تطبيق قاعدة 80/20 على إدارة المشاريع | أفضل الممارسات لـ PMP

في عام 1906، لاحظ عالم الاقتصاد الإيطالي فيلفريدو باريتو في ملاحظته الشهيرة أن 20% من سكان إيطاليا يمتلكون 80% من ممتلكات البلاد. وبعد مرور 35 عامًا، بدأ جوزيف م. جوران، وهو مهندس ومستشار إداري أمريكي، في تطبيق ما أصبح يُعرف باسم مبدأ باريتو على قضايا الجودة في الأعمال التجارية. تنص قاعدة 80/20، كما هي معروفة أكثر شيوعًا، على أن 20% من المدخلات تؤدي إلى 80% من المخرجات.
وبعد مرور ما يقرب من 80 عامًا، وما بدأ كملاحظة تتعلق بالعلاقة بين عدد السكان والثروة أصبح الآن قاعدة شائعة الاستخدام في مختلف قطاعات الأعمال. علوم الحاسب الآلي والهندسة والصحة والسلامة والمبيعات وتكنولوجيا المعلومات جميعها لها تطبيقاتها الخاصة لمبدأ باريتو.
إدارة المشاريع ليست استثناءً. يستخدم مديرو المشاريع، سواء كانوا معتمدين أو غير معتمدين، قاعدة 80/20 لتحسين كيفية قضاء وقتهم والتركيز على مجالات المشروع التي تولد أكبر قيمة. سيناقش هذا المنشور كيفية استخدام قاعدة 80/20 في المشاريع، وإيجابيات وسلبيات القيام بذلك، وإلقاء نظرة على بعض الأمثلة من مختلف الصناعات واستخدامها لقاعدة 80/20.
في هذه الصفحة
قاعدة 80/20 في إدارة المشاريع
كيفية استخدام قاعدة 80/20 في المشاريع
إيجابيات وسلبيات استخدام قاعدة 80/20
أمثلة من الأعمال لقاعدة 80/20
ملخص
الدليل النهائي للحصول على شهادة PMP®
انتقل إلى عملية الحصول على شهادة PMP® الاحترافية المعتمدة من PMP®.
قاعدة 80/20 في إدارة المشاريع
هناك العديد من الأجزاء المتحركة في أي جهد لإدارة أي مشروع، وقد يؤدي الحفاظ على مشروعك على المسار الصحيح مع تحقيق المعالم الرئيسية إلى صعوبة تحديد المهام الأكثر تأثيرًا. عند تطبيقها على إدارة المشروع، تؤكد قاعدة 80/20 على أن إكمال 20% من المهام الأكثر إلحاحًا سيؤدي إلى تحقيق 80% من النتائج. وبعبارة أخرى، من بين عشر مهام يجب على فريقك إكمالها، هناك مهمتان أكثر أهمية من المهام الأخرى. يمكن أن يساعدك مبدأ باريتو على فهم المهام الأكثر أهمية للمشروع، مما يسمح لك بتحديد أولويات تلك المهام لتحقيق أقصى استفادة من وقت فريقك.
كيفية استخدام قاعدة 80/20 في المشاريع
كل مشروع فريد من نوعه ويتطلب تخطيطًا دقيقًا لضمان قدرة الفرق على تحقيق نتائج سريعة وفعالة. يمتلك مديرو المشاريع مجموعة من الأدوات والأساليب المتاحة لهم لإبقاء فرقهم على المسار الصحيح، بما في ذلك برامج إدارة المشاريع، ومخططات جانت، وهياكل تقسيم العمل، والجداول الزمنية، وغير ذلك. عندما يتعلق الأمر بقاعدة 80/20، فإن استخدامها كإطار عام يمكن أن يساعدك على تحديد أولويات مهام مشروعك للحصول على نتائج أفضل.
يعد مبدأ باريتو مفيدًا بشكل خاص للمشاريع التي لديك فيها العديد من المهام لإكمالها وتحتاج إلى تحديد أولوياتها. يمكنك استخدام القاعدة من خلال إكمال الخطوات التالية:
تقييم أهداف مشروعك
قسّم المهام إلى فئتين: المهام ذات القيمة العالية والجهد المنخفض، والمهام ذات القيمة المنخفضة والجهد العالي
أنفق معظم مواردك على المهام ذات القيمة العالية والجهد المنخفض والموارد المتبقية على المهام ذات القيمة المنخفضة والجهد العالي
قم بتعديل أو إعادة التركيز حسب الحاجة خلال العملية بناءً على التغييرات في الأهداف أو توافر الموارد
من الضروري أن تتذكر أن مجرد كون 20% من المهام ذات الأولوية القصوى لا يعني أن ال 80% الأخرى ليست مهمة لنجاح المشروع. فإغفال المهام ذات القيمة المنخفضة يمكن أن يكون له آثار سلبية على المهام ذات القيمة العالية ويعرقل مشروعك تمامًا.
يمكنك أيضًا استخدام قاعدة 80/20 لتحديد وحل الصعوبات التي تنشأ خلال عمر المشروع. غالبًا ما يلجأ مديرو المشاريع إلى مخططات باريتو للعثور على المشكلات التي تسبب عادةً المشاكل والعيوب وشكاوى العملاء. تجعل البيانات الموضحة في مخطط باريتو من السهل تحديد المشكلات الأكثر إلحاحًا التي تؤثر على المشروع وتحديد أولوياتها.
في مخطط باريتو، حدد العنصر الذي يسبب أكبر مشكلة وقم بتصحيحه أولاً. تتيح لك هذه الطريقة استخدام أقل قدر من الجهد لتصحيح المشاكل الأكثر إلحاحًا وهي طريقة تعتمد على البيانات لتحسين مهاراتك في اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
إيجابيات وسلبيات استخدام قاعدة 80/20
تتمثل الفائدة الأساسية لقاعدة 80/20 في أنها تساعد على تبسيط إدارة المشروع من خلال تسهيل تحديد المهام الأقل أهمية وتحديد أولويات المهام الأكثر إلحاحًا وتأثيرًا. من المهم أن يكون لديك فهم شامل لنقاط القوة والقصور في هذا المبدأ لتحديد ما إذا كان ينبغي تطبيقه في المشروع.
دعونا نستكشف إيجابيات وسلبيات استخدام قاعدة 80/20 في إدارة المشاريع.
إيجابيات قاعدة 80/20:
تحدد المجالات التي يمكن تبسيطها لتقليل تكاليف المشروع وجدوله الزمني
تركز على المهام ذات التأثير الكبير والقيمة العالية
تسمح باستخدام أكثر كفاءة للموارد وتزيد من إنتاجية الفريق
تحدد المشاكل التي يواجهها فريقك حتى تتمكن من معالجتها
سلبيات قاعدة 80/20
مخاطر عالية من المبالغة في تبسيط المهام والمشاكل المعقدة
ليست جميع المشاريع مناسبة لتطبيق قاعدة 80/20
لا تأخذ في الحسبان التغيرات أو العوامل الخارجة عن نطاقها
يمكن أن تتسبب في إغفال الفريق لمهام أخرى أقل أهمية ولكنها لا تزال أساسية
يمكن أن يؤدي سوء تفسير المبدأ إلى إدارة مشروع كسول وأقل جودة
يوازن محترفو إدارة المشاريع المعتمدون (PMP) بين استخدام قاعدة 80/20 مع الحرص على إنجاز المشروع في الوقت المحدد وضمن النطاق.
أمثلة تجارية لقاعدة 80/20
يمكن أن تساعدك رؤية سيناريوهات العالم الحقيقي حيث استخدمت الشركات قاعدة 80/20 في فهم كيفية استخدامها في عملك. يستفيد محترفو إدارة المشاريع (PMP) في مختلف الصناعات من قاعدة 80/20 لتحسين العمليات وزيادة الإيرادات. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية استخدام أنواع مختلفة من الشركات لقاعدة 80/20 لتحسين العمليات وزيادة الإيرادات.
مثال رقم 1: ركزت إحدى شركات الطيران مواردها على 20% من الوجهات التي تولد 80% من عملائها.
مثال رقم 2: استخدمت إحدى شركات البيع بالتجزئة التحليلات التنبؤية لتحديد 20% من عملائها الذين يحققون 80% من الإيرادات وصممت مبادرات تسويقية لجذب هؤلاء العملاء.
مثال رقم 3: حدد فريق تطوير البرمجيات أي 20% من مهامه هي الأكثر أهمية لإكمالها أولاً وخصص الموارد وفقًا لذلك.
مثال رقم 4: نشر فريق تسويق 20٪ من منشورات وسائل التواصل الاجتماعي التي تولد 80٪ من المشاركات واستهدف جهوده على إنشاء محتوى مماثل.
الملخص
يحتوي كل مشروع على مهام ذات أهمية حاسمة، وفهم المهام التي يجب إكمالها أولاً سيهيئ فريقك للنجاح. يمكن أن تكون قاعدة 80/20 ذات قيمة لتعيين المهام ومساعدة كل من مديري المشاريع غير المعتمدين، وكذلك محترفي إدارة المشاريع (PMP)، على العمل بكفاءة أكبر. فكلما كان عملك أكثر تأثيرًا، قل الوقت الذي تضيعه، وكان أداء فريقك أفضل. إذا تمكنت من تحديد نسبة 20% من العمل الجيد الذي سيحقق 80% من النتائج التي تحتاجها، فمن المؤكد أنك ستحافظ على رضا أصحاب المصلحة في المشروع وتظهر قيادة بارعة كمدير مشروع.