تقييم دلفي لمخاطر الجدول الزمني: تحسين تنبؤات المشروع

في مرحلة بدء المشروع، يتم تحديد الالتزامات المتعلقة بالنطاق والتكلفة والجدول الزمني للمشروع، وكل منها ينطوي على مخاطر متأصلة. تتعمق هذه المقالة في تعقيدات استخدام تحليل المخاطر للتنبؤ بتاريخ اكتمال المشروع.
خلال دورة تسويق المنتج، غالبًا ما يواجه مديرو المشاريع سيناريوهات محددة. على سبيل المثال، في مرحلة التصور، قد يطلب المديرون تقديرًا سريعًا للجدول الزمني لتطوير منتج مثل XYZ. وعلى الرغم من أن الهدف من ذلك هو تقدير سريع، إلا أن تفسير الردود قد يختلف، مثل اعتباره سيناريو “أسوأ الحالات” أو إطار زمني “ممتد ولكن يمكن تحقيقه”. وبدلاً من ذلك، قد يستثمر فريق المشروع جهدًا كبيرًا في إنشاء تقدير زمني مفصل باستخدام تقنيات مثل هيكل تقسيم العمل وطريقة المسار الحرج (CPM). وحتى مع هذه الدقة، قد تشكك الإدارة في مصداقية الإسقاطات بسبب نهج واحد.
تشترك هذه الحالات في موضوع مشترك يركز على التنبؤ بالجدول الزمني والمخاطر. يسعى أصحاب المصلحة في نهاية المطاف إلى الحصول على إجابات لأسئلة مثل “كم من الوقت حتى الانتهاء؟” مصحوبة بـ “ما مدى ثقتك في هذا التاريخ؟ طريقة دلفي هي تقنية تستخدم في المشاريع لمعالجة هذه المخاوف المتعلقة بالوقت والمخاطر.
تقوم طريقة دلفي لتقييم مخاطر الجدول الزمني بتكييف خصائص من تقنية دلفي التقليدية خصيصًا للتنبؤ بالجدول الزمني. وهي تنطوي على إشراك الأفراد ذوي المعرفة والخبرة في العمليات ذات الصلة بتقديم المنتج أو الخدمة.
يقدم المشاركون ثلاثة تقديرات متميزة للمدة الزمنية – متفائلة، والأكثر احتمالاً، ومتشائمة – لمراحل أو مهام المشروع الرئيسية. وتساهم هذه التقديرات في منحنى توزيع الاحتمالات التراكمي، الذي يوضح العلاقة بين احتمال الحدوث والجدول الزمني المتوقع، سواء من حيث المدة الزمنية أو التاريخ.
وفي الوقت نفسه، تسهل العملية تحديد العوائق المحتملة التي تؤثر على التقديرات. تخلق هذه التقنية بيئة يمكن فيها لأعضاء فريق المشروع التعبير عن مخاوفهم، مما يوفر فرصة لكل من مديري المشروع والمديرين الوظيفيين للمشاركة في حل المشاكل بشكل تعاوني.
يمكن تخصيص نهج دلفي لتقييم مخاطر الجدول الزمني بناءً على عوامل مثل المواقع الجغرافية للمشاركين، واستخدام البرامج الاحتمالية، ومدى مشاركة الإدارة. تسمح هذه المرونة بتطبيق فعال ومخصص لهذه التقنية في سيناريوهات متنوعة للمشروع.
مزايا أسلوب دلفي: التواصل المنظم: توفر الطريقة نظاماً واضحاً ومنظماً للتواصل، مما يضمن نتائج لا لبس فيها. معرفة الخبراء: تضم طريقة دلفي خبراء ذوي معرفة متعمقة بالموضوع، مما يعزز دقة وموثوقية العملية. عدم الكشف عن الهوية: إن عدم الكشف عن الهوية في طريقة دلفي يقلل من التحيز وتأثير الشخصيات المهيمنة، مما يعزز عملية صنع قرار أكثر توازناً وعدلاً. بناء التوافق في الآراء: تشجع هذه الطريقة الخبراء على التوصل إلى اتفاق متبادل، مما يعزز التوافق الجماعي وصنع القرار التعاوني.
عيوب طريقة دلفي: محدودية المناقشة المفتوحة: تقيد طريقة دلفي المناقشة المفتوحة، مما قد يحد من تنوع الأفكار ووجهات النظر. مضيعة للوقت: يمكن أن تكون العملية طويلة لأنها تنطوي على جولات متعددة من الاستبيانات والتغذية الراجعة، الأمر الذي قد لا يكون ممكناً في المواقف الحساسة من حيث الوقت. الاعتماد على الخبرة: تعتمد فعالية طريقة دلفي اعتمادًا كبيرًا على خبرة والتزام المشاركين، والتي يمكن أن تتفاوت.
على الرغم من هذه القيود، تظل طريقة دلفي أداة قيّمة لصنع القرار والتنبؤ في مختلف المجالات، حيث تقدم نهجاً منظماً وشاملاً لتسخير الذكاء الجماعي.
نشأة طريقة دلفي وتطورها
تم تطوير طريقة دلفي في الخمسينيات من القرن الماضي من قبل مؤسسة راند، وقد تم ابتكارها في البداية كمنهجية للتنبؤ بالتطورات التكنولوجية وتقييم التطورات العسكرية المستقبلية المحتملة. وبمرور الوقت، تطورت هذه الطريقة لتصبح طريقة قياسية لاتخاذ القرارات الجماعية والتنبؤ في مختلف القطاعات، من الرعاية الصحية والتعليم إلى الأعمال التجارية وصنع السياسات الحكومية.
وتتضمن المبادئ الأساسية لطريقة دلفي عدم الكشف عن الهوية والتكرار والتغذية الراجعة الخاضعة للرقابة والتجميع الإحصائي لاستجابات المجموعة. وقد صُممت هذه المبادئ للتخلص من الضغوط الاجتماعية والتحيزات التي غالباً ما تؤثر على المناقشات الجماعية وتسهيل التقارب المنظم نحو وجهة نظر مشتركة.
الخطوات الرئيسية في طريقة دلفي
تتبع طريقة دلفي عملية منظمة تتضمن عادةً عدة جولات من الاستطلاعات أو الاستبيانات المصممة لاستنباط آراء الخبراء وتنقيحها وتوحيدها. فيما يلي تفصيل للخطوات الأساسية المتبعة في تطبيق طريقة دلفي:
تحديد الهدف والنطاق: تحديد الغرض من دراسة دلفي ومجال الاستقصاء المحدد. وتتضمن هذه الخطوة وضع أهداف واضحة وتحديد الأسئلة أو المشاكل التي تحتاج إلى آراء الخبراء.
اختيار فريق الخبراء: يتم اختيار الخبراء بعناية بناءً على معرفتهم وخبرتهم وصلتهم بموضوع الدراسة. يجب أن تضم اللجنة مزيجًا متنوعًا من الأفراد لاستيعاب مجموعة واسعة من وجهات النظر.
تصميم الاستبيان: يتم وضع الاستبيان الأولي الذي يحتوي على أسئلة مفتوحة أو أسئلة منظمة تتعلق بأهداف الدراسة. تهدف هذه الأسئلة إلى جمع آراء أو توقعات أو تقييمات فردية من لجنة الخبراء.
إدارة الجولة الأولى من الاستبيانات: يقدم كل عضو في اللجنة إجاباته دون الكشف عن هويته. يشجع عدم الكشف عن الهوية هذا على تقديم ردود صريحة وصادقة، مما يقلل من التحيزات المحتملة وضغط الأقران.
تحليل الردود وتقديم الملاحظات: يتم جمع الردود وتحليلها وتلخيصها. يتم إنشاء تقرير ملاحظات، يسلط الضوء على الموضوعات المشتركة والاتجاهات وأي تباينات ملحوظة في آراء الخبراء. ثم يتم إرسال هذا التقرير إلى اللجنة لمزيد من المراجعة.
إجراء جولات لاحقة: تتكرر العملية لعدة جولات، مع السماح للخبراء في كل تكرار بتنقيح أو تعديل استجاباتهم بناءً على تقرير الملاحظات. بشكل عام، تكفي جولتان إلى أربع جولات لتحقيق توافق في الآراء أو تحديد مجالات الاختلاف الهامة.
التحليل النهائي وإعداد التقارير: بعد التوصل إلى توافق في الآراء أو تثبيت الاستجابات، يتم تحليل البيانات النهائية. يتم توثيق النتائج، التي تمثل منظور الخبراء المنقح والجماعي، في تقرير نهائي.
تطبيقات طريقة دلفي في إدارة المشاريع
في إدارة المشاريع، تجد طريقة دلفي تطبيقاً واسعاً في مختلف المجالات. وفيما يلي بعض الاستخدامات البارزة:
1. تحديد المخاطر وتقييمها كثيراً ما يستخدم مديرو المشاريع طريقة دلفي لتحديد المخاطر المحتملة وتقييم احتمالية وقوعها وتأثيرها. من خلال جمع الرؤى من الخبراء في مجالات مثل التمويل والهندسة والامتثال، تساعد طريقة دلفي في تحديد أولويات المخاطر وتطوير استراتيجيات التخفيف من المخاطر.
2. التقدير والتنبؤ يعد التقدير الدقيق للجداول الزمنية للمشروع والميزانيات والمتطلبات من الموارد أمرًا بالغ الأهمية. تمكّن طريقة دلفي مديري المشاريع من تجميع تقديرات الخبراء، خاصة في المشاريع التي تعاني من درجة عالية من عدم اليقين أو البيانات التاريخية المحدودة. ويضمن هذا النهج أن تكون التقديرات واقعية وتراعي وجهات نظر متعددة.
3. جمع المتطلبات في المشاريع المعقدة، قد يكون جمع المتطلبات من مختلف أصحاب المصلحة والتحقق من صحتها أمراً صعباً. وتوفر طريقة دلفي وسيلة منظمة لمواءمة توقعات أصحاب المصلحة وضمان مراعاة جميع المتطلبات الهامة قبل وضع اللمسات الأخيرة على خطط المشروع.
4. التخطيط الاستراتيجي وصنع القرار تعتبر هذه الطريقة مفيدة في مراحل التخطيط الاستراتيجي، حيث يلزم الحصول على مدخلات من مختلف الإدارات أو الاستشاريين الخارجيين. ومن خلال تيسير مساهمات الخبراء غير المتحيزة، تتيح طريقة دلفي اتخاذ قرارات استراتيجية تعكس وجهة نظر واسعة ومستنيرة.
5. تقييم أداء المشروع أثناء أو بعد اكتمال المشروع، يمكن أن تكون طريقة دلفي بمثابة أداة قيمة لتقييم أداء المشروع وتحديد الدروس المستفادة وصقل أفضل الممارسات للمشاريع المستقبلية.
مزايا طريقة دلفي في إدارة المشاريع
توفر طريقة دلفي العديد من المزايا، لا سيما في بيئات المشاريع المعقدة وعالية المخاطر: تحسين جودة القرار: من خلال جمع الرؤى من مجموعة متنوعة من الخبراء، تضمن طريقة دلفي أن تكون القرارات مبنية على فهم شامل للمشاكل والحلول المحتملة. عدم الكشف عن الهوية والحد من التحيز: يشجع عدم الكشف عن الهوية المتأصل في طريقة دلفي المشاركين على مشاركة الآراء الصادقة وغير المصفاة مما يقلل من تأثير الأصوات المهيمنة أو ضغط الأقران. التنقيح التكراري: تسمح جولات متعددة من التعليقات للخبراء بتنقيح استجاباتهم، مما يؤدي إلى نتائج أكثر دقة وقائمة على الإجماع. المرونة وقابلية التوسع: يمكن تطبيق هذه الطريقة على مختلف مهام إدارة المشاريع، من التخطيط الأولي إلى تقييم ما بعد المشروع. بالإضافة إلى ذلك، فهي قابلة للتطوير، مما يجعلها مناسبة لكل من المشاريع الصغيرة والكبيرة. تحسين مشاركة أصحاب المصلحة: من خلال إشراك الخبراء وأصحاب المصلحة في عملية صنع القرار، تعزز طريقة دلفي الشعور بالملكية والتوافق مع أهداف المشروع.
التحديات والقيود التي تواجه طريقة دلفي
على الرغم من أن طريقة دلفي تقدم العديد من الفوائد، إلا أنها لا تخلو من القيود: عملية تستغرق وقتاً طويلاً: يمكن أن يستغرق إجراء جولات متعددة وقتاً طويلاً، خاصة عندما يكون من الصعب تحقيق توافق في الآراء. الاعتماد على اختيار الخبراء: تعتمد جودة النتائج بشكل كبير على خبرة وتنوع اللجنة المختارة. إذا كانت اللجنة تفتقر إلى المعرفة الكافية أو التنوع، فقد تكون النتائج مشوهة. متطلبات الموارد: يمكن أن تتطلب طريقة دلفي موارد كبيرة، بما في ذلك الوقت والموظفين والتكنولوجيا لإدارة وإدارة الجولات التكرارية وتحليل الملاحظات. إمكانية حدوث تراجع في المشاركة: نظرًا لأن العملية تنطوي على جولات متعددة، فهناك خطر أن يفقد بعض الخبراء الاهتمام أو يقدموا ردودًا أقل عمقًا مع مرور الوقت.
مثال تطبيقي لطريقة دلفي في إدارة المشاريع
لتوضيح تطبيق طريقة دلفي في سياق إدارة المشاريع، انظر إلى المثال التالي:
السيناريو: تتولى شركة إنشاءات تنفيذ مشروع بنية تحتية كبير ينطوي على مخاطر كبيرة تتعلق بالتأثير البيئي. لتقييم هذه المخاطر والتخفيف من حدتها، يستخدم مدير المشروع طريقة دلفي.
الهدف واختيار الخبراء: يحدد مدير المشروع الهدف على أنه تقييم المخاطر البيئية واستراتيجيات التخفيف من المخاطر البيئية. يتم اختيار الخبراء من العلوم البيئية والامتثال التنظيمي وهندسة البناء وإدارة المشروع.
الجولة الأولى: يُطلب من الخبراء سرد المخاطر البيئية المحتملة واقتراح استراتيجيات التخفيف الأولية. يقدم كل خبير إجاباته دون الكشف عن هويته.
الملاحظات والجولة الثانية: يقوم مدير المشروع بتوحيد الردود، مع الإشارة إلى المخاطر المشتركة واستراتيجيات التخفيف من المخاطر. يتم إنشاء تقرير ملاحظات وإرساله إلى الخبراء لمراجعته.
الجولات اللاحقة: يُطلب من الخبراء ترتيب المخاطر التي تم تحديدها من حيث الاحتمالية والشدة وتحديد أولويات استراتيجيات التخفيف من المخاطر. وعلى مدى جولتين إضافيتين، يقوم الخبراء بتنقيح إجاباتهم ويبدأ التوافق في الآراء.
التحليل النهائي: يتم إعداد تقرير نهائي يحدد أهم المخاطر واستراتيجيات التخفيف المتفق عليها. يتم دمج هذا التقرير في خطة إدارة المخاطر الخاصة بالمشروع.
تضمن هذه العملية إجراء تقييم شامل للمخاطر مدعوم من الخبراء يعزز قدرة المشروع على إدارة التأثيرات البيئية المحتملة بفعالية.
تنويعات وامتدادات طريقة دلفي
قد يواجه مديرو المشاريع أو يستخدمون تنويعات من طريقة دلفي التقليدية لتناسب احتياجات أو قيود معينة. وتشمل بعض الاختلافات الشائعة ما يلي: دلفي في الوقت الحقيقي: يستفيد هذا الاختلاف من المنصات الرقمية لتمكين التغذية الراجعة والتحليل في الوقت الحقيقي، مما يقلل من الوقت اللازم لكل جولة. سياسة دلفي: يستخدم هذا النهج لاستكشاف وجهات النظر المختلفة بدلاً من تحقيق توافق في الآراء. وهو مفيد بشكل خاص عند معالجة قضايا السياسات المثيرة للجدل أو المعقدة. دلفي القرار: ينصب التركيز هنا على التوصل إلى قرار جماعي بشأن قضية محددة، وغالبًا ما يتضمن عدة خيارات أو سيناريوهات محددة مسبقًا.
تطبيق طريقة دلفي: نصائح للنجاح
يجب على مديري المشاريع الذين يتطلعون إلى تطبيق طريقة دلفي بفعالية مراعاة النصائح التالية: اختيار الخبراء بعناية: خذ الوقت الكافي لتحديد وتوظيف خبراء ذوي معرفة ذات صلة ووجهات نظر متنوعة. هذه الخطوة ضرورية لضمان صحة النتائج. الوضوح في تصميم الاستبيان: تعتمد جودة الردود على وضوح الاستبيان وتركيزه. تجنب الأسئلة الغامضة أو المعقدة للغاية، والنظر في اختبار الاستبيان بشكل تجريبي مع مجموعة فرعية من المشاركين. آليات التغذية الراجعة الفعالة: استخدم التكنولوجيا لتبسيط عملية جمع البيانات وتوليد الملاحظات والتحليل، خاصةً إذا كان هناك فريق كبير من الخبراء. إدارة إجهاد الجولات: الحد من عدد الجولات لتجنب إجهاد المشاركين وفك الارتباط. بشكل عام، تكفي ثلاث جولات للوصول إلى توافق مستقر في الآراء.
الخاتمة
تظل طريقة دلفي أداة قيّمة لمدراء المشاريع، لا سيما عند اتخاذ قرارات عالية المخاطر تتطلب رؤى شاملة من الخبراء. وقد صُمم نهجها المنظم والتكراري لتعزيز النتائج غير المتحيزة والقائمة على توافق الآراء، مما يجعلها مناسبة بشكل مثالي لمهام مثل تقييم المخاطر والتخطيط الاستراتيجي وجمع المتطلبات.
على الرغم من التحديات التي تواجهها طريقة دلفي، إلا أنه عند تطبيقها بشكل مدروس، يمكن لطريقة دلفي أن تعزز بشكل كبير من جودة صنع القرار، وتعزز قبول أصحاب المصلحة، وتؤدي إلى نتائج ناجحة للمشروع. مع استمرار تطور إدارة المشاريع، ستظل طريقة دلفي أحد الأصول الحيوية لمديري المشاريع الذين يسعون إلى اتباع نهج قوي بقيادة الخبراء في عمليات صنع القرار المعقدة.