تطبيق PfMP: نصائح وعينة

إذا كنت ممارسًا تنفيذيًا أو ممارسًا رفيع المستوى يدير محفظة من المشاريع والبرامج المتوافقة مع الاستراتيجية المؤسسية ويركز على القيام بالعمل الصحيح، فإن شهادة PfMP هي الخيار المناسب لك. وللحصول على شهادة PfMP، تحتاج إلى استيفاء متطلبات الخبرة واجتياز كل من مراجعة لجنة تطبيق PfMP وامتحان PfMP، وهو عبارة عن 170 سؤالاً متعدد الخيارات.
ما هي شهادة PfMP؟
إدارة المحافظ الرسمية هي الطريقة الأكثر فعالية لتنفيذ المبادرات الاستراتيجية لأنها تسد الفجوة بين الاستراتيجية والتنفيذ. ووفقًا لبحث نبض المهنة لعام 2012 الذي أجريناه في عام 2012، فإن المؤسسات الفعالة في إدارة المحافظ الاستثمارية حققت 62% من المنتجات عائدًا استثماريًا متوقعًا أو تجاوزته.
يعمل مديرو المحافظ على مواءمة المشاريع والبرامج والعمليات مع الأهداف الاستراتيجية، ويستثمرون الموارد في العمل المناسب لتحقيق القيمة المتوقعة.
تشير شهادة محترف إدارة المحافظ (PfMP) إلى كفاءتك المتقدمة في الإدارة المنسقة لمحفظة واحدة أو أكثر لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. المؤسسات التي لديها ممارسات ناضجة في إدارة محافظ المشاريع تنجز 35% أكثر من برامجها بنجاح.
كما أنها تفشل في كثير من الأحيان وتهدر أموالاً أقل وفقًا لتقرير القيادة الفكرية لعام 2015 الصادر عنّا بعنوان “تحقيق الاستراتيجية”: قوة إدارة محافظ المشاريع.
ليس من السهل أن تكون مدير محفظة عمل، فقد يكون العمل كمدير محفظة عمل شاق بالنسبة للكثيرين. ومع ذلك، لا يتطلب مدير المحفظة بالضرورة الحصول على شهادة، ولكن الحصول على شهادة PfMP يمكن أن يمنحك بالتأكيد راتبًا أفضل. مع هذه الشهادة، ستكون قادرًا على التفكير في المحافظ الاستثمارية من جوانب مختلفة، مما يعزز تحليلك العام.
لن يكون اجتياز اختبار PfMP أمراً سهلاً، فهناك بالتأكيد العديد من الأشياء التي يجب أن تعرفها قبل إجراء الاختبار. وهنا، سنناقش كل ما تحتاج إلى معرفته حول امتحان شهادة PfMP. لذلك، وبدون مزيد من اللغط، دعنا ندخل مباشرة في المناقشة الرئيسية.
معهد إدارة المشاريع أو المعروف باسم معهد إدارة المشاريع في الولايات المتحدة هو هيئة اعتماد لامتحان شهادة PfMP. وتعد المنظمة إحدى الجمعيات المهنية الرائدة غير الهادفة للربح، والتي تأسست عام 1969.
قبل الغوص في مزيد من التفاصيل، من الضروري أن نبدأ المناقشة مع هيكل الامتحان لامتحان شهادة PfMP. سيحتوي الامتحان على 170 سؤالاً، وستكون جميعها أسئلة متعددة الاختيارات. من المتوقع أن يكمل المرشحون الامتحان في غضون 4 ساعات.
على الرغم من صعوبة الامتحان، إلا أن الجزء الأكثر تحدياً هو الحصول على الموافقة على طلب شهادة PfMP من اللجنة، فإن صياغة ملخصات تجربة طلب PfMP ليس بالأمر السهل، وسنناقشه لاحقاً في هذه المدونة. للحفاظ على شهادة PfMP، يجب أن تحصل على 60 وحدة تطوير مهني (PDUs) في موضوعات إدارة المحافظ الاستثمارية كل ثلاث سنوات.
تبلغ رسوم الامتحان بالنسبة للأعضاء 800 دولار، بينما عندما يتعلق الأمر بغير الأعضاء، ترتفع رسوم الامتحان قليلاً لتصل إلى 1000 دولار. أفضل ما في هذا الامتحان هو أنه يمكنك إجراء هذا الامتحان حسب ما يناسبك. الامتحان متاح شخصياً فقط، لذا عليك البحث عن مراكز اختبار معتمدة في مدينتك.
من المؤهل للحصول على شهادة PfMP؟
قبل التسجيل للاختبار، من المهم معرفة معايير الأهلية والمتطلبات الأساسية لإجراء اختبار PfMP قبل التسجيل للاختبار. يمكن أن يتأهل نوعان من المرشحين لإجراء هذا الامتحان. يمكنك التأهل لهذا الامتحان إذا كنت حاصلاً على شهادة ثانوية؛ وهذا يعني أنه إذا كنت حاصلاً على شهادة الثانوية العامة أو شهادة جامعية أو ما يعادلها عالمياً، فيمكنك التقدم لهذا الامتحان للحصول على شهادة PfMP.
ومع ذلك، يجب أن تكون لديك خبرة مهنية لا تقل عن 96 شهراً من الخبرة في مجال الأعمال المهنية خلال آخر 15 عاماً. كما ستحتاج أيضاً إلى 84 شهراً من الخبرة في إدارة محفظة المشاريع. أما النوع الثاني من المرشحين المؤهلين للامتحان فهم الحاصلون على شهادة مدتها أربع سنوات.
يمكن أن تكون هذه الشهادة التي تبلغ مدتها أربع سنوات درجة البكالوريوس أو ما يعادلها عالمياً. إذا كنت حاصلاً على شهادة مدتها أربع سنوات، فإن الشيء التالي الذي ستحصل عليه هو 48 شهراً من الخبرة في إدارة محافظ المشاريع، بالإضافة إلى 96 شهراً من الخبرة المطلوبة في مجال الأعمال.
عملية الحصول على شهادة PfMP
الآن بعد أن تعرفت على معايير الأهلية للاختبار إلى جانب المتطلبات الأساسية، عليك أن تعرف العملية الكاملة التي تحتاج إلى اتباعها للحصول على الشهادة باسمك. ستبدأ عملية تقديم طلب الحصول على شهادة PfMP بملء نموذج الطلب الذي ستجده على الموقع الرسمي لمعهد إدارة المشاريع.
وبمجرد أن تقوم بالتقديم، سيستغرق الأمر من ثلاثة إلى خمسة أيام عمل حتى يقوم المعهد بالرد عليك بعد الاطلاع على طلبك. بمجرد أن تتم مراجعة الطلب، سيتم إخطارك؛ وهذا يعني أنه يمكنك دفع رسوم الامتحان، وستبدأ عملية مراجعة اللجنة لطلبك، والتي قد تستغرق ما يصل إلى 60 يوم عمل.
ستظهر لك الآن حالة “مراجعة اللجنة” في طلبك PfMP. بمجرد أن تقوم بالدفع، ستبدأ مرحلة التقييم الأولى، وسيخضع طلبك لعملية “مراجعة اللجنة”. خلال هذا التقييم، تقوم مجموعة من الخبراء المتخصصين بمراجعة الردود التي قدمتها على ملخصات تجربة طلبك في برنامج إدارة المحافظ الاستثمارية PfMP لمجالات إدارة المحافظ الخمسة في الطلب.
لا يتم تقييم أي جزء آخر من طلبك الخاص ببرنامج إدارة المحافظ الاستثمارية في هذه المرحلة الزمنية. قد تستغرق عملية تقديم الطلب ما يصل إلى 60 يومًا حتى تكتمل. وبمجرد اجتيازك لمراجعة اللجنة، ستنتقل إلى التقييم الثاني – اختبار الاعتماد.
إذا تم رفض طلبك في مرحلة مراجعة اللجنة هذه، فسوف تحصل على فرصة واحدة فقط لتعديل الطلب وفقاً لملاحظات لجنة المراجعة. تذكر أنه لا يمكنك تحديث قسم خلفية الحافظة أو قسم الأهداف، يمكنك فقط تحديث ردود ملخص الخبرة في طلبك في برنامج PfMP. ستصلك الرسالة التالية من معهد إدارة المشاريع بمجرد تعديل طلبك وإعادة تقديمه.
بعد أن يجتاز طلبك مراجعة اللجنة، ستتمكن من تحديد موعد لامتحان PfMP في مراكز محددة، وسيتم عرض أسماء المرشحين الذين اجتازوا الامتحانات على الموقع الإلكتروني بعد بضعة أيام من إجراء الامتحانات.
يحتوي امتحان PfMP على 170 سؤالاً متعدد الاختيارات، ولديك 240 دقيقة لإكماله. اطلع على اختبارات PfMP الوهمية التي قمت شخصياً بكتابتها بعد أيام قليلة من اجتيازي اختبار PfMP من المحاولة الأولى. إنها الأقرب في السوق عبر الإنترنت لامتحان PfMP الحقيقي.
إذا كنت مستعدًا تمامًا لخوض الامتحان، فهناك بعض النصائح التي يجب أن تضعها في اعتبارك للحصول على هذه الشهادة بسلاسة. أولاً وقبل كل شيء، ابدأ بمراجعة مخطط محتوى امتحان شهادة معهد إدارة المشاريع. يتوفر المخطط التفصيلي بلغات متعددة بحيث يمكنك الاختيار وفقاً لتفضيلاتك.
قبل إجراء الامتحان، راجع بدقة مواصفات الامتحان ومعيار إدارة المحافظ الاستثمارية. يوصى أيضاً بالاطلاع على دورة تحضيرية للامتحان وأجهزة محاكاة امتحان PfMP عالية الجودة، راجع دورة التحضير لامتحان PfMP.
تطوير تطبيقات PfMP
للحصول على اعتماد PfMP، هناك مستويان من التقييم يجب اجتيازهما للحصول على شهادة PfMP. الأول هو لجنة مراجعة طلبك للحصول على امتحان PfMP، ويتم التقييم الأولي من خلال مراجعة شاملة للطلب حيث تقوم لجنة من مديري الملفات بتقييم خبرتك المهنية بناءً على إجاباتك على ملخصات الخبرة في طلب PfMP المقدمة في الطلب.
ستبدأ طلبك بقسم التعليم الذي حصلت عليه، حيث يجب عليك ملء أعلى مستوى تعليمي حصلت عليه مع جميع التفاصيل المطلوبة (اسم المعهد، وسنوات الدراسة… إلخ). ثم ستنتقل بعد ذلك إلى قسم ملخصات خبرة المحفظة، حيث يجب عليك ملء 48 – 84 شهرًا من الخبرة في إدارة المحفظة بناءً على خلفيتك التعليمية.
يجب أن تمتد كل محفظة على فترة فريدة من نوعها في طلبك، وسيتم احتساب الفترات المتداخلة مرة واحدة فقط. أنصحك بالالتزام بمحفظة واحدة أو اثنتين في طلبك. بالنسبة لكل محفظة، سجل عنوان المحفظة، ولقبك في المحفظة، والمنظمة، ومجال الإبلاغ الوظيفي، والتركيز الأساسي للمنظمة، وعدد مكونات المحفظة، وميزانية المحفظة، وتواريخ البدء والانتهاء، وملخص المحفظة (200-350 كلمة).
ملخص المحفظة هو الجزء الأكثر أهمية في قسم تجربة المحفظة، تحتاج إلى سرد أهداف العمل أو الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. اذكر بوضوح أهداف المحفظة (على سبيل المثال؛ زيادة الإيرادات، تحسين معنويات الموظفين، زيادة رضا العملاء… إلخ).
رؤية المحفظة، والجدول الزمني، والميزانية، والمكونات الرئيسية، وقيمة الفوائد (على سبيل المثال؛ زيادة الإيرادات بنسبة 10%)، وأصحاب المصلحة الرئيسيين. يجب أن يتضمن قسم الخبرة في مجال الأعمال سجلاً لا يقل عن 96 شهراً من الخبرة المهنية في مجال الأعمال، ويمكن أن تتداخل خبرتك في إدارة المحفظة مع الخبرة في مجال الأعمال.
هذا هو الجزء الأكثر تحدياً في استمارة التقديم لامتحان PfMP. بعد ملء الطلب، سيتم مشاركته مع لجنة المراجعة للمراجعة. يجب أن تكون ملخصات الخبرة واضحة وموجزة. لا تستخدم أبداً إجابات من طلبات المرشحين الآخرين.
فيما يلي، أشاركك بعض النصائح التي يجب عليك أخذها بعين الاعتبار أثناء ملء ملخصات الخبرة في طلب التقديم لامتحان PfMP:
يجب أن تكون إجاباتك واضحة وموجزة، ويجب أن تستخدم لغة إنجليزية سليمة ومكتوبة بشكل جيد.
ضع في اعتبارك استخدام تطبيق معالجة النصوص ووظائف التدقيق الإملائي/النحوي لكتابة/كتابة إجاباتك، ثم انسخ والصق ملخصات خبراتك في طلبك. لا تملأ مباشرة في طلب التقديم عبر الإنترنت الخاص بمعهد إدارة المشاريع.
تأكد من تناول جميع عناصر الخيار الذي تحدده لكل ملخص خبرة بوضوح. سيكون لديك خياران لكل مجال من مجالات الاختبار.
من المرجح أن تكون الردود التي تتناول جميع عناصر ملخصات الخبرة بشكل كافٍ من 300-500 كلمة.
سيتم تقديم المعلومات الأساسية للمحفظة المقدمة في قسم الخبرة العملية في طلبك إلى مراجعي اللجنة. لا يتعين عليك تكرار وصف المحفظة في إجاباتك على أسئلة ملخصات خبرة المحفظة.
تذكر أن تقدم أمثلة ذات صلة من خبرتك في إدارة المحفظة توضح لمراجعي اللجنة تطبيق مفاهيم إدارة المحفظة. لا يكفي تكرار أو إعادة صياغة المحتوى مباشرةً من المعايير المنشورة. وبدلاً من ذلك، قدم أمثلة محددة من تجربتك الشخصية كمدير محفظة.
نموذج طلب اختبار PfMP
أثناء ملء استمارة امتحان PfMP، لا تستخدم أبداً إجابات من استمارات مرشحين آخرين، ولا تستخدم الإجابات التي أقدمها أدناه، استخدمها فقط لفهم كيفية ملء استمارة الامتحان لاجتياز مراجعة اللجنة.
المجال 01: الإدارة الاستراتيجية – الخيار أ
تحديد معايير المحفظة وترتيب أولوياتها وتقييم أولويات مكونات المحفظة بناءً على الأهداف والغايات الاستراتيجية للمؤسسة.
عندما كنت مديراً للمحفظة _______، كان هناك الكثير من المشاريع والبرامج والبرامج الفرعية داخل المنظمة. كنت حريصًا على استخدام هذا المخزون من العمل واعتباره نقطة انطلاق لمحفظتي. لقد بدأت بمراجعة وفهم الرؤية والرسالة الكامنة وراء الأهداف والغايات الاستراتيجية التي وضعت محفظتي لتحقيقها.
كما راجعت أيضًا المتغيرات المؤسسية التي ساهمت في تحقيق الأهداف والغايات الاستراتيجية لمحفظتي ودرس ظروف السوق. بعد هذه الدراسات والتحليلات، ومع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المحفظة، تمكنت من تحديد السمات المشتركة للمحفظة.
كما قمت أيضًا بتعيين واصفات رئيسية لكل مكون من مكونات المحفظة لأغراض التصنيف وتسجيل الدرجات – اذكر بعض الواصفات الرئيسية لمكونات محفظتك – قمت بالرجوع إلى سجل الدروس المستفادة كجزء من أصول العملية التنظيمية، وذلك للتحقق من الفئات التي تم استخدامها مع المحافظ السابقة المماثلة، وقررت استخدام الفئات التالية: زيادة الإيرادات، وخفض التكاليف، والتنظيم، ثم قمت بتعيين كل مكون في إحدى هذه الفئات. ثم بدأت بعد ذلك في تسجيل مكونات المحفظة وترتيبها.
لقد فهمت الأهداف والفوائد المتوقعة والأداء، وتمكنت من تحديد المحفظة بناءً على التوجه الاستراتيجي التنظيمي. بعد تحديد المعايير والواصفات والفئات، قمت بتحليل قائمة العمل الحالية، وأوصيت ببعض الإضافات والتعديلات. لقد أوصيت بتعديل برنامجين ومشروع واحد من أجل ملاءمة الأهداف والغايات الاستراتيجية الجديدة، كما أوصيت بإضافة برنامج واحد كبير لسد الفجوة في استراتيجية المحفظة. أضفتُ مشروعين صغيرين للاحتياجات التنظيمية.
حددت معايير مختلفة لتحديد الأولويات لضمان المواءمة الاستراتيجية. ثم قمت بعد ذلك بتقييم أولويات مكونات المحفظة بناءً على الأهداف والغايات الاستراتيجية، من أجل سد الفجوة بين “الوضع الراهن” و”ما هو كائن”.
قمتُ بتحليل التكلفة والفوائد وتحليل الاحتمالات من أجل قياس أولوية كل مكون بشكل كمي. استخدمت نماذج تسجيل الدرجات لتحديد أولويات مكونات المحفظة المتبقية. بالإضافة إلى ذلك، استخدمت الترتيب المرجح لتسجيل مكونات كل فئة، باستخدام 4 معايير.
استُخدمت المعايير والواصفات والفئات ونماذج تسجيل الدرجات التي طورتها سابقًا طوال دورة حياة المحفظة.
المجال 01: الإدارة الاستراتيجية – الخيار ب
إنشاء و/أو تحديث خارطة طريق للمحفظة بناءً على الأهداف والغايات الاستراتيجية للمؤسسة
عندما كنت مديرًا للمحفظة _______، بدأت في تحديد خارطة طريق بسيطة للمحفظة، ثم قمت بتأسيسها بعد التوقيع على ميثاق المحفظة. ونظرًا لأهمية وضع خارطة طريق مناسبة، كنت أتأكد من مواءمتها باستمرار مع الأهداف والغايات الاستراتيجية.
كنت أتأكد من تحديثها بعد كل تغيير استراتيجي في المحفظة. أثناء تطوير خارطة طريق المحفظة، أجريت تحليلاً للاعتماد المتبادل من أجل تحديد التبعيات الداخلية والخارجية – هنا يمكنك ذكر التبعيات التي وجدتها بين مكونات المحفظة-. وباستخدام تحليل التكلفة والعائد وتحليل الأولويات، قمت بتضمين المكونات الرئيسية التي تحقق قيمة لمحفظتي.
حددت المعالم الرئيسية والمخرجات الرئيسية لمكونات المحفظة (أعطِ أمثلة من محفظتك). قمتُ بتضمين خرائط طريق البرامج والمشاريع الرئيسية من مكونات المحفظة لأنها كانت تمثل المعالم الرئيسية لمحفظتي ولها تبعيات كبيرة سواء كانت داخلية أو خارجية.
وكجزء من عملية تطوير المحفظة، حرصت على إظهار مواءمة مكونات محفظتي مع الأهداف والغايات الاستراتيجية باستخدام تحليل الأولويات. من أجل تحديد أولويات مكونات محفظتي، استخدمت نموذج تحديد الأولويات الذي كان جزءًا من الخطة الاستراتيجية للمحفظة لبناء معايير تحديد الأولويات.
قمت بتحديث خارطة الطريق بشكل مستمر للتحقق من صحة الإنجازات والتحديات والتغييرات على مستوى المخاطر، واستخدمت خارطة الطريق مع الإدارة التنفيذية في مكالماتنا واجتماعاتنا لقياس الأداء. واستخدمت خارطة الطريق كذلك لتوصيل الصلة بين الاستراتيجية والأهداف التنظيمية وإدارة المحفظة.
المجال 02: الحوكمة – الخيار أ
تحديد وتنفيذ إطار عمل الحوكمة للمحفظة و/أو مكونات المحفظة.
عندما كنت مديرًا للمحفظة _______، كانت محفظتي متنوعة بشدة مع الإدارة التنفيذية متعددة المستويات التنظيمية وأصحاب المصلحة الرئيسيين، بالإضافة إلى فرق تنفيذ المحفظة. ولذلك، كان من الضروري لنجاح المحفظة أن يكون هناك هيكل حوكمة واضح المعالم لنجاح المحفظة.
أجريت 13 اجتماعاً ومجموعات تركيز مع أصحاب المصلحة الرئيسيين من أجل تحديد أدوارهم واهتماماتهم وتأثيرهم على المحفظة. أجريت اجتماعات إضافية لتغطية جميع مستويات إدارة المحفظة. حددت الأدوار والمسؤوليات وعمليات التصعيد من أجل تجنب أي تضارب في الصلاحيات، وقمت بذلك باستخدام مصفوفة RACI.
تأكدت من أن إطار الحوكمة المصمم يغطي عملية اتخاذ القرار وعملية التصعيد على جميع المستويات، بما في ذلك الرئيس التنفيذي ومدير العمليات ومدير المعلومات والمديرين التنفيذيين والمديرين الوظيفيين والتشغيليين. قمتُ بتحديد معايير النجاح ومعايير بدء المكوّنات وإغلاقها، بالإضافة إلى عمليات التواصل.
قمتُ بإعداد اجتماعات حوكمة منتظمة نصف أسبوعية وشهرية لتقييم التغييرات ومراجعتها، وكانت بعض هذه الاجتماعات افتراضية بسبب عدم وجود جميع الهيئات الإدارية في نفس الموقع الفعلي.
قمتُ بوضع الجدول الزمني لاجتماعات مراجعة بوابة المرحلة التي فرضت حضور أصحاب المصلحة الرئيسيين بما في ذلك أعضاء مجلس الحوكمة. بعد ذلك، أوصيت بإطار العمل إلى مجلس الحوكمة لمراجعته والموافقة عليه، وتمت الموافقة عليه من المرة الأولى.
لقد حرصت على اتخاذ مقاييس الأداء على مستوى المكونات، ثم تم تجميعها لعرضها على مجلس الحوكمة لاتخاذ القرارات وقرارات عدم التنفيذ.
في إطار الحوكمة، حددت بوضوح الأدوار والمسؤوليات لأدوار محددة مثل رعاة المحفظة ومديري المحفظة/البرنامج/المشروع والهيئات الإدارية. لقد قمت بتأسيس وتكييف سلطات ومسؤوليات وقواعد اتخاذ القرار لإدارة التقدم على أساس مخاطر المحفظة.
المجال 02: الحوكمة – الخيار ب
قمت بتنفيذ وتعزيز جوانب الحوكمة في خطة إدارة المحفظة دعماً لأهداف وغايات المحفظة.
عندما كنت مديرًا للمحفظة _______، ومع الأهمية الاستراتيجية والحاجة إلى وجود جانب حوكمة لكل برنامج وليس لكل مشروع للتمكن من تحسين المراقبة بنهج كلي، قمت بتصميم لجنتين توجيهيتين.
الأولى للإدارة التي تغطي التفاصيل الإجمالية، والتي قمت بجدولتها مرتين شهريًا. أثر مستوى الحوكمة هذا على خطط متعددة: 1. جانب الحوكمة في خطة إدارة الاتصالات: أخذت في الاعتبار احتياجات إعداد التقارير وتواتر التواصل لأعضاء هذه اللجنة في هذه الخطة.
حيث استهدفت تقارير لوحة المتابعة 4 خطوط أساس: النفقات حتى تاريخه، والانحراف عن الميزانية، والتقدم المحرز في الجدول الزمني، والتقدم المحرز في التسليم. كان يجب أن تكون هذه التقارير متاحة بسهولة مع نافذة تحديث على مدار 24 ساعة. وقد سمح ذلك بالحفاظ على المواءمة مع خارطة الطريق الأساسية لجميع المراحل الرئيسية. 2. جانب الحوكمة من خطة إدارة الجودة: مع ملاحظة حجم المحفظة والجدول الزمني الضيق لمراحل رئيسية متعددة، كانت هناك مخاوف في البداية بشأن المساس بجودة وسلامة عمليات التسليم.
أضفت 3 عمليات تدقيق للمراحل الرئيسية لمشاريع إدارة المرافق وإدارة الإيجارات، بالإضافة إلى عمليات تدقيق الملاحظات مع قوائم تدقيق مصممة في نهاية كل مرحلة من مراحل قطاع التطوير للمبادرات العقارية. تمت مشاركة التقارير مع اللجنة التوجيهية للموافقات المرحلية كجزء من جدول اجتماعات الحوكمة في خطة الحوكمة. 3. جانب الحوكمة في خطة إدارة الأداء: قمت بتكييف ذلك مع الموافقات المطلوبة وعدد التقارير التي يجب إبلاغها.
وقد أثر ذلك على الأداء العام بإضافة عبء إضافي على الموارد والتأخيرات الناجمة عن إجراء عمليات التدقيق قبل التوقيعات. وهو ما عالجته مع عتبات الأداء للتحقق من صحة الاستمرار كجزء من موافقات اللجنتين التوجيهيتين.
المجال 03: أداء المحفظة – الخيار أ
إدارة أداء المحفظة لتحسين فعالية المحفظة وكفاءتها (قد يشمل ذلك استخدام الموارد، وتعزيز الإيرادات، وخفض النفقات).
عندما كنت مديرًا للمحفظة _______، كنت مدركًا لأهمية إدارة أداء المحفظة. لقد بدأت المحفظة باجتماع مع راعي المحفظة وأصحاب المصلحة الرئيسيين والمديرين التنفيذيين للتعرف على عوامل النجاح لتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). وقد تم ذلك من خلال عقد اجتماع واحد مع الجهة الراعية للمحفظة وورشتي عمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والمديرين التنفيذيين.
ثم قمت بعد ذلك بوضع مقاييس أداء أخرى من خلال الاجتماع مع الأقسام الوظيفية الأخرى ومديري البرامج والمشاريع، بالإضافة إلى الخبراء المتخصصين. وتمثلت بعض مؤشرات الأداء الرئيسية هذه في زيادة إيرادات المحفظة، والعائد على الاستثمار، ودرجة المواءمة الاستراتيجية، واستهلاك الموارد.
حرصت على أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية المطورة متوافقة مع الاستراتيجية والأهداف التنظيمية. لقد اتبعت نهجًا تصاعديًا أثناء تطوير المقاييس، من خلال البدء بمستوى المكوّنات ثم التجميع حتى مستوى المحفظة.
في محفظتي، كانت هناك حاجة واضحة لتطوير إطار عمل لقياس القيمة، نظرًا لتعقيد المحفظة والعدد الكبير من أصحاب المصلحة. وتم استخدام هذا الإطار لدعم عملية اتخاذ القرارات في مجلس الإدارة. ثم عملت على توحيد تقارير الأداء التي كان يصدرها مديرو المكونات.
وفي جميع أنحاء المحفظة، قمتُ بقياس أداء المحفظة وتقييمه باستمرار مقابل المقاييس لضمان استمرارية مكونات المحفظة. ونتيجةً لذلك، تم إنهاء المكونات غير المفيدة (أعطِ بعض الأمثلة).
وباستخدام تحليل السيناريوهات، درست باستمرار السيناريوهات المختلفة لتخصيص الموارد من أجل إيجاد أفضل طريقة. تم استخدام نظام معلومات إدارة المشاريع في محفظتي من أجل جمع وتحليل وإنشاء التقارير ذات الصلة. كنت أجري إعادة موازنة مستمرة للموارد لإدارة العرض والطلب.
كانت هناك حاجة إلى مورد نادر من قبل برنامجين في نفس الوقت، وقمت بإعطاء الأولوية لكلا البرنامجين وتخصيص المورد للبرنامج (س) الذي كان شرطًا أساسيًا لمشاريع متعددة.
راقبت باستمرار مزيج مكونات المحفظة واستخدمت مخططات بيانية من أجل رؤية استهلاك الموارد للمكونات ذات الأهمية العالية بشكل مرئي.
المجال 03: أداء المحفظة – الخيار ب
تقييم التقدم المستمر نحو تحقيق أهداف العمل أو الأهداف الاستراتيجية من خلال قياس قيمة المحفظة
عندما كنت أعمل مديرًا للمحفظة _______، ونظرًا لأهمية إدارة أداء المحفظة بشكل صحيح، كنت حريصًا على تقييم الأداء بشكل مستمر من أجل إظهار حالة المحفظة لأصحاب المصلحة الرئيسيين والهيئات الإدارية. لقد بدأت المحفظة باجتماع مع راعي المحفظة وأصحاب المصلحة الرئيسيين والمديرين التنفيذيين للتعرف على عوامل النجاح لتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
وقد تم ذلك من خلال عقد اجتماع واحد مع الجهة الراعية للمحفظة وورشتي عمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والمديرين التنفيذيين. وتمثلت بعض مؤشرات الأداء الرئيسية هذه في زيادة إيرادات المحفظة، والعائد على الاستثمار، ودرجة المواءمة الاستراتيجية، واستهلاك الموارد. حرصت على أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية المطورة متوافقة مع الاستراتيجية والأهداف التنظيمية.
في محفظتي، كانت هناك حاجة واضحة لتطوير إطار عمل لقياس القيمة، نظرًا لتعقيد المحفظة والعدد الكبير من أصحاب المصلحة. تم استخدام هذا الإطار لدعم عملية اتخاذ القرارات في مجلس الإدارة. ثم عملت على توحيد تقارير الأداء التي كان يصدرها مديرو المكونات.
جمعتُ باستمرار بيانات الأداء من خلال تقارير الحالة (النطاق والتكلفة والوقت) من مكونات المحفظة، وقمتُ بتحليل البيانات المجمعة وتجميعها باستخدام نهج تصاعدي لحساب مقاييس أداء المحفظة.
قمتُ باستمرار بتقييم وقياس المخاطر المرتبطة بمقاييس أداء المحفظة من أجل الحفاظ على توافقها مع قدرة المؤسسة على تحمل المخاطر.
استخدمت خارطة الطريق في هذه العملية لمتابعة التأخيرات وتأثيرها على المحفظة. كانت التأخيرات الرئيسية بسبب ندرة الموارد.
لقد راقبت باستمرار مزيج مكونات المحفظة واستخدمت مخططات بيانية من أجل رؤية استهلاك الموارد للمكونات ذات الأهمية العالية بشكل مرئي. بعد كل تغيير يؤثر على المحفظة، اجتمعتُ مع أصحاب المصلحة المعنيين لتقييم المعايير وتحديثها وفقًا لذلك (أعطِ مثالاً على التغيير).
قمت بقياس مساهمة كل مكون في القيمة الإجمالية للمحفظة وتسلسل مكونات المحفظة نحو تحقيق القيمة المتوقعة وتحقيق الأهداف والغايات الاستراتيجية.
المجال 04: إدارة مخاطر المحفظة – الخيار أ
تحديد و/أو تعزيز استراتيجية مخاطر المحفظة، بما في ذلك درجة تحمل المخاطر وعتباتها، بناءً على أهداف المحفظة وغاياتها
عندما كنت مديرًا للمحفظة _______، أوليت اهتمامًا خاصًا لأنشطة إدارة المخاطر نظرًا لأهميتها، فقد كانت محفظتي تتمتع بترابط وثيق بين أربعة من مكوناتها الرئيسية (أعط أمثلة على مكونات محفظتك).
وقد تطلب ذلك وضع خطة واسعة النطاق لإدارة مخاطر المحفظة من أجل الحد من أحداث المخاطر السلبية التي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على تقدم المحفظة. وتضمنت خطة إدارة المخاطر التي قمت بتطويرها أدوار ومسؤوليات المخاطر داخل المحفظة، وتفاوتات المخاطر، ومعايير الاحتمالية والتأثير. حددت تواتر أو تنفيذ أنشطة إدارة المخاطر من أجل الحفاظ على حالة جيدة للمخاطر في المحفظة مع الحفاظ على التوافق مع أهداف المحفظة وغاياتها
لقد بدأت أنشطة إدارة المخاطر من خلال تحديد استراتيجية مخاطر المحفظة بهدف رئيسي يتمثل في الحفاظ على مستويات المخاطر ضمن النطاق المقبول والمواءمة مع الأهداف والغايات الاستراتيجية للمحفظة. أثناء تطوير استراتيجية المخاطر، وضعت نقطتين في الاعتبار، وهما تقليل تأثير واحتمالية وقوع أحداث المخاطر السلبية، وزيادة احتمالية أو تأثير أحداث المخاطر الإيجابية (أعط أمثلة على أحداث المخاطر الإيجابية والسلبية في محفظتك). قمتُ بتحليل معياري لمقارنة أدائنا الحالي بالمنافسين في السوق للتأكد من أننا نسير على الطريق الصحيح.
أجريت 6 اجتماعات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين وراعي المحفظة لجمع المعلومات حول مخاطر المحفظة، ثم أضفت هذه المعلومات إلى سجل مخاطر المحفظة الذي كان عبارة عن جدول بيانات بسيط يتضمن اسم الخطر، ومالك المخاطر، ومحفز المخاطر، وخطة الاستجابة المحتملة.
بالنسبة لكل خطر تم تحديده في سجل المخاطر، قمت باستشارة أصحاب المصلحة المعنيين والخبراء المختصين لتحديد مدى تحمل المخاطر وخطة الاستجابة للمخاطر. بعد تحديد المخاطر، أجريت تحليلاً للمخاطر باستخدام بعض تقنيات التحليل النوعي والكمي.
قمتُ بتحديد احتمالية وتأثير كل خطر تم تحديده بدعم من الشركات الصغيرة والمتوسطة والدروس المستفادة من المحافظ المماثلة السابقة، ونتيجة لذلك، قمتُ بوضع قائمة مراقبة المحفظة التي تضمنت المخاطر ذات الاحتمالية المنخفضة والتأثير المنخفض للمراقبة المستقبلية.
وطوال دورة حياة المحفظة، قمتُ بمراقبة مخاطر المحفظة بشكل مستمر، وأجريت تحليلاً يتعلق بتوافر الميزانية من أجل تقييم التغييرات في المحفظة وتأثيرها على مخاطر المحفظة. كما قمت بتحديث سجل المخاطر بشكل مستمر لاستنباط الوضع الحالي لكل خطر مما دعم عملية اتخاذ القرار في مجلس الإدارة.
المجال 04: إدارة مخاطر المحفظة – الخيار ب
تمكين المنظمة من الاستفادة من الفرص أو إدارة التهديدات بناءً على عمليات و/أو أساليب و/أو تقنيات إدارة مخاطر المحفظة
عندما كنت مديرًا للمحفظة _______، أوليت اهتمامًا خاصًا لأنشطة إدارة المخاطر نظرًا لأهميتها، فقد كانت محفظتي تتمتع بترابط وثيق بين أربعة من مكوناتها الرئيسية (أعط أمثلة على مكونات محفظتك).
وقد تطلب ذلك وضع خطة واسعة النطاق لإدارة مخاطر المحفظة من أجل الحد من أحداث المخاطر السلبية التي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على تقدم المحفظة. وتضمنت خطة إدارة المخاطر التي قمت بتطويرها أدوار ومسؤوليات المخاطر داخل المحفظة، وتفاوتات المخاطر، ومعايير الاحتمالية والتأثير.
حددت تواتر أو تنفيذ أنشطة إدارة المخاطر من أجل الحفاظ على حالة جيدة للمخاطر في المحفظة مع الحفاظ على التوافق مع أهداف المحفظة وغاياتها
لقد بدأت أنشطة إدارة المخاطر من خلال تحديد استراتيجية مخاطر المحفظة بهدف رئيسي يتمثل في الحفاظ على مستويات المخاطر ضمن النطاق المقبول والمواءمة مع الأهداف والغايات الاستراتيجية للمحفظة. أثناء تطوير استراتيجية المخاطر، وضعت نقطتين في الاعتبار، وهما تقليل تأثير واحتمالية وقوع أحداث المخاطر السلبية، وزيادة احتمالية أو تأثير أحداث المخاطر الإيجابية (أعط أمثلة على أحداث المخاطر الإيجابية والسلبية في محفظتك).
قمتُ بتحليل معياري لمقارنة أدائنا الحالي بالمنافسين في السوق للتأكد من أننا نسير على الطريق الصحيح. كما أجريت أيضًا تحليلًا لأبحاث السوق حيث ادعى أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين أن أحد المنافسين لديه منتج أفضل من منتجنا، ثم أكدت لصاحب المصلحة أننا نبني منتجًا من أفضل المنتجات.
قمتُ بمراقبة مخاطر المحفظة باستمرار، وأجريت تحليلاً يتعلق بتوافر الميزانية وتباين الأداء من أجل تقييم التغييرات في المحفظة وتأثيرها على مخاطر المحفظة.
واصلت تحديث سجل المخاطر طوال دورة حياة المحفظة من خلال إزالة مخاطر العقبات وإضافة مخاطر جديدة. بالنسبة لكل خطر تمت إضافته، استخدمت مخططات تورنيدو لتقييم وتحديد تأثير المخاطر على المحفظة وتحديث سجل المخاطر بالنتائج.
قمتُ بإجراء محاكاة مونت كارلو في عدة مناسبات من أجل المساعدة في تصور تأثير المخاطر على المحفظة وتوقع أرقام تأثير المخاطر على محفظتي. كان هذا دعمًا كبيرًا لأهداف المحفظة وغاياتها.
المجال 05: إدارة اتصالات المحفظة – الخيار أ
تطوير و/أو تحديث استراتيجية اتصالات المحفظة لدعم اتخاذ القرارات الفعالة وتحقيق أهداف وغايات المحفظة
عندما كنت مديراً للمحفظة _______، بدأت المحفظة باستراتيجية اتصالات أولية ولكن واجهت تحولاً مفاجئاً بعد شهرين بسبب جائحة كوفيد-19. لقد توقعت في البداية استراتيجية مؤقتة لمدة 4 أشهر، لكنني احتجت بعد ذلك إلى تحديث الاستراتيجية الأولية مع العلم أن الوضع أصبح دائمًا. فيما يلي التحديثات الرئيسية التي أوصيت بها على استراتيجية التواصل: أضفت العجز الافتراضي كمخاطرة تواصل لأن لدينا عاملين في الموقع معظمهم من العاملين في التواصل المباشر ويحتاجون إلى تفاعلات ومتابعة مباشرة.
أضفتُ الخطر تحت فئة التواصل في سجل المخاطر وخففت من حدته من خلال التدقيق اليومي لكبار المسؤولين بعد ساعات العمل والسماح للعاملين بالاشتراك في حزم البيانات مجانًا لتغطية مكالمات الفيديو اليومية اللازمة حيث يمكن للطرفين تصور المشكلة.
لقد قمت بتحديث مسارات اتخاذ القرار لتقليل التفاعلات كجزء من الاجتماعات الافتراضية. على سبيل المثال، صُممت اللجنة التوجيهية لتضم مديري الأقسام والمدير المالي ومدير الميزانية ومدير الائتمان إلى جانب مديري المشاريع.
وترتب على ذلك مشكلة في التفاعلات عن بُعد، حيث أصبحت الاتصالات المباشرة أسهل بطبيعتها. قمت بتقسيم اللجنة التوجيهية إلى مستويات حيث كان كل مستوى يهتم بالقرار ذي الصلة. على سبيل المثال، كانت القرارات المتعلقة بالميزانية يتم تمريرها مباشرةً من قبل مدير الميزانية ومدير الائتمان فقط من أجل التشفير الإلكتروني، ثم يتم التوقيع عليها إلكترونيًا من قبل المدير المالي دون الحاجة إلى تضمينها إلا مديري الإدارات ذات الصلة إذا لزم الأمر.
أوصيت باشتراك شبكة مؤسسية في Slack لتغطية الحاجة إلى عقد مؤتمرات الفيديو وسهولة الحصول عليها على جميع الهواتف المحمولة، بما في ذلك مشاركة التقارير اللازمة ووجود سياسات الوصول اللازمة. قمت بتخفيض عتبات التصعيد لجميع التغييرات بنسبة 15% لتلبية النفقات العامة للاتصالات. وقد أعطى ذلك استقلالية أعلى في اتخاذ القرارات على حساب زيادة المخاطر. ولكن تم قبوله كما كان لا يزال.
المجال 05: إدارة اتصالات المحفظة – الخيار ب
إشراك أصحاب المصلحة في تحديد التوقعات وإدارتها والتأثير على نجاح المحفظة
عندما كنت مديرًا للمحفظة _______، ونظرًا لأهمية إدارة اتصالات المحفظة بشكل فعال، كنت حريصًا على تلبية احتياجات أصحاب المصلحة الرئيسيين من المعلومات من أجل الحفاظ على إطار عمل مستنير لاتخاذ القرارات طوال دورة حياة المحفظة. ونظرًا لتعقيد محفظتي والعدد الكبير من أصحاب المصلحة، كان عليّ إدارة أصحاب المصلحة الرئيسيين من المجموعات التنفيذية والخبراء المتخصصين وفرق مكونات المحفظة والعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين.
بدأتُ أنشطة التواصل من خلال دراسة قائمة جرد الأعمال التي كانت لدينا من أجل فهم نطاق احتياجات التواصل في المحفظة، كما قمتُ بتحليل خارطة طريق المحفظة من أجل العثور على التبعيات واحتياجات التواصل لهذه التبعيات. أجريت اجتماعات فردية مع راعي المحفظة وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
وحافظت على استراتيجية تواصل شفافة طوال دورة حياة المحفظة من أجل ضمان إطلاع أصحاب المصلحة على الحالة الفعلية للمحفظة والتقدم المحرز فيها، الأمر الذي عزز مصداقيتي في