ترتبط إحدى القضايا الرئيسية لإدارة المشاريع بالجدولة الزمنية. والواقع أن الجدولة ضرورية للتعاون بين الأفراد. في عالم اليوم، حيث أصبحت المواعيد النهائية أقصر وأصبحت سلاسل القيمة أطول، قد تكون الجدولة المناسبة أحد العناصر الأساسية لاستراتيجية الإدارة. فالجدولة تعني التخطيط للمستقبل والنظر في جميع الحالات الطارئة المحتملة. هذه المواضيع مهمة في عالم ما بعد كوفيد-19. سيكون من المبتذل القول بأن جائحة كوفيد-19 قد غيرت نظرتنا للعالم.
وقد تسربت هذه التأثيرات المثيرة للاهتمام إلى أدبيات وأبحاث الإدارة في جميع أنحاء العالم. وتتجه الشركات ببطء نحو زيادة التعاون باستخدام التكنولوجيا والمخططات المتكاملة، والعمل وفق جداول زمنية أقصر. وبالتالي، فإن أحد أطر الإدارة الرئيسية التي ظهرت مؤخرًا هو نهج الرشيق المرن. يجب على مدير المشروع الرائع أن يوازن بين متطلبات ومتطلبات جميع أعضاء فريقه، وأن يحافظ على فريق عمله على المسار الصحيح، وأن يتواصل بفعالية مع العاملين والعملاء. إنه جهد معقد، وليس من المستغرب أن يواجه معظم مديري المشاريع مشاكل.
في هذه المقالة، سوف نستكشف التحديات في جدولة المشروع وكيفية التغلب عليها. مشاكل التواصل في جدولة المشروع أهداف غير واضحة ومواعيد نهائية غير واقعية وتخطيط لا توجد آلية للتغذية الراجعة تخصيص الموارد دون المستوى الأمثل مشاكل الميزانية زحف النطاق
المشاكل الشائعة في جدولة المشاريع
غالبًا ما نواجه أحداثًا في حياتنا تؤدي إلى سوء التواصل أو عندما يسيء شخص ما فهم شيء قلناه له. وعمومًا، تؤدي هذه الأحداث إلى فقدان الثقة والنزاع وإعاقة التعاون. في مجال إدارة المشاريع، يتأثر المنتج. أحد أهم المخاطر التي تهدد أي مشروع هو التواصل غير الواضح أو غير الفعال. قد يؤدي التفويض غير المناسب وغير السليم من جانب مدير المشروع إلى حدوث ارتباك من جانب أصحاب المصلحة. إذا لم يتمكن مدير المشروع من ترجمة التعليمات أو شرح أهداف وغايات المشروع الرئيسية أو تحديد الأدوار والمسؤوليات. أحد أهم جوانب أي فريق هو العمل الجماعي الذي يجب أن يكون مبسطًا. يجب على مدير المشروع أن يبذل قصارى جهده لخلق بيئة عمل مواتية للتعاون. يجب على المدير أن يسعى جاهدًا لكسر الحواجز في التواصل والعمل على إيجاد ثقافة أكثر انفتاحًا يتم فيها تشجيع الاختلاف العقلاني. وفي الوقت نفسه، يجب على المديرين أن يحمّلوا أعضاء فريقهم المسؤولية عن أخطائهم ويثنوا عليهم على نجاحاتهم.
يمكن أيضًا التحكم في التواصل باستخدام خطة تواصل. وتساعد خطة التواصل على تنظيم وتبسيط سلسلة التواصل بحيث يكون الأعضاء متأكدين من كيفية التصرف ومن يجب إبلاغهم. علاوة على ذلك، يتم توفير وسائل اتصال مفصلة في الخطة، مما يساعد على تنظيم المعلومات. يمكن للمدراء أيضًا تطبيق برنامج يسمح لهم بالحفاظ على المواعيد النهائية وتتبع العمل.
راجع أيضًا:ما هي إدارة الجدول الزمني للمشروع وخطواته؟
الأهداف غير الواضحة والمواعيد النهائية غير الواقعية والتخطيط
يعد غياب الأهداف الواضحة للمشروع وعدم تطابق الأهداف مع أهداف العمل الأساسية من التحديات الرئيسية في جدولة المشروع. وكثيرًا ما تظهر هذه المشكلة نتيجة عدم كفاية التخطيط. وهذا ليس دائمًا خطأ مدير المشروع. غالبًا ما تفشل المؤسسات في تكريس ما يكفي من الوقت والجهد لتخطيط المشاريع بفعالية والتأكد من أن تلك المبادرات مرتبطة باستراتيجية الشركة أو خارطة الطريق. يجب على المديرين أن يعملوا كجسر للتواصل بين أعضاء فريقهم والمديرين التنفيذيين في المؤسسة. كما يجب على مدير المشروع أيضًا وضع نظام لقياس التقدم المحرز في المشروع من خلال تحديد معالم المشروع واختبار الجودة. ستساعد مجموعة محددة من الأهداف الفريق على النمو وتساعد مديري المشاريع على تبرير رؤيتهم لأصحاب المصلحة.
قبل البدء في المشروع، يجب على المدير الإجابة على أسئلة مثل “ما الذي يجب القيام به؟ يتناول هذا السؤال المنتج النهائي للمشروع والصفات المرغوبة التي يجب أن يتمتع بها. علاوة على ذلك، يجب عليهم أيضًا النظر في الموعد النهائي لإكمال المشروع. في هذه الأيام، تعمل المؤسسات في هذه الأيام على مواعيد نهائية أكثر صرامة تتيح تحسين المنتج مع التكرارات المتكررة. يضفي هذا النمط من الإدارة المرونة على المؤسسة ويسهل الديناميكية. وأخيرًا، يجب على المدير التفكير في من سيقوم بالعمل. يجب على المدير تفويض المهام بفعالية إلى أعضاء الفريق الأكثر كفاءة. يجب أن يكون المدير قادرًا على تقييم الكفاءة من خلال قياس الأداء السابق.
عدم وجود آلية للتغذية الراجعة
يلعب كل عضو في الفريق دورًا حاسمًا في ضمان نجاح المشروع. لذلك، يجب أن يضمن مدير المشروع أن كل عضو من أعضاء فريق المشروع يخضع للمساءلة ويعطي تغذية راجعة مستمرة لتحسين نفسه. يحتاج المدراء إلى وضع أطر عمل لتتبع وتحليل أداء المشروع وفريق العمل. يجب إبلاغ جميع واجبات ومسؤوليات جميع أصحاب المصلحة في المشروع وأعضاء فريق إدارة المشروع إلى مديري المشروع وكيف يتوقع من كل واحد منهم أن ينقل التقدم المحرز. من المهم أيضًا توضيح كيف أن إكمال إحدى المهام يتوقف على إكمال المهمة الأخرى.
يجب على مديري المشروع دعوة أصحاب المصلحة في إدارة المشروع لاستخدام طلباتهم للمساعدة في تشكيل المشروع وتقديم الملاحظات. وبالإضافة إلى ذلك، يجب عليهم إبقاء جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين على اطلاع منذ بداية عملية تخطيط المشروع. يجب على المدراء جدولة اجتماعات متكررة مع جميع أصحاب المصلحة، ومعالجة مشاكلهم حسب الحاجة. كما يجب استخدام الحلول التكنولوجية لهذا الغرض.
تخصيص الموارد دون المستوى الأمثل
تعتمد فعالية فريق المشروع بشكل كبير على مستويات المهارات الشخصية. يمكن للمرء أن يبني جوًا مثاليًا كمدير للمشروع، لكن المشروع سيفشل إذا كان الفريق يفتقر إلى القدرات المطلوبة لحل المشكلة. لا يمكن التغلب على هذه المشكلة الحرجة في إدارة المشروع إلا بالمعرفة المناسبة والتدبير المسبق. يجب أن تكون كل مهمة مرتبطة بالدور أو مجموعة المهارات. قبل إكمال المشروع، يجب على مديري المشاريع تجميع قائمة كاملة بجميع المخرجات والقدرات المطلوبة لإكمالها وتقييم جميع الموارد المتاحة لمعرفة أي ثغرات في المهارات. يكتشف مدير المشروع وجود فجوة في المهارات التي تهدد تحقيق نتيجة ناجحة للمشروع. ويمكنه تحليلها لتقييم ما إذا كان ينبغي على المؤسسة توظيف مورد داخلي أو وكالة أو شركة خارجية. كما يجب أن يولي هذا التوظيف الاعتبار الواجب لفرص النمو في المنظمة.
زحف الميزانية
كثيرًا ما تواجه المنظمات اليوم مشكلة إنتاج المزيد من المخرجات بموارد أقل. وتنتقل هذه المشكلة إلى مديري المشاريع. من الصعب التغلب على قيود الميزانية والموارد. هناك ضغط هائل على مديري المشاريع من قبل المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة لإكمال مشروع مخطط له بشكل لا تشوبه شائبة في فترة قصيرة بموارد وأموال محدودة.
نظرًا لحدود الميزانية، سيتعين على مدير المشروع اتخاذ قرارات مفاضلة معينة، مثل تقييد استخدام موارد محددة واعتماد إطار عمل صارم لمراقبة التكاليف لتجنب التأخيرات، ونتيجة لذلك، ارتفاع النفقات. ومن الأهمية بمكان استخدام أداة جدولة كفؤة لجدولة المشروع ووضع ميزانية لأداة جدولة المشروع ووضع افتراضات واقعية لتقليل تجاوزات التكلفة. يجب تخطيط نطاق إدارة المشروع مع وضع الميزانية في الاعتبار. وعلى نفس المنوال، يجب أن يكون المدير على دراية بالمخاطر المالية المختلفة التي قد تعيق تقدم الفريق. وينبغي تعميم هذه التقديرات على المديرين التنفيذيين لاتخاذ القرارات مع وضع جميع الاحتمالات في الاعتبار. من ناحية أخرى، قد تؤدي قيود الميزانية إلى تعريض نجاح مشروع ضعيف التمويل للخطر. التوثيق، مثل أي شيء آخر في إدارة المشاريع، أمر بالغ الأهمية، ومن الضروري حمايتها باعتبارها معلومات حساسة للمؤسسة.
زحف النطاق
يحدث “زحف النطاق” عندما يقوم مدير المشروع بإشراك أصحاب المصلحة الذين ليس لديهم فكرة واضحة أو هدف واضح يريدون التحرك نحوه. يمكن لمديري المشاريع جمع المعلومات من أصحاب المصلحة ووضع المواصفات وتحديد أهدافهم بوضوح لتجنب زحف النطاق. وسيقترن ذلك بتغيير في نهجهم الإداري. علاوة على ذلك، يجب عليهم إضافة ملاحظات توضيحية لأي تغييرات أو إضافات أو حذف في اللحظة الأخيرة قد تؤثر على الموعد النهائي للمشروع. يجب على المديرين أيضًا وضع استراتيجية لإدارة النطاق للتحكم في زحف النطاق وتجنبه. يجب عليهم التواصل بانتظام مع أصحاب المصلحة وتحديثهم بالتكرارات الجديدة. يجب أن تكون فرق المشروع التي تعمل في منظمات أكثر مرونة على استعداد للتغيير المحوري اعتمادًا على الملاحظات التي يتم جمعها في نهاية كل موعد نهائي يتم الانتهاء منه.
الخاتمة
تعد جدولة المشروع عنصرًا أساسيًا في إدارة المنتجات التي تعمل كدليل للمدير. ناقشنا في هذه المقالة العديد من التحديات في جدولة المشروع. وبشكل أكثر تحديدًا، تعرّفنا على مشاكل جدولة المشروع والحلول المتعلقة بالتواصل، وتحديد الأهداف غير الواضحة ونقص التخطيط، ومشاكل الميزانية، ونقص الملاحظات، وتخصيص الموارد دون المستوى الأمثل، وزحف النطاق. وعلى الرغم من أن هذه القائمة شاملة، إلا أنها ليست شاملة بأي حال من الأحوال. فهناك تحديات أخرى أكثر تحديدًا مثل إدارة المخاطر وإشراك أصحاب المصلحة. ومع ذلك، قد يؤدي التركيز على المجالات الحرجة التي تمت مناقشتها في هذه المقالة إلى أن يفكر المدير في الآثار الأخرى. علاوة على ذلك، يحتاج المديرون إلى مواكبة أحدث الأبحاث ومنهجيات الإدارة. مثل هذا الوعي من شأنه أن يساعد المدير على اتخاذ القرارات “الصحيحة”، ولكن سيكون لها أيضًا تأثير الفراشة على المؤسسة ككل. وأخيراً، يجب على المدير نشر الحلول الموجهة نحو التكنولوجيا قبل أن يواكبها.
في ضوء هذه التحديات، استكشف سبل التعلم المستمر والتطوير المهني. أحد هذه السبل هو “سبوتو”، حيث تنتظر دورات إدارة المشاريع المتطورة العقول المتحمسة. من خلال التسجيل في دورات “سبوتو”، فإنك لا تزود نفسك بمهارات ورؤى لا تقدر بثمن فحسب، بل تساهم أيضاً في تنمية قوة عاملة أكثر مهارة ومرونة. دعونا نستفيد من القوة التحويلية للتعليم وندفع بأنفسنا نحو مستقبل من النجاح والابتكار لا مثيل له.