تعلّم الآن: 9 أنشطة مجموعة عمليات جدول التحكم في الجدول الزمني

جدول التحكم هو العملية الأخيرة من مجال معرفة إدارة الوقت كما هو مذكور في الدورة التدريبية لبرنامج إدارة الوقت (PMP). خلال مجموعات العمليات الأخرى التي تأتي قبل جدول التحكم، نكون قد حددنا أنشطة المشروع، وحددنا العلاقة بين الأنشطة، وقدرنا مدة الأنشطة، وأخيراً توصلنا إلى جدول زمني للمشروع. يجب التحكم في هذا الجدول الزمني طوال المشروع فيما إذا كانت النتائج الفعلية تتماشى مع القيم المخطط لها. وتخبرنا دورة PMP لإدارة المشاريع أن هذا يتم في مجموعة عملية التحكم في الجدول الزمني. في هذه المقالة، سنقوم بتعريف ما هي عملية التحكم في الجدول الزمني وسرد الأنشطة الرئيسية التي يجب القيام بها في جدول التحكم.
ما هو الهدف من مجموعة العمليات هذه؟
الجدول الزمني للتحكم هو عملية مراقبة حالة أنشطة المشروع لتحديث تقدم المشروع وإدارة التغييرات في الجدول الزمني الأساسي لتحقيق الخطة. بعد اكتمال عملية وضع الجدول الزمني، سيكون لديك الجدول الزمني للمشروع وسيتضمن تواريخ بدء وانتهاء كل نشاط من أنشطة المشروع. أثناء تنفيذ المشروع، ستختلف النتائج الفعلية للمشروع عن القيم المخطط لها. فبينما يمكن إكمال بعض الأنشطة في وقت أبكر مما هو مخطط له، فإن بعض الأنشطة ستستغرق وقتًا أطول لإكمالها. أثناء عملية التحكم في الجدول الزمني، ستتم مقارنة النتائج الفعلية للأنشطة مع خط الأساس للجدول الزمني لتحديد أي فروق.
أثناء عملية التحكم في الجدول الزمني، يجب على مديري المشروع القياس مقابل الخطة والتحكم في المشروع. إذا كان هناك تباين بناءً على التحكم في أداء الجدول الزمني، وإذا تعذّر إكمال المشروع في الوقت المحدد، فيجب التخطيط للإجراءات التصحيحية واتخاذها. على سبيل المثال، يمكن التخطيط لضغط الجدول الزمني لإكمال أنشطة المشروع المتبقية في وقت أبكر مما هو مخطط له لإكمال المشروع في الوقت المحدد.
احضر تدريب PMP المجاني المجاني لمدة ساعة واحدة عبر الإنترنت 100% عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية.
أثناء تنفيذ المشروع، إذا تم العثور على العوامل المسببة للكثير من التغييرات، فيجب التخلص من هذه العوامل لمنع السبب الجذري للتغييرات. إذا لم يكن بالإمكان التخلص منها، فيجب تقليل تأثير هذه العوامل من خلال اتخاذ إجراءات وقائية.
ما هي الأنشطة في عملية جدول التحكم؟
هناك 9 خطوات في عملية جدول التحكم. دعونا نشرحها واحدة تلو الأخرى:
النشاط الأول من العملية: إعادة تقدير المكونات المتبقية من المشروع: أثناء التخطيط للمشروع، يتم تقدير جميع الأنشطة المستقبلية للمشروع بناءً على معلومات محدودة جدًا في متناول اليد. ومع تقدم المشروع، سيتم إزالة النقاط غير الواضحة وتوضيح النقاط غير الواضحة، وسيكون لدى فريق المشروع المزيد من المعلومات حول المشروع، وبهذه الطريقة، سيتم تقدير الأنشطة المتبقية بشكل أكثر صحة على التوالي. لذلك، تتم إعادة التقدير للأنشطة المتبقية من المشروع أثناء عملية جدول التحكم للتحقق مما إذا كان سيتم تحقيق تاريخ إنجاز المشروع المستهدف.
النشاط الثاني من عملية جدول الرقابة: إجراء مراجعات الأداء: سيتم قياس النتائج الفعلية لكل نشاط مقابل القيم المخطط لها في خط الأساس للجدول الزمني أثناء العملية. وبناءً على مراجعة الأداء، يتم تحديد ما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح أم لا.
النشاط الثالث من عملية التحكم في الجدول الزمني: تعديل الأجزاء المستقبلية من المشروع للتعامل مع التأخير: إذا كان المشروع متأخرًا عن الجدول الزمني، فيجب اتخاذ الإجراءات المناسبة للعودة إلى المسار الصحيح. هذا هو السبب في إجراء عملية التحكم في الجدول الزمني. إذا كان المشروع متأخرًا عن الجدول الزمني، فيجب تعديل الأجزاء المستقبلية من المشروع للتعامل مع التأخيرات. على سبيل المثال، يمكن تطبيق تقنيات ضغط الجدول الزمني مثل التتبع السريع أو التعطل على المشروع المتأخر عن الجدول الزمني.
النشاط الرابع من العملية: قياس التباينات مقابل الجدول الزمني: سيظهر تباين الجدول الزمني ومؤشر أداء الجدول الزمني للمشروع مدى تأخر المشروع عن القيم المخطط لها. يتم قياسها أثناء عملية التحكم في الجدول الزمني. على سبيل المثال، إذا كانت مدة المشروع 12 شهرًا، وإذا كان التباين في الجدول الزمني شهرًا واحدًا، فهذا يعني أن المشروع سيكتمل في 13 شهرًا بتأخير شهر واحد. أو، إذا كان أداء الجدول الزمني للمشروع يظهر 0.90، فهذا يعني أنه كان من الممكن إكمال 90% من الأنشطة المخطط لها حتى الآن. لذلك، هناك تأخير للجزء المتبقي والمشروع متأخر عن الجدول الزمني.
النشاط الخامس من عملية التحكم في الجدول الزمني: مستوى الموارد لتوزيع العمل: استنادًا إلى النتائج الفعلية للمشروع، قد تتسبب بعض الأنشطة المتبقية من المشروع في زيادة العبء على بعض موارد المشروع. من أجل تفريغ أنشطة المشروع إلى الموارد المتاحة، يمكن القيام بتسوية الموارد أثناء عملية التحكم في الجدول الزمني.
النشاط السادس من عملية التحكم في الجدول الزمني: الاستمرار في لعب لعبة “ماذا لو…” لتحسين التحسين: التخطيط هو عملية تكرارية في إدارة المشروع كما ذكرنا سابقًا. لذلك، أثناء عملية جدول التحكم في الجدولة الزمنية، إذا كانت هناك أي بدائل لتقصير مدة أنشطة المشروع المتبقية، فيجب تحديدها وتطبيقها على التوالي.
النشاط السابع من عملية ضبط الجدول الزمني: ضبط التقدم المحرز وتقارير المشروع: أثناء تقدم المشروع، تحتاج إلى تقديم تقارير إلى أصحاب المصلحة في المشروع حول حالة المشروع. واعتمادًا على أصحاب المصلحة الذين تقدم لهم التقارير، تحتاج إلى ضبط التقارير المناسبة. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإعداد التقارير للمديرين التنفيذيين، فأنت بحاجة إلى إعداد تقارير عالية المستوى في تقريرك، وإذا كنت تعد تقريرًا لفريق المشروع، فأنت بحاجة إلى إعداد تقرير مفصل يوضح حالة الأنشطة والأنشطة المتبقية وما إلى ذلك. يمكنك ضبط التقارير
النشاط الثامن من عملية التحكم في الجدول الزمني: استخدم عملية التحكم في التغيير: بمجرد اكتمال الجدول الزمني للمشروع، يتم أخذ خط الأساس للجدول الزمني، ولا يمكن تغييره إلا إذا كان هناك طلب تغيير معتمد في المشروع. يتم تقييم طلبات التغيير من قبل مجلس التحكم في التغيير في المشروع، وإذا تمت الموافقة عليها، يجب مواءمة التغييرات المناسبة في خطة المشروع لاستيعاب هذا التغيير. على سبيل المثال، من أجل تنفيذ طلب التغيير، يجب إضافة أنشطة جديدة للمشروع إلى الجدول الزمني للمشروع وربما يتغير المسار الحرج للمشروع. أثناء عملية التحكم في الجدول الزمني، يتم التأكد من تطبيق التغييرات من خلال عملية التحكم في التغيير ويتم تطبيق طلبات التغيير المعتمدة فقط.
النشاط التاسع لعملية التحكم في الجدول الزمني: تحديد الحاجة إلى طلبات التغيير: ما هو سبب طلب التغيير؟ هل هو بسبب التخطيط غير السليم أم أنه مطلب جديد قادم من العميل؟ كمدير مشروع، عليك أن تتجنب التغييرات غير الضرورية في مشروعك. يتم تحليلها أثناء عملية التحكم في الجدول الزمني أيضًا.
أهمية إعادة التقدير في عملية جدول التحكم في عملية جدول التحكم
أعد تقدير المكونات المتبقية من المشروع مرة واحدة على الأقل على مدى عمر المشروع للتأكد من أنه لا يزال بإمكانك الوفاء بالموعد النهائي والميزانية والأهداف.
في مرحلة التخطيط لمشروعك، تكون قد خططت لأنشطة المشروع بشكل مناسب. لديك خط أساس للتكلفة، ولديك خط أساس للجدول الزمني ولديك خطة إدارة المشروع لتنفيذ المشروع. باستخدام خطوط الأساس والخطة هذه، أنت تعرف ما يجب تسليمه في أي وقت وبأي تكلفة. ومع ذلك، أثناء تنفيذ مشروعك، قد تكون القيم الفعلية لهذه الأنشطة مختلفة عما خططت له في البداية.
واستنادًا إلى قيمك الفعلية، عليك إجراء عمليات إعادة تقييم متكررة ومراجعات متكررة وإعادة تقدير متكررة لمشروعك للتحقق مما إذا كنت ستظل قادرًا على الوفاء بالجدول الزمني لمشروعك وما إذا كنت ستظل قادرًا على الوفاء بميزانيتك المستهدفة في نهاية مشروعك.
إذا كانت هناك مشاكل، على سبيل المثال، إذا كان هناك أي تباين يُظهر أنك ستتجاوز ميزانيتك أو أنك ستتجاوز تاريخ انتهاء المشروع المتفق عليه، فعليك اتخاذ إجراءات تصحيحية للوفاء بالجدول الزمني الأساسي للمشروع والوفاء بخط الأساس للتكلفة في مشروعك.
من أجل اكتشاف هذه التباينات ومن ثم اتخاذ الإجراءات التصحيحية على التوالي، عليك أن تقوم بإعادة تقدير مشروعك بشكل متكرر، ويجب أن يتم تحديدها في بداية مشروعك. على سبيل المثال، يمكنك القول بأنني سأقوم بإعادة التقييم كل شهر أو سأقوم بإعادة التقييم كل أسبوعين. لأن إعادة التقييم ستستغرق وقتًا وتحتاج إلى تحديد التردد المناسب لإعادة التقييم. واستنادًا إلى هذا التردد، عليك القيام بإعادة التقييم والتحقق مما إذا كنت لا تزال تفي بخطوط الأساس لمشروعك.