تحليل الاحتياطي في إدارة المشاريع: التعريف والأنواع وأفضل الممارسات

يعد تحليل الاحتياطي أمرًا محوريًا في إدارة المشاريع، حيث يثبت أداء فريقنا المتميز. بصفتي مدير مشروع، واجهت أوقاتًا صعبة أثناء حالة الوباء في إدارة المشاريع. ومع ذلك، فقد أظهرت رؤيتي وتخطيطي الاستراتيجي وإدارة المخاطر الماهرة باستخدام تحليل الاحتياطي لإكمال المشروع بنجاح.
في هذه المقالة، سأستكشف تحليل الاحتياطي ما هو وكيف يعمل ولماذا هو بالغ الأهمية وما هي أفضل الممارسات. سواء كنت مشاركًا في مشاريع بناء واسعة النطاق أو تعمل مع فريق تطوير تكنولوجيا المعلومات، فمن المستحسن بشدة أن تتعرف على تحليل الاحتياطي لضمان إكمال المشروع في الوقت المناسب وبتكلفة فعالة. يعد التدريب عبر الإنترنت للحصول على شهادة PMP هو الخيار الأفضل لاكتساب المعرفة في تحليل الاحتياطي، وفي الوقت نفسه، للتقدم في حياتك المهنية. يساعد تبني أساليب تحليل الاحتياطي المذكورة أدناه وخطواتها في مشاريعك الواقعية في تحقيق نتائج ناجحة.
ما هو تحليل الاحتياطي في إدارة المشاريع؟
تحليل الاحتياطي هو وسيلة لمواكبة المخاطر المفاجئة بالموارد التي قد تشمل الأموال والمواد والقوى العاملة لإكمال المشروع بفعالية. يهدف تحليل الاحتياطي إلى ضمان توفر الإمدادات الكافية في حالة حدوث تأخيرات غير متوقعة في المشروع. هناك نوعان من الاحتياطيات: احتياطيات الطوارئ واحتياطيات الإدارة.
إن تحليل الاحتياطي في إدارة المشاريع له العديد من الفوائد، بما في ذلك مساعدة المشاريع على النجاح والعمل بسلاسة. باختصار، يتضمن تحليل الاحتياطي في إدارة المشاريع التخطيط الاستباقي وتخصيص الوقت الإضافي أو الميزانية أو الموارد لإدارة عدم اليقين والمخاطر لتحسين نجاح المشروع في مواجهة المشكلات غير المتوقعة.
لماذا يعد تحليل الاحتياطي مهمًا؟
يلعب تحليل الاحتياطي دورًا حيويًا في إدارة المشاريع. على سبيل المثال، إذا واجه مشروع يستغرق عادةً 30 يومًا لإكماله مخاطر غير متوقعة قد تتسبب في تأخيرات، فمن الضروري تقدير المخاطر المحتملة وتخصيص أموال كافية لتجنبها. يجعل تحليل الاحتياطي من الأسهل حساب مثل هذه المخاطر والاستعداد لها. هناك العديد من الأسباب الأخرى التي تجعل تحليل الاحتياطي أمرًا بالغ الأهمية في إدارة المشاريع، بعضها مذكور أدناه:
تحليل الاحتياطي يقيم مخاطر المشروع، مما يحسن إدارة المخاطر.
يتم بناء شبكة أمان ضد الظروف غير المتوقعة بالاحتياطيات. وهذا يسمح لمديري المشاريع بالاستجابة بسرعة دون الإضرار بنجاح المشروع.
يوفر تحليل الاحتياطي تواصلاً شفافًا فيما يتعلق بتوفر الموارد. كما أنه يبني الثقة بين أصحاب المصلحة والعملاء وأعضاء الفريق.
تلعب الاحتياطيات دورا حاسما في التخفيف من تجاوزات الميزانية والتأخيرات غير المتوقعة في المشاريع.
يعتبر تحليل الاحتياطي أيضًا أحد الموضوعات المهمة في دورات إدارة المشاريع. بصفتي مرشحًا لأن أصبح مدير مشروع، ساعدني هذا الموضوع في اجتياز المقابلة الشخصية ونمو مسيرتي المهنية كمدير مشروع ناجح.
أنواع الاحتياطيات في إدارة المشاريع
هناك نوعان رئيسيان من الاحتياطيات، وقد ناقشتهما بالتفصيل أدناه.
1. الاحتياطي الطارئ
الاحتياطيات الطارئة في إدارة المشاريع هي الوقت الإضافي أو الميزانية المخصصة للتخفيف من المخاطر والشكوك المعروفة أثناء مدة المشروع. في معظم الأحيان، يقوم مدير المشروع بتحديد الاحتياطيات الطارئة وإدارتها. تستند هذه الاحتياطيات إلى المخاطر المتوقعة التي تأتي مع المشروع.
تحدد خطط إدارة المخاطر احتياطيات الطوارئ بناءً على المجهول وعدم اليقين في المشروع. وهي تمكن من إدارة المخاطر بشكل استباقي، مما يسمح لفريق المشروع بالتكيف مع القضايا غير المتوقعة دون المساس بنجاح المشروع. تتم مراقبة احتياطيات الطوارئ وتعديلها أثناء دورة حياة المشروع لتحسين التكيف والمرونة.
2. احتياطيات الإدارة:
الاحتياطيات الإدارية هي المدة أو الميزانية التي يحتفظ بها كبار المديرين أو رعاة المشروع لمواجهة الأحداث غير المتوقعة أو حالات الطوارئ. يتم إدارة الاحتياطيات الطارئة من قبل مدير المشروع ويتم الكشف عنها للفريق، في حين يتم الاحتفاظ بالاحتياطيات الإدارية عادةً على مستوى أعلى وقد لا يتم الكشف عنها.
تتطلب الأحداث غير المتوقعة أو الاضطرابات الكبيرة التي تقع خارج سيطرة فريق المشروع احتياطيات إدارية. وهي مخصصة لعدم اليقين في المشروع وليس للمخاطر الخاصة، مما يضمن قدرة المشروع على التكيف مع العقبات غير المتوقعة طوال دورة حياته.
الاحتياطي الطارئ مقابل الاحتياطي الإداري
يمكننا فهم مفاهيم تحليل احتياطي الطوارئ وإدارة الاحتياطي من خلال مقارنتهما ببعضهما البعض على النحو التالي:
متى يجب عليك إجراء تحليل الاحتياطي أثناء المشروع؟
إن إجراء تحليل الاحتياطيات خلال المراحل الحرجة من دورة حياتها أمر ضروري لضمان إدارة المخاطر بكفاءة والقدرة على التكيف مع الظروف المتغيرة. وفيما يلي المراحل التي يتم فيها إجراء تحليل الاحتياطيات:
مرحلة البدء: إجراء تحليل أولي للاحتياطي أثناء بدء المشروع لتحديد المخاطر وعدم اليقين.
مرحلة التخطيط: تحسين وتحديث تحليل الاحتياطي أثناء تخطيط المشروع لتوزيع احتياطيات الطوارئ على أساس فهم المخاطر وتحديد معايير استخدام احتياطيات الوقت والمال والنطاق.
مرحلة التنفيذ: مراقبة تقدم المشروع وتعديل الاحتياطيات عند ظهور مخاطر جديدة أو قائمة.
الإغلاق: أخيرًا، أكمل تحليل الاحتياطي لإغلاق وتسجيل جميع الاحتياطيات في وثائق إغلاق المشروع.
كيفية تحديد احتياطيات المشروع؟
يجب على مديري المشاريع الطموحين أن يعرفوا كيفية حساب احتياطيات المشروع. وهذا أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. وعادة ما يتم تحديد احتياطيات الإدارة من خلال سياسة الشركة. وعادة ما يتم تخصيص 5-20% من أموال المشروع.
يتضمن تحديد الاحتياطيات الطارئة تحديد المخاطر وعدم اليقين في المشروع وتخصيص الموارد لحلها. هناك ثلاث طرق شائعة لتحديد الاحتياطيات الطارئة:
الطريقة 1: النسبة المئوية للتكلفة المقدرة
إن أسلوب نسبة النفقات المقدرة يأخذ في الاعتبار المخاطر والشكوك غير المتوقعة من خلال تخصيص نسبة محددة مسبقًا من تكلفة المشروع. وتضمن هذه الاستراتيجية البسيطة أن الاحتياطيات تتناسب مع حجم المشروع وتعقيده.
تخصص هذه الاستراتيجية مبلغًا متناسبًا للأحداث غير المتوقعة، وعادة ما يكون ذلك بنسبة مئوية من ميزانية المشروع. على سبيل المثال، إذا كان مشروع بقيمة 100000 دولار أمريكي به نسبة طوارئ تبلغ 10%، يتم تخصيص 10000 دولار أمريكي لإدارة عدم اليقين.
احتياطي الطوارئ = التكلفة التقديرية للمشروع × (نسبة الطوارئ / 100)
الاحتياطي الطارئ = 100000 دولار × (10/100) = 10000 دولار
الطريقة 2: القيمة النقدية المتوقعة (EMV)
تقدر EMV القيمة المالية للمخاطر في احتياطيات الطوارئ. احسب صيغة EMV بضرب احتمال وقوع حدث محفوف بالمخاطر في التكلفة المحتملة للمشروع.
EMV = الاحتمالية × التأثير
لنفترض أن مشروع البناء الذي تبلغ احتمالات تأخيره بسبب الأمطار 30%، يكلف هذا التأخير مليون دولار بسبب العمالة العاطلة والأعمال الاحترازية الإضافية.
سيكون EMV لهذا الحدث المحفوف بالمخاطر على وجه التحديد 0.30 × 100,000 دولار = 30,000 دولار.
إضافة هذه القيمة الإجمالية البالغة 30 ألف دولار إلى ميزانية المشروع الرئيسية.
الطريقة 3: التخمين بناءً على البيانات التاريخية
يتضمن تخمين الاحتياطيات الطارئة تقدير أو افتراض مخاطر المشروع وعدم اليقين بناءً على مشاريع سابقة ذات خصائص مماثلة. تتضمن تقنية دلفي قيام الخبراء بتقديم تقييمات المخاطر بشكل مجهول، والتي يقوم الميسر بتجميعها ومشاركتها حتى يتم التوصل إلى تفاهم.
أفضل الممارسات لتحليل الاحتياطيات في إدارة المشاريع
عند إجراء تحليل الاحتياطي لمشاريعك، فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك القيام بها:
تحديد المخاطر: تحديد المخاطر وتوثيقها في وقت مبكر من المشروع. مناقشة مخاطر المشروع مع أصحاب المصلحة والاستفادة من البيانات السابقة لتحديدها. تحليل الاحتياطيات يكون أكثر دقة مع تقييم المخاطر الأكثر شمولاً.
إشراك أصحاب المصلحة: المشاركة في إجراء تحليل الاحتياطيات جنبًا إلى جنب مع أصحاب المصلحة المناسبين. يمكن أن تؤدي مشاركتهم إلى تحسين الوعي بالمخاطر واستراتيجية الاستجابة.
مراجعة المخاطر بشكل منتظم: تتغير المخاطر طوال عمر المشروع. وللحفاظ على أهمية تقييم المخاطر الأصلي، يجب تقييمه بشكل منتظم. فقد تنشأ مخاطر جديدة وشديدة مع تقدم المشروع.
التوثيق والاتصال الفعال: توثيق الأسباب وراء القرارات المتعلقة بالاحتياطيات الطارئة. يتطلب تنسيق أصحاب المصلحة وفهم تحليل الاحتياطيات التواصل الشفاف. وهذا يساعد الجميع على فهم المخاطر والاحتياطيات.
تحديث سجل المخاطر من وقت لآخر: حافظ على تحديث سجل المخاطر طوال فترة المشروع. فقد تحدث مخاطر جديدة وتغييرات في تأثير المخاطر أو احتمالية حدوثها.
استخدام البيانات التاريخية: يمكن أن يستفيد تحليل الاحتياطي من البيانات السابقة ودروس المشروع. وهذا يساعد على فهم المخاطر النموذجية وتأثيراتها.
يجب على أي طالب للحصول على شهادة PMP أن يتعلم أفضل الممارسات لتحليل الاحتياطي، وهو هدف يمكن تحقيقه من خلال أفضل دورة PMP في SPOTO.
خاتمة
يعد تحليل الاحتياطي أمرًا ديناميكيًا وضروريًا لإدارة المشاريع. فهو يساعدك إذا كان هدفك هو أن تصبح مدير مشروع أو محترفًا محتملًا، فيمكنك النجاح في عالم إدارة المشاريع الديناميكي من خلال تبني الأفكار المذكورة أعلاه وتحسين التقنيات والتكيف مع التغيير.
يعد تحليل الاحتياطيات أمرًا ضروريًا لمديري المشاريع المحتملين لإدارة المشاريع وتنفيذها. يتطلب النجاح اتباع نهج شامل لإدارة المخاطر، والوعي بالصناعة، ومهارات التحليل الكمي. إن تعزيز مهارات الاتصال الجيدة لشرح قرارات الاحتياطي لأصحاب المصلحة من شأنه أن يزيد من شفافية المشروع والثقة.
في المستقبل، سوف تتغير إدارة المشاريع بلا شك مع ظهور تحديات جديدة. يجب عليك مراقبة التكنولوجيا الجديدة والأساليب والاتجاهات العالمية التي قد تؤثر على مشاريعك. كن على اطلاع بكل ما هو جديد وكل التوفيق لك في المشاريع القادمة في عالم إدارة المشاريع.