تحديد نطاق المشروع: المدخلات والأدوات والأساليب والمخرجات

تحدد عملية جمع المتطلبات جميع المتطلبات الأساسية ، ولكن لا يمكن للمرء أن يضمن أن جميع المتطلبات مذكورة أو مدرجة في المشروع. ولكن عملية تحديد النطاق تحدد متطلبات المشروع النهائية من وثائق المتطلبات التي يتم تسليمها أثناء عملية جمع المتطلبات. ومن ثم ، يمكن لمدير المشروع تطوير وصف تفصيلي للمشروع والمنتج وهو ما يسمى بيان نطاق المشروع.

كيف تحدد نطاق المشروع؟

تحديد النطاق هو عملية تطوير وصف تفصيلي للمشروع والمنتج. تتمثل الفائدة الرئيسية لعملية تحديد النطاق في أنها تصف حدود المشروع من خلال تحديد أي من المتطلبات التي تم جمعها سيتم تضمينها في المشروع.

تحديد نطاق المشروع – المدخلات

يتم تضمين ما يلي في عملية تحديد النطاق كمدخلات:

ميثاق المشروع
خطة إدارة المشروع
وثائق المشروع
العوامل البيئية للمؤسسة
أصول العملية التنظيمية

ميثاق المشروع

ميثاق المشروع هو مستند يوفر وصفًا عالي المستوى للمشروع وخصائص المنتج. كما أنه يسرد جميع متطلبات الموافقة على المشروع. إذا لم يتم استخدام ميثاق المشروع على أكمل وجه في أي منظمة ، فيجب عندئذٍ تطوير المعلومات القابلة للمقارنة واستخدامها كأساس لبيان نطاق المشروع التفصيلي. في الحالات التي لا تنتج فيها المنظمات ميثاقًا رسميًا للمشروع لتحديد الأهداف والقواعد واللوائح المشتركة ، فإنها تقوم عادةً بإجراء تحليل غير رسمي لتحديد المحتوى الضروري لتخطيط النطاق الإضافي

خطة إدارة المشروع

تتمتع كل من خطط إدارة المشروع وإدارة النطاق بنفس الخصائص ولكن في حين أن خطة إدارة المشروع توثق كيفية تحديد نطاق المشروع والتحقق من صحته والتحكم فيه.

وثائق المشروع

فيما يلي أمثلة لوثائق المشروع التي يمكن إدراجها كمدخلات لتحديد النطاق ؛

سجل الافتراض
يتمثل دور سجل الافتراضات في تحديد الافتراضات والقيود المتعلقة بالمشروع والمنتج وأصحاب المصلحة والبيئة والعوامل الأخرى التي يمكن أن تؤثر على المشروع ونطاق المنتج.
توثيق المتطلبات
عملية تحديد قائمة المتطلبات التي سيتم دمجها في نطاق المشروع.
سجل المخاطر
يحتوي سجل المخاطر بشكل أساسي على استراتيجيات الاستجابة التي قد تؤثر على نطاق المشروع عن طريق تقليل نطاق المشروع والمنتج لتجنب أو التخفيف من المخاطر التي قد تحدث في المشروع.

العوامل البيئية للمؤسسة

العوامل التي يمكن أن تؤثر على عملية تحديد النطاق تشمل:

ثقافة المنظمة
بنية تحتية
إدارة شؤون الموظفين
شروط السوق

أصول العملية التنظيمية

تشمل العوامل التي تؤثر على عملية تحديد النطاق ما يلي:

السياسات والإجراءات والقوالب لبيان نطاق المشروع
ملفات المشاريع من المشاريع السابقة
الدروس المستفادة من المراحل والمشاريع السابقة

تحديد نطاق المشروع - الأدوات والأساليب
يتم تضمين ما يلي في الأدوات والتقنيات لتحديد نطاق المشروع:

تحكيم خبير
تحليل البيانات
اتخاذ القرار
المهارات الشخصية والفريق
تحليل المنتج
حكم خبير
فيما يتعلق بتقنية حكم الخبراء ، يتعين على المرء دائمًا استشارة مجموعة أو فرد لديه معرفة استثنائية في التعامل مع مشاريع مماثلة.

تحليل البيانات
أفضل مثال على تقنية تحليل البيانات التي يمكن استخدامها في هذه العملية هو تحليل البدائل. يساعد تحليل البدائل هذا في تقييم طرق تلبية المتطلبات والأهداف المحددة في ميثاق المشروع.

اتخاذ القرار
يعد تحليل القرار متعدد المعايير أفضل مثال على هذه العملية المحددة. بموجب هذه التقنية ، يتم استخدام مصفوفة القرار لتوفير نهج تحليلي منتظم لتحديد الضروريات مثل المتطلبات والجداول الزمنية والميزانية والموارد لتوضيح نطاق المشروع والمنتج بشكل أكبر.

المهارات الشخصية والجماعية
مثال على المهارات الشخصية والجماعية هو عملية التيسير. تُستخدم هذه العملية بشكل أساسي في ورش العمل والجلسات التي تعقد مع أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين دائمًا ما يكونون على مستوى عالٍ من التوقعات. الهدف النهائي من هذه العملية هو الوصول إلى فهم متعدد الوظائف ومشترك لنواتج المشروع.

تحليل المنتج
يستخدم تحليل المنتج لتحديد المنتجات والخدمات المتعلقة بمشروع معين. تتضمن العملية طرح أسئلة حول منتج أو خدمة وتوليد إجابات لوصف الاستخدام والخصائص والجوانب الأخرى ذات الصلة لما سيتم تسليمه.
فيما يلي الأمثلة المتعلقة بعملية تحليل المنتج:

انهيار المنتج
تحليل المتطلبات
تحليل النظم
هندسة النظم
تحليل القيمة
الهندسة القيمية

تحديد نطاق المشروع - المخرجات
يتم تضمين ما يلي كمخرجات لعملية تحديد النطاق:

بيان نطاق المشروع
بيان نطاق المشروع هو وصف تفصيلي لنطاق المشروع ، والذي يتضمن مخرجات مهمة وافتراضات وقيود. كما يوثق نطاق المشروع ونطاق المنتج ويصف مخرجات المشروع والعمل المطلوب لتسليمها. استنادًا إلى مستوى ودرجة التفاصيل ، يحدد بيان نطاق المشروع العمل الذي سيتم تنفيذه ، ويمكن أن يساعد العمل الذي تم تصغيره في تحديد مدى قدرة فريق إدارة المشروع على التحكم في النطاق العام للمشروع.

تشمل المكونات الهامة لبيان نطاق المشروع ما يلي:

وصف نطاق المنتج
طريقة مستخدمة للتوسع في خصائص المنتج المحددة في ميثاق المشروع ووثائق المتطلبات.
معايير القبول
يجب استيفاء مجموعة من الشروط قبل أن يتم قبول المخرجات النهائية من قبل أصحاب المصلحة.
التسليم
أي منتج فريد يمكن التحقق منه مطلوب إنتاجه لإكمال عملية أو مرحلة أو مشروع.
استبعاد المشروع
طريقة لاستبعاد المنتجات الممكنة من نطاق المشروع لمساعدة مدير المشروع على إدارة توقعات أصحاب المصلحة.

عناصر ميثاق المشروع وبيان نطاق المشروع
فيما يلي عناصر ميثاق المشروع وبيان نطاق المشروع على التوالي:

عناصر ميثاق المشروع هي كما يلي:

الغرض من المشروع والمتطلبات عالية المستوى والمخاطر الكلية للمشروع وما إلى ذلك.
أهداف المشروع القابلة للقياس ومعايير النجاح ذات الصلة.
وصف المشروع عالي المستوى ، والحدود ، والمخرجات الرئيسية.
ملخص الجدول الزمني ، الموارد المالية المعتمدة مسبقًا ، قائمة أصحاب المصلحة الرئيسيين.
متطلبات الموافقة على المشروع (على سبيل المثال ، ما الذي يشكل النجاح ، ومن يقرر أن المشروع ناجح ، ومن يوقع على المشروع).
معايير الخروج من المشروع (أي ما هي الشروط التي يجب تلبيتها لإغلاق أو إلغاء المشروع أو المرحلة).
مدير المشروع المعين والمسؤولية ومستوى السلطة.
اسم وسلطة الراعي أو أي شخص آخر يخول ميثاق المشروع.
عناصر بيان نطاق المشروع

نطاق المشروع
النواتج المحددة للمشروع
معايير القبول
استثناءات المشروع
تحديثات مستندات المشروع
سجل الافتراض
يتمثل دور سجل الافتراضات في هذه المرحلة في تحديث السجل بافتراضات أو قيود إضافية تم تحديدها أثناء عملية المشروع.
سجل أصحاب المصلحة
تتكون الوثائق من جميع متطلبات أصحاب المصلحة التي يجب الوفاء بها وكذلك تسجل المخرجات المهمة الموجودة في طور الإعداد لمدير المشروع.
توثيق المتطلبات
طريقة تستخدم لتسجيل متطلبات مشروع معين. ستحتفظ هذه الوثائق بجميع المخرجات التي تم الوفاء بها والمخرجات الأخرى التي يتعين على مدير المشروع إنجازها.
مصفوفة تتبع المتطلبات
الطريقة المستخدمة لمقارنة نطاق المشروع والمتطلبات والتسليمات كلها متشابهة عند مقارنتها بخط الأساس للمشروع الذي تم إنشاؤه أثناء خطة إدارة المشروع.
تأخذ عملية تحديد النطاق أوصاف المنتج عالية المستوى والافتراضات والقيود ، والتي تم توثيقها في عملية ميثاق المشروع المطوَّر أثناء مجموعة عملية البدء ، وتطور منها وصفًا أكثر تفصيلاً للنطاق في بيان نطاق المشروع. قد لا يتم تحديد نطاق المشروع بالكامل خلال المرحلة الأولية لتحديد النطاق.

تظهر جوانب مثل المخاطر والافتراضات والقيود الإضافية أثناء تنفيذ المشروع ، لذلك يمكن مراجعة نطاق المشروع أو تحديثه حسب الضرورة كجزء من العملية التكرارية لتطوير نطاق المشروع. عملية تحديد النطاق هي عملية طويلة تبدأ من المتطلبات عالية المستوى إلى المتطلبات التفصيلية لأصحاب المصلحة وتترجم إلى نتائج مهمة. تم تعيين هذه المخرجات الرئيسية كأهداف أساسية لفريق إدارة المشروع ، ويطلب من الفريق الوفاء بهذه المتطلبات. لذا ، امنح نفسك فرصة لتعزيز مهاراتك في إدارة المشاريع من خلال التدريب على شهادة PMP والتفوق في حياتك المهنية.