تحليل الفجوات في إدارة المشاريع: كيفية سد الثغرات |سبوتو

تحليل الفجوات في إدارة المشاريع: كيفية سد الثغرات
تجد العديد من المؤسسات صعوبة في تنفيذ الاستراتيجيات بالطريقة الصحيحة للحصول على أفضل النتائج الممكنة. هذا هو السبب في أهمية دور تحليل الفجوات في إدارة المشاريع. لجعل المشروع فعالًا وناجحًا، يجب على المرء أن يعرف ما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح من خلال تلبية معايير الأداء المطلوبة. هذه المعرفة إلزامية لدرء المخاطر في المستقبل.
تشير دراسة استقصائية أجراها تقرير برايت لاين الخاص إلى أن 59 في المائة من المؤسسات تكافح من أجل سد الفجوة الاستراتيجية بين التطوير والتنفيذ اليومي. إن التحديات في تنفيذ التحديات بنجاح هي سبب ظهور تحليل الفجوة في الصورة.
ما هو تحليل الفجوة في إدارة المشاريع؟ تحليل الفجوة في إدارة المشاريع المصدر: مصطلحات الأعمال
تحليل الفجوة في إدارة المشاريع هو الطريقة التي تم ابتكارها لفهم الفجوات في المشروع. فهو يحلل ويقارن بين النتيجة الحالية والمطلوبة ويوصي بالخطوات التي يمكنك اتخاذها لسد الفجوة. إذا كنت ترغب في سد الفجوة الاستراتيجية، فستحتاج إلى تحليل مختلف وجهات النظر، بدءًا من أهداف العمل إلى عملية العمل. لمقارنة الأداء الفعلي بالأداء المحتمل، نحتاج إلى تحليل العوامل التي تؤثر على الأداء، بدءًا من تخطيط الموارد والاستثمار والتكنولوجيا المستخدمة ومختلف العوامل الأخرى ذات الصلة. يمكنك تمهيد الطريق لسد الفجوة من خلال توثيق وتحليل هذه العوامل.
تولي العديد من دورات إدارة المشاريع عبر الإنترنت أولوية قصوى لتعليمك الفروق الدقيقة في تقييم الفجوات وفقًا لدليل PMBOK®.
لماذا تحتاج إلى تحليل الفجوات في إدارة المشاريع
تعمل إدارة مشروع تحليل الفجوات في إدارة المشروع على تحسين الاستخدام الفعال للموارد مثل الوقت والمال والقوى العاملة التي يتم إنفاقها على المشروع وتحسينها. يتيح المزيد من الكفاءة في المشروع، مما يسهل تحقيق أهداف المشروع. ويحدد مجالات المشاكل المحددة ويرشد بالخطوات القابلة للتنفيذ لتحسين العملية والمنتجات والخدمات التي تقوم بها تحت الأنظار. قد يبدو الأمر مشابهًا لتقييم المخاطر. ومع ذلك، فإن الفرق هو أن تقييم المخاطر يركز على التنبؤ بالمخاطر المستقبلية، في حين أن تحليل الثغرات في إدارة المشروع يحلل المخاطر الحالية في هذا المشروع لمواءمتها مع أهداف العمل. يعد سد الثغرات في المشروع أمرًا مهمًا في المشروع لإرضاء العميل والاستخدام الفعال للموارد. ولهذا السبب أدرجت شهادة PMP المرموقة على الإنترنت تحليل الفجوات في إدارة المشاريع في مناهجها الدراسية.
معالجة فجوة تسليم الاستراتيجية كمدير مشروعالمصدر: adobe
من خلال تحليل الفجوة في إدارة المشاريع، يمكنك معرفة متى يكون المشروع خارج المسار الصحيح، مما يجعل من الضروري بالنسبة لك كمدير مشروع معالجة فجوة تسليم الاستراتيجية. هذا هو السبب في أن تحليل الفجوات جزء لا يتجزأ من إدارة المشروع في دورات شهادة إدارة المشاريع.
لماذا يعد تحديد الفجوات الاستراتيجية أمرًا بالغ الأهمية لمدير المشروع:
تحديد أي نقاط ضعف أو أوجه قصور والتغلب عليها. تحديد الثغرات من وقت لآخر يجعل من السهل تحديدها على المدى الطويل.
تحسين كفاءة الفريق والمشروع من خلال إجراء تحليل الفجوات.
تحديد الاختلافات بين التصور والواقع.
يشير إلى أي شيء غير عادي يحدث بحيث يمكنك التركيز عليه وإجراء التغييرات اللازمة.
يمكن أن يساعدك استخدام أدوات التحليل في أتمتة العملية للحصول على نظرة عامة مفصلة عن العملية الأساسية. يساعدك على فهم ما إذا كانت لديك موارد كافية لتحقيق أهدافك.
في إدارة المشاريع، تساعدك عملية تحليل الثغرات على تحسين نفسك وتعطيك نظرة ثاقبة لما يجب تصحيحه قبل فوات الأوان.
اتخاذ قرارات محسّنة ومستنيرة.
يمنحك الحصول على شهادة PMP عبر الإنترنت معرفة رائعة في سد الرؤية الاستراتيجية أو فجوة التنفيذ في إدارة المشاريع.
كيفية إجراء تحليل الثغرات في إدارة المشاريع
1. تحديد الحالة الراهنة
عند إجراء تحليل الفجوة في إدارة المشاريع، حدد نوع تقييم الفجوة الذي ستستخدمه وحدد معايير التحليل. اجعل جميع المقاييس جاهزة لتقييم الوضع الحالي. حدد أين أنت الآن وقم بتحليل الوضع الحالي. أحضر العوامل التي تؤثر حالياً على نجاح وفشل المشروع وقم بتحديدها كمياً.
2. حدد أهدافك المستقبلية
ضع أهدافك المستقبلية وحدد أهدافك المستقبلية وحدد ما إذا كنت ستصل إليها. ضع في اعتبارك أهداف وغايات العمل التي حددتها بالفعل، أو أهداف النمو، أو أرقام الأرباح أو الإيرادات المحددة، أو التوسع في مواقع جديدة، أو الأهداف الشخصية التي تتوافق مع أداء عمل معين. يساعدك تحليل الفجوة في إدارة المشاريع على التكهن بأسباب عدم حدوث الأشياء وما الذي يجب معالجته للوصول إلى هناك.
3. تحديد الفجوات بين الأهداف الحالية والمستقبلية
الآن بعد أن أصبح لديك الأهداف الحالية والأهداف المرجوة، قم بإنشاء مخطط مقارنة بين الهدفين لتحديد الثغرات التي أبعدتك عن الوصول إلى الهدف. تعمق أكثر لتحديد سبب الفجوة ومعالجتها حتى لا تحدث في المستقبل.
في هذه الخطوة من تحليل الفجوة في إدارة المشروع، حاول الإجابة عن أسئلة مثل
ما القرار الذي أدى إلى هذه الفجوة؟
ماذا كان الخطأ؟
ما الذي كان يمكن فعله لتحقيق الهدف؟
ما هي الموارد التي يجب أن نأخذها بعين الاعتبار لسد الفجوة؟
ما هي مجموعة الأهداف الجديدة المطلوبة للحصول على النتيجة المتوقعة؟
بمجرد العثور على الإجابات على الأسئلة المذكورة أعلاه عن الثغرات التي تم تحديدها، فقد حان الوقت لسد الفجوة الاستراتيجية.
4. حدد كيف ستقوم بسد الفجوة
أنت مسؤول عن تنفيذ الاستراتيجية التي توصلت إليها. ومن ثم فإن الخطوة الأولى هي قبول النتيجة وأن تكون صادقًا مع الإجابات التي استنتجتها بالفعل. سيوضح لك التحليل الشامل للفجوة في إدارة المشروع سبب وجود فجوة، لذا حان الوقت الآن للعمل وسدها. للقيام بذلك، قم بإنشاء خطة مفصلة للخطوات القابلة للتنفيذ التي يجب اتخاذها. خذ المعلومات التي تم جمعها في المعلومات السابقة واستخدم جلسات العصف الذهني لتطوير الحل الأمثل لسد الفجوة.
وبناءً على ذلك، بمجرد أن تتوصل إلى الحل، يجب أن تحرص على تنفيذه. لقد فشلت العديد من الأفكار العظيمة بسبب تجاهل التنفيذ. دعونا نستكشف بعض المبادئ لتضييق هذه الفجوات في المستقبل.مبادئ لتضييق الفجوة الاستراتيجية كمدير مشروع
1. تنفيذ الاستراتيجية التي خططت لها
عندما تقوم بتحديد مهمة ما لفريقك، قم بتحديد استراتيجية وتوصيلها. لا يمكنك توصيل الاستراتيجية؛ فهي تتطلب قيادة نشطة ومرئية للمهارات. تعزز القيادة النشطة مشاركة الفريق وتحقيق نتائج أفضل. عندما تكون قد استثمرت الكثير من الوقت في تصميم الاستراتيجية الصحيحة وتطويرها، فإنك تستثمر نفس الأولوية والتركيز على تنفيذها على النحو الأمثل. يمكن أن يدعمك تدريب شهادة PMP عبر الإنترنت في فهم أفضل الممارسات في تخطيط وتنفيذ مشروع معقد.
2. تقبّل مسؤوليتك في تقديم الاستراتيجية الصحيحة
بمجرد أن تقوم بتوصيل الاستراتيجية إلى الفريق، فقد حان الوقت للإشراف على تقدم التنفيذ. يساعد قبول المساءلة على تقديم نتائج ممتازة. يجب عليك تنظيم الاستراتيجية وإدارة الموقف من خلال معالجة الثغرات والتحديات التي تؤثر على التسليم بشكل استباقي.
3. تعيين الموارد المناسبة
قم بتعيين الشخص المناسب لإنجاز المهمة، وليست كل الموارد متشابهة. فكل شخص لديه مجموعة مهارات متميزة. حدد المورد المناسب لكل مهمة. أدرك أن مهارات قيادة الفريق هي حاجة الساعة، وقم بتعيين أفضل الموارد التي تتمتع بمجموعة المهارات الكافية لمعالجة المشكلات بشكل مباشر من أجل تنفيذ الاستراتيجية بنجاح.
4. الاستفادة من الرؤية الثاقبة للعملاء والمنافسين
بيئة الأعمال دائمة التطور. ومن ثم تحتاج إلى مراقبة اتجاهات السوق الرئيسية والاستمرار في جمع المعلومات من منافسيك وعملائك. يفضل النجاح في السوق أولئك الذين يتفوقون في الحصول على رؤى جديدة من بيئة الأعمال المتطورة والتفاعل على الفور مع القرارات والتعديلات المناسبة لكل من تصميم الاستراتيجية وتنفيذها. سيساعدك ذلك على فهم المخاطر والتبعيات غير المعروفة التي تواجهها خلال دورة المشروع.
5. حافظ على استراتيجيتك قوية وبسيطة في الوقت نفسه
في إدارة المشاريع، ستواجه الكثير من التحديات المعقدة في تسليم المشروع. اجعل استراتيجيتك بسيطة قدر الإمكان وحافظ على تركيزك على النتيجة. حافظ على تقدم الاستراتيجيات من خلال اتخاذ إجراءات من وقت لآخر. تتيح الاستراتيجيات البسيطة تحديد أولويات العمل وتقديم القيمة من خلال تقليل المخاطر.
6. تحسين مشاركة الفريق والتواصل
التواصل الفعال أمر ضروري لمدير المشروع. ضع مهارات التواصل الواضح كأمر بالغ الأهمية. تعزيز مشاركة الفريق والتعاون العملي عبر الأعمال.
7. اتخذ قرارات سريعة وامتلكها
لا تترك قرارك في منتصف الطريق. تأكد من أنه يؤدي إلى الإنجاز. التزم باتخاذ قرارات استراتيجية مرتجلة وصحح أي مسار منحرف وأزل العوائق بسرعة. ليس من الضروري أن تكون لديك جميع الإجابات؛ اطلب المساعدة عندما تحتاج إليها. اطلب من الأشخاص الموثوق بهم الحصول على مدخلات وأفكار.
8. لا تخشى الفشل
على الرغم من أنك تخطط وتستعد بعناية كبيرة، إلا أن هناك أوقاتًا لا تسير فيها الأمور على ما يرام. جرّب وتعلّم دون خوف من الفشل. تقبّل الفشل وتعلّم من الأخطاء.
9. اعترف بعمل فريقك
يجب على مدير المشروع أن يعترف دائمًا بالعمل الاستثنائي. اعترف علنًا بفريقك على عملهم الممتاز. حفزهم بسخاء وألهمهم لتقديم نتيجة مركزة. إن الاعتراف بالعمل يعطي تأثيرًا إيجابيًا على أعضاء الفريق ويدفعهم إلى المساءلة. احتفلوا بانتصاراتكم معًا.
تقليل مخاطر المشروع من خلال تحليل الفجوات في إدارة المشاريع
يوفر تحليل الثغرات في إدارة المشروع الوضوح ويدفع إلى الاستخدام الفعال للموارد. يمكن استخدام هذه التقنية في أي مكان. يمكن لتحليل الثغرات في إدارة المشاريع، عند استخدامه بفعالية، أن يقضي على المخاطر والخسائر. كما أنه يعزز خبرة العمل والروح المعنوية للفريق. لتعلم تحليل الفجوات في إدارة المشاريع بشكل فعّال، يقترح معهد التدريب على إدارة المشاريع (SPOTO) الالتحاق بدورات تدريبية في إدارة المشاريع والحصول على شهادة PMP عبر الإنترنت.
SPOTO هو أحد مزودي التدريب المعتمدين من معهد إدارة المشاريع (PMI) وقد لعب دوراً هاماً في تدريب العديد من مديري المشاريع للتعامل بنجاح مع التحديات في الوقت الفعلي والقيام بأدوارهم ومسؤولياتهم. إذا كنت تستعد للحصول على شهادة PMP عبر الإنترنت، قم بالتسجيل في دورات شهادة إدارة المشاريع من مزود تدريب معتمد من معهد إدارة المشاريع مثل SPOTO لتصبح خبيراً في المجال وقائداً فكرياً تحت إشراف الخبراء.