تقنيات وأساليب تحديد المخاطر

بمجرد الاتفاق على نطاق وأهداف إدارة مخاطر المشروع، يمكن البدء في عملية تحديد المخاطر. تتوفر مجموعة متنوعة من تقنيات تحديد المخاطر، ولكل منها خصائصها الخاصة.
ما هو تحديد المخاطر؟
هي عملية تحديد مخاطر المشروع الفردية وكذلك مصادر مخاطر المشروع الإجمالية وتوثيق خصائصها. وتتمثل الفائدة الرئيسية لهذه العملية في توثيق مخاطر المشروع الفردية القائمة ومصادر مخاطر المشروع الإجمالية. كما أنها تجمع المعلومات حتى يتمكن فريق المشروع من الاستجابة بشكل مناسب للمخاطر المحددة.
والهدف من ذلك هو كشف وتوثيق جميع المخاطر التي يمكن معرفتها، مع إدراك أن بعض المخاطر ستكون غير معروفة بطبيعتها وأن مخاطر أخرى ستظهر في وقت لاحق من المشروع. تتطلب الطبيعة الناشئة للمخاطر أن تكون عملية تحديد المخاطر متكررة من أجل العثور على المخاطر التي لم تكن واضحة في وقت سابق من المشروع.
يجب التماس المدخلات من مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة في المشروع طوال عملية تحديد المخاطر، حيث سيكون لكل منهم منظور مختلف حول المخاطر التي تواجه المشروع. يجب أيضًا مراجعة السجلات التاريخية ووثائق المشروع لتحديد مخاطر هذا المشروع.
ويأخذ تحديد المخاطر بعين الاعتبار كلاً من مخاطر المشروع الفردية ومصادر مخاطر المشروع ككل. يمكن أن يشمل المشاركون في أنشطة تحديد المخاطر ما يلي: مدير المشروع، وأعضاء فريق المشروع، و
أخصائي مخاطر المشروع (إذا تم تعيينه)، والعملاء، والخبراء المتخصصين من خارج فريق المشروع، والمستخدمين النهائيين، ومديري المشاريع الآخرين، ومديري العمليات، وأصحاب المصلحة، وخبراء إدارة المخاطر داخل المؤسسة.
في حين أن هؤلاء الموظفين غالبًا ما يكونون مشاركين رئيسيين في تحديد المخاطر، يجب تشجيع جميع أصحاب المصلحة في المشروع على تحديد مخاطر المشروع الفردية. من المهم بشكل خاص إشراك فريق المشروع حتى يتمكنوا من تطوير والحفاظ على الإحساس بالملكية والمسؤولية عن مخاطر المشروع الفردية المحددة، ومستوى مخاطر المشروع الإجمالية، وإجراءات الاستجابة للمخاطر المرتبطة بها.
عند وصف وتسجيل مخاطر المشروع الفردية، يجب استخدام شكل متسق لبيانات المخاطر لضمان فهم كل خطر بوضوح ودون لبس من أجل دعم التحليل الفعال وتطوير الاستجابة للمخاطر.
يمكن تسمية مالكي المخاطر لمخاطر المشروع الفردية كجزء من عملية تحديد المخاطر وسيتم تأكيدها أثناء عملية التحليل النوعي للمخاطر.
مثال على تحديد المخاطر
لتجنب أي التباس، يجب استخدام صيغة السبب-المخاطر-النتيجة. نتيجة لـ (سبب محدد)، قد يقع (حدث غير مؤكد)، مما قد يؤدي إلى (تأثير).
مثال: نتيجة لعدم وجود نطاق واضح للجزء الخاص ببهو الفندق، قد تحدث إعادة عمل وإهدار للجهد مما قد يؤدي إلى تأخير المسار الحرج للمشروع لمدة أسبوعين. لتأكيد أن هذا تأثير، يجب أن يرتبط ذلك بأهداف المشروع وقيود المشروع وتفاوت المخاطر.
الأدوات والتقنيات الشائعة لتحديد المخاطر
تتوفر مجموعة من أساليب وأدوات وتقنيات تحديد المخاطر لتحديد المخاطر في إدارة المشاريع، وفيما يلي بعض من الأساليب والأدوات والتقنيات الشائعة الاستخدام
العصف الذهني: الهدف من العصف الذهني هو الحصول على قائمة شاملة بمخاطر المشروع الفردية ومصادر مخاطر المشروع الكلية. وعادة ما يقوم فريق المشروع بالعصف الذهني، وغالبًا ما يتم ذلك مع مجموعة متعددة التخصصات من الخبراء الذين ليسوا جزءًا من الفريق.
يتم توليد الأفكار بتوجيه من الميسر، إما في جلسة عصف ذهني حرة أو جلسة تستخدم تقنيات أكثر تنظيماً. يمكن استخدام فئات المخاطر، كما هو الحال في هيكل تقسيم المخاطر، كإطار عمل. يجب إيلاء اهتمام خاص لضمان وصف المخاطر التي تم تحديدها من خلال العصف الذهني بوضوح لأن هذه التقنية يمكن أن تؤدي إلى أفكار غير مكتملة التكوين.
المقابلات: يمكن تحديد مخاطر المشروع الفردية ومصادر المخاطر الكلية للمشروع من خلال إجراء مقابلات مع المشاركين ذوي الخبرة في المشروع وأصحاب المصلحة والخبراء المتخصصين. يجب إجراء المقابلات في بيئة من الثقة والسرية لتشجيع المساهمات الصادقة وغير المتحيزة.
تحليل الأسباب الجذرية: يُستخدم تحليل الأسباب الجذرية عادةً لاكتشاف الأسباب الكامنة التي تؤدي إلى المشكلة، وتطوير إجراءات وقائية. يمكن استخدامه في عملية تحديد المخاطر لتحديد التهديدات من خلال البدء ببيان المشكلة (على سبيل المثال، قد يتأخر المشروع أو يتجاوز الميزانية) واستكشاف التهديدات التي قد تؤدي إلى حدوث تلك المشكلة.
تحليل SWOT: تفحص هذه التقنية المشروع من منظور كل من نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT). يُستخدم تحديد المخاطر لزيادة اتساع نطاق المخاطر المحددة من خلال تضمين المخاطر المتولدة داخليًا. تبدأ هذه التقنية بتحديد نقاط القوة والضعف في المنظمة، مع التركيز إما على المشروع أو المنظمة أو مجال العمل بشكل عام.
القوائم الفورية: قائمة الموجهات هي قائمة محددة مسبقًا بفئات المخاطر التي قد تؤدي إلى مخاطر المشروع الفردية والتي يمكن أن تكون أيضًا بمثابة مصادر لمخاطر المشروع بشكل عام. يمكن استخدام قائمة الموجهات كإطار عمل لمساعدة فريق المشروع في توليد الأفكار عند استخدام تقنيات تحديد المخاطر. يمكن استخدام فئات المخاطر في أدنى مستوى من هيكل تقسيم المخاطر كقائمة موجه لمخاطر المشروع الفردية.
بعض الأطر الاستراتيجية الشائعة هي أكثر ملاءمة لتحديد المخاطر على سبيل المثال PESTLE (السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والتكنولوجية والقانونية والبيئية).
إجراء “تشريح مسبق للمخاطر”: إنه اجتماع للتوصل إلى أفكار. يُطلب من المجموعة المجتمعة أن تتخيل أن المشروع قد اكتمل أو تم إنهاؤه، أو أنه فشل في تحقيق واحد أو أكثر من أهدافه. ثم يُطلب من المجموعة وصف سبب فشل المشروع، ثم يُطلب من المجموعة وصف سبب فشل المشروع، ويتكرر الأمر نفسه مع تخيل نجاح المشروع لإيجاد الفرص.
سجل المخاطر
بعد الانتهاء من عملية تحديد المخاطر، سيكون لديك سجل المخاطر كمخرج رئيسي.
يلتقط سجل المخاطر تفاصيل مخاطر المشروع الفردية المحددة. يتم تسجيل نتائج إجراء التحليل النوعي للمخاطر وتخطيط الاستجابات للمخاطر وتنفيذ الاستجابات للمخاطر ومراقبة المخاطر في سجل المخاطر حيث يتم إجراء هذه العمليات خلال المشروع. قد يحتوي سجل المخاطر على معلومات محدودة أو شاملة عن المخاطر حسب متغيرات المشروع مثل الحجم والتعقيد.
عند الانتهاء من عملية تحديد المخاطر، قد يشمل محتوى سجل المخاطر على سبيل المثال لا الحصر
قائمة بالمخاطر المحددة: يتم إعطاء كل خطر من مخاطر المشروع على حدة معرّفاً فريداً في سجل المخاطر. يتم وصف المخاطر المحددة بالقدر المطلوب من التفصيل لضمان فهمها بشكل لا لبس فيه. يمكن استخدام بيان مخاطر منظم لتمييز المخاطر عن أسبابها وتأثيراتها.
أصحاب المخاطر المحتملين: عندما يتم تحديد مالك محتمل للمخاطر أثناء عملية تحديد المخاطر، يتم تسجيل مالك المخاطر في سجل المخاطر.
قائمة الاستجابات المحتملة للمخاطر المحتملة: عندما يتم تحديد استجابة محتملة للمخاطر المحتملة أثناء عملية تحديد المخاطر، يتم تسجيلها في سجل المخاطر.
قد يتم تسجيل بيانات إضافية لكل خطر تم تحديده، اعتمادًا على شكل سجل المخاطر المحدد في خطة إدارة المخاطر. قد يتضمن ذلك عنوانًا موجزًا للمخاطر، وفئة المخاطر، وحالة المخاطر الحالية، وسببًا واحدًا أو أكثر من الأسباب، وتأثيرًا واحدًا أو أكثر على الأهداف، ومحفزات المخاطر، ومرجع WBS للأنشطة المتأثرة، ومعلومات التوقيت.
تقرير المخاطر
بعد الانتهاء من عملية تحديد المخاطر، سيكون لديك تقرير المخاطر كأحد المخرجات الرئيسية.
يقدم تقرير المخاطر معلومات عن مصادر المخاطر الكلية للمشروع، إلى جانب معلومات موجزة عن مخاطر المشروع الفردية المحددة. يتم تطوير تقرير المخاطر تدريجياً خلال عملية إدارة مخاطر المشروع.
يتم أيضًا تضمين نتائج إجراء التحليل النوعي للمخاطر وإجراء التحليل الكمي للمخاطر وتخطيط الاستجابات للمخاطر وتنفيذ الاستجابات للمخاطر ومراقبة المخاطر في تقرير المخاطر عند اكتمال تلك العمليات.
عند الانتهاء من عملية تحديد المخاطر، قد تتضمن المعلومات الواردة في تقرير المخاطر على سبيل المثال لا الحصر مصادر مخاطر المشروع الإجمالية، مع الإشارة إلى أهم العوامل المؤثرة في التعرض لمخاطر المشروع الإجمالية؛ ومعلومات موجزة عن مخاطر المشروع الفردية المحددة، مثل عدد التهديدات والفرص المحددة، وتوزيع المخاطر عبر فئات المخاطر، والمقاييس والاتجاهات، وما إلى ذلك.
الخاتمة
في الختام، لا يمكن إدارة المخاطر ما لم يتم تحديدها أولاً. وبالتالي، بعد الانتهاء من تخطيط إدارة المخاطر، تهدف العملية الأولى في عملية إدارة مخاطر المشروع التكرارية إلى تحديد جميع المخاطر التي يمكن معرفتها لأهداف المشروع.
والغرض من تحديد المخاطر هو تحديد المخاطر إلى أقصى حد ممكن عمليًا. تتطلب حقيقة أن بعض المخاطر غير معروفة أو ناشئة أن تكون عملية تحديد المخاطر متكررة، حيث يتم تكرار عملية تحديد المخاطر للعثور على مخاطر جديدة أصبحت قابلة للمعرفة منذ التكرار السابق للعملية.
عندما يتم تحديد الخطر لأول مرة، يمكن أيضًا تحديد الاستجابات المحتملة في نفس الوقت. يجب تسجيلها أثناء عملية تحديد المخاطر والنظر في اتخاذ إجراء فوري إذا كان هذا الإجراء مناسبًا. عندما لا يتم تنفيذ مثل هذه الاستجابات على الفور، ينبغي النظر فيها أثناء عملية تخطيط الاستجابات للمخاطر.
إذا كان ما شرحناه في هذه المقالة جزءاً من عملك اليومي، أو إذا كنت مهتماً بتحسين معرفتك في مجال إدارة المخاطر، فإننا ننصحك بشدة بقراءة مدونات امتحان شهادة PMI RMP، كما يمكنك الاطلاع على منهج التدريب على التحضير لامتحان PMI RMP.