تخلص من جدول الأعمال: الشيء رقم 1 الذي تحتاجه لكل اجتماع

توقفي. تنفس.
والآن، ببطء… بحذر… تخلصي من فكرة أن كل اجتماع يجب أن يكون له جدول أعمال.
أعلم أن هذا صعب. كنت أشعر بنفس الشعور بالضبط بنفس الطريقة. لقد جعلتني سنوات من الاجتماعات غير الهادفة والمتعرجة وغير المنتجة أتشبث مثل امرأة غريقة بالأداة التي قيل لي أنها ستكون طوق نجاتي. في كل اجتماع كنت أدعو إليه، كنت أقوم بملء القالب الخاص بي بإخلاص.
الحضور. الوقت. رقم مكالمة المؤتمر. الموضوع 1. الموضوع 2. الموضوع 3. الأطر الزمنية.
استغرق كل جدول أعمال ما يقرب من عشرين دقيقة لإكماله. وبضربها في عدد الاجتماعات التي كانت مطلوبة على مدار الأسبوع، بدأت ألاحظ شيئًا ما. لم تعد اجتماعاتي بلا هدف، ولكنني لم أعد أكتسب إنتاجية. لم أكن فقط أضيع الوقت الذي كنت أضيعه في وضع جدول الأعمال، ولكن الاجتماعات نفسها لم تكن تحقق نتائج ملموسة بشكل موثوق.
وفي كثير من الأحيان، ومن أجل تحقيق جميع البنود المدرجة على جدول الأعمال، كان فريقنا يتغاضى عن مناقشات مهمة أو يفشل في التوصل إلى قرار لأن الوقت كان قد حان للمضي قدمًا. ومن اللافت للنظر أن هذه المشكلة لم تتحسن عندما قللت عدد البنود المدرجة على جدول الأعمال. كنا مثل فرقة تمثيلية تتبع النص لكنها فشلت في فهم الهدف من المسرحية.
لذا تخلصت من قالب جدول أعمالي.
إليك ما أفعله بدلاً من ذلك.
إن التخلص من قالب جدول الأعمال لا يعفيك من إدارة اجتماع مخطط له بعناية. بعد بضع سنوات من العيش بدون جدول أعمال، وجدت أن هناك أربعة أشياء أساسية يجب عليك القيام بها كميسر لإدارة اجتماعات فعالة بدون جدول أعمال. استبدل جدول الأعمال ببيان نتائج واضح.
دائماً ما أبدأ بيانات نتائج الاجتماعات بنفس الطريقة. “في نهاية هذا الاجتماع، نخرج مع ______…”. أنهي الجملة بـ … “قرار بشأن “س” … “وضوح بشأن “ص” … “مسار واضح للمضي قدمًا نحو “ي” … “مسودة لـ “أ” … “فهم واضح من الفريق للوضع الحالي لمشاريع العميل الرئيسية”
إذا كنت أعاني من هذه الخطوة، فعادةً ما تكون علامة جيدة على أن الاجتماع ليس هو المطلوب حقًا – أو أن هناك عملًا إضافيًا مسبقًا أو تحضيرات إضافية أحتاج إلى القيام بها قبل أن أتمكن من عقد اجتماع مثمر. 40٪ من الاجتماعات التي أدعو إليها تموت في هذه الخطوة.
بمجرد أن يكون لديك بيان النتائج، ضعه في دعوة الاجتماع، واجعله أول ما تقوله عند بدء الاجتماع. اختر الحاضرين المناسبين لتحقيق النتيجة.
بمجرد أن يكون لديك نتيجة (وليس قبل ذلك)، فكر في من يحتاج إلى الحضور. وازن القائمة مع ما تعرفه عن حجم الاجتماع. كلما كان اجتماعك أصغر، كلما كان اجتماعك أكثر كفاءة – ولكن قد تضطر إلى إعادة النظر في القرارات لاحقًا إذا تم استبعاد أشخاص مهمين من المناقشة. ستحتاج الاجتماعات الأكبر حجماً إلى عضلات أكبر من الميسّرين لتنسيقها ولكن قد ينتج عنها قرارات أكثر موثوقية وإحساس بالملكية من قبل المشاركين. صمم خطة مرنة لتحقيق النتيجة.
على الرغم من أنني لا أملك جدول أعمال مكتوب، إلا أنني ما زلت أستثمر الوقت مقدمًا للتفكير في خطة تيسير – كيف سأوجه الفريق لتحقيق النتيجة؟ هل سأقضي الاجتماع بأكمله في مراجعة المستند سطراً بسطر؟ هل سأبدأ بتيسير مناقشة حول بضع نقاط رئيسية قبل فتح المستند؟ لا أقوم دائمًا بتدوين الخطة، ولكن لدي دائمًا خطة في رأسي – وبالنسبة للاجتماعات المهمة، سيكون لدي خطتان بديلتان لمراعاة المخاطر.
عندما يتعلق الأمر بخطط الاجتماعات، لا تخطئ أبدًا في فهم الخريطة بالنسبة للتضاريس. فالنتيجة هي الأهم – إذا اتضح أن خطتك غير فعالة، تخلص منها واعمل مع الفريق لإيجاد طريقة أفضل. لهذا السبب أدعو إلى وضع خطة وليس جدول أعمال. من السهل جدًا أن تدع جدول الأعمال (أو قائمة المواضيع التي يجب تغطيتها) يقود العمل. بدلاً من ذلك، ركز على نتيجتك وقم بالتكيف حسب الحاجة لتحقيقها. عيّن مدون ملاحظات. قم بإعدادهم بهدف الاجتماع.
لا تزال نصيحة واحدة من النصائح التقليدية لإدارة الاجتماعات صحيحة – لا ينبغي أن يكون الميسّر هو مدوّن الملاحظات. لكنك تحتاج إلى مدون ملاحظات، ويجب أن يكون مدون الملاحظات على دراية جيدة بالهدف من الاجتماع. أحد الأخطاء الرئيسية التي اعتدت ارتكابها هو تعيين مدون ملاحظات في وقت مبكر، ولكن لا يتم إطلاعه على ما نحاول تحقيقه. عندما يتفهم مدون الملاحظات الهدف من الاجتماع، يمكن أن يكون بمثابة أداة قوية للتحقق مما إذا كنت تحقق ذلك أم لا.
لست مستعدًا للتخلي عن جدول أعمالك؟
لا بأس بذلك. لا يزال التخطيط لاجتماع بجدول أعمال أفضل من عدم التخطيط على الإطلاق. استمر في إدارة اجتماعاتك بقصد، ولكن انتبه إلى الوقت الذي تقضيه في وضع جداول الأعمال مقارنة بالقيمة التي تضيفها. اطلب من فريقك الحصول على تعليقات حول الاجتماعات التي تديرها – هل هي فعالة؟ هل هي فعالة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون الوقت قد حان لتجربة نهج جديد.