تعرف على الخطوات الثماني لعملية إدارة التغيير

التغييرات أمر لا مفر منه في دورة حياة المشروع. ولكن إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح، فإنها ستخلق مخاطر من شأنها أن تؤدي إلى فشل المشروع. لذلك يجب تقييم التغييرات في المشروع وتقييمها وتنفيذها من خلال مجموعة من الأنشطة المنظمة والمخطط لها. وهذا هو نطاق عملية إدارة التغيير، وهو جانب مهم من جوانب إدارة المشروع. هناك 8 خطوات رئيسية لإدارة التغيير في المشروع. في هذه المقالة، سنقوم بمراجعة كل خطوة من هذه الخطوات الثماني، وسنقوم أيضًا بتلخيص هذه العمليات المهمة في 4 خطوات، لتسهيل تعلمها وتذكرها.
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة في PMP.
لمعرفة المزيد عن إدارة التغيير، والتي تعد جزءًا من إدارة تكامل المشروع، فكّر في التسجيل في دورة PMP التي ستوجهك في جميع مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشاريع.
ما هي الخطوات الثمانية لإدارة التغيير؟
والآن، دعنا نستعرض خطوات إدارة التغيير الثماني هذه واحدة تلو الأخرى:
منع السبب الجذري للتغييرات
الخطوة الأولى لإدارة التغيير هي الإجراء الذي يجب اتخاذه ضد التغييرات هو منعها. لأن الكثير من التغييرات تتسبب في الكثير من مشاكل التخطيط والإدارة والتنسيق، وتثبيط عزيمة أعضاء فريق المشروع وما إلى ذلك. لذلك، يجب القضاء على السبب الجذري للتغييرات في إدارة التغيير في المشروع.
تحديد التغيير:
على الرغم من أنك تتخذ جميع الإجراءات الوقائية، إلا أنه من المحتم أن يتلقى مشروعك تغييرات. لذلك في إدارة التغيير، بمجرد تلقي التغيير، يجب تحديده. يتضمن التحديد ما هو سبب التغيير، وما هو الهدف من التغيير، ومن الذي بدأ التغيير وما إلى ذلك.
تقييم التأثيرات:
بعد تحديد التغيير، يتم تقييم آثار التغيير في إدارة التغيير. وتشمل هذه التأثيرات كلاً من منتج المشروع وأداء المشروع أيضاً. على سبيل المثال، قد يجلب التغيير في أحد المتطلبات الحالية للمشروع ميزات إضافية للمنتج النهائي. ولكن، قد يتطلب ذلك تكلفة إضافية بقيمة 100,000 دولار أمريكي ووقت تطوير لمدة شهرين. يجب تحليل هذه الأنواع من التأثيرات في إدارة التغيير.
تقديم طلب التغيير:
بعد تحليل تأثير التغيير، يتم تقديم طلب التغيير. يتم تقديم طلب التغيير بمجرد الانتهاء من تحديد وتحليل الأثر. في الواقع، في إدارة التغيير، يأذن تقديم طلب التغيير بالتغيير رسميًا.
إجراء التحكم المتكامل في التغيير:
تنتمي عملية إجراء مراقبة التغيير المتكاملة إلى مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه من عمليات إدارة تكامل المشروع. بعد أن يتم طلب التغيير رسميًا، أثناء إدارة التغيير، تضمن هذه العملية إجراء تحليل ناجح للتغيير وتقييمه وإذا تمت الموافقة عليه وتنفيذه على التوالي.
هناك 4 خطوات لتنفيذ عملية التحكم في التغيير المتكامل. تقييم التغيير: يتم تحليل أصل طلب التغيير ونطاق التغيير والغرض الرئيسي من التغيير. يتم تقييم آثار التغيير. تحديد خيارات تنفيذ التغيير: يمكن أن تكون هناك بدائل مختلفة لتنفيذ طلب التغيير. تتضمن هذه البدائل بدائل من وجهة نظرك الفنية ومن وجهة نظر إدارة المشروع. والسبب الرئيسي في ذلك هو إيجاد أفضل خيار للتنفيذ الذي سيؤثر على المشروع بأقل قدر ممكن. الموافقة على التغيير أو رفضه: يتم تحليل آثار التغيير من قبل مجلس مراقبة التغيير ومراجعة خيارات تنفيذ التغيير. بناءً على تقييم مجلس مراقبة التغيير، يتم رفض التغيير أو الموافقة عليه. يتم المضي قدماً في تنفيذ طلبات التغيير الموافق عليها فقط. تسجيل التغيير في نظام مراقبة التغيير: بهذه الطريقة، يمكن رؤية تاريخ تقييم طلب التغيير السابق في المستقبل.
ضبط خطة إدارة المشروع ووثائق المشروع وخطوط الأساس:
يرجى ملاحظة أنه لا يتم تنفيذ الخطوات السادسة والسابعة والثامنة من إدارة التغيير إلا إذا تمت الموافقة على التغيير من قبل مجلس مراقبة التغيير. إذا تمت الموافقة على التغيير، يتم تحديث تأثيرات هذا التغيير في خطة إدارة المشروع ووثائق المشروع وخطوط أساس المشروع. على سبيل المثال، إذا كانت هناك حاجة إلى مبلغ إضافي قدره 100,000 دولار أمريكي ووقت تطوير إضافي لمدة شهرين، يتم تحديثها في خط الأساس للمشروع.
إدارة توقعات أصحاب المصلحة:
يمكن القيام بهذه الخطوة من إدارة التغيير من خلال إيصال التغيير إلى أصحاب المصلحة الذين سيتأثرون بالتغيير. سيؤثر التغيير المعتمد على منتج المشروع والخطة الزمنية وخطة التكلفة وما إلى ذلك. لذلك، يجب إبلاغ تأثيرات التغيير والأهداف الجديدة للمشروع إلى أصحاب المصلحة بشكل مناسب بعد الموافقة على التغيير ومراجعة الخطط وفقًا لذلك.
إدارة المشروع وفقاً لخطة إدارة المشروع المنقحة ووثائق المشروع:
هذه هي الخطوة الأخيرة من إدارة التغيير. بعد تنقيح الخطط لتغطية تنفيذ التغيير، يتم تنفيذ الخطة الجديدة المنقحة. سيضمن ذلك التنفيذ الناجح للتغيير أيضًا.
ملخص في 4 خطوات
قد يكون من الصعب تذكر الخطوات الثماني لإجراء التغيير. لذلك، أنشأنا قائمة بـ 4 خطوات تصف عمليات إدارة التغيير. الخطوة الأولى لإدارة التغيير هي تقييم الأثر. عند تلقي التغيير، يجب تقييم كيفية تأثيره على النطاق والمنتج والتكلفة والجدول الزمني وما إلى ذلك. ثم في الخطوة الثانية من إدارة التغيير، يجب إنشاء الخيارات. يجب تقييم عدة بدائل لتنفيذ التغيير. وهذا أمر مهم لتحديد خيار التنفيذ الأقل تأثيراً. بعد تقييم التغيير والتأثيرات وبدائل التنفيذ، يقوم مجلس إدارة التحكم في التغيير إما بقبول التغيير أو رفضه. يمكن تطبيق طلبات التغيير الموافق عليها فقط في إدارة التغيير في المشروع. والخطوة الأخيرة لإدارة التغيير هي الحصول على موافقة العميل. ستؤثر التغييرات على المنتج النهائي للمشروع والميزانية والجدول الزمني وما إلى ذلك. يجب إبلاغ أصحاب المصلحة في المشروع بهذه التحديثات في المشروع على التوالي. لأن معرفة الأهداف المحدثة للمشروع عامل نجاح حاسم.
إن معرفة كيفية إجراء إدارة جيدة للتغيير أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع، ولهذا السبب فهو جزء مهم من اختبار PMP. ويمكنك تقييم معرفتك باستخدام محاكي اختبار PMP، أو يمكنك تحسين مهاراتك من خلال الالتحاق بدورة تدريبية عبر الإنترنت في PMP.