تحسين الجدول الزمني لمشروعك

لنكن صادقين، معظم جداول المشاريع مخيبة للآمال. فهي غير واقعية ومعقدة ولا تساعد في توجيه التنفيذ. على مدى عقود، كانت مخططات جانت ومخططات الشبكة وطريقة المسار الحرج هي الممارسات القياسية. وحتى مع وجود هذه الأدوات القوية، فإن حوالي نصف المشاريع فقط يتم إنجازها في الوقت المحدد، كما ورد في تقرير نبض المهنة الصادر عن معهد إدارة المشاريع.
تساهم عوامل متعددة في هذه النتائج. الافتراضات الأساسية غير واقعية. إن هيكلة جدول زمني “جيد” للمشروع أمر صعب، والكثير منها غير سليم. الأدوات معقدة وتتطلب جهدًا أكبر مما يرغب معظم الناس في استثماره.
ولتحسينها، نحن بحاجة إلى فهم الأدوات وحدودها، ووضع توقعات واضحة، وتحسين ممارساتنا من خلال التخطيط على المستوى “الصحيح” من التفاصيل وإزالة التعقيدات.
فهم الأدوات
معظم أدوات الجدولة مبنية على أساس التخطيط الشبكي وطريقة المسار الحرج. تصوّر المخططات الشبكية التنفيذ المتسلسل لمهام المشروع. تسلسل الأنشطة ذات المدة الأطول هو المسار الحرج. ستؤثر التغييرات في مدة المهمة أو توقيت هذه الأنشطة الحرجة على الجدول الزمني للمشروع.
تم تطوير هذه الأدوات في خمسينيات القرن الماضي لإدارة برنامج غواصات بولاريس التابع للبحرية الأمريكية. وقد تم تصميمها كأدوات ذات قوة صناعية للمشاريع الكبيرة والمعقدة.
تتبع الجدولة التقليدية للمشروع مجموعة منطقية وخطية من العمليات:
تحديد نطاق المشروع. يجب توثيق جميع المخرجات المطلوبة.
تحليل النطاق إلى حزم عمل. حزم العمل هي مخرجات صغيرة قابلة للتخصيص والتقدير.
تحديد الأنشطة أو المهام المطلوبة لإنشاء كل حزمة عمل.
تسلسل الأنشطة بترتيب منطقي وتوثيق أوجه الترابط والتوقيت.
تقدير الوقت اللازم لتنفيذ كل مهمة.
تجميع المهام في جدول زمني للمشروع مع مراعاة التبعيات وتوافر الموارد وقيود المشروع الأخرى.
تقوم هذه العملية على افتراضات حاسمة:
نطاق المشروع محدد بشكل جيد ومستقر.
ستكون التغييرات في النطاق محدودة لأن ذلك سيؤثر على الخطة.
يتم تحديد جميع الأنشطة وتسلسلها بشكل صحيح مع وجود مهمة سابقة ومهمة لاحقة.
من الممكن تقدير احتياجات كل مهمة من الموارد والجهد لكل مهمة. وحتى عندما نتمكن من تقدير الوقت المثالي، فإن تعديل الوقت المثالي سيضيف المزيد من عدم اليقين وتعقيد العملية بسبب التأخيرات والانقطاعات والأولويات المتنافسة.
وأخيرًا، فإن الواقع سيشبه الخطة – وهذا افتراض حاسم وغير واقعي.
يجب أن تحقق مشاريع البناء هذه الافتراضات. لديهم خطط ومواصفات مفصلة. ولكن هناك دائماً تغييرات في التصميم أو أحداث غير متوقعة. فقد عانى مشروع سياتل الضخم لدفن طريق الولاية 99 في سياتل من تأخير لمدة عامين بعد أن اصطدمت بيرثا (آلة حفر الأنفاق) بأنبوب فولاذي بقطر 8 بوصة. العمل المعرفي ومشاريع البرمجيات تتحدى بشكل كبير الممارسات والافتراضات التقليدية.
وضع التوقعات
يمكن للأدوات التقليدية إنشاء أساس تخطيطي سليم. كما أن دمج الممارسات الأخرى المقبولة على نطاق واسع سيؤدي إلى تحسين النتائج. ستكون الخطط مفيدة أكثر واقعية وتؤدي إلى إسعاد العملاء وفرق المشروع.
تحديد التوقعات أمر ضروري. تنشئ الخطط خارطة طريق المشروع. ويعتمد مستوى التفاصيل والدقة على عوامل متعددة، بما في ذلك مدة المشروع والمخاطر المعروفة وغير المتوقعة والجهد المبذول في التخطيط.
يعود الفضل إلى معلم المساعدة الذاتية في عصر الكساد، نابليون هيل، في صياغة مقولة “خطط للعمل واعمل على تنفيذ الخطة”. قد تكون هذه المقولة تحفيزية، لكنها لا تُترجم بشكل جيد في إدارة المشاريع. كنت أعرف مديرًا تنفيذيًا كان مولعًا بهذه العبارة، ولم يفاجئني أحد أنه كان قائد مشروع ضعيف.
قال الجنرال أيزنهاور: “الخطط عديمة الفائدة، لكن التخطيط لا غنى عنه”. تجبرنا عملية التخطيط على فهم سياق المشروع. وقد أشار الاستراتيجي العسكري البروسي العظيم فون مولتكه إلى أنه “لا توجد خطة تنجو من الاحتكاك بالعدو”. وينطبق الشيء نفسه على المشاريع.
كان المسؤول عن الجدولة الرئيسية لمشروع تخزين البيانات قلقًا من أننا سننهي الجهد الذي يستغرق 3 سنوات متأخرين عن الجدول الزمني المحدد ببضعة أسابيع. ولم يتوقع أن تؤدي إعادة هيكلة الشركة إلى إنهاء المشروع قبل الأوان.
يسمح لنا الاعتراف بهذه التحديات بمعايرة التوقعات. ويؤدي توثيق ومراجعة القيود والافتراضات والمخاطر إلى تحقيق الشفافية. يجب أن نؤكد أيضًا على أن الخطة تمثل أفضل المعارف والنوايا والتنبؤات للأحداث المستقبلية.
التخطيط على المستوى الصحيح
مثل إصلاحات المنزل، فإن استخدام أدوات إدارة المشروع الصحيحة يُحدث فرقًا. فالأدوات تؤثر وتقيّد ما نقوم به. عند اختيار الممارسات والأدوات، يعتبر أفق التخطيط ونوع المشروع والسياق التنظيمي ونضج العملية عوامل رئيسية.
يعزز التخطيط الموجي المتداول مستويات متتالية من التفاصيل عبر الأفق الزمني للمشروع. يتم تخطيط العمل الحالي وقريب المدى ومراقبته على مستوى أقل من التفاصيل من العمل في المستقبل البعيد. وقد قام أحد الزملاء الذين أداروا جهوداً استمرت 10 سنوات لتحديث التكنولوجيا في السفارات في جميع أنحاء العالم بوضع خطط أكثر تفصيلاً للتحولات القادمة من تلك التي ستحدث في المستقبل البعيد.
يفسح التخطيط الموجي المتدرج المجال لاستخدام خارطة طريق لتصور رحلة المشروع. وتصور خارطة الطريق الأنشطة أو المنجزات الرئيسية حسب الفترة الزمنية. ويمكن تقريب الوقت حيث يتم استخدام أشهر أو أرباع الزمن للجهود على المدى القريب وسنوات للمستقبل. تنقل خرائط الطريق المعلومات ذات الصلة بسرعة على المستوى المناسب من التفاصيل.
يمكن تخطيط المهام والنواتج على المدى القريب وإدارتها باستخدام أدوات مختلفة. تسمح لنا الأدوات التقليدية بنمذجة الترابط بين المهام وتقدير المسار الحرج. وغالباً ما تستخدم فرق العمل المرن الرشيق كانبان لتحديد أولويات العمل وتنظيمه وإدارته. تتميز لوحات كانبان بأنها مرئية وسهلة الاستخدام وتخلق شفافية أكثر من الأدوات التقليدية.
تقليل التعقيد
يزيد التعقيد من المخاطر. من الصعب تخطيط وإدارة الجداول الزمنية التي تحتوي على العديد من الترابطات بين الفرق والمهام. تخيل رقصة باليه مقابل حفلة رقص. إن التخطيط وتصميم الرقصات والممارسة المطلوبة لرقصة باليه ناجحة أمر محير للعقل.
فالمشاريع المعقدة ذات المجهول والتفاعلات غير المتوقعة محفوفة بالمخاطر بطبيعتها. ومن غير المرجح أن تنجح جهود التخطيط المسبق. ومع ذلك، فإن ممارسات التخطيط التكراري تقلل من المخاطر من خلال دمج حلقات التغذية الراجعة التي تسمح بالتعلم والتكيف.
وتؤدي الصوامع التنظيمية واتفاقيات التشغيل والفصل بين الواجبات إلى إعاقة التعاون وتزيد من التعقيد. يتبادر إلى الذهن العديد من المشاريع المحبطة. فقد قيّدت الهياكل التشغيلية التنسيق والتواصل بين الفرق، وأثرت سلبًا على جودة المشروع وجدوله الزمني وتكلفته.
يمكن لمديري المشاريع إدخال التعقيد والتأخير عن غير قصد عند وضع الجدول الزمني. الجداول الزمنية عبارة عن تمثيلات أو نماذج للتفاعلات والسلوكيات المتوقعة – فهي ليست قوانين الطبيعة الثابتة. في أحد المشاريع، قمنا بتخفيض المدة المخطط لها بنسبة 25% ببساطة عن طريق تعديل تبعيات المهام. لم تتغير المدة الزمنية، وانتهى المشروع في وقت أبكر من المتوقع.
لتحسين جودة جداولنا الزمنية، قم بتبسيط العملية. تخلص من التعقيدات التي فرضتها مؤسستنا من الخارج أو التي أدخلتها فرقنا. التخطيط بشكل تدريجي. الحصول على الملاحظات في وقت مبكر، وتأكيد التقدم المحرز بناءً على أنظمة العمل.
© 2022، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
4 طرق لتقصير الجدول الزمني للمشروع
رشاقة الأعمال: الشروع في العمل
كانبان 101: تحسين كيفية عملنا
أدوات المشروع: أيهما تختار؟
لمعرفة المزيد حول خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/