تعريف ما تم إنجازه: تقنية فعالة لمواءمة توقعات المشروع

تعريف ما تم إنجازه: تقنية قوية لمواءمة توقعات المشروع
يخبرني زوجي، وهو رسام، أن أصعب مهمة للفنان هي معرفة متى ينتهي عملك. إذا انتهيت مبكراً جداً، فسيكون من الواضح أن القطعة غير مكتملة. لكن الإغراء كبير بنفس القدر للإفراط في الطلاء والإضافة والتعديل على العمل حتى تتضرر الرؤية الأصلية تحت طبقات من الطلاء غير الضروري.
إذا كنت قد تابعت برسيمون لأي فترة من الزمن، فأنت تعلم أننا نؤمن بشدة أن كل فريق يجب أن يفهم “كيف يبدو النجاح” بالنسبة لمشروعه أو مهمته أو اجتماعه أو دوره. ولكن هناك سؤال ثانٍ – وهو نوع من الأسئلة المصاحبة للسؤال الأول – وهو سؤال بالغ الأهمية للفرق التي تعاني من جودة التسليم: “كيف يبدو الإنجاز؟
يحدد السؤال الأول (“كيف يبدو النجاح؟”) النتيجة أو الحالة النهائية التي تريد تحقيقها. أما السؤال الثاني (“كيف يبدو شكل الإنجاز؟”) فيحدد على وجه التحديد ما يجب أن يكون موجودًا حتى يضع الفريق فرشاة الرسم ويعلن النصر. إنه أكثر من مجرد قائمة من المنجزات – إنه يحدد مستوى الاكتمال والجودة الذي يجب أن يكون موجودًا في النهاية.
من التحديات الكبيرة التي تواجه الفنانين معرفة متى يضعون فرشاتهم جانبًا ويعتبرون العمل منتهيًا.
في كثير من الأحيان عندما أقوم بمراجعة جداول المشاريع، أرى مهام أو معالم مسماة بشكل عام؛ على سبيل المثال، “خطة المشروع كاملة”. ولكن ماذا يعني “إكمال” خطة المشروع؟ هل يعني ذلك: تمت صياغة خطة المشروع. تمت صياغة خطة المشروع وتقديمها إلى الجهة (الجهات) المعتمدة. تمت الموافقة على خطة المشروع. تمت الموافقة على خطة المشروع وإرسالها إلى الفريق. تمت الموافقة على خطة المشروع وإبلاغ الفريق بها وإرسالها إلى الفريق وأرشفتها علناً. تتم الموافقة على خطة المشروع وإبلاغ الفريق بها وإرسالها إلى الفريق وأرشفتها علنًا ووضع خطة لإدارة التغييرات التي تطرأ على المستند في المستقبل.
من خلال تجربتنا، عندما لا يتم توضيح “تعريف ما تم إنجازه” لمهمة أو ناتج معين، سيقوم الفريق بإدراج افتراضاته الخاصة حول ما يعنيه الانتهاء – مما يؤدي إلى زيادة سوء الفهم والتعارضات وإعادة العمل المحتمل.
تعريف تقنية “تم إنجازه
يمكن أن تكون تقنية “تعريف ما تم إنجازه” رسمية أو غير رسمية، مثلها مثل “نية القائد”. هناك الكثير من القيمة في كتابة تعريف رسمي لما تم إنجازه لمشروع ما، أو حتى لكل إنجاز عالي المستوى. ويضمن توثيق “تعريف المنجز” أن يكون بمثابة مرجع لاحقًا ويمكن أن يكون تمرينًا مهمًا لالتقاط افتراضات الفريق وتوصيلها.
من ناحية أخرى، فإن تدريب فريقك على السؤال بشكل غير رسمي “كيف يبدو ما تم إنجازه” لمهمة أو هدف معين هو أيضًا وسيلة قوية لمواءمة التوقعات باستمرار، خاصة في بيئة مشروع سريعة التغير.
فيما يلي مثال على “تعريف رسمي مكتوب لما تم إنجازه” على مستوى المشروع. “تمت مراجعة عمليات الصيانة الوقائية الاثنتي عشرة الجديدة (بما يتوافق مع بيان مقاصد المشروع)، وتمت الموافقة عليها ونشرها (أي تمت جدولتها في النظام X)، وتم وضعها في مستودع إدارة المعلومات، وتم إبلاغها وتدريبها للميدان، ويتم استخدامها بنشاط لمدة ثلاثة أشهر قبل إغلاق المشروع.”
لاحظ أن التعريف يستخدم أفعالًا محددة، مثل “تمت الموافقة” و”تم التواصل” و”تم النشر”. وعند الضرورة، يحدد التعريف كذلك كيفية تحقيق هذه الأفعال. على سبيل المثال، يشير التعريف إلى أن المراجعات يجب أن تكون متسقة مع بيان مقاصد المشروع، وأن “تم نشرها” تعني أن العمليات مجدولة في النظام X. في كثير من الأحيان، بدون هذا التعريف، تنتهي الفرق في وقت مبكر جدًا – معلنةً النصر عند نشر العمليات، وتنسى المهام الأساسية للتواصل والتدريب ومراقبة النتيجة النهائية.
إليك مثالاً آخر استخدمته شركة تسويق لتسليم ما يدينون به لأحد العملاء: “تم نشر مدونة عميلنا على موقعه الإلكتروني، وتم تزويدها مسبقًا بعشر منشورات ذات صلة كتبها فريقنا وتفي بجميع توجيهات المحتوى المحددة.”
هذا تعريف أبسط (لأنه ينطبق على ناتج محدد). ولكن بدون هذه التقنية، من الشائع أن يجلب العملاء مثل هذا النوع من العملاء افتراضات مختلفة إلى الطاولة حول موعد اكتمال الناتج. قد يعتقد شخص ما أن المهمة هي ببساطة تصميم المدونة والتأكد من أنها “مباشرة”. قد يعتقد شخص آخر أن هناك حاجة إلى اثنين أو ثلاثة “منشورات أولية”. قد يفهم شخص أكثر خبرة ومعرفة بتحسين محركات البحث أن هناك حاجة إلى حجم أكبر من “المحتوى الأولي”. قد يكون لدى الثلاثة افتراضات مختلفة حول مستوى الجودة المطلوبة لتلك المنشورات. هذا التعريف للإنجاز يوضح كلاً من عدد المنشورات الأولية المطلوبة وإرشادات المحتوى التي يجب أن توجه جودة تلك المنشورات.
هل تحتاج إلى تعريف للإنجاز؟
لاكتشاف ما إذا كان فريقك واضحًا بشأن تعريفه للإنجاز، انظر إلى المراحل الرئيسية في أحدث جدول زمني لمشروعك. هل تستخدم أفعالاً غير محددة مثل “اكتمل” أو “انتهى” أو “تم”؟ بعد ذلك، فكر في اجتماعاتك القليلة الأخيرة مع الفريق. هل يحدث سوء تفاهم بشكل متكرر حول اكتمال أو جودة المخرجات المقدمة؟ إذا كانت الإجابة على هذه الأسئلة بنعم، فقد تستفيد من دمج هذا السؤال – ولو بشكل غير رسمي – في مناقشات فريقك.
كيفية إنشاء تعريفك للإنجاز
ضع في اعتبارك المهمة أو المشروع المطروح. الخطوة الأكثر أهمية في إنشاء تعريف للإنجاز ليس الحصول عليه بشكل صحيح من المرة الأولى، ولكن الحصول على شيء على الورق. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على مشروع لنشر برنامج، يمكنك البدء بـ “يتم إنجاز المشروع عندما يجتاز البرنامج جميع الاختبارات المطلوبة ويكون “مباشرًا” لجميع المستخدمين المستهدفين.”
عظيم! والآن اسأل – إذا كنت سأقوم بإقالة الفريق وإنهاء المشروع عند هذه النقطة، هل سيكون ذلك مقبولاً؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فربما يكون تعريفك للإنجاز مناسبًا. إذا لم يكن الأمر كذلك، اسأل نفسك، ما الذي يجب القيام به أيضًا، أو ما هي المعايير الأخرى التي يجب استيفاؤها.
ربما، في هذا المثال، يجب أيضًا الانتهاء من وثائق التكوين والموافقة عليها وأرشفتها. إذا كان الأمر كذلك، أضف ذلك إلى تعريفك. لاحظ أو قم بالإحالة المرجعية إلى أي معايير يجب استيفاؤها حتى تتم الموافقة على الوثائق.
والآن، استمر في هذا التمرين-سؤال “إذا تم تحقيق كل ذلك، هل يمكنني استبعاد الفريق والانتقال إلى مشروع آخر؟
على مستوى المشروع، قد يتسع تعريفك للإنجاز إلى نصف صفحة أو صفحة أو بيانات نقطية. لا بأس بذلك! يجب أن يكون التعريف الرسمي للإنجاز بسيطًا وسهل القراءة، ولكنه شامل.
جرّب ذلك!
الآن حان دورك. أبقِ هذه النافذة مفتوحة للإلهام، وحاول كتابة تعريفك الخاص لمشروع أو مهمة يعاني منها فريقك. من المهم أن تعتبرها مسودة حتى تقوم بمناقشتها مع أعضاء الفريق الآخرين – يجب أن يكون لجميع اللاعبين الرئيسيين مدخلاتهم، حيث أنه من السهل جدًا أن يفوتك شيء قد يلاحظه أصحاب الخبرة في الموضوع!
إذا كنت ترغب في الحصول على تعليقات على المنتج النهائي، نود منك أن ترسل لنا نسخة عامة (بدون أي معلومات عن الشركة) – سنقوم بالرد عليك بالملاحظات! أرسل إلى: ProjectManagement@ThePersimmonGroup.com