تقدير مدى دقة تقدير مشروعك |PM

تقدير دقة تقديرات مشروعك التقديرية
في معظم المشاريع، تعتمد المراحل الأولى من التخطيط والتنفيذ على التخمينات بدلاً من التقديرات الملموسة والمستنيرة. وغالبًا ما تكون هذه التخمينات قريبة من الدقة، إلا أنها تميل إلى الانحراف عن التقديرات على المدى الطويل. وللتخفيف من حدة المخاوف من أي عدم تطابق خطير، يتم اعتماد معايير تنظيمية معينة للتحكم في انحرافات التقديرات وتقريبها من مستويات الدقة المطلوبة. وبصفتك مديراً للمشروع، يصبح من المهم بالنسبة لك كمدير للمشروع أن تحصل على معلومات كاملة عن المشروع، وأن تكون تحليلياً أثناء تخمين جميع عمليات تسعير/جدولة المشروع مسبقاً. وهنا تجدر الإشارة إلى أنه نظرًا للطبيعة التكرارية للتخطيط، ولأنه يتم تفصيله تدريجيًا، يجب تحديث تقديراتك مع تقدم العمل. تابع القراءة لمعرفة بعض الأسس/العوامل لتقدير الدقة الإجمالية لتكتيكات وأدوات تقدير المشروع.
نطاق المشروع
يجب أن تكون لديك رؤى واضحة وشفافة حول النطاق العام للمشروع وطبيعة المشروع الذي تم تكليفك به. تحتاج إلى التركيز على إجراءات العمل الفعلية وإبعاد أي مهام غير مرغوب فيها – خاصة تلك التي لا تضيف أي قيمة لجهودك. إلى جانب أصحاب المصلحة الآخرين وأعضاء الفريق الآخرين، يصبح من الضروري أن تقرر (وتلتزم) بالنطاق النهائي للمشروع. بعد ذلك، يجب وضع تقديراتك وفقًا لذلك.
الموارد ومجموعات المهارات
تعتمد تقديرات التكلفة المرتبطة بمشروعك على الموارد ومجموعات المهارات المطلوبة لإنجاز مشروعك. نظرًا لأن توافر هذه المدخلات متغير وديناميكي بطبيعته، يصبح من المهم مراقبة التقديرات التي تمت مشاركتها في المراحل الأولى من المشروع عن كثب، ومواصلة إجراء التغييرات وفقًا لذلك.
مخاطر المشروع
عادة ما يدرج مديرو المشاريع جميع التكاليف المرتبطة بالمخاطر مثل احتياطيات الإدارة والطوارئ في تقديراتهم. في حين أن الطوارئ هي للمخاطر المالية المتوقعة، يتم إنشاء احتياطيات الإدارة للتعامل مع المخاطر غير المتوقعة مثل الكوارث الطبيعية. يجب التأكد من جميع المخاطر المباشرة وغير المباشرة لتقدير الميزانية الإجمالية لأي مشروع.
حجم عبء العمل
يجب تبسيط الحجم الإجمالي لحجم العمل الذي تحتاج إلى تخصيصه لكل مرحلة من مراحل المشروع، وللأعضاء المختلفين، بما يتوافق مع جميع الموارد المتاحة. وبمجرد الانتهاء من ذلك، يمكن استخدام حجم العمل الفعلي المتاح لإجراء تقديرات أكثر دقة.
جدول العمل
تُعد جداول العمل المحددة بوضوح مفيدة في تخصيص وتنفيذ وإنجاز جميع الأعمال الجارية بشكل صحيح. من خلال المعرفة المسبقة بتواريخ التسليم وحجم العمل والعوامل الأخرى التي من شأنها توجيه الجداول الزمنية لمشروعك، ستجد نفسك قريبًا في الوضع المناسب لإجراء تقديرات موثوقة.
أدوات لتقديرات أكثر دقة للمشروع
التقدير التناظري
يتم إجراء هذا النوع من التقدير على أساس البيانات التاريخية المتاحة في قاعدة البيانات التنظيمية (أو بيانات أرشيف المشروع). على الرغم من عدم دقته في بعض الحالات، إلا أن التقدير التناظري يشير إلى التجارب السابقة للمؤسسة في التعامل مع مشاريع مماثلة بنفس مجموعة الموارد تقريبًا.
التقدير البارامترى
تشير هذه الأداة التقديرية إلى البيانات التاريخية المستكملة بحسابات إحصائية. وعلى الرغم من أنها أكثر دقة من النتائج التي يتم الحصول عليها من التقدير التناظري، إلا أنها تستغرق وقتًا أطول.
التقدير الاستدلالي
هنا، يقوم مديرو المشاريع الصغيرة والمتوسطة ومدراء المشاريع بتقدير مراحل المشروع المتنوعة على أساس خبراتهم ومجالات خبراتهم. على سبيل المثال، يمكن تقدير تكلفة عمليات البناء على الأرجح بنسبة 36% من التكلفة الإجمالية للمشروع.
التقدير من الأسفل إلى الأعلى
تتم صياغة هذا النوع من التقدير باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS) الذي تم إنشاؤه كأساس له، ويتطلب هذا النوع من التقدير تجميع تكاليف جميع المستويات الأدنى من WBS (حزمة العمل)، وذلك لوضع تقدير أكبر وأكثر دقة للمشروع ككل.
نصائح لزيادة دقة تقدير المشروع
ستعزز الأفكار الواردة أدناه دقة تقديرات مشروعك:
– احتفظ بقاعدة بيانات “ساعات العمل الفعلية” المستمرة لجميع الفترات المسجلة التي تم إنفاقها لكل جانب من جوانب مشروعك. يمكن استخدام هذه البيانات في تقديرات المشروع المستقبلية، وتحديد الأوقات الزمنية المؤقتة الدقيقة تاريخيًا، ومساعدتك في تنفيذ جداول العمل بطرق أكثر واقعية.
– إنشاء وثائق تخطيط جيدة التصميم لخطط المشروع ومواصفاته.
– تطبيق أكثر من طريقة لإجراء التقديرات والبحث عن نقطة وسط مشتركة للحصول على نتائج أكثر دقة.
– وضع تحليل مهام مفصل للعمليات التي يجب القيام بها في كل مرحلة من مراحل المشروع.
– استخدم “عامل التعقيد” المحدد بشكل صحيح والذي يعمل كمضاعف لتحديد ما إذا كان المشروع الجاري أقل/أكثر تعقيدًا من المشاريع السابقة.
– البحث عن طرق أكثر كفاءة وبساطة في تنظيم وأداء العمل الجاري.
– النظر في الأساليب القائمة على المراحل في الحالات الغامضة حقًا؛ هنا، يجب أن تركز المرحلة الأولى في المقام الأول على متطلبات جمع المعلومات والتقدير. حدّد القيود والمحاذير والافتراضات المختلفة المصاحبة للحسابات الخاصة بك. يجب أن تربط الشروط التي تساعد في جعل تقديراتك أكثر جدوى ودقة.
– استمر في تحليل الميزانية/جداول العمل المقترحة. من الضروري أيضًا اقتراح تعديلات بالزيادة/النقصان لتحسين إدارة أي من معايير تحديد نطاق المشروع أو جميعها، وهي: الجدول الزمني والجودة والتكلفة والميزات.
– ضع خطط الطوارئ الخاصة بك مع وضع الأولويات الصحيحة للتسليم في الاعتبار. قسّم تقديراتك إلى فئتي “ما هو لطيف” و”ما يجب أن يكون”.
ككلمة أخيرة، من الضروري لجميع مديري المشاريع استخدام مجموعة ذكية من تقنيات التقدير الاستباقي لفهم النطاق والتخطيط والقيود في جميع ظروف المشروع. مع وجود أدوات تقدير المشروع الصحيحة ومقاييس التحكم الصحيحة، يصبح من السهل تحسين ممارسات التقدير، وتخفيف وتقليل المخاطر، ورفع معدل نجاح المشروع!