:نظرًا لكونه القسم الأخير من التقرير، فإنه يمثل نهاية المشروع حيث يتم تقديم نسخة واضحة وموجزة للمشروع بأكمله. وهو يجمع التقرير معًا.
الخطوة 6. التحرير والمراجعة
بعد الانتهاء من تقرير المشروع بالكامل، يقرأه مديرو المشروع للبحث عن أي فجوات لملئها. وبمجرد إجراء التعديلات المطلوبة، والانتهاء من المراجعة، يتم فحص التقرير للمضي قدمًا.
حالات استخدام تقارير المشروع
هناك العديد من حالات الاستخدام لتقارير المشروعات في مجال إدارة المشروعات. يمكن لأفضل دورة تدريبية عبر الإنترنت في PRINCE2 من SPOTO أن تساعدك على تعلم استخدام تقارير المشروعات في إدارة المشروعات بطريقة أكثر تحديدًا. ومع ذلك، فإن حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا لتقارير المشروعات مُدرجة على النحو التالي:
- تقرير المشروع الأولي
تقرير المشروع الأولي هو وثيقة توضح الأنشطة ومسار العمل الذي سيتم اتخاذه لتحقيق أهداف المشروع. يتم إعداد هذا التقرير في مرحلة التعريف وقبل بدء المشروع. ويتضمن بشكل أساسي العناوين التالية:
- سبب البدء بالمشروع (لماذا).
- الأنشطة التي يجب القيام بها (ما هي).
- قائمة الأعضاء المرتبطين بالمشروع (من).
- الجدول الزمني لبدء المشروع وإكماله (متى).
- الإجراء الذي سيتم اتخاذه لإكمال المشروع (كيف).
- تقرير تقدم المشروع
تقرير تقدم المشروع هو مستند يركز بشكل أساسي على التقدم اليومي الذي يحرزه فريق التطوير ويسرده. ويتتبع الأنشطة اليومية لأعضاء الفريق، وهو أمر ضروري لتحديد تقدم المشروع. ويستعرض جميع المهام المكتملة والمهام الجارية والمتبقية. وهذا يعني أن مقدار العمل المعلق والعمل المكتمل موجودان في تقرير تقدم المشروع. - تقرير حالة المشروع
تقرير حالة المشروع هو وثيقة تقيم الحالة الحالية للمشروع. وهو يشمل أداء المشروع وسلامته. ومن أمثلة تقرير حالة المشروع إبلاغ الأعضاء وأصحاب المصلحة الآخرين المعنيين بالموقف الحالي للمشروع.
كما يقارن حالة المشروع الحالية بخطة المشروع الأصلية في نفس الوقت لمواءمة المتطلبات مع الجدول الزمني. إذا أراد مدير المشروع إجراء أي تعديلات على الخطة في الوقت المناسب للمشروع، فسيتم تضمين ذلك أيضًا في تقرير حالة المشروع. - تقرير تتبع وقت المشروع
تقرير تتبع وقت المشروع هو مستند يتناول تخصيص فترة زمنية لكل مهمة. من خلال هذا التقرير، يمكن لأصحاب المصلحة بسهولة فهم مقدار الوقت الذي استغرقته مهمة معينة لإنجازها. إنه مستند يمكن أن يساعد في تحديد المجالات التي تتسم بالكفاءة والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية بين أعضاء الفريق.
إنها وثيقة شاملة ذات نطاق واسع وتتضمن جوانب مثل المهام وحالة المشروع وأداء أعضاء الفريق وحالة إكماله. - تقرير أداء المشروع
تقرير أداء المشروع هو وثيقة تقدم مخططًا لحالة المشروع وتقدمه. بالإضافة إلى ذلك، يسرد التقرير تخصيص الموارد والقيمة التي تم الحصول عليها بموجبها. يتضمن التقرير أيضًا تفصيلاً للنفقات خلال الجدول الزمني لإنجاز المشروع.
يتطابق تقرير الأداء مع الميزانية المتوقعة والتكاليف الفعلية لتحليل أداء المشروع. كما يعد هذا التقرير أداة مهمة للتنبؤ بالنتيجة. - تقرير صحة المشروع
تقرير صحة المشروع هو وثيقة توضح المخاطر المحتملة المرتبطة بالمشروع. إن إعداد تقرير صحة المشروع يمكن أن يساعد في التخلص من المخاطر التي قد تحدث في المستقبل. كما يسرد التقرير طرقًا ممكنة للتخفيف من حدة هذه المخاطر إذا واجه أعضاء الفريق أيًا منها أثناء استمرار المشروع. - تقرير إنجاز المشروع
تقرير إتمام المشروع هو وثيقة يتم إعدادها عند انتهاء المشروع. يقوم هذا التقرير بتقييم النجاح العام للمشروع ومطابقة النتائج مع الأهداف. إنه الوثيقة الأخيرة التي يتم تقديمها في تقرير المشروع. نظرًا لأن مدير المشروع يسجل كل تفاصيل المهام والأنشطة الخاصة بالمشروع، فيجب أن يكون هذا التقرير مفصلاً ومعقدًا ومُجمَّعًا بأقصى درجات اليقظة.
يجعل تقرير إتمام المشروع من السهل إجراء تقييم له. يتم إجراء التقييم النهائي عند انتهاء المشروع لتحديد درجة النجاح.
فوائد تقرير المشروع
- يستخدم مديرو المشاريع والمسؤولون التنفيذيون التقارير لأنها مفيدة في العديد من مجالات إدارة الشركة. فيما يلي بعض الفوائد الأكثر شيوعًا لتقارير إدارة المشاريع:
- يمكن أن تكون الميزانية أكثر دقة: يمكن للشركات التنبؤ بدقة بتكلفة كل مشروع من خلال فهم التكاليف المتضمنة في جوانب مختلفة. يمكن للشركات القيام بذلك للتأكد من أن لديها أموالاً كافية لإكمال المشروع. يساعد هذا الشركات في تحديد ما إذا كان المشروع يستحق العناء.
- إنشاء جداول زمنية واقعية: يمكن أن تساعد تقارير المشروع الشركات في تحديد المشروعات التي ستتولى تنفيذها. كما يمكن أن يساعد الجدول الزمني المفصل الشركات في إنشاء ميزانيات واقعية وتحديد متى وأين قد تواجه مشاكل.
- تعزيز رؤية المشروع: تساعد تقارير إدارة المشروع في الحفاظ على التواصل مفتوحًا بين مديري المشروع والمديرين وأصحاب المصلحة الآخرين طوال فترة المشروع. تعمل التقارير على زيادة الرؤية وتسمح لمزيد من الأشخاص ذوي الخبرة بمشاركة أفكارهم واقتراحاتهم بشأن زيادة إنتاجية المشروع أو خفض التكاليف أو أي نصيحة أخرى يمكن أن تساعد في جعل المشروع ناجحًا.
- تقليل المخاطر في المشروع: يمكن للمديرين الاستعداد للمخاطر أو حتى القضاء عليها في تقارير إدارة المشروع. ويمكن تقليل المخاطر المحتملة، وسيتم إكمال المشاريع بشكل أسرع وأكثر كفاءة إذا قمت بالتحضير لها.
- إدارة أفضل: يمكن لمديري المشاريع والمسؤولين التنفيذيين تحسين قدرتهم على إدارة المشاريع بدقة من خلال استخدام كافة المعلومات الموجودة في تقارير إدارة المشاريع. فهي تمكن مديري المشاريع والمسؤولين التنفيذيين من فهم كل جانب من جوانب المشروع حتى يتمكنوا من إجراء التعديلات وإضافة المهام أو إزالتها إذا لزم الأمر، وتوصيل التوقعات الجديدة إلى فريقهم.
- تحسينات للمستقبل: يمكن للمديرين الاستفادة من تقارير إدارة المشاريع لزيادة جودة مشاريعهم المستقبلية. يمكن أن يساعدك كل تقرير في معرفة ما ينجح في المشاريع وأين توجد تحسينات.
إذا كنت تريد معرفة المزيد حول فوائد تقرير المشروع، فنحن نقترح عليك التدريب على PRINCE2 لتعزيز تعلمك لإدارة المشاريع.
تنزيل ملف PDF قابل للطباعة لتقرير المشروع
في حين أن تقرير المشروع يمكن أن يبسط عملية العمل من خلال إضافة الشفافية إلى مشروعك، إلا أنه قد يكون مهمة طويلة ومملة. قد يستغرق إنشاء تقرير مشروع من الصفر ساعات، مما يستغرق الوقت الثمين الذي كان من الممكن أن تخصصه لمشروعك. لذلك، نقدم لك قالب تقرير المشروع لتقليل الوقت الذي تقضيه في إعداد تقرير المشروع.
