إن أخصائيي المشاريع هم مخططون ماهرون ومتعددو المهام، وقادرون على التوفيق بين أولويات متعددة، كبيرة وصغيرة، كل يوم. ومع ذلك، حتى بعد الإعداد الدقيق، يمكن أن تتغير الخطط، وتتأخر المشاريع، والأمر متروك لمدير المشروع لإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح. في هذه الحالات، قد يستخدم مدير المشروع أو محترف إدارة المشاريع (PMP) تقنيتين لضغط الجدول الزمني: المسار السريع والتعطل.
يحتوي كل مشروع على عدد لا يحصى من الأجزاء المتحركة، ويمكن أن تؤثر العديد من العوامل الخارجية على تقدمه. ولهذا السبب، هناك الكثير من الأسباب التي قد تدفع مدير المشروع إلى ضغط الجدول الزمني. تشرح هذه المقالة أوجه التشابه والاختلاف بين المسار السريع وتعطل الجدول الزمني، ومتى قد يحتاج مدير المشروع إلى ذلك.
في هذه الصفحة
التعطل مقابل التتبع السريع
ما هو التصادم
متى يجب استخدام التصادم
كيفية استخدام التصادم
ما هو التتبع السريع
متى يجب عليك استخدام التتبع السريع
كيفية استخدام التتبع السريع
الفرق بين التصادم والتتبع السريع
الخاتمة
ضغط الجدول الزمني: ضغط الجدول الزمني مقابل المسار السريع
ضغط الجدول الزمني هو أسلوب يُستخدم في إدارة المشاريع لتقصير الجدول الزمني الإجمالي للمشروع دون تقليل النطاق. ويمكن القيام بذلك باستخدام طريقتين: ضغط الجدول الزمني أو المسار السريع للمشروع.
يلجأ مديرو المشاريع إلى تقنيات ضغط الجدول الزمني لأسباب عديدة، منها ما يلي:
جدول زمني غير واقعي
عدم توفر الموارد بعد تاريخ محدد
ظهور مخاطر غير متوقعة أو غير محددة
تعجيل إطلاق المنتج
طلبات العميل المتغيرة
قوة قاهرة
يعد التتبع السريع والتعطل خيارين مقبولين لتقليل مدة المشروع دون تغيير متأصل في النطاق. والفرق الرئيسي بين تعطل الجدول الزمني والتتبع السريع هو أنه في حالة تعطل الجدول الزمني يتم تقصير الجدول الزمني بإضافة المزيد من الموارد أو العمل لساعات أطول. مع التتبع السريع، يتم تقصير الجدول الزمني عن طريق تداخل أو إلغاء مراحل معينة. يمكن أن تؤدي كلتا الطريقتين إلى زيادة التكاليف وانخفاض الجودة. غالبًا ما يُنظر إلى التتبع السريع على أنه أكثر خطورة لأنه يمكن أن يسبب مشاكل في التنسيق. وغالبًا ما يُنظر إلى التعجيل كخيار أخير لأنه قد يؤدي إلى انخفاض الجودة وارتفاع التكاليف.
ما هو التعطيل؟
يُستخدم مصطلح “تعطل الجدول الزمني” في إدارة المشروع لوصف الحالة التي يتم فيها تعديل التقدم القياسي للمشروع لتسريع الجدول الزمني العام. يمكن القيام بذلك عن طريق إضافة المزيد من الموارد، أو العمل لساعات أطول، أو إجراء تغييرات أخرى على الجدول الزمني الأصلي للمشروع. وعادةً ما يُنظر إلى تعطل الجدول الزمني كخيار أخير لأنه يمكن أن يؤدي في كثير من الأحيان إلى زيادة تجاوزات التكلفة واحتمال انخفاض التوافق مع معايير الجودة.
ومع ذلك، على الرغم من عدم وجود ما يضمن أن يؤدي تعطل الجدول الزمني إلى زيادة التكاليف، إلا أن تسريع الجداول الزمنية للمشروع قد يتطلب نشر موارد إضافية، بما في ذلك المزيد من الموظفين والعمل الإضافي. يتطلب التعجيل قياس النفقات المحتملة لتسريع المشروع مقابل فوائد إنجازه في وقت مبكر. علاوة على ذلك، فإن أسلوب ضغط الجدول الزمني هذا لا يعمل إلا عندما تسمح لك الموارد الإضافية بإكمال المشروع في وقت أقرب.
متى يجب عليك استخدام أسلوب ضغط الجدول الزمني
هناك العديد من الظروف التي قد يلجأ فيها مديرو المشاريع إلى أسلوب ضغط الجدول الزمني لإكمال المشروع. وتشمل هذه الحالات ما يلي:
التأخير: تتبع معظم المشاريع خط أساس للجدول الزمني، مما يسمح بتخصيص الموارد طوال الجدول الزمني المتوقع للمشروع. يمكن للمشاريع التي تبدأ متأخرة أو تواجه تعطلًا كبيرًا أن تضر باحتمالية استكمالها في الوقت المحدد.
استنفاد الميزانية: يتم تقدير مديري المشاريع لقدرتهم على إنجاز المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. الرواتب والمرافق والموارد وغيرها من النفقات العادية التي يجب على المؤسسات حسابها قبل بدء المشروع. وتعد المشاريع التي تهدد بتجاوز التكاليف المخصصة لها سببًا شائعًا يجعل من الضروري تعطلها.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيفية استخدام التعطل
أحد الأمثلة على تعطل الجدول الزمني هو مشروع كان من المقرر في البداية أن يستغرق إكماله ستة أشهر، ولكن تم تقصير الجدول الزمني من قبل أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين إلى أربعة أشهر للاستفادة من برنامج جديد موفر للتكاليف متاح من شريك مشتريات رئيسي. للقيام بذلك، سيحتاج الفريق إلى العمل لساعات أطول أو إضافة موارد إضافية أو إجراء تغييرات أخرى على كيفية تنفيذ المشروع.
في هذه الحالة، يمكن لمحترف إدارة المشاريع (PMP) ® أن يتبع العملية التالية لتعطيل الجدول الزمني للمشروع بشكل صحيح:
التخطيط
تحديد المهام التي يجب إنجازها وتحديد أولويات المهام الأكثر أهمية. من الضروري فهم النواتج التي يجب إكمالها لتحقيق المنتج النهائي المطلوب حتى يتمكن فريق المشروع من إنجازها. يجب على مديري المشاريع أيضًا أن يأخذوا في الحسبان مدد المهام، مما يضمن إكمال المهام الأطول ضمن الإطار الزمني المعدل. لا يمكن أن يحدث تعطل المشروع بنجاح إلا إذا كان الجدول الزمني الجديد للمشروع واقعيًا.
التواصل والتعاون الفعال
يؤدي تعطل المشروع إلى إحداث الكثير من التغيير في المبادرة المطروحة. ويتحمل مديرو المشاريع مسؤولية التواصل مع جميع أصحاب المصلحة، والتأكد من أن جميع الأطراف على نفس الصفحة. واعتماداً على المشروع، قد يكون من الضروري جلب موارد جديدة لضمان إنجاز المهام ضمن الجدول الزمني الجديد للمشروع.
ما هو التتبع السريع؟
يشير مصطلح “التتبع السريع” في إدارة المشاريع إلى الحالة التي يتم فيها تقصير الجدول الزمني للمشروع عن طريق تداخل أو إلغاء بعض المهام أو الأنشطة. يمكن لمديري المشاريع تسريع المشاريع عن طريق بدء العمل على جوانب مختلفة من المشروع في وقت واحد أو عن طريق الاستغناء عن الخطوات غير الضرورية. باختصار، يعني التتبع السريع العمل على الأنشطة في وقت واحد بدلاً من إكمال كل منها بشكل خطي. غالبًا ما يُنظر إلى هذا الأسلوب على أنه محفوف بالمخاطر لأنه يمكن أن يؤدي إلى مشاكل في التنسيق ومشاكل محتملة في جودة المنتج النهائي.
عادةً ما يلجأ مديرو المشاريع إلى التتبع السريع كأول حل عند ضغط الجدول الزمني. تقوم هذه التقنية بإعادة ترتيب المهام في الجدول الزمني الأولي للمشروع ولا تنطوي على تكاليف أو موارد إضافية للمشروع. ومع ذلك، من المهم ملاحظة أن التتبع السريع يزيد من مخاطر المشروع من خلال الانحراف عن الجدول الزمني للمشروع وإعادة ترتيبه، مما قد يستهلك وقتًا ثمينًا. يمكن لمديري المشاريع ذوي الخبرة تحديد الظروف التي تستدعي التعقب السريع للمشروع بنجاح.
متى يجب استخدام التتبع السريع
أحد الأمثلة على التتبع السريع للجدول الزمني هو بدء العمل على الجوانب المختلفة للمشروع في وقت واحد. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم ببناء منزل، يمكنك البدء في العمل على الأسلاك والسباكة في وقت واحد بدلاً من الانتظار لإكمال أحدهما قبل البدء في الآخر. سيؤدي هذا النهج إلى تقصير الجدول الزمني الإجمالي للمشروع، ولكنه قد يؤدي أيضًا إلى مشاكل في التنسيق واحتمال إعادة العمل.
كيفية استخدام التتبع السريع
يتطلب التتبع السريع مراجعة خطة المشروع وتحديد جميع المهام الأساسية التي يجب على فريق المشروع إكمالها لضمان النجاح. ومن هناك، يمكن لمدير المشروع تحليل وتحديد الأنشطة التي يمكن تنفيذها بالتوازي.
وعادةً ما يلجأ محترفو إدارة المشاريع (PMP) ® إلى التتبع السريع قبل الانهيار عند مواجهة ضغط الجدول الزمني لأنه لا يكلف أكثر. هناك حد لمقدار ضغط الجدول الزمني الذي يمكن أن يحققه التتبع السريع قبل أن يواجه المشروع تحديات مثل التأخير وإعادة العمل.
الفرق بين التصادم والتتبع السريع
فيما يلي العديد من الاختلافات بين تقنية التتبع السريع وتقنية التصادم:
يتطلب التتبع السريع إعادة جدولة مهام المشروع ليتم إنجازها إما جزئيًا أو كليًا بالتوازي. أما في التعطل، فإنك تضيف موارد إضافية لضمان إنجاز المهام قبل الموعد المحدد.
من المرجح أن يؤدي التعطيل إلى زيادة تكاليف المشروع، بينما لا يؤدي التعقب السريع إلى زيادة التكاليف.
يزيد التتبع السريع من المخاطر، في حين أن التعطل ليس له تأثير كبير على المخاطر.
يُستخدم التتبع السريع في المشاريع ذات المهام التي يمكن تداخلها لتقليل مدتها، بينما يستخدم التعطل في المشاريع التي تتطلب موارد إضافية لتقليل وقتها.
الخلاصة
فيما يلي النقاط الثلاث الأساسية فيما يتعلق بالتتبع السريع وتعطل الجدول الزمني:
التأخيرات شائعة في إدارة المشاريع، والتتبع السريع وتعطيل الجدول الزمني هما أسلوبان لضغط الجدول الزمني والالتزام بالنطاق الأصلي قدر الإمكان.
ينطوي التتبع السريع على إكمال الأنشطة في وقت واحد بينما يتكون التعطل من إضافة موارد إلى المشروع لإكماله بشكل أسرع.
يؤدي التتبع السريع إلى زيادة المخاطر بينما يزيد التعطيل من تكلفة المشروع.
يمكن أن تؤثر هذه الأساليب سلبًا على مشروعك عند القيام بها بشكل غير صحيح، مما يتسبب في مزيد من التأخير أو ارتفاع التكاليف. لكن فهم متى وكيف يمكن تسريع الجدول الزمني للمشروع أو تعطله هما مهارتان ومعرفتان قيّمتان لمدير المشروع. باستخدام هاتين الطريقتين، يمكنك إعادة مشاريعك إلى المسار الصحيح، حتى في مواجهة الاضطراب الشديد في الجدول الزمني.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
[القطعة widget widget_name=”geoScheduleLite”]
