عند إدارة مشروع ما، قد تواجه حتى أفضل الخطط الموضوعة عقبات غير متوقعة. وفي مثل هذه المواقف، من الأهمية بمكان التكيف بسرعة إما عن طريق تسريع الجدول الزمني أو تعديل الخطة للبقاء على المسار الصحيح. وقد يعني هذا تعديل نطاق المشروع أو جلب موارد إضافية لتلبية المواعيد النهائية.
في إدارة المشاريع، يُعرف هذا النهج باسم “التعطل”. ورغم أنه عادةً ما يكون الملاذ الأخير، إلا أن تعطل المشروع قد يكون أحيانًا الطريقة الوحيدة لمنع مشروعك من الخروج عن مساره وضمان إكماله في الوقت المناسب. في هذه المدونة، سنساعدك على فهم ما يعنيه تعطل المشروع في إدارة المشاريع، والأمثلة، والنصائح، والمراحل وكيفية تنفيذ تعطل المشروع بسلاسة.
ما هو انهيار المشروع في إدارة المشاريع؟
يتضمن تعطل المشروع تقصير الوقت المتوقع الذي يستغرقه المشروع. يتم ذلك في المقام الأول عن طريق إضافة المزيد من الموارد إليه. قد تجد طرقًا متنوعة لإضافة موارد إلى مشروع ما اعتمادًا على ما يسبب التأخير أو يستغرق الكثير من الوقت. يجب القيام بذلك ضمن قيود الميزانية والجودة ويجب الموافقة عليه ودعمه من قبل أصحاب المصلحة المهمين. ولكن قبل أن نتحدث عن تعطل المشروع، يجب علينا أولاً تحديد ما هو المشروع. المشروع هو مسعى مؤقت له بداية ونهاية محددان وعادة ما يتم تنفيذه لتحقيق هدف أو غرض محدد. يمكن أن يوفر تدريب إدارة المشروع رؤى قيمة حول تعقيدات تعطل هذا المشروع.
ما هي الأسباب التي تؤدي إلى التعطل في إدارة المشاريع؟
- لا يلزم أن يكون سبب الحاجة إلى تعطل المشروع مرتبطًا بحدوث خطأ ما في المشروع نفسه. في بعض الأحيان يكون السبب أيضًا عاملًا خارجيًا يغير وقت التسليم المقدر أو يؤدي إلى الحاجة إلى إكمال أسرع.
- إذا كانت هناك عقوبة كبيرة لعدم الالتزام بموعد نهائي لإكمال المشروع، فإن التكلفة المتزايدة لتعطل المشروع يمكن تبريرها إلى حد ما. كما يمكن أن تكون المكافأة على الإكمال السريع سببًا لتعطل المشروع.
- إذا حدث تغيير خارجي حيث يعمل أحد المنافسين على مشروع مماثل، فإن تكلفة عدم تسريع المشروع من شأنها أن تؤدي إلى فقدان الميزة التنافسية.
- في حالة وجود نشاط يؤخر مجموعة من الأنشطة الأخرى، فإن تعطل هذا النشاط قد يجلب فوائد عبر المشروع أو إذا كان هناك أشخاص جدد أو قوة عاملة خاملة متاحة لم تكن متوقعة مسبقًا، فيمكن تغيير خطة المشروع لاستخدام هذه القوة العاملة الإضافية لتقليل الوقت اللازم لإكمال المشروع.
- في بعض الأحيان قد تعتمد الحاجة إلى تعطل المشروع على مشروع آخر. إذا كان هناك مشروع جديد يتطلب توافر الأفراد العاملين في المشروع الحالي، فقد تحتاج إلى تعطل المشروع الحالي. لا يمكن أن تكون هناك قائمة شاملة لأسباب الحاجة إلى تعطل المشروع. قد يكون هناك أي عدد من الجوانب البيئية للمشروع أو عامل خارجي يتطلب إكمال المشروع بوتيرة أسرع.
مثال على التعطل في إدارة المشاريع
هناك مشاريع تجري في كل مكان حولنا. وكثيرًا ما تواجه المشاريع مشاكل أو قد تحتاج إلى إعادة تحديد أولوياتها أو تسريعها بسبب مجموعة من الأسباب. ومن الأمثلة البارزة التي رأيناها في هذا الصدد تطوير اللقاحات. فمع انتشار جائحة كوفيد-19 في جميع أنحاء العالم، كانت العديد من الشركات والدول تعمل على مشاريع لتطوير لقاح. وقد تم تقليص العملية التي تستغرق عادة سنوات إلى أقل من عام واحد من خلال القيام بالأشياء بشكل مختلف.
وبما أن الحاجة إلى تطوير لقاح ونشره أصبحت حرجة، فإن التمويل المطلوب لم يعد يشكل مشكلة. فقد تم اختصار الإجراءات المعنية أو تسريعها لتسريع المشروع. ويتضمن التعجيل القيام بالأنشطة في وقت واحد ولا يشكل جزءًا من انهيار المشروع.
تعليق: الصورة مثال على كيف ساعد المسار السريع في تطوير اللقاح بشكل أسرع من خلال إنجاز الأمور في وقت واحد. في الوضع الطبيعي، تبدأ كل مرحلة فقط بعد اكتمال المرحلة السابقة.
ورغم تسريع العديد من العمليات البيروقراطية والتوثيق، إلا أن هناك أجزاء من المشروع لم يكن من الممكن تسريعها. وبغض النظر عن الأموال التي يتم إنفاقها على المشروع، فإن الوقت المطلوب لاختبار اللقاح والانتظار لمعرفة مدى فعاليته لدى المتطوعين لم يكن من الممكن تسريعه. وهذا هو الحد الأقصى للانهيار.
في غضون عام واحد، تم إطلاق العديد من المشاريع في مختلف أنحاء العالم والتي نجحت في التوصل إلى لقاح قابل للتطبيق، وهناك المزيد من المشاريع قيد التنفيذ. وهذا يوضح كيف يمكن أن يعمل انهيار المشروع بشكل فعال دون المساومة على الجودة.
غالبًا ما يُنصح بدورة PMP عبر الإنترنت لأولئك الذين هم جدد في إدارة المشاريع وتم تصميمها بحيث يمكن للأفراد ذوي المهارات والخبرات المتنوعة الاستفادة منها.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
قم بتطوير مهاراتك في إدارة المشاريع من خلال دورة التدريب على إدارة المشاريع الرشيقة. احتضن التغيير وحقق نتائج أسرع.
تعطل المشروع في مراحل إدارة المشروع
عندما تصبح الظروف التي قد تؤدي إلى تعطل المشروع واضحة، فستحتاج إلى إجراء تحليل الأعطال لتحديد التغييرات التي يجب إجراؤها، والأنشطة التي يجب تسريعها، وكيف يمكن تسريعها، وما هي التكلفة والمزيد من هذه التفاصيل.
- هدف التصادم
المرحلة الأولى من انهيار المشروع هي فهم الحاجة إليه والهدف من حيث ما يجب إنجازه. إذا تم تقليص نطاق المشروع، فقد لا تكون هناك حاجة لإضافة المزيد من الموارد لتسريع المشروع. يمكن تقدير كيفية استخدام القوى العاملة أو مقدار العمل الذي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية للقيام به وما إلى ذلك في هذه المرحلة.
2، المسار الحرج
سيتم تحديد مسار حرج لكل مشروع في البداية. هذه السلسلة من الأنشطة هي ما يجب إيقافه لتسريع المشروع. إيقاف نشاط خارج المسار الحرج لا يساعد في تقليل وقت المشروع. - تحديد الأنشطة
لا يمكن تعطيل كل الأنشطة. فقد تكون هناك أنشطة تتطلب مهارات محددة للغاية لا يمكن نقلها بسهولة. وبالتالي فإن إضافة الموارد إلى هذه الأنشطة قد يكون له نتائج عكسية. يجب أن تكون قائمة الأنشطة التي يمكن تعطيلها والتي تشكل جزءًا من المسار الحرج هي الأنشطة التي يجب التركيز عليها. - حساب التكاليف
يتضمن التعطل زيادة في التكلفة. وستكون هذه الزيادة في التكلفة مختلفة لكل عملية. ومقارنة هذه التكاليف ببعضها البعض ستساعدك في الوصول إلى تكلفة معقولة يمكن عندها تعطل بعض الأنشطة لتسريع تاريخ إكمال المشروع بشكل كافٍ. - ابحث عن حدود الاصطدام
سيكون لكل نشاط حد تعطل. هذه هي النقطة التي لا يمكن بعدها تعطل أي إجراء. إن فهم هذه المعلومات سيمنحك فكرة عن مدى احتمالية تعطل المشروع. - اختر الخيار الاقتصادي
بمجرد أن تكون لديك فكرة عن مقدار ما يمكن تعطله لكل نشاط والتكلفة المرتبطة به، يصبح من السهل تحديد عدد الأنشطة المستهدفة وإلى أي مدى يجب تعطلها لتحقيق الهدف بالتكلفة الأكثر منطقية. - الحصول على موافقة من الرعاة
بمجرد تحديد خطة الانهيار الأكثر منطقية أو الأكثر قابلية للتطبيق، يمكنك إقناع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع والحصول على موافقتهم على تنفيذها.
اكتشف دورات إدارة المشاريع الرائدة في SPOTO:
نصائح للتعامل مع الفشل في إدارة المشاريع
فيما يلي بعض النصائح البسيطة التي يمكنني تقديمها من تجربتي في مساعي إدارة المشاريع، ولكن ضع دائمًا في اعتبارك أن كل مشروع فريد من نوعه، لذا قم بتطبيق هذه النصائح بعناية: - اعرف المسار الحرج الخاص بك – إن فهم المسار الحرج يشبه معرفة خريطة الطريق الخاصة بمشروعك. إن تسلسل المهام هو الذي يحدد الجدول الزمني لمشروعك. حدد هذه المهام لأنها المهام التي سترغب في التركيز عليها لتسريع الأمور.
- تحديد الأولويات بحكمة – ليست كل المهام متساوية. فبعضها يحمل ثقلًا أكبر في توجيه المشروع نحو الانتهاء. وأنا أحرص على تحديد أولويات هذه المهام للحصول على أقصى استفادة من جهودي عند حدوث تعطل.
- تقسيم المهام – هل حاولت يومًا تناول بيتزا كاملة دفعة واحدة؟ يبدو الأمر مستحيلًا، أليس كذلك؟ وبالمثل، فإن تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة يجعلها أسهل في التعامل معها وتسريع العملية.
- العمل الجماعي والتواصل – لا يتم تنفيذ المشروع بمفرده. فأنا أقوم بجمع أعضاء الفريق، وشرح الحاجة إلى تسريع العمل، والتأكد من أن كل فرد يعرف دوره. والتواصل الجيد يجعلنا جميعًا على نفس الصفحة.
- تخصيص الموارد بذكاء – الموارد مثل المكونات في الوصفة. استخدامها بحكمة هو المفتاح. أقوم بتخصيص الموارد حيث تكون هناك حاجة إليها أكثر، وخاصة في المهام الحرجة، للتأكد من أننا لا نهدر أيًا منها.
- سحر إدارة الوقت – الوقت من ذهب! أقوم بإعداد خطة محكمة، وأضع مواعيد نهائية واقعية للمهام. من الضروري إدارة الوقت بشكل فعال لتجنب الاندفاع في اللحظات الأخيرة.
- المرونة هي المفتاح – قد لا تسير الأمور دائمًا وفقًا للخطة. تساعد المرونة في التكيف مع التغييرات غير المتوقعة دون إغفال الهدف النهائي.
- الحلول الذكية – في هذا العصر الرقمي، تعتبر التكنولوجيا جوهرة. فأنا أستخدم أدوات وبرامج تعمل على تبسيط العمليات، مما يجعل التعامل مع الأعطال أسهل وأكثر كفاءة.
- راقب التكاليف – المال مهم، أليس كذلك؟ أنا أراقب الميزانية عن كثب. قد يتطلب الأمر موارد إضافية، وأتأكد من أن هذا لا يستنزف ميزانيتي.
- التعلم والتحسين – بعد الجهد المبذول، أتراجع خطوة إلى الوراء لتقييم ما نجح وما لم ينجح. يساعدني التعلم من هذه التجارب في ضبط استراتيجياتي للتعامل مع الانهيار في المشاريع المستقبلية.
- احتفل بالإنجازات – كل فوز، سواء كان كبيرًا أو صغيرًا، يستحق التصفيق. إن الاحتفال بالإنجازات يحافظ على تحفيز الفريق ويرفع الروح المعنوية لتكرار ذلك.
كيف يجعل مدير المشروع تعطل المشروع أسهل
باعتبارك مدير مشروع، تقع على عاتقك مسؤولية تتبع كيفية تخصيص مواردك وما إذا كانت هناك حاجة إلى “التوقف عن العمل”. إذا كان جدولك الزمني منخفضًا، فإن التوقف عن العمل بكفاءة سيوفر عليك الكثير ويسلم ما هو متوقع في الوقت المحدد.
فيما يلي أفضل الاستراتيجيات التي أقترح عليك أخذها في الاعتبار. - تتبع تكاليف الموارد
لتتبع تخصيص الموارد على الفور، يمكنك استخدام أدوات إدارة الموارد لتتبع التكاليف بكفاءة. ويشمل ذلك تكاليف العمالة، أو استئجار المعدات، أو النفقات الأخرى المتكبدة بسبب الوتيرة المتسارعة.
يمكنك إنشاء نظام واضح يحتوي على فئات لأنواع مختلفة من التكاليف وتحديثه بانتظام بالنفقات الفعلية. يمكنك إنشاء تقارير لتحليل اتجاهات التكاليف والتباينات والتوقعات، ودمج تتبع التكاليف بسلاسة في إدارة المشروع الشاملة لاتخاذ قرارات مستنيرة. - استخدم مخطط جانت لجدولة الموارد والمهام
يمكنك استخدام مخطط جانت الخاص بالمشروع لجدولة مواردك دون عناء. فهو يساعدك على تحديد المهام الرئيسية التي تؤثر على الجدول الزمني للمشروع وتخصيص الموارد وفقًا لذلك. ومن خلال رؤية كيفية اعتماد المهام على بعضها البعض، وجداولها الزمنية، يمكنك تحديد المكان الذي قد تحتاج فيه إلى المزيد من الموارد أو الجهد لتسريع الأمور. اضبط مخطط جانت أثناء تقدمك لمعرفة كيفية تأثير التغييرات على الجدول الزمني الإجمالي، حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة. - تحقيق التوازن بين أعباء العمل على فريقك لضمان تعطل المشروع بكفاءة
عند تعطل مشروع ما، يجب عليك تقييم عبء العمل الحالي للفريق وإعادة توزيع المهام بشكل استراتيجي. يجب عليك تفويض المهام بكفاءة أكبر، مع ضمان عدم إرهاق أي شخص أثناء الوفاء بالمواعيد النهائية.
من خلال موازنة أعباء العمل، يمكنك منع الإرهاق والحفاظ على الإنتاجية. يمكنك الاستفادة من نقاط قوة الفريق والتدريب المتبادل لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة لتسريع العمل.
خاتمة
في وجهة نظري، فإن انهيار المشروع بعد سنوات من التعامل مع المشاريع ليس خطوة سلبية بل استراتيجية ذكية في إدارة المشاريع. إنه مثل إيجاد التوازن الصحيح بين السرعة والجودة. يتعلق الأمر بإنجاز الأمور بشكل أسرع دون إفساد النتائج الرئيسية للمشروع وأهدافه. لا يتعلق انهيار المشروع في إدارة المشاريع بالسرعة فحسب؛ بل إنه وسيلة لتلبية المواعيد النهائية الصعبة وإرضاء العملاء واغتنام فرص السوق ضمن ميزانيتنا المحددة.
الأسئلة الشائعة - ما هي قواعد الاصطدام؟
تتضمن قواعد فشل المشاريع فهم المسار الحرج، وإعطاء الأولوية للمهام بشكل فعال، وتقسيم المهام للتنفيذ القابل للإدارة، وتعزيز التواصل القوي بين الفريق، وتحسين تخصيص الموارد، وإدارة الوقت بكفاءة، والقدرة على التكيف مع التغييرات غير المتوقعة، والاستفادة من التكنولوجيا، ومراقبة التكاليف بيقظة، والتعلم المستمر، والاعتراف بالإنجازات. - ما هي الأسباب الخمسة الشائعة لتعطل المشروع؟
تشمل الأسباب الشائعة المواعيد النهائية الصارمة للتغلب على المنافسين، وتلبية توقعات العملاء، واغتنام الفرص السوقية، وإدارة قيود الميزانية، والحفاظ على الميزة التنافسية. - ما هي عيوب تعطل المشروع؟
قد تشمل عيوب تعطل المشروع انخفاض الجودة بسبب العمل المتسرع، وزيادة تكاليف المشروع مع الموارد الإضافية، وزيادة خطر الأخطاء أو إعادة العمل، وانخفاض معنويات الفريق بسبب الضغط، والأضرار المحتملة للعلاقات طويلة الأمد مع أصحاب المصلحة إذا طغت الجداول الزمنية على الجودة. من الأهمية بمكان تحقيق التوازن بين الحاجة إلى السرعة والحفاظ على سلامة المشروع. - ما هي الخطوات الأربع لفشل المشروع؟
يتضمن انهيار المشروع تقييم الموقف، وتحديد المهام الحرجة، والتحقق من الموارد، ووزن المخاطر مقابل الفوائد، والتواصل مع الفريق، والتفكير في التكاليف، وتنفيذ خطة منقحة، ومراقبة التقدم، والتفكير، والاحتفال بالإنجازات.
