تضمين PRINCE2 | تضمين PRINCE2 | تضمين PRINCE2 | تبني PRINCE2 | نشر PRINCE2

تكييف نهج جديد
يستلزم تنفيذ نهج مخصص لإدارة المشاريع متجذر في PRINCE2 التأكد من أن الجميع داخل المنظمة يستوعبه ويطبقه بدقة. وينطوي تحقيق ذلك على أكثر من مجرد الإعلان عن أسلوب جديد مخصص لإدارة المشاريع. فهو يستلزم التنفيذ المتسق والبدء الفعال والاستخدام العملي.
برنامج التغيير
يستلزم تسهيل التبني الواسع والفعال للطريقة المصممة حديثًا في جميع أنحاء المنظمة تحولًا في كيفية استخدام الأفراد لمنهج إدارة المشروع. وعادةً لا يمكن تحقيق هذا النوع من التحول من خلال مشروع واحد. ومن الأفضل تنفيذ إدارة تطوير وإدخال أسلوب إدارة المشروع كبرنامج تغيير.
تمثل إدارة التغيير مسعىً متخصصًا يشمل استراتيجيات لتوجيه الأفراد والفرق والمنظمات من طرق العمل الحالية إلى طرق جديدة. والهدف من ذلك هو أن تحقق المنظمة مزايا من خلال إصلاح عملياتها التشغيلية.
استراتيجيات إدارة التغيير
تمزج استراتيجيات إدارة التغيير المعاصرة بين مبادئ من علم النفس والهندسة لصياغة تقنيات تغيير موثوقة. وتشمل هذه المنهجيات مجموعة واسعة من الأدوات والأساليب. ويؤدي دمج منهجيات التغيير المتنوعة إلى تشكيل الطريقة التي تنظر بها المؤسسات وقادتها إلى كيفية عرض وإدارة وقياس نجاح مبادرات التغيير الخاصة بهم. ومن العناصر المحورية في معظم نماذج التغيير تأمين تعاون أولئك الذين يجب عليهم تعديل أساليب عملهم.
خطوات التغيير التنظيمي الناجح
لتحقيق تغيير ناجح داخل المنظمة، هناك حاجة إلى خمس خطوات حاسمة.
تقييم وفهم الوضع الحالي.
تحديد التغييرات الضرورية في الحالة المستقبلية.
تحليل المتأثرين بالتغيير لفهم مستويات المرونة والمقاومة لديهم.
تطوير القدرات اللازمة التي تتطلبها الحالة الجديدة مثل الأدوار والإجراءات والأنظمة والثقافات والسلوكيات.
التواصل مع المتأثرين بالتغيير والحصول على دعمهم.
الحصول على دعم أصحاب المصلحة
لتأمين دعم أصحاب المصلحة، تتطلب استراتيجيات إدارة التغيير أكثر من مجرد تدريب المتأثرين بالتغيير. فالتدريب والتوجيه، والمشاركة الفعالة مع أصحاب المصلحة، والتسويق الفعال، وجهود التواصل، كلها تلعب أدواراً حيوية في غرس فهم حقيقي لضرورة التغيير ومزاياه. لا تستلزم إدارة التغيير إدارة المعلومات فحسب، بل تستلزم أيضًا إدارة توقعات الناس وتصوراتهم.
تصميم طرق العمل المستقبلية
يجب أن تكون طريقة PRINCE2 المخصصة واضحة في تصميم الحالة المستقبلية. يجب أن يأخذ هذا التصميم في الاعتبار أدوار ومسؤوليات PRINCE2 والعمليات ومنتجات الإدارة والأدوات والسلوكيات المرتبطة بتطبيق PRINCE2 داخل المؤسسة، وكذلك وحدات الأعمال التشغيلية. يجب أن تندمج المشاريع بسلاسة داخل المنظمة، مع ضمان توافق أي عمليات أو أدوار أو مناهج مع العمليات أو الأدوار أو المناهج الحالية.
تعمل إدارة المشروع كشكل من أشكال الحوكمة، وبالتالي يجب أن تتماشى مع المبادئ الحاكمة للمؤسسة. وقد يشمل ذلك جوانب مثل تخصيص الموارد، وتفويض الأموال، والمشتريات، وبروتوكولات التدقيق، والممارسات المحاسبية، والاعتبارات المتعلقة بالموارد البشرية.
التدقيق
لتوفير دعم شامل لإدارة المشاريع، يجب أن يشمل تصميم الحالة المستقبلية أكثر من مجرد تخصيص نظام PRINCE2. وقد يصبح من الضروري أن تنشئ المنظمة فريق تدقيق مخصص مسؤول عن تقييم الالتزام بالمنهج، خاصة إذا تم جعله إلزامياً. وبالتالي قد يواجه مديرو المشاريع غير الملتزمين عقوبات. سيحتاج المدققون إلى تدريب متخصص وقوائم تدقيق وخبرة وعمليات محددة لتنفيذ مسؤولياتهم بفعالية.
التدريب والتوجيه
قد تختار المنظمات توفير مدربين وموجهين لمساعدة الممارسين في تطبيق المنهجية بفعالية. يجب أن يمتلك هؤلاء الموجهون والمدربون فهماً راسخاً لطريقة PRINCE2 والتقنيات الداعمة المرتبطة بها وكيفية تكييفها حسب الحاجة.
الدعم بالأدوات
لدعم المشاريع ومديري المشاريع، يجب على المؤسسات توفير أدوات وأنظمة لتبسيط عمل إدارة المشاريع. تساعد هذه الأدوات في مهام مثل التخطيط، والتتبع، والتحكم في التغيير، وإدارة المخاطر، وتتبع المشكلات، والتقاط الدروس المستفادة.
النشر
لنشر الطريقة الجديدة لإدارة المشاريع في المؤسسة بأكملها، يجب تشجيع تبني هذه الطريقة على نطاق واسع.
يجب أن يكون التواصل الفعال حول الطريقة الجديدة متسقاً، ويشمل مواد تدريبية تعكس المفاهيم والمصطلحات الأساسية. وقد تشمل الأنشطة الإضافية عمليات الضمان والتدقيق، بالإضافة إلى التوجيه والتدريب.
تستدعي استراتيجية النشر دراسة متأنية، لأنها قد تستلزم إنشاء العديد من المنتجات المتخصصة. وهناك خياران قابلان للتطبيق هما نهج “الانفجار الكبير”، حيث يتم تنفيذ جميع التغييرات دفعة واحدة، والنهج التدريجي الذي ينطوي على التنفيذ التدريجي على مراحل.
نهج “الانفجار الكبير
ينطوي نهج “الانفجار الكبير” على التفعيل المتزامن لأسلوب إدارة المشروع وعناصره الداعمة في يوم واحد محدد. على الرغم من أن هذا النهج قد يكون مناسبًا تمامًا للمنظمات الصغيرة أو حديثة التأسيس، إلا أن له قيودًا.
قد تكون هناك تحديات عند الإطلاق دون إجراء تجارب شاملة مسبقاً. وللمساعدة في ضمان النجاح، يجب أن تأخذ هذه التجارب بعين الاعتبار الشواغل العملية وقابلية التوسع. ومع ذلك، نظرًا لأن نهج “الضربة الكبيرة” يتمحور حول تاريخ إطلاق واحد، يمكن إدارته بفعالية كمشروع بحد ذاته.
النهج التدريجي
لتحقيق تنفيذ مرن وعملي للطريقة الجديدة، غالباً ما يكون نهج التنفيذ التدريجي هو الأكثر فائدة. يتيح هذا النهج تحقيق الفوائد المبكرة ويخفف من عبء التعامل مع التغييرات الشاملة دفعة واحدة. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يسمح بالتطبيق التدريجي حسب الموقع، مما يحول دون تحميل الموارد فوق طاقتها. يجب تحديد ميزات الإطلاق الحرجة، ويمكن إدخال ميزات إضافية عندما تصبح جاهزة. قد تكون هناك حاجة إلى مراحل وسيطة لترسيخ القدرات قبل الشروع في المزيد من التوسع.
يمكن أن تمثل إدارة هذا الطرح كبرنامج ذي شرائح بشكل أكثر دقة الحالات التشغيلية الوسيطة، حيث يتطلب تنسيق مشاريع متعددة ومبادرات تغيير.
رصد التقدم المحرز
من الضروري مراقبة التقدم المحرز في التغيير أثناء النشر والمراحل الأولية للتشغيل. يمكن أن يؤدي إهمال دعم استخدام طريقة إدارة المشروع بعد النشر إلى إهدار الموارد وزيادة التكاليف. تعد الإدارة المستمرة والاستباقية للأسلوب أمرًا ضروريًا للحفاظ على الفوائد المستمرة للمؤسسة ودفع التحسينات في الأداء التنظيمي.
تحسين الأداء التنظيمي
يجب ألا يُنظر إلى طريقة إدارة المشاريع مثل PRINCE2 على أنها غاية في حد ذاتها، بل يجب اعتبارها وسيلة لتحسين الأداء المؤسسي. ويتوقف الاستخدام الفعال لمثل هذه الطريقة على وجود أفراد مهرة وأكفاء يشاركون فيها. ويسهم الاتساق في النهج في تحقيق قيمة كبيرة. كما يجب أن تظل هذه الطريقة وثيقة الصلة بالموضوع وأن تشرك أصحاب المصلحة بفعالية من خلال آليات التغذية الراجعة ومشاركتهم في مجتمعات الممارسة ومجموعات المستخدمين.
يعمل ضمان الجودة وضمان المشروع وعمليات التدقيق كوسيلة لتقديم الأدلة على الممارسات التي يتم تنفيذها. يمكن أن توضح نماذج النضج بشكل أكبر تطور القدرة التنظيمية.
مجتمعات المستخدمين
في المؤسسات الكبيرة، يمثل إنشاء مجتمعات المستخدمين وسيلة قيّمة لتسهيل مشاركة المعرفة وتعزيز الأداء. وتتمتع مجتمعات الممارسة هذه بالقدرة على تنمية الخبراء المتخصصين الذين يمكنهم تولي أدوار قيادية وتولي ملكية الجوانب ذات الصلة من المنهجية.
الكفاءة الفردية
يرتبط نضج المنظمة ارتباطًا وثيقًا بقدراتها الإجمالية، بينما تلعب الكفاءة الفردية دورًا حاسمًا. ويكتسب تشجيع تطوير المهارات الفردية أهمية قصوى. ويتمثل أحد الأساليب الفعالة في إلزام الأفراد ببلوغ مستوى معين من الكفاءة، غالباً من خلال الحصول على شهادة، قبل تولي مسؤوليات إدارة المشروع.
علاوة على ذلك، يمكن تنفيذ برامج تدريب وتطوير إضافية لإدارة المشاريع لمعالجة أي ثغرات في الكفاءة. من الضروري أن تكون هذه المهارات والكفاءات متوائمة بشكل وثيق ويمكن تتبعها مع العناصر المختلفة داخل المنهجية لتحقيق تكامل أفضل.
ولضمان ملاءمة جهود التدريب والتطوير، يجب أن تشمل كلاً من الكفاءات والمعارف الخاصة بالأسلوب، لا سيما على المستويات التأسيسية. يمكن أن يستفيد الممارسون المتمرسون من الموجهين أو المدربين الذين يوجهونهم، مما يضمن تبني السلوكيات المناسبة واستخدام الطريقة دون أن يصبحوا جامدين أو آليين بشكل مفرط.