تحطيم الخرافات الشائعة حول إدارة المشاريع من أجل النجاح

على مر السنين، وُضعت إدارة المشاريع موضع التنفيذ لتحويل الأدوات والعمليات والأشخاص للحصول على النتائج المرجوة ضمن الإطار الزمني المحدد. في الواقع، كان هناك الكثير من الفضول والتكهنات حول إدارة المشاريع ودور مدير المشروع ككل. وهناك أساطير وشائعات وخرافات حول إدارة المشاريع وفضول وتكهنات حول إدارة المشاريع. في واقع الأمر، تعمل كل شركة وصناعة بقواعد محددة تستند إلى معتقدات وممارسات مختلفة. تأتي القصص الكاذبة المختلفة داخل مكان العمل جنبًا إلى جنب مع الأساطير المتوقعة. إذا كان الأمر يتعلق بالمشاريع الرائعة، فإنها تمر عبر الشكوك والفوضى، مما يسمح للفرق باتخاذ قرارات ذكية وفقًا للواقع. ستغطي هذه المقالة تسع خرافات شائعة في إدارة المشاريع يجب تجنبها لتحقيق أداء عالٍ وإنتاجية كاملة.
خرافات إدارة المشاريع
اطّلع على الخرافات أو المعتقدات الشائعة في إدارة المشاريع التي يجب تجنبها لتحقيق أداء أفضل ونجاح المشروع، وهي كالتالي
الخرافة الأولى: العملاء يعرفون كل شيء عن متطلباتهم
بالطبع، يعرف العملاء جيدًا ما يريدونه في نهاية المشروع لكنهم لا يتوقعون معرفة التفاصيل الصغيرة أو الحلول التي يمكن أن تحقق لهم النجاح. علاوة على ذلك، قد يكون لديهم أفكار قوية حول ميزات المنتج التي يرغبون في تفضيلها ولكن ليس من الضروري أن كل تفضيلاتهم ستوفر بالفعل مزايا تجارية ملموسة. في الواقع، قد لا يكونون على دراية بالميزات التي يحتاجون إليها أو التي تفيدهم بشكل كبير. صحيح أن فرق المشروع يجب أن تأخذ بعين الاعتبار آراء العملاء. ومع ذلك، لا ينبغي اعتبار كل كلمة من كلماتهم كعقيدة ثابتة لأنهم قد يكونون مخطئين في افتراضاتهم حول الأسواق والعمليات والمنتجات مثلهم مثل أي شخص في الفريق.
الخرافة 2: إعطاء الأولوية الأولى للسرعة على الجودة
إنها واحدة من أخطر الخرافات في إدارة المشاريع لأنها يمكن أن تؤثر على الاستقرار العام للمشروع. من الجيد أن تكون سريعًا وفي الوقت المحدد ولكن الجودة أيضًا مهمة جدًا في أي مشروع تجاري. فالتوقيت هو القدرة على إنجاح الصفقة أو إفشالها. إن ضمان الجودة والتسليم في الموعد النهائي كلاهما أمران حاسمان، لذلك فإن تحديد الأولويات أمر صعب بعض الشيء لأن الأمر يعتمد على ذلك. إذا كان الأمر يتعلق بالوقت، فيمكنك تحديد الحد الأدنى من المعايير المقبولة والتركيز عليها حتى تتمكن من تقديم القيمة في الوقت المناسب.
الخرافة الثالثة: العملية هي كل شيء في إدارة المشاريع
لنقل المشروع من نقطة الصفر إلى النهاية، من الضروري الاعتماد فقط على العملية. ومع ذلك، فإن إدارة المشروع هي مجال لا يشمل العمليات فحسب، بل يشمل أيضًا الكثير من الأشخاص الذين يُعرفون بأصحاب المصلحة. علاوة على ذلك، يجب أن يشارك أيضًا صانعو القرار والعملاء وغيرهم من الأفراد ذوي الشخصيات والمهارات المختلفة لتقديم مساهمات استثنائية لإنجاز المشروع بنجاح. وينبغي الحرص على ألا تكون العملية “محكمة الإغلاق”، كما يجب ألا تكون هناك أطراف سائبة في جانب الأشخاص من المعادلة. ومن ثم، فإن وجود فريق منسق بشكل جيد من المهنيين المتحمسين والأكفاء أمر لا بد منه لضمان النجاح لأنه يحدث فرقًا كبيرًا.
الخرافة الرابعة: النجاح مستحيل بدون شهادة إدارة المشاريع
من الواضح أن الشهادات تعد ميزة إضافية عندما يتعلق الأمر بإضافة قيمة كبيرة إلى مهنة إدارة المشاريع. عندما تتعلم عن برنامج معين، فإن ذلك يساعدك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً وذكاءً أثناء تقدمك في حياتك المهنية. ومع ذلك، فإن مديري المشاريع المتميزين يكتسبون الخبرة من سيناريوهات المشاريع في العالم الحقيقي حيث يتدربون ويتعلمون كيفية قيادة الفرق، والتعامل مع العملاء، وتوضيح أهداف المشروع، وتقييم متطلبات العمل، وإدارة المخرجات، ومعالجة النزاعات. لذلك، لا تلعب الشهادات دورًا كبيرًا بل الخبرات الواقعية في مجال معين.
الخرافة 5: التكنولوجيا هي الحل للمشاكل
من الواضح أن أدوات التعاون مثل Trello وMicrosoft Project وAsana وSlack يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في إدارة المشاريع. ومع ذلك، فإن هذه الأدوات ستساعدك فقط على تنسيق الجهود والقيام بالأعمال الشاقة وتسريع سير العمل. في الواقع، إن اليد التي تقف وراء كل أداة هي التي تولد النتائج الفعلية في النهاية. باستخدام أبسط الأدوات الأساسية، يمكن للشخص الذي يتمتع بأفضل المواهب أن يقدم أداءً عاليًا ونتائج ممتازة دون أدنى شك. وبالمثل، حتى أفضل الأدوات لن تكون كافية للممارسين غير الأكفاء. صحيح أن التكنولوجيا مهمة، إلا أن قدرتها تعتمد على تبني الفريق وتدريبه وكذلك على التكامل.
الأسطورة 6: يمكن لأي شخص إدارة المشروع بفعالية
قد يبدو الأمر معقولاً في الجلسة الأولى عندما يتم النظر في نطاق الإمكانات البشرية. ومع ذلك، فإن تطبيقه في سيناريوهات العالم الحقيقي يتطلب العديد من المؤهلات والأهلية الرئيسية. وعلاوة على ذلك، يجب على الفرد الذي يهدف إلى أن يكون مدير مشروع جيد أن يكون لديه على الأقل المزيج الصحيح من المعرفة التقنية والانضباط والذكاء العاطفي والفطنة في العمل والمهارات الشخصية للقيام بالواجب الصحيح. سوف تكون نتائج إدارة المشروع متوسطة أو حتى كارثية عندما يفتقر الشخص فعليًا إلى أي من هذه المتطلبات الأساسية كمدير مشروع.
الخرافة 7: الاجتماعات كافية للتواصل
إذا كان الأمر يتعلق بنظرة جزئية، فهي ليست مقولة خاطئة، ولكن الاجتماعات ليست كافية على الإطلاق لاختيارها كوسيلة وحيدة للتواصل مع العالم الخارجي فيما يتعلق بمشروعك. بالتأكيد تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية إدراك الدور الفعلي للاتصال في إدارة المشروع ويجب وضع الخطط وفقًا لذلك لوسائل الإعلام المختلفة لنقل وجهات النظر. في الواقع، إنه مجرد مضيعة للوقت لمناقشة كل مسألة تتعلق بتطوير المشروع في الاجتماع نفسه. ليس من الضروري أن يفهم كل عضو في الفريق كل شيء في اجتماع واحد فيما يتعلق بإنجاز المشروع. ومع ذلك ، يمكنك عقد اجتماعات Scrum لأنها دقيقة وقصيرة وتعقد في الغالب في وقت الصباح. بعد كل شيء، يساعد الاجتماع المثمر في الواقع أكثر من مجرد عقد اجتماع.
الخرافة 8: إدارة المشروع هي كل شيء عن الأعمال الورقية
إذا كان هذا هو التصور السائد عن إدارة المشاريع، فيجب إزالة هذا المفهوم الخاطئ من ذهنك. في واقع الأمر، يتمثل دور مدير المشروع في تنظيم خطط المشروع، وتقديم تحديثات لا حصر لها عن حالة المشروع، وتنسيق جداول الاجتماعات، وترتيب ملاحظات الاجتماع. وعلاوة على ذلك، فإن مدير المشروع الجيد يجعل الإدارة ناجحة عندما يضيف قيمة مضافة ويتفاوض في الاجتماعات ويكون مستشارًا وموجهًا موثوقًا لأعضاء الفريق. التواصل مع أعضاء الفريق أكثر أهمية من مجرد دفع الورق في أي إدارة مشروع.
الأسطورة 9: يجب أن يكون مدير المشروع خبيرًا في الموضوع
عادةً ما يكون مدير المشروع الذي يكون خبيرًا في الموضوع مزودًا بمعرفة عميقة بالتقنيات المستخدمة وقطاعها العام. وهم يضعون هذه القدرات جنبًا إلى جنب مع مهاراتهم في إدارة المشروع لجعل المشروع يسير بنجاح. ومع ذلك، لن يكون ذلك مفيدًا دائمًا لأن مديري المشاريع الذين لديهم معرفة بالموضوع سيغرقون في التفاصيل أكثر من اللازم وسيفتقرون إلى التركيز نحو إتقان الخدمة أو المنتج ككل. وبدون المعرفة بالموضوع، سيكونون قادرين على تحديد الأولويات وضمان إنجاز جميع مهام المشروع ضمن الإطار الزمني المحدد. ويتمثل الدور الرئيسي لمدير المشروع في توصيل الأمور بفعالية حتى يمضي تطوير المشروع قدماً بشكل صحيح ويتم إنجازه في الوقت المناسب.
الخرافة 10: تنتهي اللعبة إذا فشلت
لا ينبغي للخوف من فشل المشروع أن يتقبل المخاطر المتضمنة في الانتقال من نقطة إلى أخرى ولا أن يجمد دافع مدير المشروع في التصدي له. صحيح أنه من السيء مواجهة الفشل، لكن لا ينبغي أن يثبط ذلك من عزيمة المبادرة والتقدم والابتكار والإبداع. بالإضافة إلى ذلك، سيكون هناك قصة فشل وراء كل شخص ناجح. وعلاوة على ذلك، يجب أن يتحول كل فشل إلى منصة للتكرار وتجربة تعليمية من أجل خلق قيمة لشركتك. يمكن لمديري المشاريع الاستفادة من التغذية الراجعة في المراحل المبكرة إلى الحد الأدنى لتبسيط العملية أو تطوير المنتج. في الواقع، يجب على المرء أن يتعلم من إخفاقاته ويتخذ إجراءات قوية مع وضع خطة طوارئ مثالية للسير على المسار الصحيح وتحقيق النجاح الحقيقي في المشروع.
كلمات أخيرة
في عصرنا الحالي، تتطلب الاحتياجات التنظيمية والبيئات المتغيرة أنظمة مرنة لإدارة المشاريع التي أصبحت أكثر قوة وسهولة في الوصول إليها وبأسعار معقولة. في واقع الأمر، لا يمكن لمدير المشروع أن يكون ناجحًا إلا إذا كان يتمتع بمهارات تعاونية وتواصلية أفضل، ويتمتع بالشفافية والتكيف مع حالة الثقة في التنفيذ. كما يمكن أن يتجلى التحول الداعم لمديري المشاريع بشكل أفضل من خلال القواعد الأساسية، والابتعاد عن المفاهيم الخاطئة وتصرفاتهم، وعدم الإيمان الأعمى بالأساطير كما ذكرنا أعلاه. لذا، لكي تكون مدير مشروع جيد، يجب عليك بالتأكيد تجنب الخرافات المذكورة أعلاه لإنجاح تطوير مشروعك بكل ما تحمله الكلمة من معنى. تقدم SPOTO دورات في إدارة المشاريع مصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات الديناميكية للمؤسسات الحديثة. تم تصميم هذه الدورات لتزويد مديري المشاريع بالمهارات الأساسية مثل التواصل الفعال والتعاون والقدرة على التكيف والشفافية والثقة.