمجرد أن تقوم بإعداد البيتزا وتعبئتها وتوصيلها إلى الزبون، تكون قد واجهت العديد من التكاليف المتغيرة. وهي (الأسعار المذكورة أدناه للتوضيح فقط),
قاعدة البيتزا 50 سنتًا
صلصة البيتزا 10 سنتات
توابل البيتزا: 10 سنتات
إضافات البيتزا (أي منها): $1
صندوق التوصيل: 50 سنتاً
بناءً على المعلومات المذكورة، فإنك تنفق 2.20 دولار على كل بيتزا. كل هذه التكاليف متغيرة. بيع البيتزا بأقل من 2.20 دولار يعني أنها خسارة. كما أن هذه التكاليف تتناسب طردياً مع عدد البيتزا المباعة.
مثال على التكلفة المتغيرة 2: لنأخذ مثالاً لشركة برمجيات صغيرة. لإكمال مشروع معين في الموعد المحدد، يحتاجون إلى 25 مورداً بدوام كامل، في حين أن الشركة لديها 15 موظفاً بدوام كامل فقط. وقد قرروا توظيف الموارد الإضافية خارجياً عند الحاجة. مما يعني أنه سيتم الدفع لهذه الموارد الإضافية بناءً على عدد ساعات عملهم أو الناتج الذي أنتجوه.
لاحظ أنه سيتم اعتبار رواتب الموظفين الدائمين تكلفة ثابتة، بينما سيتم اعتبار أجور الموارد الإضافية تكلفة متغيرة.
التكاليف المباشرة:
تسمى التكاليف التي تكون مرئية مباشرة ومسؤولة عن إنتاج مخرجات المشروع بالتكاليف المباشرة.
مثال على التكلفة المباشرة: يمكن اعتبار المواد التي يتم استخدامها لإنتاج منتج ما كتكلفة مباشرة. يمكن أيضًا اعتبار الخدمات اللوجستية والموارد البشرية وتكلفة تطوير المشروع المستخدمة خصيصًا للمشروع كتكلفة مباشرة.
التكاليف غير المباشرة:
تسمى التكاليف التي لا تساهم بشكل مباشر أو محدد في مخرجات المشروع بالتكاليف غير المباشرة. وقد تكون إما متغيرة أو ثابتة.
مثال على التكاليف غير المباشرة: التكاليف العامة واستهلاك الكهرباء والإيجار والمرتبات والتكاليف الإدارية والأمنية. لا ترتبط هذه التكاليف مباشرة بالإنتاج. يعتبر مدير المشروع تكلفة عامة أو تكلفة غير مباشرة لأنه لا يشارك مباشرة في الإنتاج، بينما يعتبر مطور المشروع تكلفة مباشرة.
التكاليف المضمونة:
التكاليف المغمورة هي التكاليف التي تم إنفاقها بالفعل، ولكنها فشلت في تحقيق أي قيمة تجارية ولا يمكن استردادها وفقدانها بشكل دائم.
مثال على التكلفة المغمورة:
دعني آخذ مثالاً من حياتنا اليومية. فقط تخيل أنك اشتريت بعض الخضروات واحتفظت بها في الثلاجة. ومع ذلك، نسيت استخدام إحداها ولم تجدها إلا عند تنظيف الثلاجة. وبحلول الوقت الذي رأيتها فيه، كانت قد فسدت تمامًا وبالتالي قمت برميها بعيدًا. تسمى تكلفة الخضروات تكلفة غارقة. هذه التكلفة لم تحل أي غرض ولا يمكن أيضًا استردادها وفقدانها بشكل دائم.
التكلفة الإجمالية للمشروع:
يعد حساب التكلفة الإجمالية للمشروع (TPC) خطوة حيوية لأي مشروع. يجب أن تشمل التكلفة الإجمالية للمشروع جميع التكاليف (الثابتة والمتغيرة) للمشروع. يجب أن يشمل الحساب التكلفة الإجمالية المقدرة (TEC) وتكاليف المشروع الأخرى (OPC). أي أنها تشمل على سبيل المثال لا الحصر تكاليف الأنشطة مثل تكاليف ما قبل التخطيط، والجدوى، وتكلفة التشغيل، والتشغيل، والتشغيل، وتحليل المخاطر، والطوارئ، والتصميم، والتطوير، والصيانة، وما إلى ذلك.
إذا لم يتم تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع بدقة، فإن المشروع سيواجه عواقب وخيمة. وسيكون لذلك تأثير مباشر على الجدول الزمني للمشروع وجودته ونطاقه. سيؤدي ذلك إلى تجاوز التكلفة.
على سبيل المثال، أثناء حساب تكلفة المشروع، إذا لم يتم تضمين عدد قليل من الأنشطة، فيجب تحديث النطاق، وقد يلزم تمديد الجدول الزمني (الجدول الزمني) للمشروع، كما ستزداد تكلفة الجودة. وفي الوقت نفسه، فإن المساومة على الجودة والنطاق للوفاء بالجدول الزمني للمشروع قد يؤدي إلى عدم رضا العميل. لهذه الأسباب، يضطر مديرو المشاريع إلى تجاوز ميزانيتهم.
2 نصائح لإدارة ميزانية المشروع والتخفيف من المخاطر:
كان ستيف جوبز يؤمن بشدة بأهمية وإدراك فوائد “القيام بذلك بشكل صحيح من المرة الأولى” حيث قال
“كان لدينا اعتقاد أساسي بأن القيام بالأمر بشكل صحيح من المرة الأولى سيكون أسهل من الاضطرار إلى العودة وإصلاحه. ولا أستطيع أن أقول بقوة كافية أن تداعيات هذا الموقف مذهلة. لقد رأيتها مرارًا وتكرارًا طوال حياتي العملية.”
نعم. إن القيام بالأمور بشكل صحيح في المرة الأولى ليس بهذه السهولة في مجال إدارة تكاليف المشروع. فهو يتطلب الكثير من الجهود والمشاركة من مدير المشروع وفريق المشروع.
نصيحة 1: إعداد ميزانية المشروع بدقة من البداية.
يعد إعداد ميزانية المشروع بشكل صحيح في بداية المشروع خطوة حاسمة. أثناء بدء المشروع، يقوم مدير المشروع بتقدير التخطيط أو تقدير الميزانية. وهو ما يتضمن إنجاز دراسة الجدوى والموافقة على حالة العمل. وبمجرد الانتهاء من هذه الأنشطة سيحصل مدير المشروع على فكرة عن ماهية المشروع وما هي جميع الأنشطة التي ستتحمل التكلفة. في الغالب يكون تقدير التكلفة + 25٪ أو -10٪ مما قد تكون عليه ميزانية المشروع الفعلية.
هناك ثلاث طرق فعالة لتقدير التكلفة يمكن استخدامها لحساب تكلفة المشروع.
التقدير البارامتري:
يستخدم هذا التقدير البيانات التاريخية لحساب تقدير التكلفة. يعمل هذا التقدير في معظم الأحيان بشكل جيد لأنه يعتمد على البيانات الحقيقية ويوفر الكثير من الوقت.
على سبيل المثال: في مشروع إنشائي، كم التكلفة التي تم إنفاقها لكل قدم مربع في نفس المنطقة لمشروع مماثل، سيساعد في حساب تقدير التكلفة للمشروع الجديد.
النهج التصاعدي:
يتمحور النهج التصاعدي الذي يُطلق عليه اسم الأسلوب النهائي حول تقسيم جميع أنشطة المشروع إلى المستوى الجزئي والقيام بتقدير التكلفة.
وهذه هي الطريقة الأكثر دقة لحساب تقدير التكلفة. إلا أنها قد تستغرق وقتاً طويلاً وتقنية مكلفة.
تقدير ثلاثي النقاط:
يُطلق على هذا التقدير عادةً اسم بيرت (تقنية تطور البرنامج ومراجعته). وتشمل جميع الاحتمالات والافتراضات وأوجه عدم اليقين في تقدير التكلفة. وهي,
التكلفة الأكثر احتمالاً (Cm): تشير إلى الحالة العادية التي يسير فيها كل شيء على ما يرام.
التكلفة المتشائمة (Cp): تشير إلى أسوأ الحالات التي يسير فيها كل شيء على عكس الخطة.
التكلفة المتفائلة (Co): تشير إلى السيناريو الذي يسير فيه كل شيء بشكل أفضل مما هو مخطط له.
معادلة بيرت هي التكلفة المتوقعة = (Co+ Cp+4 Cm)/6.
تعتبر هذه الطريقة أفضل وأدق طريقة لحساب تقدير تكلفة المشروع.
بصفتك مدير مشروع، تقع على عاتقك مسؤولية تحديد الطريقة التي ستعمل بشكل أفضل لمشروعك. في بعض الأحيان قد ينجح الجمع بين الطرق الثلاثة معًا بشكل جيد، ومرة أخرى يكون ذلك وفقًا لتقدير مدير المشروع
أهمية تحديد المخاطر:
أثناء مناقشة تقدير التكلفة بدقة في بداية المشروع، من المهم أيضًا تحديد جميع المخاطر المحتملة في بداية المشروع نفسه. في معظم الأوقات تتسبب هذه المخاطر غير المحددة فقط في فشل المشروع. تسبب المخاطر الكثير من المشكلات وحل المشكلات يحتاج إلى المال. ليس فقط المال قد يحتاج إلى المزيد من الوقت وتوسيع النطاق.
ومن ثم يتعين على مدير المشروع إشراك فريق المشروع والخبراء لتحديد جميع المخاطر في المرحلة الأولية نفسها.
سيساعد اتباع الخطوات المذكورة على بدء المشروع في الاتجاه الصحيح مع تقدير دقيق وواقعي لتكلفة المشروع.
النصيحة 2: مراقبة ميزانية المشروع وإدارتها بشكل متكرر.
بمجرد بدء المشروع بنجاح مع تقدير التكلفة على أفضل وجه، خلال مرحلة التنفيذ، يجب مراقبة المشروع وإدارته دون أي تنازلات من قبل مدير المشروع. وعند مراقبة وإدارة تكلفة المشروع يجب على مدير المشروع التأكد من القواعد التالية
خلق الوعي بميزانية المشروع في الفريق:
كمدير مشروع إذا كنت الوحيد الذي يعرف ميزانية المشروع، فهناك احتمال في انخفاض معدل نجاح المشروع.
يجب أن يكون كل عضو في الفريق على علم بتكلفة المشروع وميزانيته. تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية عقد اجتماعات منتظمة لجعل الفريق يفهم موقف المشروع من حيث التكلفة. واجعلهم يفهمون أيضًا كيف يتناسب الجهد الفردي مع تكلفة المشروع. إذا تجاوزت التكلفة الفعلية التكلفة المخطط لها، ناقش طرق التحكم في التكلفة.
إذا أدرك الفريق وفهم تكلفة المشروع، فمن المؤكد أن ذلك يجعل حياة المشروع ومدير المشروع أسهل بكثير.
لا تساوم
سيساعد التفتيش المنتظم مدير المشروع على فهم ما يقوم به الفريق وتحديد ما إذا كان هناك أي انحرافات. نظرًا لأن الإشراف في الميزانية سيكلف أكثر في نهاية المشروع. لا تتهاون في التفتيش بأي ثمن، فإن تحديد المشكلات وحلها في ذلك الوقت وهناك في الفريق سيساعد على تجنب وانحراف التكلفة الفعلية مقابل التكلفة المخطط لها.
الإبلاغ عن الحقائق والأرقام:
هناك طريقة أخرى مهمة للتحكم في التكلفة وهي نشر التقارير. هناك العديد من أنواع التقارير التي يتم إعدادها لأغراض مختلفة. وهنا أود أن أسلط الضوء كثيرًا على التقارير التي يتم نشرها للفريق. يجب أن تكون هذه التقارير جيدة بصريًا وبسيطة وفي نفس الوقت يجب أن تحتوي على جميع المعلومات ذات الصلة بتكلفة المشروع. من المهم ألا يتم التلاعب بالتقارير ويجب أن تعرض الحالة الفعلية للمشروع.
التقارير الجيدة هي واحدة من أفضل الطرق للتخفيف من مخاطر المشروع إلى حد كبير. في بعض الأحيان، قد نشرف على بعض المشكلات ولكن عندما يتم نشرها بصريًا، يكون لدى كل عضو في الفريق فرصة لتحليل المخاطر المتوقعة وتسليط الضوء عليها.
آمل أن تساعدك هذه المقالة على فهم كل شيء عن تكلفة المشروع وكيفية تقديرها والتخفيف من المخاطر المتعلقة بتكلفة المشروع. نعم. قد يبدو من الصعب تقدير تكلفة المشروع وإدارتها. ومع ذلك، مع الخبرة والأدوات الصحيحة ودعم فريق العمل، بالتأكيد يمكن لمدير المشروع تلبية قيود المشروع الرئيسية التكلفة والجودة والوقت والنطاق.
أود أن أنهي هذا المقال باقتباس جميل من L. R. Sayles
“يعمل مديرو المشاريع كقادة فرق موسيقية يجمعون معًا لاعبيهم، كل واحد منهم متخصص في الأداء والإيقاع الداخلي. وتحت إشراف القائد، يستجيبون جميعًا لنفس الإيقاع.”
فيما يلي بعض الأسئلة النموذجية للتحقق من فهمك:
السؤال 1:
قامت شركة برمجيات بتطوير برنامج في الحاسوب المركزي. ومع ذلك، أراد العميل بعض الميزات الأخرى التي لا يمكن توفيرها في الحاسوب المركزي. لم تتمكن شركة البرمجيات من استيعابها مع البرنامج الحالي الذي تم تطويره باستخدام الحاسوب المركزي، وبالتالي بموافقة العميل بدأوا مشروعًا جديدًا باستخدام JAVA. التكاليف التي تم إنفاقها على مشروع الحاسوب المركزي هي
أ) متغيرة
ب) مباشرة
C) غير مباشرة
د) غير مباشرة
الإجابة د
السؤال 2:
لمنع مشروعك من تجاوز الميزانية، أي مما يلي يجب القيام به في مرحلة التخطيط للمشروع؟
أ) تخصيص وقت إضافي لكل نشاط في الجدول الزمني
ب) تخصيص تكلفة إضافية لجميع الأنشطة
C) تخصيص احتياطي تكلفة إضافية للأنشطة عالية المخاطر
د) توفير وقت إضافي لكل نشاط في الجدول الزمني
الإجابة ج
السؤال 3:
في تقنيات التقدير ثلاثي النقاط، ما هي النقاط الثلاث التي تشير إليها النقاط الثلاث؟
أ) المخطط، الفعلي، التقريبي
ب) متفائل، متشائم، أكثر احتمالاً
C) متفائلة، متشائمة، فعلية
د) تاريخي، فعلي، مخطط
الإجابة ب
السؤال 4:
ينطبق كل ما يلي على تقديرات التكلفة باستثناء:
أ) تقديرات التكلفة عبارة عن ملخص لعناصر التكلفة الفردية، باستخدام الأدوات والتقنيات والأساليب المعمول بها لحساب التكلفة المستقبلية بناءً على ما هو معروف اليوم.
ب) تقديرات التكلفة يقوم بها مدير المشروع مع فريق العمل.
C) أثناء القيام بتقدير التكلفة، لا ينبغي النظر في سجل المخاطر حيث يمكن أن تكون إما تهديدات أو فرص، وبالتالي يمكن موازنة تأثيرها.
د) يجب إعداد تقديرات التكلفة بأكبر قدر ممكن من الدقة لتجنب استياء أصحاب المصلحة وفشل المشروع.
الإجابة ج
السؤال 5:
التقدير البارامترى هو:
أ) تقدير بارامترات التكلفة أو الوقت لدورة حياة المشروع.
ب) حساب التكلفة لكل نشاط في حزمة العمل وجمعها للتوصل إلى تقدير تكلفة المشروع
C) تقدير التكلفة باستخدام التعليقات والبيانات الواردة من الخبراء ومديري المشاريع الذين عملوا في مشاريع مماثلة
د) تقدير معاملات النشاط، أي التكلفة والميزانية والجدول الزمني، باستخدام العلاقة الإحصائية بين البيانات التاريخية ومتغيرات المشروع الأخرى
الإجابة د
تسريع عملية إعدادك لبرنامج PMP – انضم إلى دفعة قريبة منك!