تسع مهارات أساسية لإدارة المشاريع

هدفنا في سبوتو هو إعدادك لتصبح أفضل مدير مشروع يمكنك أن تكونه. لدينا محترفون حاصلون على شهادة PMP معتمدون بشكل جيد ويرغبون في مشاركة خبراتهم معك لأن هذا هو شغفنا – إعداد الأشخاص المهتمين بإدارة المشاريع بأفضل ما يمكننا.
هناك الكثير من المهارات التي تصنع مدير مشروع رائع، وقد يكون للبعض أسلوبه الخاص في الإدارة.
لقد أنشأنا قائمة بما نعتقد أنه بعض من أهم المهارات الأساسية التي يمكن لأي شخص تطويرها والعمل عليها ليكون أفضل مدير مشروع يمكن أن يكون، لذا انضم إلينا ودعنا نتحدث عن الإدارة!
التواصل
التواصل السليم أمر بالغ الأهمية. فهو حرفيًا ما يربط الفريق بأكمله معًا. وبصفتك مدير مشروع، فإن مهمتك هي التواصل مع كل قسم وعضو في الفريق لضمان تحقيق أهدافك.
التواصل ليس مجرد التحدث مع أعضاء فريقك؛ بل هو التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة مع بعضهم البعض وفهم المهام المطروحة. إذا كان لديك أقسام متعددة لا تعرف ما يقوم به الآخرون عندما يتعلق الأمر بما يقوم به الآخرون، فإنك تخاطر بحدوث سوء فهم وأخطاء.
إن تشجيع التواصل داخل فريقك يساعدك على تجنب هذه الأخطاء والأخطاء التي يمكن أن تتراكم حتى لو كانت صغيرة وتكلفك وقتًا وموارد ثمينة.
ناهيك عن أن نصف التواصل من جانبك كمدير مشروع لا يتمثل في التحدث بل في الاستماع. إن تلقي الملاحظات من فريقك، والاطمئنان بانتظام على أفراد معينين، والسماح لأعضاء فريقك بمناقشة كيفية سير المشروع (ولماذا) كلها جوانب أساسية لفريق يعمل باحترافية.
تشير الدراسات إلى أن 90٪ من وقت مدير المشروع يقضيه في التواصل – الأمر بهذه الأهمية! لهذا السبب لدينا العشرات من الدورات التدريبية عبر الإنترنت التي تتطرق إلى التواصل، وحفنة منها مخصصة للتعمق في هذا الموضوع وحده.
التنظيم
تلعب هذه المهارة دورًا في كل مهارة أخرى من مهارات إدارة المشاريع في هذه القائمة، لذلك نريد حقًا التأكيد على أهميتها.
حيث تمنع المهارات التنظيمية كل شيء من التشتت؛ فمن خلال الاحتفاظ بملاحظات وخطط سهلة القراءة معًا، يمكنك أنت وفريقك معرفة ما قمت به بالضبط، وما ناقشته، وما تخطط لإنجازه في أي وقت.
يحافظ التنظيم في اتصالاتك، سواء كانت سجلات البريد الإلكتروني أو التقويمات المشتركة أو جداول البيانات، على مستوى من المعرفة المشتركة داخل الفريق. وهذا يمنع إضاعة الوقت مثل التداخل أو الارتباك بين الأقسام.
عندما يتم تنظيمها وحفظها بشكل صحيح، ستصبح الملاحظات والوثائق من الاجتماعات أو العروض التقديمية أصولاً أساسية في العملية عند المضي قدماً.
هناك الكثير من الأدوات المتاحة لمساعدة مديري المشاريع في الحفاظ على تنظيم وثائق المشروع المهمة. اختر الأداة الأنسب لك. وتذكر: يتوقع منك فريقك وراعيك أن تنظم كل فوضى المشروع وتحقق أشياء جيدة!
التخطيط
على الرغم من أنك قد تكون ممتلئًا بالحماس لتشغيل المحركات في مشروع جديد، إلا أنه من المهم أن تتخذ الخطوة الأولى: التخطيط.
التخطيط جزء رئيسي من إدارة المشاريع، وهو ينطبق على جميع أنواع المشاريع – التنبؤية والتكيفية والهجينة. (إذا لم تكن “مخططًا”، فقد لا تكون إدارة المشروع مناسبة لك).
إن وجود نطاق واقعي لمشروعك وإنشاء جدول زمني منظم (انظر كيف أن هذا المصطلح متداول دائمًا) لفريقك سيوفر أهدافًا صحية وواقعية لتحقيقها.
من خلال التخطيط للمشروع، يكون لديك الآن توقعات حول كيفية سير الأمور من الناحية التقدمية والمالية. لا يمكنك حقًا معرفة ما إذا كنت متجاوزًا للميزانية أو متأخرًا إذا لم تقم بإعداد جدول زمني أولي.
ما هي استراتيجياتك لإكمال المشروع؟ كيف ستجعل فرقك المختلفة مسؤولة عن الأهداف المحددة؟ متى سيتم إكمال الجانب (أ) و(ب) و(ج) و(د)؟ وما هي الجوانب (أ) و(ب) و(ج) و(د)؟
هذه كلها أسئلة يجب الإجابة عنها والتي ستساعدك على تسهيل مشروعك من البداية إلى النهاية. هل تحتاج إلى مساعدة في تطوير خطة مشروعك؟ فكّر في أخذ سلسلة تخطيط المشروع الخاصة بنا، وهي عبارة عن دليل تفصيلي للمكونات الخمسة الرئيسية لخطة المشروع. وإذا كان فريقك يرغب في التعمّق أكثر، فإن دورتنا التدريبية “إدارة النطاق والمتطلبات” التي يقودها المدرب ستساعد فريقك على تعلم كيفية تنظيم مشاريعك بشكل جيد منذ البداية,
المرونة والتوقع
حسنًا، التخطيط والتنظيم: مهم جدًا! ولكن (ونعدك بأن هذا ليس متناقضًا)، فإن المرونة ضرورية أيضًا للفريق الناجح.
وجود خطة وجدول زمني لمشروعك أمر ضروري، ولكن ماذا يحدث إذا تغير شيء ما فجأة؟ كيف ستتعامل مع التخفيضات المفاجئة في الميزانية أو التغييرات في النطاق؟ ماذا يحدث إذا فقدت فجأة أحد أعضاء الفريق بسبب ظروف غير متوقعة؟
فكر في موقف يقرر فيه عميلك أنه يريد إجراء تغييرات كبيرة على المشروع؛ ماذا تفعل؟ هذا هو بالضبط ما نناقشه في دورتنا التدريبية عبر الإنترنت ستة أشياء يجب تذكرها عندما يغير عميلك اتجاهه.
المرونة والتوقع أمران أساسيان. قد يعني هذا بناء احتياطيات في الميزانية لمراعاة الانتكاسات المحتملة أو وضع خطط متعددة في الاعتبار إذا لم ينجح شيء ما بالطريقة التي كنت تعتقدها. يبدو ذلك مثل إدارة المخاطر، أليس كذلك؟ إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن إدارة المخاطر، فإن دورتنا التدريبية لإدارة المخاطر التطبيقية التي يقودها المدرب تأخذك إلى مبادئ ومنهجيات إدارة المخاطر وكيفية تطبيقها.
إن قدرتك على التفكير بشكل صحيح ستصنع الفرق بين مدير مشروع جيد ومدير مشروع عظيم.
إعداد الميزانية
قد يكون إعداد الميزانية أمراً مخيفاً بعض الشيء، لكن أفضل مدراء المشاريع يعرفون أن هذه إحدى المهارات الحيوية لنجاح المشروع.
وبالمناسبة، ينطبق وضع الميزانية على كل من الوقت والمال. سيساعدك تحديد التوقعات بشأن الجدول الزمني للمشروع بأكمله بالإضافة إلى الخطط اليومية على ضمان التزامك أنت وفريقك بالمعايير التي حددتها لإنجاح المشروع.
لا تعمل على ذلك بمفردك. يعمل مدير المشروع الماهر مع أعضاء الفريق لوضع تقديرات سليمة للوقت والموارد المطلوبة لتنفيذ أعمال المشروع. يؤدي هذا التضمين إلى تقديرات أفضل، وإلى مناقشة صريحة للمخاطر، وإلى تأييد الفريق للخطط.
يساعد وضع خطوط الأساس للجدول الزمني والميزانية فريقك على معرفة أين يجب أن يكونوا في تقدمهم.
حل المشكلات
مهارات حل المشكلات مطلوبة يومياً من مدير المشروع. إلى جانب الاتصالات، يعد حل المشكلات جزءًا رئيسيًا من الوظيفة. تنشأ المشاكل، والأمر متروك لك لتكون مستعدًا للحلول.
من المؤكد أن الكثير مما تحدثنا عنه يمكن اعتباره حلًا استباقيًا للمشاكل، والتخطيط للمستقبل، وتطوير حالات الطوارئ عند حدوث أي شيء.
لكن يوميًا، ستكون هناك مشاكل، كبيرة وصغيرة على حد سواء، ستواجهك.
هذا الفريق متأخر، وموعد التسليم مهدد.
يريد العميل فجأة شيئًا مختلفًا.
لم تعد هذه الأداة تعمل، وتحتاج إلى استبدالها بشيء آخر.
حدثت مخاطرة، ولم يكن الحل البديل فعالاً.
فماذا تفعل إذن؟ ضع عينيك وأذنيك في كل مكان. راقب نبض المشروع. كن مستعدًا. تواصل مع فريقك. صدق أو لا تصدق، معظم المشاكل لها محفز أو علامة تمنحك الفرصة لرؤيتها قادمة. ليس جميعها، ولكن إذا كنت تقوم بعملك بشكل جيد، فبالتأكيد معظمها.
معلومة أساسية أخرى؟ معرفة من تتواصل معه إذا لم تكن لديك الإجابات. لا تحتاج إلى معرفة كل التفاصيل حول كل ترس في المشروع، ولكن من الأفضل بالتأكيد أن تعرف الشخص الذي يعرف هذه التفاصيل. وصف أحد مديري المشروع (براد) دوره بأنه محور عجلة الدراجة الهوائية. وكان المتعاقدون وأعضاء الفريق الآخرون هم المتحدثون الذين يقودون إلى ذلك المحور – كانوا يعرفون مجالهم الوظيفي بتفصيل كبير. كان الأمر متروكًا لبراد لمعرفة من يعرف ماذا، ومن يمكنه المساعدة في حل تلك المشاكل عند ظهورها.
إن وظيفتك هي إطفاء الحرائق. أحيانًا تكون مستعدًا وتعرف ما يجب القيام به، وأحيانًا تحتاج إلى استدعاء الخبراء.
معرفة التكنولوجيا
في هذه الأيام، تنتشر التكنولوجيا في كل مكان مع وعود بجعل حياتنا أفضل وأسهل.
التكنولوجيا هي أفضل صديق لمديري المشاريع. لم يعد لديك كومة من الأوراق على مكتبك تحتاج إلى تنظيمها بعد الآن؛ فلديك رسائل وملفات منظمة ومرتبة رقميًا.
لتتبع الجداول الزمنية والموارد، قد يستخدم مديرو المشاريع أدوات أساسية مثل جداول البيانات أو Google Drive أو Basecamp، أو أدوات أكثر تقدمًا مثل Microsoft Project أو Smartsheet أو Wrike أو Asana أو LiquidPlanner. وتتحسن أدوات التعاون أكثر فأكثر. ومن الأمثلة على ذلك ميرو أو مورال. (إذا كنت تفكر في استخدام مايكروسوفت بروجكت وتريد تعليمات مباشرة متعمقة، فاحرص على حضور دورة أساسيات الجدولة باستخدام مايكروسوفت بروجكت للحصول على إرشادات الخبراء حول استخدام هذه الأداة).
يمكن أن تكون التكنولوجيا أداة قوية للغاية لمدير المشروع عندما يتعلق الأمر بالتقدير والجدولة والتواصل والتنظيم. إن القدرة على إتقانها ستدفعك أنت وفريقك إلى مشروع ناجح.
الفكاهة والتعاطف
يعتمد هذا الأمر على أسلوبك في الإدارة، ولكننا نعتقد حقًا أن كونك قائدًا أنيقًا هو أحد أهم المهارات الشخصية التي يجب أن تمتلكها. يجب على القادة التواصل مع الفريق.
أنت مدير المشروع، قائد الفريق. أنت تلهم أعضاء فريقك وتوجههم في الأوقات الجيدة والأوقات الصعبة. وكما يقول المؤلف سكوت بيركون في كتاب “جعل الأشياء تحدث”: “مديرو المشاريع جيدون بقدر جودة علاقاتهم مع الأشخاص في الفريق.”
ليس من الضروري أن تكون صديقًا للجميع أو كوميديًا للجميع، ولكن عليك أن تكون صديقًا للفريق. قم ببناء شعور بالثقة. تواصلوا. اضحكوا معًا. تعاطفوا.
كلنا بشر، ويمكن للجميع أن يشيروا إلى القادة الذين استمتعوا بالعمل معهم وأولئك الذين لم يستمتعوا بالعمل معهم. معظم الناس يبذلون المزيد من الجهد عندما يحبون الشخص الذي يقودهم ويؤمنون بأنه يضع مصلحتهم في الاعتبار.
يبني أفضل مدراء المشاريع علاقات قوية مع الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
القيادة
القيادة هي في الأساس مزيج من كل هذه المهارات الأخرى، ومع ذلك هناك ما هو أكثر من ذلك.
أن تكون قائدًا جيدًا هو أن يكون لديك خريطة طريق للمكان الذي يتجه إليه فريقك. ويستلزم ذلك الاستماع إليهم والتواصل معهم حول ما يحدث بانتظام. إنه عدم التأثر في مواجهة المواقف التي لا يمكن التنبؤ بها. إنه مصدر إلهام ودليل لمن حولك.
أن تكون قائدًا جيدًا ليس بالضرورة مجموعة من المهارات القابلة للقياس الكمي. بل يتعلق الأمر بشخصيتك كشخص. فالقائد الجيد هو الذي يستمع ويتعلم من كل من حوله ويستطيع تشكيل تلك المعرفة وتقديمها للآخرين.
ربما يبدو ذلك معقدًا بعض الشيء، ولكن بجدية. نحن نؤمن بأن أفضل الأشخاص هم أفضل القادة.
في الختام
أن تكون مدير مشروع جيد يتطلب منك أن ترتدي العديد من القبعات وأن تكون قويًا في الكثير من المهارات. لكن هذه المهارات ضرورية. إذا كنت تريد أن تكون أفضل مدير مشروع يمكنك أن تكونه، وإذا كنت تقرأ هذا المقال، فنحن نفترض أن هذا هو هدفك!
وإذا كنت مهتمًا بتحسين مهاراتك في إدارة المشاريع، فلدينا وفرة من المواد عبر الإنترنت في InSite لمديري المشاريع من جميع مستويات الخبرة. وتوفر دوراتنا التي يقودها المدرب فرصة لتدريب فريقك على مجموعة متنوعة من المهارات.
سواء كنت جديدًا في هذا المجال وتتطلع إلى توسيع نطاق معرفتك أو كنت محترفًا متمرسًا تحاول اكتساب خبرات جديدة، اطلع على دوراتنا عبر الإنترنت ومواد القراءة والدورات التي يقودها المدرب والبودكاست!
نحن نؤمن إيماناً راسخاً بأنه يمكن للجميع تحسين مهاراتهم، ونحن متحمسون لمشاركة المعلومات والخبرات التي لدينا معك لتحقيق ذلك.