تعرف على كيفية بناء خطة وعملية قوية لإدارة مخاطر المشروع

جميع أعمال المشاريع تنطوي على مخاطر وعدم يقين عندما تبدأ التخطيط لها. عندما تنظر إلى القيمة والربح الذي قد تحققه من المشروع، يجب عليك دائمًا التفكير في جميع المخاطر التي لها احتمالية حدوثها أيضًا. عندما تغفل الشركات عن المخاطر التي قد تحدث، فإنها تواجه مشاكل مثل تجاوز الميزانية أو تجاوز الموعد النهائي. عندما لا تفهم ما هو الخطأ الذي سيحدث في مشروعك، وما الذي سيحدث إذا حدث أي خطأ، فأنت عرضة للمشاكل والفشل بسهولة. وكما يقولون إن الوقاية خير من العلاج، يجب أن تكون مستعدًا دائمًا بالتدابير الوقائية لتجنب المخاطر وأيضًا تدابير التعامل معها عندما لا يسير شيء ما وفقًا للخطة.
ولكن كيف ستكتشف ما هو الخطأ الذي سيحدث؟ وكيف ستكون مستعداً لشيء لا تعرفه في المقام الأول؟ هناك العديد من الطرق لتحديد المخاطر وإدارتها بفعالية بحيث لا يلحق بالمشروع إلا أقل ضرر ممكن. يجب على الشركات تنفيذ خطوات عملية في إدارة المخاطر في إدارة المشاريع لضمان عدم ظهور مخاطر قليلة. يمكن التعامل مع هذه المخاطر بسهولة، مما يجعل عملية تطوير المشروع سلسة.
ما هي إدارة مخاطر المشروع؟
إدارة مخاطر المشروع هي طريقة للتعرف على أي مخاطر أو أوجه قصور أو عيوب أو تعثرات يمكن أن تحدث خلال دورة حياة المشروع وتحليلها وإدارتها أو الاستجابة لها. الهدف الرئيسي من إدارة مخاطر المشروع هو إدارة المشروع بسلاسة، مما يساعد المطورين على تحقيق هدف المشروع. إدارة مخاطر المشروع هي عملية تشارك منذ بداية المشروع أثناء عملية التخطيط. وهي لا تستخدم فقط للرد على المواقف الصعبة التي تحدث أثناء المشروع ولكنها تستخدم أيضًا للاستعداد لجميع المواقف التي قد تحدث أثناء المشروع. تعني المخاطر أي شيء يؤثر على الجدول الزمني للمشروع أو ميزانيته أو أداء الموظفين.
المخاطر هي المواقف المحتملة التي لم تحدث في المشروع ولكن قد يكون لها احتمال كبير لحدوثها أثناء العملية. عندما تصبح المخاطر حقيقة واقعة، يُشار إليها على أنها مشاكل يجب معالجتها. وبالتالي، فإن الهدف الرئيسي من عملية إدارة مخاطر المشروع هو منع المخاطر من أن تصبح مشاكل من خلال الإعداد والتخطيط والاستجابة للمشاكل التي تحدث. تنطوي عملية إدارة مخاطر المشروع على التعرف على المخاطر التي قد تؤثر على المشروع وتقييمها ومنعها من تحقيق النتائج المرجوة. يتضمن دور مدير المشروع إدارة المخاطر أثناء المشروع. وبالتالي، يجب أن يكون لدى مدير المشروع فهم أفضل لأهداف المشروع بحيث يمكن تحديد العوائق المحتملة بسهولة.
ما هي أنواع المخاطر المختلفة التي تحدث في المشروع؟
تحدث أنواع مختلفة من المخاطر بانتظام في أي نوع من المشاريع التي تعمل عليها. هذه المخاطر هي:
الجدولة: عندما لا يتم التخطيط للاجتماعات والأحداث وفقًا لذلك، قد تنشأ صراعات بين أعضاء الفريق، مما قد يتسبب في تأخير المشروع. أحد الأسباب الشائعة هو زحف النطاق، والذي يتسبب في تأخير المشاريع من خلال التسبب في مشاكل في الجدولة.
التكلفة: عندما يتم تقدير التكاليف والميزانيات بشكل صحيح، هناك احتمالات لتجاوز الميزانية، مما سيكلف المزيد من المال لتطوير المشروع. كما يمكن أن تتسبب عوامل أخرى، مثل الخطأ في الحساب، في مخاطر تؤثر على عملية تطوير المشروع.
الأداء: عندما تكون مواصفات المشروع غير صحيحة وغير متناسقة، يمكن أن تكون مربكة. يمكن أن يؤثر ذلك على أداء الأعضاء العاملين في المشروع ويتسبب في تأخير المشروع.
بمجرد أن يفهم مديرو المشروع أنواع المخاطر التي قد تحدث في مشروعهم، فقد حان الوقت لتنفيذ الخطوات المختلفة لخطة إدارة مخاطر المشروع للقضاء على المشكلات المحتملة.
خطوات إدارة المخاطر في إدارة المشروع
1. التعرف على المخاطر
لا يمكنك فعل أي شيء حيال المشكلة المحتملة حتى تعرف ما الذي يجب عليك حله، لا يمكنك فعل أي شيء حيال المشكلة المحتملة. أفضل طريقة لتحديد المخاطر في إدارة المشروع هي جمع بيانات جميع المشكلات المحتملة في سجل منفصل يسمى سجل المخاطر. يعد العصف الذهني لجميع المخاطر مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة إحدى طرق اكتشاف المخاطر في المشاريع. قم بتقييم جميع المشاريع المماثلة في الماضي واجمع ما حدث من أخطاء في تلك المشاريع. دوّن جميع المخاطر التي تجمعها في سجل منفصل. يمكنك أيضًا إجراء مقابلات مع الأشخاص الذين عملوا في مشاريع مماثلة وسؤالهم عن المشاكل التي واجهوها عندما عملوا في مشاريع أخرى. عندما تقوم بتحديد المخاطر، قد تجد أن مشكلة واحدة قد تتسبب في العديد من المشاكل؛ وبالتالي، يجب أن يكون هدفك هو إيجاد السبب الجذري. عندما تحل هذه المشكلة الواحدة، فإن جميع المشاكل سوف تتلاشى. استخدم التكنولوجيا لتقييم المخاطر، ولا تغفل أي مخاطر صغيرة يمكن أن تصبح تهديدًا أكبر في المستقبل.
2. تحليل المخاطر
قد تكون الكثير من البيانات التي قمت بجمعها معقدة، وقد لا يكون لها معنى. يجب تصفية جميع البيانات وتحديد جميع المخاطر المحتملة. يمكنك دائمًا استخدام المعلومات السابقة لتحديد المخاطر غير المحتملة، لكن تحليل المخاطر دائمًا ما يكون عملية معقدة. لدى العديد من المؤسسات الكبيرة إطار عمل لتحليل المخاطر. يجب التركيز على بعض الأمور الشائعة مثل منع الدعاوى القضائية المحتملة، والامتثال للتشريعات الجديدة، ومعالجة القضايا التنظيمية، والحد من التعرض والتأثير أثناء مراقبة المخاطر والتحكم فيها. عليك إجراء تحليل كمي ونوعي يؤثر على ميزانية المشروع وجدوله الزمني. هناك الكثير من البرامج المصممة لمساعدة الشركات على تحليل المخاطر ومساعدتها على تجنب أو منع هذه المشاكل المحتملة.
3. ترتيب المخاطر حسب الأولوية
قد تكون هناك مخاطر أكبر ومخاطر أصغر لا يمكن تصنيفها جميعاً بأولوية متساوية. يجب ترتيب هذه المخاطر وفقاً للأولوية من خلال تقييم أيهما أكثر ضرراً على المشروع. أيهما أكثر ضرراً يجب التعامل معها أولاً بعد تلك التي تسبب مخاطر أقل ضرراً على المشروع. عندما يكون لديك قوائم كبيرة من المخاطر، قد لا تركز على الهدف الرئيسي للمشروع وتركز فقط على ما سيحدث من مخاطر للمشروع. إن تصنيف المخاطر إلى مخاطر عالية ومتوسطة ومنخفضة سيساعدك على فهم المخاطر التي يجب أن تركز على منعها بحيث يكون لديك عدد أقل من الأشياء التي يجب عليك التعامل معها.
من خلال وجود مجموعة من المخاطر، يمكنك التخطيط لكيفية التعامل معها واحدة تلو الأخرى دون الشعور بالرهبة. تعامل مع تلك التي تتطلب اهتمامك الفوري، وتلك التي يمكن أن تتسبب في توقف مشروعك. يمكنك أيضًا أن تقضي الكثير من الوقت في حل المخاطر بناءً على مدى أهمية المخاطر التي تشعر بها ومدى تسببها في فشل مشروعك. إذا كان لديك مخاطر صغيرة، والتي لن تؤثر على تقدم المشروع، فمن المستحسن دائمًا قضاء وقت أقل عليها والتركيز على تحسين المشروع.
4. وجود شخص للإشراف على المخاطر
لا يمكن لمدير مشروع واحد أن يخصص الكثير من وقته في عملية إدارة مخاطر المشروع، ويمكنه فقط المساعدة في تقييم مخاطر المشروع وتحديد أولويات المخاطر. عندما تقوم بتقييم المخاطر، يجب عليك أيضًا تعيين شخص محدد للإشراف على المخاطر. سيقوم هذا الشخص بتحديد أي نوع من المخاطر والتنبيه قبل أن تصبح مشكلة أكبر. كما أنه سيعرف أيضًا كيفية حل المخاطر إذا حدثت أثناء عملية المشروع. قم بتعيين الشخص المناسب لهذه المهمة، أي من يكون أكثر مهارة وخبرة ومسؤولية بحيث لا تطرق أي مخاطر بابك. ومع ذلك، كمدير للمشروع، يجب عليك أيضًا تخصيص مخاطر محددة لأعضاء فريق عمل محددين بحيث يتحمل الجميع مسؤولية مشتركة لإدارة مخاطر المشروع ويكون المشروع محميًا بشكل جيد من أي نوع من المخاطر.
5. الاستجابة للمخاطر
عندما تجد مخاطرة قد تضر بالمشروع، يجب عليك استخدام جميع الخطط التي وضعتها أثناء التخطيط لإدارة المخاطر. يعد تقييم ما إذا كانت المخاطرة إيجابية أو سلبية إحدى الخطوات الأولى في الاستجابة للمخاطر. فإذا كان من الممكن استغلال المخاطرة لتحسين المشروع، فهي مخاطرة إيجابية، أما إذا كانت المخاطرة ستضر أكثر مما تنفع، فهي مخاطرة سلبية. قم بوضع خطة لحل كل خطر تجده ووضع استراتيجية مناسبة للقضاء عليه. ناقش مع الشخص المسؤول عن إدارة المخاطر المحددة ونفذ الخطة التي يتم تحديدها.
6. مراقبة المخاطر
أيًا كان الحل الذي قدمته لإدارة المخاطر يجب أن تتم مراقبته ومتابعة تقدمه. سيكون مالك المخاطر مسؤولاً عن تتبع التقدم المحرز، ولكن يجب أن يبقى مدير المشروع على اطلاع دائم على حل المخاطر. يجب أن تتم مراقبة جميع المخاطر التي ينطوي عليها المشروع من قبل مدير المشروع لضمان سير المشروع بسلاسة. حدد اجتماعات مع أصحاب المخاطر وحدد طريقة التواصل مثل الاتصال المرئي أو وجهاً لوجه. يجب أن تتحلى بالشفافية مع الفريق بأكمله حتى يعرف الجميع ما قد يحدث من أخطاء في المشروع. وبهذه الطريقة يمكن للجميع التفكير في طرق أفضل للتعامل مع المخاطر وتحقيق نتائج أفضل للمشروع.
طرق أخرى للتعامل مع المخاطر
تحديد الفرص
يمكن استخدام بعض المخاطر كفرص ولكن التعرف على هذه الفرص في المهام الرئيسية. لنفترض أنك نظمت فعالية أو حفلة موسيقية وحضر عدد من الناس أكثر مما كنت تتوقع. يمكن أن تكون هذه فرصة محتملة لبيع المزيد من التذاكر أو المزيد من المنتجات التي يمكن استخدامها لصالح الشركة. ومن ثم، حدد المخاطر التي يمكن استخدامها كفرصة واستخدمها لتعظيم نتائج مشروعك.
تقدير احتمالية حدوث الخطر وتأثيره
ما هي احتمالات حدوث الخطر على مقياس من 1-5 وكيف سيؤثر على تكلفة المشروع وجودته وفوائده على مقياس من 1-5؟ يمكن أن تساعدك هذه الأسئلة في تحديد أولويات المخاطر التي يجب أن تركز عليها. من المؤكد أن خطرًا بمقياس 5 بمقياس 5 سيؤدي إلى تدمير مشروعك وسيحتاج إلى اهتمام فوري.
الخلاصة
تعد إدارة المخاطر مهمة شاقة حيث لا يمكن لأحد أن يكون متأكدًا بنسبة مائة بالمائة من عدم حدوث بعض المشكلات أثناء عملية إدارة المشروع. إدارة مخاطر المشروع والتحكم فيها هو جهد مستمر يبذله كل فرد في الفريق. يتطلب التحكم في المخاطر وتقييمها خفة الحركة والانضباط لأنه لا يمكن التنبؤ بها. يجب أن يكون مديرو المشروع والفريق على استعداد دائم لقبول التغييرات والتكيف مع البيئات لتقليل مخاطر فشل المشروع. على الرغم من أن خطوات إدارة المخاطر تبدو واضحة، إلا أن قولها أسهل من فعلها في العالم الحقيقي. ومن ثم، فإن استخدام هذه التكتيكات والخطوات لتطوير فكرة حول التعامل مع مشكلة إدارة المخاطر من شأنه أن يساعد في وضع أساس لعملية إدارة المخاطر، وتقدم سبوتو دورات شاملة في إدارة المشاريع لتجهيز الأفراد بشكل أفضل في التعامل مع مخاطر المشروع والتحكم فيها.