تعزيز فعالية مكتب إدارة المشاريع من خلال إعادة تعريف المساءلة

“نحن بحاجة إلى تطوير ثقافة المساءلة!”
إنها صرخة حاشدة تُسمع في مكاتب إدارة المشاريع في جميع أنحاء العالم، وغالبًا ما تُقال باقتناع جاد وإيماءة موافقة من الغرفة. لكن فهمك للمساءلة قد يعيق نجاح فريقك.
دعنا نعيد تعريف المساءلة على أنها التقييم غير الأناني للنتائج.
هذا التعريف يقلب النص. لقد اختفى اللوم والعقاب وتوجيه أصابع الاتهام – وهي الأشياء التي تجعل معظم الناس يشعرون بالغثيان عندما يسمعون كلمة “المساءلة”. ليحل محلها؟ أداة قوية للنمو والتحسين المستمر.
لا يتعلق الأمر بإعفاء الناس من المسؤولية. بل يتعلق الأمر بخلق بيئة يقوم فيها الناس بتشريح ما نجح وما لم ينجح ولماذا. يتعلق الأمر بتعزيز ثقافة تكون فيها المساءلة هي الدافع للتعلم وليس الخوف.
إذن، كيف نبني ثقافة المساءلة الحقيقية هذه؟ فيما يلي بعض الممارسات التي يمكن أن تحول مكتب إدارة المشاريع الخاص بك من لعبة إلقاء اللوم إلى قوة تعلم:
1. تبنَّ الملاحظات المتكررة التي لا تعرف الخوف
لقد سمعت عن مراجعات ما بعد العمل (AARs)، وهي جلسات المراجعة الشاملة بعد المشاريع الكبرى. ولكن لماذا تنتظر المراحل الكبرى لتتعلم؟
أدخل مراجعات ما بعد العمل المصغرة. يمكن أن تحدث هذه المراجعات السريعة والمنتظمة بعد أي شيء – اجتماع، أو إنجاز، أو حتى مكالمة هاتفية. اطرح ثلاثة أسئلة بسيطة: ما الذي توقعنا حدوثه؟ ما الذي حدث بالفعل؟ ما الذي يمكن أن نتعلمه من هذا؟
المفتاح هو التكرار والشمولية. قم بها في كثير من الأحيان، مع الجميع، ولجميع أنواع النتائج – النجاحات والإخفاقات وكل ما بينهما. عندما تكون جزءًا منتظمًا من إيقاعك، فإنها تتوقف عن الارتباط حصريًا بالكشف عن الخطأ الذي حدث. وبدلاً من ذلك، تصبح جزءًا طبيعيًا لا يقدر بثمن من طريقة عمل فريقك، مما يعزز ثقافة التحسين المستمر.
2. الإصرار على السياق الصادق
هل سبق لك أن رأيت تقرير حالة يتغير فيه تاريخ انتهاء المشروع بهدوء دون تفسير؟ هذا هو المعادل لإدارة المشروع في إدارة المشروع للواقع.
اطلب سياقًا صادقًا. هل هذا التاريخ النهائي المتغير؟ يجب أن يكون بجوار الهدف الأصلي مباشرةً. هل فاتك ذلك الإنجاز المهم؟ اعرضه إلى جانب تلك التي أنجزتها.
لا يتعلق الأمر بالتشهير. بل يتعلق الأمر برسم صورة كاملة غير منقوصة. عندما تكتشف، بصفتك قائدًا، سياقًا مفقودًا، لا تفترض سوء النية. استخدمها كلحظة تعليمية. “أيها الفريق، دعونا نتأكد من تضمين الأهداف الأصلية إلى جانب التوقعات الحالية. فهذا يساعدنا جميعًا على فهم رحلة المشروع واتخاذ قرارات أفضل.”
3. نموذج التقييم الذاتي الخالي من الأنانية
هل تريد أن يتبنى فريقك المساءلة؟ أرهم كيف يتم ذلك.
قيّم نتائجك الخاصة أو نتائج قسمك علناً. “لقد فوّتنا أهدافنا للربع الثاني بنسبة 15%. إليكم ما نعتقد أنه حدث، وإليكم ما سنفعله بشكل مختلف في الربع القادم.”
هذا ليس جلداً للذات. إنه يوضح أن المساءلة لا تتعلق بالكمال، بل بالتعلم والتحسين. عندما يقدم القادة هذا السلوك كنموذج يُحتذى به، يصبح من الآمن للجميع أن يحذو حذوهم.
4. تحويل الإخفاقات إلى حكمة تنظيمية
في معظم المؤسسات، يتم إخفاء الإخفاقات تحت البساط بينما يتم استعراض النجاحات. اقلب هذا السيناريو.
عندما يشارك شخص ما فشله علانية وما تعلمه منه، احتفل بهذه الشجاعة. “شكرًا على لفت انتباهنا إلى ذلك يا أليكس. ما تعلمته سيساعدنا جميعًا على تجنب المزالق المماثلة.”
أنشئ جائزة “درس الشهر”. اجعلها مرموقة. شاهد كيف يبدأ الناس بسرعة في التطوع بأفكارهم التي اكتسبوها بشق الأنفس. أنت لا تتعلم فقط من الإخفاقات، بل تحوّلها إلى رصيد استراتيجي.
5. صياغة الأسئلة التي تنير وليس الاستجواب
“هل يمكنك تفسير سبب حدوث ذلك؟ يمكن لهذا السؤال الذي يبدو غير ضار أن يجعل الناس في وضع دفاعي، مما يعيق التواصل المفتوح.
بدلاً من ذلك، جرّب هذه الأسئلة: “كيف تتوافق افتراضاتنا الأولية مع الواقع الذي واجهناه؟ “كيف يمكننا توقع مثل هذه التحديات بشكل أفضل في المستقبل؟ “لو كان بإمكاننا العودة بالزمن إلى الوراء، ما هو القرار الوحيد الذي كنا سنغيره؟
تركز هذه الأسئلة على التعلم وليس اللوم. إنها تدعو إلى التفكير، وليس الدفاع. إنها تنير الطريق إلى الأمام بدلاً من التركيز على أخطاء الماضي.
6. تعزيز السلامة النفسية كأصل استراتيجي
تزدهر المساءلة في الأمان النفسي. ولكن كيف يمكنك خلق ذلك؟
ابدأ بتوضيح أن الهدف هو التعلم وليس العقاب. ثم أثبت ذلك بأفعالك. عندما يتحدث شخص ما عن خطأ أو مصدر قلق، اشكره. تابع أفكارهم. أظهر أن الضعف يكافأ ولا يعاقب.
تذكر أن السلامة النفسية لا تتعلق باللطف. إنه يتعلق بخلق بيئة يمكن فيها التحدث عن الحقائق الصعبة وسماعها. إنها ميزة استراتيجية تسمح لفريقك بالكشف عن المشاكل مبكرًا، والابتكار بجرأة، والتكيف بسرعة.
المردود: من المساءلة إلى الرشاقة
ثقافة المساءلة الحقيقية ليست فقط أكثر متعة – إنها أكثر فعالية. عندما لا يخشى الناس التحدث، تظهر المشاكل في وقت مبكر. عندما تتم مشاركة الدروس بحرية، تصبح المؤسسة بأكملها أكثر مرونة.
ستبدأ في ملاحظة التغييرات تصبح تقارير الحالة أكثر دقة وبصيرة يتم اكتشاف المشاكل في وقت مبكر، عندما يكون من الأسهل حلها يزدهر الابتكار عندما يشعر الناس بالأمان للتجربة تنمو الثقة، سواء داخل الفريق أو مع أصحاب المصلحة
بناء هذه الثقافة ليس بالأمر السهل. فهو يتطلب جهدًا متواصلًا واستعدادًا لتحدي العادات الراسخة. لكن المردود – مكتب إدارة المشاريع الذي يتعلم ويتكيف وينجز بفعالية متزايدة – يستحق العناء.
لذا، في المرة القادمة التي تميل فيها إلى “تحميل شخص ما المسؤولية”، توقف قليلاً. اسأل نفسك: هل أبحث عن شخص لألومه، أم عن شيء لأتعلمه؟ ستحدد إجابتك ما إذا كانت المساءلة ستصبح السلاح السري لمكتب إدارة المشاريع الخاص بك أو نقطة ضعفه.