تحليل نقدي لمنظمات إدارة المشاريع “الوظيفية”

إن أحد المعضلات الرئيسية التي تواجهها أي منظمة عند تشكيل فريق المشروع هو اتخاذ قرار تشكيل المشروع. غالبًا ما ينتهي الأمر بقيادات المنظمة إلى التوتر بشأن كيفية توفير الموارد لفريق المشروع. وكما نعلم جميعًا، فإن المشروع هو مسعى مؤقت يتم القيام به لإنتاج منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة. يمكن للمنظمات في أي مجال من مجالات الأعمال، لأي مدة محددة، أن تتولى المشاريع من أجل تحقيق مجموعة من الأهداف والغايات. لذلك، قد تقرر المنظمة تشكيل فريق المشروع بناءً على العوامل المذكورة أعلاه. يمكن لدورة تدريبية احترافية لإدارة المشاريع عبر الإنترنت التحقق من معرفتك فيما يتعلق بمنظمات إدارة المشاريع الوظيفية.
تجد هنا مقالات حول وصف المشاريع وإدارة الصراعات.
أنواع الهياكل التنظيمية للمشروع
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الهياكل التنظيمية للمشروع وهي كما يلي:
الهيكل التنظيمي الوظيفي
هيكل تنظيمي قائم على المشروع / مبني على المشاريع
الهيكل التنظيمي المصفوفي
يمكن تصنيف الهيكل التنظيمي للمشروع المصفوفي على أنه مصفوفة قوية ومصفوفة ضعيفة ومصفوفة متوازنة بناءً على السلطة والقوة المشتركة بين المدير الوظيفي ومدير المشروع.
الغرض من هذه المقالة هو مناقشة هيكل تنظيم المشروع القائم على الوظيفة بالتفصيل. لذا، سأؤجل مناقشة هياكل التنظيم القائمة على المشروع والمصفوفة إلى وقت لاحق.
تعرف على المزيد حول خصائص إدارة المشاريع.
ما هو الهيكل التنظيمي الوظيفي؟
يتكون الهيكل التنظيمي للمشروع الوظيفي من أعضاء فريق المشروع المخصصين من وحدات وظيفية مختلفة في المنظمة. عادةً ما يكون للمنظمة وحدات وظيفية مختلفة مثل الموارد البشرية والمالية والتسويق والمبيعات والعمليات وتكنولوجيا المعلومات والإدارة وما إلى ذلك.
سيتم إدارة كل وحدة بواسطة رئيس وحدة وظيفية/وحدة أعمال يكون مسؤولاً أمام القيادة الاستراتيجية للمنظمة. في المنظمة الكبيرة، قد يكون لدى رؤساء الوحدات الوظيفية مديرون وظيفيون أو مديرون على مستوى القيادة التشغيلية يعملون تحت إمرتهم والذين بدورهم سيكون لديهم فريق من المديرين التنفيذيين يقدمون تقاريرهم إليهم. على سبيل المثال، قد يكون لدى وحدة أعمال الموارد البشرية رئيس للموارد البشرية، والذي قد يكون تحت إمرته العديد من مديري الموارد البشرية المسؤولين عن جوانب مختلفة من إدارة الموارد البشرية مثل التوظيف وإدارة الأداء والتدريب وما إلى ذلك. سيكون هناك مسؤولون تنفيذيون للموارد البشرية يعملون مع مديري الموارد البشرية لتحقيق أهداف قسم الموارد البشرية. وبالتالي، يجب إدارة الهياكل التنظيمية الوظيفية باستخدام الهيكل الهرمي التنظيمي الحالي
يتم تشكيل فريق مؤقت يضم أعضاء الفريق من وظائف مختلفة بمجرد بدء المشروع. يتطلب تنفيذ المشروع في هذا الهيكل مشاركة وحدات وظيفية مختلفة. وبالتالي، تقوم الوحدة الوظيفية المختلفة بتنفيذ مكونات مختلفة من المشروع حيث تكون كل وحدة مسؤولة عن إكمال مكون معين.
نصائح لمقابلة مدير المشروع [PDF
تتم عملية تنسيق المشروع في هذا الهيكل عادةً على مستوى الإدارة الوظيفية. وليس من الضروري أن يتم تمثيل جميع الوحدات في المنظمة. وسيتم تخصيص الموظفين من الوحدات فقط وفقًا لمتطلبات المشروع.
مزايا الهيكل التنظيمي الوظيفي
الهيكل التنظيمي للمشروع الوظيفي هو الأنسب للمشاريع التي تتطلب قدرًا أكبر من الخبرة الفنية. تتمتع قيادة المنظمة بالمرونة في اختيار الموظفين للمشروع. يمكن لكل وحدة وظيفية مشاركة في المشروع ترشيح الموارد بناءً على أولوية وأهمية المشروع لوحدتها.
المشروع بمثابة منزل مؤقت لعضو الفريق. بمجرد الانتهاء من العمل في المشروع، يكون لديه منزل دائم يعود إليه، وهو الوحدة الوظيفية.
على الرغم من تخصيص موظف لمشروع ما، فإنه يظل يقدم تقاريره إلى مديره الوظيفي. وبالتالي، لا يزال أداء الموظف خاضعًا للمتابعة والملاحظة، مما يؤدي إلى تحسين تقييمات الأداء والتقدم المستمر في حياته المهنية.
غالبًا ما تواجه المنظمات مشكلة رحيل أعضاء رئيسيين من الموظفين أثناء تنفيذ المشروع. يقلل الهيكل التنظيمي الوظيفي من خطر مثل هذا التقلب حيث يتمكن المدير الوظيفي من استبدال أحد الموارد بسهولة بمورد مماثل أو أفضل من أجل ضمان استمرارية المشروع.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
أطلق العنان لإمكاناتك من خلال الحصول على شهادة CSM. عزز مهاراتك وخبراتك لقيادة مشاريع Agile بفعالية. ادفع بمسيرتك المهنية إلى الأمام الآن!
والآن العيوب…
إن المشكلة الرئيسية في الهيكل التنظيمي الوظيفي تتعلق بأولويات عضو الفريق. فعضو الفريق أثناء عمله في المشروع عليه أن يقلق بشأن المهام اليومية في الوحدة الوظيفية. وبالتالي قد يتم تجاهل مسؤوليات المشروع أو تفويتها، مما يؤدي إلى تأخيرات أو مشكلات تتعلق بالجودة من حيث مخرجات المشروع. وقد يظل ولاء عضو الفريق واهتمامه منصبين على العمل في الوحدة الوظيفية وليس على إكمال عمل المشروع. وقد يؤثر هذا سلبًا على تقدم المشروع.
غالبًا ما تعمل المشاريع في ظل قيود وحدود. وبالمثل، هناك الكثير من التبعيات التي تحتاج إلى التنسيق بشكل صحيح لنجاح المشروع. يعد التعاون بين أعضاء الفريق من وحدات وظيفية مختلفة مشكلة رئيسية تواجه هذا النوع من الترتيبات. إذا احتاج أحد أعضاء الفريق من الوحدة الوظيفية أ إلى حل مشكلة تتعلق بموظف من الوحدة الوظيفية ج، فيجب أن يتولى المشكلة أولاً مدير الوحدة أ، الذي يجب عليه بعد ذلك التنسيق مع مدير الوحدة ج الذي قد يتواصل مع عضو الفريق في الوحدة ج للحصول على المعلومات ذات الصلة ثم ينقلها على نفس المسار مرة أخرى إلى عضو الفريق في الوحدة أ. كما نرى، هذه مهمة شاقة وقد تؤدي إلى تأخيرات وضغوط غير مرغوب فيها من جانب أعضاء الفريق.
غالبًا ما تؤدي الهياكل التنظيمية الوظيفية إلى الافتقار إلى الدافع أو الاهتمام أو الانتماء بين أعضاء الفريق والافتقار إلى الإلحاح على إكمال المهام. وعادةً ما ينتهي بهم الأمر إلى الشعور بأن المشروع ما هو إلا عبء إضافي لن يؤثر على تقدمهم الوظيفي.
وأخيرًا، يعد الهيكل التنظيمي الوظيفي آلية رائعة يمكن استخدامها عند التعامل مع المشاريع التي تشمل وحدات وظيفية متعددة والتي تتطلب خبرة تقنية متخصصة لإكمال المهام.
ومن ثم، يجب استخدام هذه الطريقة بشكل معقول عند تشكيل فرق المشاريع داخل المنظمة.