تعلّم كيفية تحديد أصحاب المصلحة وإدارتهم – أفضل النصائح

خلال عملية تحديد أصحاب المصلحة في المشروع، نحتاج إلى تحديد أي أفراد أو منظمات لها مصلحة في المشروع الحالي أو معنية به. بالإضافة إلى ذلك، نحن بحاجة إلى توثيق أي معلومات ذات صلة بتوقعات هذه الأطراف أو مشاركتها أو تأثيرها على نتائج المشروع لأنها تجعل من الممكن تطوير وتطبيق أساليب لتحديد وتسجيل اهتمامات وتأثيرات المنظمات أو الأفراد المشاركين في المشروع. إن تحديد أصحاب المصلحة في المشروع أمر حيوي لزيادة احتمال نجاح المشروع. وذلك لأن تحديد أصحاب المصلحة في المشروع يمكّن من تطوير المشروع. في معظم الأحيان، ستتضمن العملية ككل خطوات لتحديد من هم أصحاب المصلحة الأكثر أهمية.
إن عملية تحديد أصحاب المصلحة في المشروع هي عملية تحليلية تؤثر على المشروع وتحلل المعلومات الهامة المتعلقة باهتماماتهم ومخاوفهم ومشاركتهم في المشروع حتى يتمكن المشروع من تعظيم التأثيرات الإيجابية وتقليل التأثيرات السلبية المحتملة التي يمكن أن تحدث. تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية ابتكار طرق لتحديد أصحاب المصلحة في المشروع من أجل تسهيل تركيز الاهتمام على الروابط الشخصية التي تعتبر ضرورية لتحقيق أهداف المشروع.
يلزم استخدام الوثائق التالية المتعلقة بأصحاب المصلحة في المشروع من أجل تحديد أصحاب المصلحة في العملية
وثائق المشتريات
مواثيق المشروع
العوامل البيئية للمشروع (مثل هيكل الشركة ومعايير الصناعة ومستوى المنافسة).
يمكن تمثيل إجراء تحديد الأطراف التي لها مصلحة في مشروع ما من خلال:
تحليل أصحاب المصلحة. تشير عبارة “تحليل أصحاب المصلحة” إلى الجمع المنهجي للمعلومات المتعلقة بأصحاب المصلحة في المشروع وتقييمها بغرض تحديد الأطراف التي يجب أن تؤخذ مصالحها واهتماماتها بعين الاعتبار أثناء عملية وضع المشروع نفسه. وتسمح مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة في المشروع بتصنيف أصحاب المصلحة في المشروع والتي يمكن استخدامها للحصول على نظرة ثاقبة للتعرف على توقعات وتأثير كل صاحب مصلحة. وتتمثل نتيجة هذا النشاط في أنه يمكننا أن نرى بكفاءة كيفية تحديد أصحاب المصلحة في المشروع.
حكم الخبراء إن تقديم حكم الخبراء لمشروع ما يعني القيام بنشاط تحديد وإدراج جميع أصحاب المصلحة في المشروع، وهو ما يتضمن كلا الأمرين. ويشمل المشاركون في هذا النشاط الإدارة العليا، وأصحاب المصلحة الرئيسيين، ومديري المشاريع، والشركات الصغيرة والمتوسطة (خبراء الموضوع)، والجمعيات المهنية والتقنية. سيكون التركيز الرئيسي لهذا البحث على جميع الأطراف التي تم تحديدها، بالإضافة إلى أسمائهم ومصالحهم وسلطاتهم ومسؤولياتهم وحقوقهم القانونية، ويمكننا تطوير طريقة مدروسة لتحديد أصحاب المصلحة في المشروع.
إلى جانب هذه التقنيات، هناك نقاط أخرى إذا تمت ملاحظتها يمكن أن تجعل من السهل تحديد أصحاب المصلحة في المشروع.
السؤال عن مختلف أصحاب المصلحة في أقرب وقت ممكن في العملية.
يقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة المدرجين في سجل أصحاب المصلحة الأصليين على صلة بالمشروع الذي يتم العمل عليه حاليًا. وبدلاً من الانتظار حتى نهاية المشروع للتعبير عن مخاوفه، يجب على المرء أن يبذل جهداً للقيام بذلك في أقرب وقت ممكن في العملية. قم بإجراء بعض العناية الواجبة الإضافية وأجرِ محادثة مع رعاة المشروع والمديرين التنفيذيين حول مخاوفك والفرص المتاحة لك قبل الغوص في المشروع.
تأكد من أن لديك الوقت الكافي لتحليل أصحاب المصلحة ورسم الخرائط.
من المهم عدم التسرع في عملية تحديد كيفية مساهمة كل صاحب مصلحة في المشروع بشكل عام والنتائج المرجوة منه. ضع في اعتبارك تداعيات الموقف الذي لا يستطيع فيه أحد أصحاب المصلحة المساهمة بالمستوى المطلوب. على الرغم من حقيقة أن صاحب المصلحة لديه إمكانية الوصول إلى جميع المعلومات اللازمة وقادر على تقديم التزام كامل، إلا أنه قد يُمنع من القيام بذلك نتيجة لظروف خارجة عن إرادته. في مثل هذه الحالة، من الممكن أن تكون هناك حاجة إلى فحص مرشح آخر.
من الممكن تحديد أصحاب المصلحة الأكثر أهمية، وأين يقع أصحاب المصلحة هؤلاء ضمن الصورة الأكبر، وما هي وظيفتهم الخاصة في المشروع باستخدام الخرائط. كما يمكن استخدامها لتحديد الفوائد والمخاطر المحتملة المرتبطة بالمشروع، بالإضافة إلى النتائج المتوقعة منه.
تحديد و/أو تنفيذ النهج الأنسب للمشروع و/أو تطبيقه
على مر الزمن، ومن أجل حل مجموعة واسعة من المشاكل، تم إنشاء العديد من الطرق لتحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم وتعيينهم. عند تحديد قيمة أحد أصحاب المصلحة، تتضمن بعض العوامل التي يتم أخذها في الاعتبار القدرة على ممارسة التأثير على الأشخاص الآخرين، وأهمية صاحب المصلحة في التسلسلات الهرمية ومجالات الأداء الحرجة، وإمكانية أن يكون صاحب المصلحة أو يُنظر إليه على أنه تهديد أو أصل.
استخدام أدوات لتخطيط وتحليل العلاقات بين أصحاب المصلحة
في نهاية المطاف، يمكن أن يؤدي ذلك الكثير من العمل الشاق، ويوفر آلية ليس فقط لتوثيق النتائج، بل أيضًا تحديد معايير التحليل والمنهجية والعمليات التي أدت إلى القرارات النهائية. وبعبارة أخرى، فإنه يعطي صورة كاملة لما تم التوصل إلى الاستنتاجات. تعلّم من تجارب مدراء المشاريع الآخرين من خلال إلقاء نظرة على الأفكار والأساليب التي استخدموها في الماضي ووضعها موضع التنفيذ.
يمكن العثور على المعلومات التالية في سجل أصحاب المصلحة للمشروع:
الأسماء والألقاب وأي خصائص مميزة أخرى يمكن استخدامها لتحديد هوية الأفراد.
تفاصيل حول كيفية التواصل مع المنظمة، مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
المواصفات والأهداف والتأثير المحتمل على المشروع هي أمثلة على المعلومات المطلوبة للمراجعة.
يشير مصطلح “تصنيف أصحاب المصلحة” إلى نظام يقوم بتصنيف أصحاب المصلحة وفقًا لمستويات القوة (التأثير) ومجالات الخبرة (الاهتمام) الخاصة بكل منهم.
كيفية تحديد أصحاب المصلحة في المشروع باستخدام طريقة تحليل أصحاب المصلحة
بغض النظر عن درجة مشاركة شخص ما في المشروع، فإنه لا يزال يعتبر من أصحاب المصلحة إذا كان لديه أي إمكانية للتأثير على نتيجة المشروع. إذا كنا ندرك أيضًا الآثار المحتملة لعدم تلبية رغباتهم ومصالحهم، فسيكون لدينا فهم أكبر لتلك الاحتياجات والمصالح.
يجب أن تكون هناك قائمة بجميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك مصالحهم والتأثير المحتمل الذي يمكن أن يكون لهم على المشروع، بالإضافة إلى مقارنة الأهمية النسبية لكل صاحب مصلحة بالنسبة للآخرين. عند محاولة الكشف عن العديد من المصالح، خاصة المصالح العلنية والسرية على حد سواء، يجب توخي الحذر الشديد.
من الضروري أن نضع في اعتبارنا أنه عند تحديد المصالح، يجب أن نفعل ذلك من منظور أصحاب المصلحة. ويمثل هذا الأمر عقبة لأنه غالبًا ما يكون من الصعب تمييز الدوافع الحقيقية للأشخاص لأنهم يركزون بشدة على تحقيق مصالحهم الذاتية. من المتوقع أن تكون هناك علاقة بين كل مصلحة وكل مرحلة من مراحل المشروع؛ وبعبارة أخرى، ستتطور المصالح خلال مسار المشروع.
بعد تحديد الأهداف الرئيسية للمشروع، من المفيد أيضًا توضيح النتائج التي ستحدث في حال عدم تحقيق هذه الأهداف. من الممكن الإشارة إلى نتيجة جيدة أو سلبية باستخدام الرموز – أو + أو “غير معروف” (؟). يمكن أن يؤدي تضمين مرحلة يتم فيها ترتيب اهتمامات كل صاحب مصلحة والأولويات المرتبطة بها حسب الأهمية إلى تسهيل مواءمة معايير نجاح المشروع مع تلك الأولويات. في ضوء حقيقة أنه لا يمكن إشباع جميع الاحتياجات بنفس المستوى من الكثافة أو في نفس الوقت، فإن نظام تحديد الأولويات سيكون مفيدًا للغاية.
إن قدرة صاحب المصلحة على ممارسة التأثير على المشروع وداخل المشروع نفسه هو المقصود بمصطلح “التأثير”. أصحاب المصلحة الذين يتمتعون بقدر كبير من التأثير لديهم القدرة على توجيه المسار الذي سيتبعه المشروع وإقناع الآخرين بالتصرف نيابة عنهم. في معظم الحالات، يمكن للمرء أن يفترض أن الشخص يتمتع بمستوى معين من النفوذ إذا كانت لديه علاقات شخصية مع أفراد آخرين يشغلون مناصب ذات نفوذ؛ ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا.
إذا لم تتم معالجة متطلبات أصحاب المصلحة في المشروع وتوقعاتهم والصعوبات التي يواجهونها بشكل مناسب، فلن يتحقق نجاح المشروع. من الممارسات الشائعة تقييم متطلبات أصحاب المصلحة فيما يتعلق بأهداف المشروع وغاياته. فقد يكون من الضروري لقسم الموارد البشرية في المشروع توظيف موظفين جدد في مرحلة حاسمة، في حين أن قسم المحاسبة ضروري لإدارة البيانات المالية للمشروع والابتعاد عن المشاكل القانونية. كلا هذين القسمين ضروريان للمشروع. ويحظى الأشخاص الذين سيستخدمون المنتج أو الخدمة المكتملة بأولوية عالية في غالبية المشاريع.
إدارة أصحاب المصلحة في المشروع بعد تحديدهم:
إن عملية تحديد أصحاب المصلحة ومطالبهم هي جانب واحد فقط من جوانب إدارة أصحاب المصلحة. إلا أن هذا ليس نهاية المطاف. يتوقف تحقيق النجاح في أي مشروع على تلبية احتياجات وأهداف وتوقعات أهم أصحاب المصلحة في المشروع باستمرار.
تعاون أكثر: بما أن أصحاب المصلحة، مثلهم مثل بقية أعضاء فريق العمل، يتألفون من البشر، فمن المنطقي أن يكون التعاون مع بعضهم أسهل من التعاون مع الآخرين. يجب أن تكون ماهرًا في العمل مع أشخاص من شخصيات مختلفة إذا كنت تريد أن تكون مدير مشروع جيد.
يجب أن تعطيهم نفس مستوى الأولوية التي تعطيها لأي عنصر آخر في مشروعك. في نقاط مختلفة خلال مسار المشروع، سيكون بعض أصحاب المصلحة أكثر أهمية من غيرهم، مما يستلزم مستوى عالٍ من الاهتمام من قبل المعنيين.
إذا كنت تعرف كيفية تحديد أولويات أصحاب المصلحة، فإن ذلك سيساعدك على التركيز على تلبية توقعاتهم وتحقيق أهداف المشروع. إذا كنت لا تعرف كيفية تحديد أولوياتهم، فلن تتمكن من معرفة كيفية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع.
تواصل أكثر: تتمثل أعظم الاستراتيجيات لاكتساب ثقة عملائك في التواصل معهم بطريقة استباقية والوفاء بالوعود التي تقطعها لهم.
هناك مجموعة كبيرة من التوقعات التي قد يحملها أصحاب المصلحة، وبعضها يستحيل تلبيتها أو أنها مبنية على بيانات غير كافية. من أجل معرفة كيفية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع وإقامة علاقات سليمة معهم، من الضروري القيام بأكثر من مجرد تلبية مطالب أصحاب المصلحة، بل من الضروري إطلاع أصحاب المصلحة على السياق الأوسع الذي يتم من خلاله اتخاذ القرارات.
إذا سار كل شيء وفقًا للخطة الموضوعة للمشروع، فسيبدأون في وضع المزيد من الثقة في حكمك. في حالة وجود مشكلة، فإنك تخاطر بأن تجد نفسك في ظروف سيئة إذا كان هناك القليل من التواصل.
للحصول على فكرة جيدة عما يريده أصحاب المصلحة الأكثر أهمية منك، يجب أن تبدأ بإجراء مقابلات مع أكبر عدد ممكن منهم. ومع تقدم المشروع إلى الأمام، يوصى بشدة أن تضع بعض أفضل الممارسات موضع التنفيذ.
احرص دائمًا على الاحتفاظ بسجل للمحادثات التي تجريها مع الآخرين. دوّن ملاحظات حول كل سؤال أو اقتراح يتم تقديمه. لديك القدرة على التحقق من صحة المادة ومن ثم إتاحتها لأعضاء الفريق الآخرين بحيث يمكن للجميع الاطلاع عليها.
يمكن أن يساعدك التعاون مع أشخاص آخرين في تبسيط سير عملك. احرص على أن يكون أصحاب المصلحة على دراية بالعملية التي سيتم استخدامها لتقييم الطلبات والموافقة عليها، وزودهم بأكبر قدر ممكن من التفاصيل فيما يتعلق بالعملية نفسها. هذا يقلل من سوء الفهم الذي يمكن أن يكون له تأثير سلبي على المشروع لكلا الطرفين، ولهذا السبب من المهم التواصل بشكل جيد.
سيكون من المفيد أن تقدم تحديثات منتظمة لحالة المشروع. عندما يتعلق الأمر بحالة المشروع، يجب ألا تبقي أصحاب المصلحة في الظلام. نظرًا لأنك ستكون على الأرجح أكثر انخراطًا في العمليات اليومية للمشروع، فإن أصحاب المصلحة في المشروع سيتطلعون إليك لإبقائهم على اطلاع دائم بحالة المسعى. إن تقارير الحالة المنتظمة والمحدثة التي تقدم إجابات على الاستفسارات حتى قبل طرحها تهدئ من مخاوف أصحاب المصلحة.
الطريقة الأكثر فعالية لإيجاد حل لمشكلة ما هي التحدث عنها علنًا. فمن الممكن أن تنتشر الشائعات والقيل والقال بشأن مشروعك بسرعة بين أصحاب المصلحة. من مصلحة الجميع أن تبدأ بالأخبار السيئة. لا تركز فقط على الجوانب الإيجابية للمشروع أثناء تواصلك معهم وتمنى ألا يجدوا أي أخطاء. كن صريحًا بشأن أي تأخيرات أو مواعيد نهائية فائتة، وقدم السياق كلما كان ذلك ممكنًا عمليًا. إن القدرة على معالجة المشكلات على الفور ومعالجتها بصدق هي إحدى الطرق لتعزيز مصداقية الشخص وجدارته بالثقة وتقربنا من فهم كيفية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع.
توثيق المزيد: نصيحة رئيسية أخرى لإدارة أصحاب المصلحة هي إنشاء قائمة تفصّل الالتزامات والمتطلبات الأساسية لكل مشارك في المعاملة. هل وجدت أن الوقت الذي قضيته في تحديد من هم أصحاب المصلحة لديك وما هي احتياجاتهم الخاصة فيما يتعلق بمشروعك كان وقتًا مستهلكًا؟ استفد من ذلك من خلال إنشاء مستند يمكن للجميع قراءته والرجوع إليه لضمان أن يكون الجميع على دراية بمسؤولياتهم الخاصة وأن يكون الجميع على نفس الصفحة.
من خلال إنشاء سجل لأصحاب المصلحة في مشروعك، ستتمكن من متابعة عدد هائل من الأفراد والأولويات المختلفة التي لديهم. أنت بحاجة إلى وثيقة نهائية يمكنك تحديثها باستمرار وإجراء التغييرات عليها والتشاور بشأنها مع تقدم مشروعك لضمان توجيه المشروع باستمرار في المسار الصحيح وإبقاء الجميع على اطلاع.
قد تتغير قائمة أصحاب المصلحة “ذوي الأولوية” الخاصة بك اعتمادًا على موقعك في دورة حياة المشروع الذي تعمل عليه. وهذا أمر جيد لأنه يمكّنك من تركيز جهودك في المجالات التي تحتاج إليها أكثر من غيرها ويجنبك إغراق الآخرين بمعرفة لا يحتاجون إليها.
شارك المعلومات بكفاءة: حتى إذا كنت ترغب في التأكد من أن أصحاب المصلحة لديك على دراية بما يجري، يجب ألا تبالغ في كمية المعلومات التي تشاركها معهم.
إذا اخترت نظامًا لإدارة المشروع يوفر عددًا من قنوات الاتصال المختلفة، فستكون لديك القدرة على تخصيص الإشعارات لتلبية متطلبات كل صاحب مصلحة مع الحفاظ على مسار تدقيق شامل لكل إجراء وقرار. تزويد أصحاب المصلحة في المشروع بإمكانية الوصول إلى المعلومات ذات الصلة باهتماماتهم فيما يتعلق بالمشروع.
يمكنك إنشاء لوحات معلومات فردية لكل صاحب مصلحة من أجل مساعدتهم في الحصول على فهم أفضل للمقاييس الأكثر صلة بهم شخصيًا. يجب عليك تجميع عدد من لوحات المعلومات الفردية مع لوحات من أجل تتبع التقدم الذي يحرزه فريقك وتزويد أصحاب المصلحة بنظرة عامة سريعة على المعلومات التي تهمهم في لمحة واحدة. يجب أن تتضمن هذه المعلومات المهام وحالات المشروع ونشاط الفريق والمعالم الرئيسية والمخاطر المحتملة.
يجب أخذ الجميع في الاعتبار أثناء عملية المداولات. بدلاً من ذلك، يمكنك دمجهم منذ بداية مشروعك من خلال التفاعل معهم بشكل متكرر، والتأكد من إبقائهم على اطلاع ونشاط، والتأكد من أنهم يشعرون بالتقدير والاستماع إليهم.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب على الشهادات الاحترافية في العالم والتي تقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم “سبوتو” التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها مدربون والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.