تعرّف على أصحاب المصلحة

إدارة أصحاب المصلحة هي واحدة من أهم وظائف إدارة المشاريع. أصحاب المصلحة هم عملاؤنا وقادة المؤسسة وأعضاء فرق المشروع والأشخاص الذين قد لا نعرفهم.
تُعد قدرة مدير المشروع على تحديد أصحاب المصلحة وفهمهم وإشراكهم بفعالية عاملاً رئيسياً للنجاح. فوفقاً لتقرير نبض المهنة لعام 2018 الصادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن ربع المشاريع فقط تحظى بدعم تنفيذي كافٍ، ومن المرجح أن تنجح هذه المشاريع بنسبة 40%.
إدارة أصحاب المصلحة هي عملية مستمرة. في بداية المشروع، يتم إنشاء السجل الأولي لأصحاب المصلحة. ومع ذلك، تستمر عملية تحديد أصحاب المصلحة وتقييمهم وإشراكهم بنشاط طوال فترة المشروع.
تعتمد هذه المقالة على إدارة أصحاب المصلحة: مفتاح نجاح المشروع وتوفر خطوات واضحة لتحديد أصحاب المصلحة وفهمهم. وستقوم مقالة مستقبلية بمشاركة أفضل الممارسات لإشراكهم.
تعريف أصحاب المصلحة
يعرّف معهد إدارة المشاريع أصحاب المصلحة على نطاق واسع بأنهم “الأفراد أو المجموعات أو المنظمات التي قد تؤثر أو تتأثر بنشاط قرار أو نتيجة مشروع أو برنامج أو محفظة.” بعبارة أخرى، قد يكون أي شخص مرتبط بالمشروع بشكل مباشر أو غير مباشر من أصحاب المصلحة.
عند تطوير سجل أصحاب المصلحة في المشروع، فكر على نطاق واسع. قم بتضمين العملاء والقادة التنظيميين والأشخاص والمجموعات المتأثرة بشكل مباشر وغير مباشر بالمشروع.
في مشروع إنشائي، قم بتضمين الجيران والسلطات البلدية والشركات المحلية. في مشروع أشغال عامة كبيرة، فإن سكان تلك الولاية القضائية هم أصحاب المصلحة المحتملين إلى جانب سكان المناطق المجاورة أو حتى البعيدة.
قد يكون من الأسهل تحديد أصحاب المصلحة في المشاريع الداخلية لأن المستخدمين والعمليات التجارية المتأثرة والتطبيقات العليا والنهائية معروفة بشكل عام. قد يكون من الأصعب تحديد أصحاب المصلحة في المشاريع التي تؤثر على أصحاب المصلحة الخارجيين.
تحديد أصحاب المصلحة
يمكن استخدام العديد من الأدوات التكميلية لتحديد أصحاب المصلحة في المشروع. ستساعد كل من هذه الممارسات في ملء أجزاء مختلفة من الصورة.
تعد مراجعة وثائق المشروع مكانًا جيدًا للبدء. يجب أن يفهرس الميثاق المجموعة الأولية من أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل الراعي والعملاء الأساسيين والإدارة العليا. قد تدرج وثائق المتطلبات والنطاق قائمة بالعملاء أو الأطراف المتأثرة. ستحدد وثائق المشتريات والاتفاقيات الأخرى الموردين والشركاء.
قد يكون لدى المؤسسات الناضجة قائمة بأصحاب المصلحة المشتركين الذين يمكن أن يشكلوا أساس العملية ويساعدوا في ضمان الاتساق. يمكن للفرق بعد ذلك مراجعة القائمة وتخصيصها لمشاريعهم الخاصة.
تُعد جلسات العصف الذهني طريقة فعالة لتوليد قوائم سريعة بأصحاب المصلحة المحتملين. يمكن عقد هذه الجلسات مع دوائر مختلفة (على سبيل المثال، فريق المشروع والقادة والعملاء وغيرهم) والتي ستوفر وجهات نظر مختلفة وتضمن قائمة شاملة.
بالنسبة للمشاريع التي تضم أعداداً كبيرة من أصحاب المصلحة، قد يكون من غير العملي وضع قائمة بالأفراد. قد يكون تصنيف أصحاب المصلحة وتطوير شخصيات المستخدمين لتمثيلهم نهجًا أفضل.
لا نريد استبعاد أو تجاهل أصحاب المصلحة المحتملين. لذا، يجب أن تكون القائمة شاملة وطويلة.
تقييم أصحاب المصلحة
نسعى إلى فهم أصحاب المصلحة لدينا لإشراكهم بشكل أكثر فعالية. وسيعتمد تواتر اتصالنا والمواضيع التي نناقشها والجهد الذي نبذله على الاحتياجات الخاصة بأصحاب المصلحة.
هناك العديد من الأدوات التي يمكننا استخدامها لقياس وتقييم أصحاب المصلحة. وبما أن الاحتياجات والاهتمامات والتصورات متغيرة، سنقوم بشكل دوري بمراجعة وتحديث تقييماتنا.
الـ خريطة القوة-المصلحة
خريطة القوة-المصلحة هي أداة قياسية لتصنيف المستوى المطلوب من مشاركة أصحاب المصلحة. يتم تقييم أصحاب المصلحة بناءً على القوة أو التأثير الذي يمارسونه على المشروع ومستوى اهتمامهم. ستحدد هذه الخريطة مستوى المشاركة وتواترها.
المشاركة الفعالة
أصحاب المصلحة الذين يتمتعون بسلطة واهتمام كبيرين هم الأكثر أهمية. بشكل عام، يقع راعي المشروع والإدارة العليا والعملاء الرئيسيين في هذا الربع.
في البداية، يجب أن نفهم اهتماماتهم ومخاوفهم وأهدافهم وتعريفهم للنجاح. أثناء تنفيذ المشروع، يجب أن نلتقي بانتظام مع أصحاب المصلحة هؤلاء لمراقبة تصوراتهم ومستوى مشاركتهم.
يجب على مديري المشروع تطوير علاقة عميقة مع الأفراد في هذه المجموعة. سيساعد فهم أساليب التواصل والتفضيلات والمعلومات الشخصية في بناء هذه العلاقات.
الحفاظ على الرضا
يتمتع أصحاب المصلحة ذوي النفوذ العالي والنفوذ المنخفض بسلطة رسمية؛ لكنهم قد لا يهتمون بنتائج المشروع. غالبًا ما يكون أصحاب المصلحة هؤلاء في منظمات الامتثال أو المنظمات التشغيلية التي لديها متطلبات أو احتياجات محددة. على سبيل المثال، قد تندرج في هذه الفئة الجهات القانونية والمشتريات وأمن المعلومات. ويتمثل اهتمامهم الأساسي في ضمان اتباع المعايير المناسبة.
يجب علينا إشراك أصحاب المصلحة هؤلاء بشكل استباقي في مجالات اهتمامهم. احترام خبراتهم والامتثال لمتطلباتهم.
البقاء على اطلاع
غالبًا ما يكون أصحاب المصلحة ذوي الاهتمام العالي ولكن ذوي القوة المنخفضة هم المتأثرون مباشرة بالمشروع. إذا كنت تقوم ببناء تطبيق، فقد يكونون هم الأشخاص الذين سيستخدمونه. أما إذا كنت تقوم بتوسيع طريق سريع، فقد يكونون هم المسافرون يومياً.
أصحاب المصلحة هؤلاء مهتمون جداً بالمشروع. ولكن، وبشكل فردي، ليس لديهم سلطة تذكر. يمكن أن تزداد قوتهم إذا تم تنظيمهم في مجموعة أو ائتلاف، أو إذا أثروا على أصحاب السلطة الرسمية.
تأثير ضئيل
أولئك الذين يتمتعون بسلطة واهتمام منخفضين هم أصحاب المصلحة. ومع ذلك، فهذه هي المجموعة التي تتطلب أقل قدر من جهدنا واهتمامنا.
مصفوفة تقييم مشاركة أصحاب المصلحة
تساعدنا مصفوفة تقييم مشاركة أصحاب المصلحة (SEAM) على فهم مستويات مشاركة أصحاب المصلحة الحالية والمرغوبة. مستويات المشاركة الـ 4 الشائعة هي
غير مدرك.
لا يدرك أصحاب المصلحة المشروع أو فوائده أو تأثيراته المحتملة.
التأثيرات المحتملة.
مقاوم. لا يوافق صاحب المصلحة على أهداف المشروع.
أهداف المشروع أو لديه تصور غير مواتٍ للمشروع.
محايد.
ليس لدى صاحب المصلحة رأي قوي. قد يكون هذا المستوى من المشاركة كافياً
لبعض أصحاب المصلحة.
داعم. صاحب المصلحة لديه تصور إيجابي عن المشروع.
المشروع.
قيادي.
صاحب المصلحة هو داعم للمشروع.
في حين أن أداة SEAM ومخطط القوة/المصلحة هما أداتان منفصلتان، إلا أنه من المفيد دمج وجهتي النظر. قد يكون من المفيد أيضًا التمييز بين المستويات الدنيا والمستويات المثلى للمشاركة.
في هذا المثال
راعي المشروع داعم للمشروع، ولكن
قد يؤدي تحويله إلى بطل إلى زيادة احتمال نجاح المشروع.
قد يتخذ المدير المتأثر بالمشروع في البداية
اتخاذ موقف محايد، ولكننا نود أن يكون داعمًا على الأقل
وربما يكون بطلاً.
قد يكون من المفيد نقل أصحاب المصلحة في
من مجموعة منخفضة/منخفضة من غير مدركين إلى محايدين لتجنب المفاجآت غير السارة
المفاجآت غير السارة.
قد يكون الموظفون الذين سيستخدمون
قد يقاومون التغيير. في الحد الأدنى، يجب أن يكونوا محايدين
ويفضل أن يكونوا داعمين.
خريطة تأثير أصحاب المصلحة
خريطة تأثير أصحاب المصلحة هي أداة لفهم الترابط بين أصحاب المصلحة. وبصفتنا مديري مشاريع، نريد بناء تحالفات وائتلافات. تساعدنا خريطة التأثير على الاستفادة من هذه العلاقات.
يستغرق بناء خريطة تأثير أصحاب المصلحة وقتاً طويلاً. يمكن لمدير المشروع تطوير الخريطة من خلال مراقبة أصحاب المصلحة والاجتماع بهم. قد تشمل القرائن لفهم التأثير ما يلي:
رسم خطوط السلطة الرسمية;
مراقبة التجمعات الاجتماعية غير الرسمية؛ و
الكشف عن أنماط الدعم في الاجتماعات واتخاذ القرارات.
قد تكون خرائط التأثير ديناميكية. وقد تتغير تحالفات الدعم بناءً على الأحداث الداخلية والخارجية.
سجل أصحاب المصلحة
سجل أصحاب المصلحة هو الأداة الأساسية لإدارة مشاركة أصحاب المصلحة. عادة ما يتم إنشاء السجل كقاعدة بيانات أو جدول بيانات. قد يحتوي سجل أصحاب المصلحة على أقسام “عامة” و”خاصة”. يتضمن القسم العام البيانات المتاحة لأي شخص للاطلاع عليها. القسم الخاص هو المعلومات التي لا ينبغي توزيعها ويستخدمها مدير المشروع فقط.
قد تتضمن المعلومات في القسم العام من السجل ما يلي:
اسم صاحب المصلحة
التصنيف أو مجموعة أصحاب المصلحة
المنصب أو الدور في المشروع
المنصب أو الدور في المؤسسة
معلومات الاتصال
اللجان أو الاجتماعات أو الاتصالات التي يكون
صاحب المصلحة أو يجب أن يتلقاها
المعلومات في القسم الخاص من السجل قد تتضمن
تخطيط السلطة/المصالح
تقييم SEAM-الحالي مقابل المرغوب فيه
رسم خرائط التأثير
أساليب التواصل والتفضيلات
معلومات شخصية للمساعدة في بناء الثقة
الثقة
تحديد وفهم أصحاب المصلحة في المشروع هو الخطوة الأولى لإشراكهم. سيستخدم مديرو المشاريع الناجحون هذه الأدوات لبناء سجل أصحاب المصلحة الأولي بالإضافة إلى تحديثه بشكل دوري.
© 2019، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة بـ Project Management Essentials