تقنيات تخطيط العمليات ونصائح مهمة لعام 2025

هناك العديد من أدوات سداسية سيجما السداسية التي يتم تغطيتها في تدريب الحزام الأخضر للحزام الأخضر لسداسية سيجما اللين. واحدة من أهم العمليات في مرحلة تحديد سداسية سيجما السداسية من دورة DMAIC هي رسم خرائط العمليات. يعد تخطيط العمليات أحد مبادئ سداسية سيجما السداسية الأساسية التي يتم تغطيتها قريبًا في دورات سداسية سيجما المجانية. ولكن دعونا نبدأ من البداية ونطرح السؤال الأهم. لننتقل الآن إلى تقنيات رسم خرائط العمليات.
احضر تدريب سداسية سيجما السداسية المجاني المجاني عبر الإنترنت 100% وذاتي الوتيرة.
ما هو رسم خرائط العمليات سداسية سيجما؟
إن موضوع تخطيط العمليات ورسم الخرائط الانسيابية ليس جديداً علينا جميعاً. تخطيط العمليات هو أحد أدوات الجودة أو أدوات تحسين العمليات الأساسية المستخدمة في نظام “لين سداسية سيجما”. تخطيط العمليات عبارة عن مخطط لسير العمل لإبراز فهم أوضح لعملية أو سلسلة من العمليات المتوازية.
وقد اكتسب تخطيط العمليات أهمية أكبر في الآونة الأخيرة للأسباب التالية: تعقيدات العمليات الحاجة إلى التقاط وتصور المعرفة الموجودة لدى الأشخاص الذين يؤدون المهمة.
خريطة العملية، أو مخطط التدفق، هي تمثيل مرئي لعملية يمكن أن توضح: ما هي الأنشطة التي يتم إكمالها، ومن يقوم بها، وبأي تسلسل يتم تسليم المهام بين الإدارات أو الأفراد الحدود التشغيلية الداخلية والخارجية (مسارات السباحة)
يمكن إنشاء مخطط العمليات بشكل غير رسمي ورسمي على حد سواء: الطريقة غير الرسمية هي الأفضل للبدء وتأمين التأييد. تضمن الطريقة الرسمية الصرامة والدقة
يوفر تخطيط العمليات المنفذة بشكل جيد خريطة عملية توفر خريطة عملية: ينقل الأفكار والمعلومات والبيانات المتعلقة بالعملية في شكل مرئي فعال. تحدد المسارات الفعلية أو المثالية، وتكشف عن مجالات المخاطر والحلول المحتملة وتقسم العملية إلى خطوات باستخدام رموز متسقة وسهلة الفهم
نهج منظم لرسم خرائط العمليات
إليك الحقيقة عادة، يُنظر إلى رسم خرائط العمليات كنشاط في رسم بعض المربعات والأسهم ثم ملء المربعات ببعض النصوص. ينتهي هذا عادةً في خرائط العمليات التي تمتد إلى عدة صفحات، مما يجعل من الصعب جدًا قراءتها وفهمها. كما أن خرائط العمليات هذه تستغرق الكثير من الوقت لتعديلها أيضًا. يمكن تطبيق بعض القواعد الأساسية لإنشاء خرائط العمليات؛ مما يسهل فهمها واستخدامها.
استخدام المخططات الانسيابية
دعنا الآن نلقي نظرة على تقنيات رسم خرائط العمليات. تُعرف الطريقة الأولى باسم المخططات الانسيابية. أولاً وقبل كل شيء، عليك أن تفهم الفرق الأساسي بين خرائط العمليات والمخططات الانسيابية. تخطيط العمليات هو عملية رسم مخطط انسيابي، والمخطط الانسيابي هو مجرد مخطط انسيابي. يُعرف المخطط الانسيابي أيضًا باسم مخطط تدفق العمليات، والمخطط الانسيابي الوظيفي، وما إلى ذلك. يقوم تخطيط العملية بإنشاء صورة للخطوات المنفصلة لعملية ما بترتيب تسلسلي. يمكن أن تكون العملية الموصوفة أي شيء: عملية تصنيعية أو غير تصنيعية أو عملية إدارية أو خدمية. المبدأ الأساسي هو أن أي عملية يمكن رسمها أو تخطيطها يمكن بالتأكيد تحسينها. تخطيط العملية هو بداية عملية التحسين!
هناك 4 أنواع من المخططات الانسيابية مخطط انسيابي للوثائق: يتتبع المخطط الانسيابي للمستندات حركة المستند، مثل المذكرات الداخلية ومعلومات الرواتب والبريد الداخلي للمكاتب من خلال النظام. يتكون المخطط من أعمدة مقسمة بخطوط عمودية. يمثل كل عمود قسم أو موظف أو قسم أو وحدة في الشركة. يوضح المخطط الانسيابي كيفية مرور المستند من جزء من العمل إلى جزء آخر. عادةً ما تحتوي المخططات الانسيابية للمستندات على الحد الأدنى من التفاصيل، فقط المسار الذي يسلكه المستند من مكان إلى آخر مخطط انسيابي للبيانات: يوضح المخطط الانسيابي للبيانات كيفية مرور البيانات عبر النظام. تشير الرموز إلى العمليات المتضمنة في تدفق البيانات ومواد التخزين والمدخلات والمخرجات اللازمة للحفاظ على استمرار التدفق. هذه طريقة جيدة لتتبع مصدر البيانات وأين تنتهي. تهتم المخططات الانسيابية للبيانات بحركة البيانات أكثر من اهتمامها بكيفية معالجتها. المخطط الانسيابي للنظام: يوضح المخطط الانسيابي للنظام كيفية عمل النظام بأكمله من خلال توضيح كيفية تدفق البيانات والقرارات التي يتم اتخاذها للتحكم في هذا الحدث. تعتبر الرموز التي تشير إلى القرارات والعمليات والمدخلات والمخرجات وتدفق البيانات أهم عناصر المخطط الانسيابي للنظام. وهي تختلف عن المخططات الانسيابية للبيانات لأنها تعرض القرارات، وهي أكثر تفصيلاً. تُستخدم المخططات الانسيابية للنظام في مجالات مثل التحكم في الطائرات والتدفئة المركزية والغسالات الأوتوماتيكية. المخطط الانسيابي للبرامج: يوضح المخطط الانسيابي للبرنامج كيفية عمل البرنامج داخل النظام. توضح هذه المخططات الانسيابية جميع مسارات تفاعل المستخدم باستخدام المربعات والأسهم. تشكل هذه الأسهم والمربعات قوائم هرمية. يمكن أن تكون مخططات البرامج كبيرة ومعقدة. ومع ذلك، فهي مفيدة لتخطيط برنامج كامل.
الإجراءات المكتوبة
لنرى الآن الأسلوب الثاني لتخطيط العمليات. وهي تعرف باسم الإجراءات المكتوبة. الإجراء المكتوب هو دليل تفصيلي لتوجيه القارئ خطوة بخطوة خلال مهمة ما. دعونا نفهم معنى كلمة “إجراء”. الإجراءات موجهة نحو العمل. فهي تحدد الخطوات التي يجب اتخاذها والترتيب الذي يجب اتخاذها به. وغالبًا ما تكون تعليمية، ويمكن استخدامها في التدريب والتوجيه. وعادةً ما تكون الإجراءات المكتوبة بشكل جيد متينة ودقيقة وواقعية وقصيرة ومختصرة ومباشرة.
لا يحتاج كل شيء إلى إجراء. لا تضع إجراءات للمهام الأساسية وإلا سيتم تجاهلها. القاعدة رقم واحد في كتابة الإجراءات هي التأكد من وجود سبب لإنشائها. ربما ينسى الناس اتخاذ إجراءات معينة، أو ربما يستمرون في الخطأ في بعض الأمور، أو ربما تكون المهام طويلة ومعقدة لدرجة أن الناس بحاجة إلى قائمة مرجعية إذا كانوا يريدون إنجاز الأمور بشكل صحيح.
الإجراء المكتوب ضروري فقط إذا كانت المسألة مهمة أو إذا كانت هناك فائدة كبيرة من توضيح العملية. تحتاج إلى إجراء مكتوب عندما تكون العملية طويلة ومعقدة وروتينية أيضًا. حتى في العمليات الروتينية، يجب أن يكون هدفنا من كتابة إجراء مكتوب هو أن يتبع الجميع القواعد بدقة.
تعليمات العمل في تخطيط العمليات
تقنية تخطيط العملية الثالثة هي تعليمات العمل. عادةً ما تكون تعليمات العمل عبارة عن مستندات “المستوى 3”. وعلى غرار الإجراءات المكتوبة، فهي تصف كيفية أداء مهمة ما. ومع ذلك، فهي جزء أكثر تفصيلاً من الإجراء مثل “فحص الفاتورة” التي قد تتضمن تعليمات العمل للمساعدة في التدريب، للحد من الأخطاء، وما إلى ذلك.
تعليمات العمل مفصلة للغاية حول “كيفية” إنجاز وظيفة أو مهمة أو مهمة أو مهمة معينة. على سبيل المثال، يمكن تطوير إجراء عمل لتدقيق فاتورة البائع مع تعليمات خطوة بخطوة بما في ذلك تفاصيل مثل نوع الفاتورة ورمز الفاتورة والرقم المرجعي للفاتورة والفاتورة المكررة وما إلى ذلك.
تعليمات العمل الفردية الخاصة بصناعة أو عمل ما. يمكن استخدام الوثائق التكميلية بما في ذلك أدلة المستخدم، والأدلة الهندسية أو الفنية، وملاحظات الدعم الفني، وملاحظات التصنيع، وما إلى ذلك، لإنشاء تعليمات عمل مفصلة.
رموز تخطيط عملية المخطط الانسيابي
عند إنشاء مخطط انسيابي أثناء تخطيط العملية، من الضروري جدًا أن تكون على دراية برموز تخطيط عملية التخطيط الانسيابي. بدون معرفة هذه الرموز، لن نتمكن من رسم مخطط انسيابي. يرجى ملاحظة أن المخططات الانسيابية تستخدم أشكالاً خاصة لتمثيل أنواع مختلفة من الإجراءات أو الخطوات في العملية. توضح الخطوط والأسهم تسلسل الخطوات والعلاقات فيما بينها. تُعرف هذه الأشكال برموز المخطط الانسيابي ويمكن استخدامها بفعالية في رسم خرائط العمليات.
يعرض هذا الشكل بعض رموز المخطط الانسيابي التي تُستخدم عادةً في تخطيط العمليات. في Excel وPowerPoint 2010، تتوفر كل هذه الرموز وغيرها الكثير من الرموز ضمن إدراج – الأشكال – التنقل في المخطط الانسيابي. ولغرض إعداد مخطط انسيابي بطلاقة وسرعة أثناء رسم خرائط العمليات، يمكننا أيضًا الاستعانة بأدوات أو برامج رسم خرائط العمليات مثل MS-Visio أو MS-Project أو BizAgi. تُستخدم هذه البرامج لرسم خرائط العمليات والمخططات الانسيابية ونمذجة العمليات.
وهذه هي الطريقة التي يتم بها رسم خرائط العمليات. كما ترى، هناك مجموعة متنوعة من تقنيات رسم خرائط العمليات. الطريقة الأكثر شيوعًا هي إنشاء مخطط انسيابي يوضح بالتفصيل جميع الخطوات التي يجب اتخاذها. لا تحتوي خريطة العملية المناسبة على ماذا فقط ولكن أيضًا على من. مع رسم خرائط العمليات، من السهل اتباع عملية صعبة. عادةً ما تكون العمليات التي يقوم ممارسو سداسية سيجما بتحسينها معقدة وتتطلب رسم خرائط العمليات.
مراجعة من قبل: ريان ماكوي