تقنيات التتبع السريع مقابل التصادم التقنيات الرئيسية لضغط الجدول الزمني للمشروع

التتبع السريع مقابل التصادم: التقنيات الرئيسية لضغط الجدول الزمني للمشروع
مقدمة
هناك طريقتان لضغط الجدول الزمني للمشروع (الوقت) دون تقليل نطاق المشروع:
التعقب السريع
التتبع السريع
التكسير
ينطوي التكسير على تضمين الموارد لنشاط مشروع معين. يتم ذلك حتى يمكن إكمال المشروع بسلاسة وسرعة، ولكن هذه الطريقة تميل إلى أن تكون مكلفة.
التعقب السريع
يتضمن التعقب السريع تغيير سلسلة الأنشطة بحيث يتم تنفيذ بعض الأنشطة في وقت واحد. وهو يزيد من المخاطر التي ينطوي عليها لأنه يتجاهل التبعيات التقديرية وينفذ أنشطة إضافية بشكل متوازٍ. ولا يؤدي دائمًا إلى زيادة التكلفة على المشروع.
ضغط الجدول الزمني للمشروع
ينطوي على ضغط أو تقصير الجدول الزمني للمشروع دون تقليل نطاق المشروع من أجل الوفاء بقيود الجدول الزمني التي يفرضها العميل أو الراعي. ليس من الممكن دائمًا ضغط الجدول الزمني دون زيادة في تكلفة المشروع.
يتم استخدامه:
عندما يكون للمشروع إطار زمني غير واقعي أو تواريخ انتهاء الجدول الزمني.
أثناء عملية التحكم في التغيير المتكامل لتحليل التأثيرات على الجدول الزمني للمشروع (الوقت) والتكلفة والنطاق والمخاطر والموارد والجودة ورضا العملاء.
أثناء تخطيط المشروع، عندما تطلب الإدارة أو العميل تاريخ إنجاز لا يمكن الوفاء به.
أثناء التنفيذ، عندما يحتاج مدير المشروع إلى إعادة المشروع بما يتماشى مع الجدول الزمني الأساسي أو لطلبات التغيير المعتمدة.
يجب أن يتحمل مدير المشروع المسؤولية المهنية للتأكد من أن المشروع قابل للإنجاز من خلال التخطيط السليم له. يجب عليه استخدام أسلوب ضغط الجدول الزمني لتحديد تاريخ الإنجاز المطلوب الذي يمكن الوفاء به؛ وإذا لم يكن كذلك، فما الذي يمكن تغييره للوفاء بتواريخ انتهاء الجدول الزمني المفروض أو الإطار الزمني غير الواقعي؟
إذا كان لديك تعويم سلبي للمشروع (تاريخ الانتهاء المقدر بعد تاريخ الانتهاء المطلوب)، هل سيكون خيارك الأول هو إخبار العميل بعدم إمكانية الوفاء بالتاريخ وطلب المزيد من الوقت؟ لا، سيكون الخيار الأول هو تحليل ما يمكن القيام به لتجنب التعويم السلبي للمشروع عن طريق ضغط الجدول الزمني للمشروع.
يستخدم العديد من مديري المشاريع مخطط شبكة الجدول الزمني للمشروع لإدارة العمليات اليومية للمشروع وإجراء التعديلات عند حدوث تغييرات في الجدول الزمني للمشروع.
تقنيتان لتقصير مدة المشروع
لا تنجح دائمًا أي من تقنيتي التتبع السريع أو التقصير في إعادة المشروع إلى خط الأساس للجدول الزمني.
التتبع السريع
يتضمن ضغط الجدول الزمني للمشروع عن طريق إعادة ترتيب مخطط شبكة الجدول الزمني للمشروع وتغيير العلاقة بين الأنشطة على المسار الحرج من الانتهاء إلى البدء إلى البدء أو عن طريق إضافة وقت مسبق للأنشطة النهائية لتنفيذ الأنشطة بالتوازي التي عادةً ما يتم تنفيذها بالتتابع.
مثال: تغيير العلاقة بين نشاطي “طلاء الغرف” و”تركيب السجاد” عن طريق إضافة مهلة زمنية إلى نشاط “تركيب السجاد” في مخطط شبكة الجدول الزمني للمشروع.
قبل التغيير يجب طلاء الغرف قبل تركيب السجاد.
بعد التغيير: مع إضافة المهلة الزمنية المضافة، يمكن تركيب السجاد بعد ساعات فقط من طلاء الغرفة.
إنه يوفر الوقت ولكنه يؤدي في كثير من الأحيان إلى إعادة العمل، ويزيد من تكلفة المشروع والمخاطر، كما أنه يتطلب مزيدًا من الاهتمام بالتواصل بين فريق العمل للقيام بالعمل.
تتداخل مراحل المشروع؛ أي يمكن أن تبدأ المرحلة الثانية قبل اكتمال المرحلة الأولى.
يجب إدارة الترابط بين المراحل بشكل صحيح لتجنب المخاطر وإعادة العمل.
استخدام الموارد المخطط لها بالفعل.
ينطوي على تحميل الموارد فوق طاقتها إذا تم استخدام نفس الموارد في نشاط ما والأنشطة التالية له مباشرة. قد تجد الموارد نفسها تعمل لأكثر من ست عشرة ساعة في اليوم الواحد.
التحطيم
ينطوي على إضافة المزيد من الموارد المادية والبشرية أو تعديلها لأنشطة المسار الحرج لتقصير مدة المشروع دون تغيير نطاق المشروع الأصلي.
قد يؤدي ذلك إلى توفير وتقليل مدة الجدول الزمني للمشروع، ولكنه يؤدي دائمًا إلى زيادة التكاليف بسبب زيادة عدد الموارد.
قد ينطوي ذلك على موارد مثل العمل في عطلة نهاية الأسبوع، مع مرور الوقت للوفاء بقيود الجدول الزمني للمشروع. وينتج عن ذلك إرهاق الفريق.
قد ينطوي على زيادة المخاطر.
قد ينطوي أيضًا على استخدام الموارد من أنشطة المسار غير الحرج، ولكن يجب أن تكون حذرًا لأن هذا قد يؤدي إلى أن تصبح الأنشطة المتروكة حرجة بهدوء.
قد يعجبك أيضًا: الجزء 4: كيفية إنشاء خطة دراسة PMP؟ | دليل كامل لأدوات وتقنيات PMBOK
التتبع السريع مقابل التعقب السريع: كيف يختلفان؟
لماذا ومتى تستخدم هذه التقنيات؟
سيناريوهات استخدام التعقب السريع:
1. أنت مدير المشروع لمشروع XYZ. تدرك أنه لا يمكن إكمال المشروع في غضون 5 أشهر. تقرر الحصول على موافقة الإدارة لإضافة المزيد من الموارد لإكمال المشروع في الوقت المحدد، دون تغيير نطاق المشروع. الأسلوب المستخدم هو؟
الإجابة: التحطيم
2. مؤشر أداء التكلفة هو 0.75 (أكثر من الميزانية) ومؤشر أداء الجدول الزمني هو 1.85 (متقدم على الجدول الزمني) لمشروعك. ما السبب المحتمل لذلك؟
الإجابة: تم تعطل المشروع لتقليل المدة الزمنية تحسبًا للتأخير في المشروع. يؤدي تعطل المشروع إلى انخفاض المدة وزيادة التكاليف.
3. مؤشر الأداء للتكلفة 1.5 والجدول الزمني 0.5 لمشروعك. ما هي خطة عملك؟
الإجابة: مؤشر أداء التكلفة أكبر من 1 (أقل من الميزانية) ومؤشر أداء التكلفة أقل من 1 (متأخر عن الجدول الزمني). الإجراء المفضل الذي يجب اتخاذه هو تعطل المشروع لإعادته إلى الجدول الزمني. قد يؤدي التعطل إلى زيادة التكاليف على المشروع. التكلفة ليست مشكلة كبيرة لأن مؤشر أسعار المستهلكين للمشروع أكبر من 1.
4. المسار الحرج للمشروع هو 23 أسبوعًا. إذا كانت الإدارة ترغب في إنهاء المشروع في غضون 18 أسبوعًا. ما هو تأثير ذلك على مدة المسار الحرج؟
الإجابة: إذا كانت الإدارة ترغب في إكمال المشروع في غضون 18 أسبوعًا، فسيكون فترة الركود في المشروع 18-23 = -5 أسابيع. يقارن بطء المشروع بين المسار الحرج والتاريخ المفروض من قبل الإدارة، إذا كان بطء المشروع سالبًا، فلديك خيار إما إجراء تعطل أو المسار السريع لضمان إكمال المشروع في الوقت المحدد كما تريده الإدارة. لذلك، لن يكون هناك أي تغييرات في المسار الحرج.
5. يريد عميلك تنفيذ بعض التغييرات في نطاق المشروع. أنت تقرر أن التغيير في النطاق لن يؤثر على الجدول الزمني للمشروع، ولكنه سيزيد من تكلفة المشروع بمقدار 50,000 دولار. ما الذي يجب عليك فعله أولاً؟
الإجابة: لا يوصى باستخدام التكسير أو التتبع السريع، لأن الجدول الزمني للمشروع لن يتأثر بالتغيير. لذا، ناقش مع راعي المشروع بشأن الزيادة في تكاليف المشروع.
6. مؤشر أسعار المستهلكين لمشروع ما هو 0.8 (فوق الميزانية) ولديك ميزانية محدودة. أنت تخطط لشراء منتج من المورّد. في هذه الحالة، ماذا يجب أن تفعل؟
الإجابة: ابحث عن طرق لخفض التكاليف بما أن مؤشر أسعار المستهلكين هو 0.8، فإن المشروع تجاوز الميزانية. لا يمكنك محاولة تحطيم المشروع لأنه يزيد من التكاليف أكثر.
7. يساعد التعطل على إعادة المشروع إلى الجدول الزمني إذا تأخر المشروع. ماذا يجب أن تفعل؟
الإجابة: يجب أن يتم التصادم على أنشطة المسار الحرج للمشروع إذا كنت ترغب في تقليل مدة المشروع.
8. أعطاك العميل مشروعًا لتشييد مبنى. تأخّر المشروع بسبب بعض الحوادث غير المتوقعة وطالبك العميل بدفع غرامة قدرها 50,000 دولار إذا لم تتمكن من إكمال المشروع في الوقت المحدد. لتجنب الغرامة، خططت للعمل لساعات إضافية، وإضافة المزيد من الموارد البشرية واستئجار موارد مادية لإكمال المشروع في الوقت المحدد. هذا مثال على:
الإجابة: التعطل، حيث أنك أحضرت بعض الموارد الإضافية لوضع المشروع على المسار الصحيح.
استكشف المبادئ الرئيسية لإدارة الموارد
9. تقع الأنشطة (أ) و(ب) و(د) على المسار الحرج ويجب تنفيذها بهذا التسلسل. على افتراض أن النشاط (ج) لا يقع على المسار الحرج وأن التكلفة مهمة، في أي تسلسل يجب التخطيط لتعطل الأنشطة؟
الوقت العادي (أسابيع): أ=4، ب=3، ج=5، د=5، د=5
وقت التعطل (أسابيع): أ=2، ب=2، ج=4، د=3
التكلفة العادية (بالدولار): أ=10، ب=20، ج=14، د=25
تكلفة الأعطال (بالدولار): أ=11، ب=22، ج=16، د=27
الإجابة يجب أن يكون تسلسل تعطل الأنشطة أ، د، ب. النشاط (ج) ليس على المسار الحرج ولا يحتاج فعلاً إلى التعطل. إذا كنت ترغب في تعطل الأنشطة حسب التكلفة بترتيب تصاعدي، فإنك ستحصل على هذا التسلسل أ، ب، د.
النشاط (أ): 4-2= تعطل لمدة أسبوعين –> (11-10) 1 ألف دولار زيادة في التكلفة –> 0.5 ألف دولار في الأسبوع
النشاط ب: 3-2= 1 أسبوع تعطل —> (22-20) 2 ألف دولار زيادة في التكلفة–> 2 ألف دولار في الأسبوع
النشاط (د): 5-3= تعطل لمدة أسبوعين —> (27-25) 2K$ زيادة في التكلفة–> 1K في الأسبوع
اختر النشاط أ أولاً، لأنه يوفر لك أفضل وقت تحطم بأقل تكلفة. ثم اختر النشاط (د) أولاً لأنه يوفر لك أكبر وقت تحطم بأقل تكلفة. وأخيراً، اختر النشاط ب.
10. أنت متأخر عن الجدول الزمني بمقدار 3 أشهر وأنت متأخر عن الميزانية بمقدار 70,000 دولار. ما هو أفضل مسار عمل لك؟
الإجابة: بما أن المشروع متأخر وأنت تحت الميزانية، فلديك ما يكفي من الأموال؛ وبالتالي، يمكنك تحطيم المشروع لتعويض التأخير في الجدول الزمني للمشروع.
11. هناك خمس مهام (أ، ب، ب، ج، د، هـ) يجب إكمالها بالتتابع في مشروعك. يتأخر المشروع ولديه تعويم سلبي للمشروع لمدة 3 أشهر. لتجنب الغرامة، أي من المهام التالية يجب أن تتعطل لإعادة المشروع إلى الجدول الزمني؟
يرجى الرجوع إلى الجدول الوارد أدناه الذي يوضح النفقات الإضافية التي سيتم تكبدها عند تعطل كل مهمة:
الإجابة يجب تعطل الجدول الزمني للمشروع لتجنب التعويم السلبي لمدة 3 أشهر. لذا، ستوفر المهمتان (ب) و (ج) وفورات تعطل (2+1= 3 أشهر) وحد أدنى إضافي من نفقات تكلفة التعطل (100 دولار + 50 دولارًا= 150 دولارًا)، أو ستوفر المهمة (هـ) وفورات تعطل (3 أشهر) وحد أدنى إضافي من نفقات تكلفة التعطل (150 دولارًا). لذا، حدد خيار إما تعطل المهام (B&C) أو المهمة E.
12. مخطط شبكة الجدول الزمني للمشروع لمشروعك كما هو موضح في الشكل أدناه (المدة بالأيام):
إذا أراد العميل إكمال هذا المشروع في غضون 14 يومًا، فما هو تعويم المشروع؟
الإجابة:
البداية ← المهمة 1 ← المهمة 1 ← المهمة 2 ← المهمة 6 ← النهاية: 1+6+3+4+3+4=14 يومًا
بدء → المهمة 3 → المهمة 4 → المهمة 8 → النهاية: 3+2+5+5+6=16 يوماً
البداية ← المهمة 5 ← المهمة 5 ← المهمة 7 ← المهمة 8 ← النهاية: 4+3+5+5+6=18 يوماً -> هذا المسار الحرج.
المدة على المسار الحرج للمشروع هي 18 يومًا. إذا كان يجب أن يكتمل المشروع في غضون 14 يومًا، فإن مدة تعويم المشروع هي 4 أيام؛ أي 14 18. لذا، يجب أن يكون لدى مدير المشروع إما خيار تنفيذ المسار السريع أو تعطل الجدول الزمني للمشروع، إذا كان للمشروع تعويم سلبي للمشروع؛ أي -4 أيام)
13. يحتوي المشروع XYZ على تعويم للمشروع يبلغ -3 أشهر. ما هو النشاط أو الأنشطة الواردة في الجدول أدناه التي ستعطلها لتوفير 3 أشهر على المشروع XYZ. ما هي تكلفة تعطل المشروع XYZ؟
الإجابة: خيار توفير 3 أشهر هو:
تعطل الأنشطة أ و ج هو الخيار الأقل تكلفة فقط 5,000 دولار. إذا كان لديك تعويم سلبي للمشروع في مشروعك، فهذا يعني أن المشروع لن يفي بتاريخ التسليم المفروض من العميل.
سيناريوهات استخدام التتبع السريع:
1. المشروع متأخر عن الجدول الزمني. وافق العميل على تاريخ تسليم منقح للمشروع من مدير المشروع ولكن العميل لم يقبل زيادة في تكلفة المشروع.
الإجابة: التتبع السريع للمشروع عن طريق ضغط الجدول الزمني دون زيادة التكاليف وتوسيعها.
اعرف المزيد: تكلفة المشروع: لماذا هو مهم لمديري المشاريع؟
2. أنت مدير المشروع لمشروع XYZ. لقد وجدت أن المشروع متأخر، ولا يمكن إكماله في الوقت المحدد. قد يؤدي ذلك إلى خسارة 5000 دولار في اليوم للمنظمة إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء وقائي. لذا، فقد خططت للحصول على موافقة الإدارة على تغيير العلاقة بين العديد من حزم العمل، بحيث تبدأ بالتوازي بدلاً من التسلسل. هذا مثال على؟
الإجابة: التتبع السريع.
3. يوجد نشاطان مع تسلسل الإنهاء إلى البدء. مدة النشاط الأول 12 يومًا، ومدة النشاط الثاني 10 أيام. الوقت المقدر لإكمال هذه الأنشطة هو 22 يومًا. يطلب منك العميل إكمال هذه الأنشطة في غضون 19 يومًا؛ تقوم بمراجعة طلبه وتوافق على القيام بذلك دون أي تكلفة إضافية. والآن، أنت تخطط لبدء النشاط الثاني قبل ثلاثة أيام من اكتمال النشاط الأول بحيث يمكن إكمال كلا النشاطين في 19 يومًا. تُعرف هذه العملية باسم:
الإجابة: التتبع السريع. في التتبع السريع، يتم تنفيذ تلك الأنشطة المخطط لها بالتسلسل، ويتم تنفيذها بالتوازي أو بالتوازي الجزئي لتقليل الجدول الزمني.
4. أنت مدير المشروع لمشروع إنشائي. وجدت أن المشروع متأخر وقررت ضغط الجدول الزمني حتى تتمكن من إكمال المشروع في الوقت المحدد. طلبت من فريقك تنفيذ نشاطي الكهرباء والسباكة بالتوازي، بدلاً من بدء نشاط السباكة بعد الانتهاء من النشاط الكهربائي. الإجراء الذي اتخذته هو مثال على؟
الإجابة: التتبع السريع
5. مؤشر أداء الجدول الزمني لمشروعك هو 0.86، وهو متأخر عن الجدول الزمني. طلبت منك الإدارة أن تسرع في تتبع مشروعك. لقد أبلغت الإدارة بأن عواقب التتبع السريع هي:
الإجابة 1) إعادة العمل.
2) زيادة المخاطر.
6. لقد حددت أن هناك عددًا من الأنشطة في مخطط شبكة الجدول الزمني للمشروع، والتي يمكن تنفيذها بالتوازي عن طريق تداخل علاقات الإنهاء إلى البدء أو عمل علاقات البدء إلى البدء. ما هو أسلوب ضغط الجدول الزمني الذي تستخدمه؟
الإجابة: التتبع السريع
7. بما أن المشروع متأخر والجدول الزمني للمشروع هو 0.83، فقد قررت الاستفادة من الموارد المتطورة من بعض أنشطة المسار غير الحرج إلى بعض أنشطة المسار الحرج؛ وقررت أيضًا تنفيذ بعض أنشطة المشروع بالتوازي لإعادة المشروع إلى وضعه الطبيعي. هذا مثال على؟
الإجابة: التتبع السريع
قراءة ذات صلة 10 استراتيجيات أساسية لإدارة الوقت
الفوائد التي تعود على المشروع
يستخدم مدير المشروع تقنيتي ضغط الجدول الزمني المهمتين (التتبع السريع والتكسير) خلال دورة حياة المشروع من بدء المشروع إلى إغلاق المشروع لإعادة المشروع إلى خط الأساس للجدول الزمني دون تغيير نطاق المشروع.
الملخص
تشرح هذه المقالة بالتفصيل التطبيقات المحددة للتتبع السريع والتكسير، وهما تقنيتا ضغط الجدول الزمني لمشروعك، إذا كنت ترغب في إعادة المشروع بما يتماشى مع خط الأساس للجدول الزمني دون تغيير نطاق المشروع. يقوم التتبع السريع دائمًا بتنفيذ الأنشطة بالتوازي دون أي إضافة للموارد، بينما يقوم التكسير بتنفيذ الأنشطة بالتسلسل من خلال تضمين موارد إضافية لتقليل الجدول الزمني للمشروع.