تجنب المزالق الشائعة: دليل للجدولة بدون أخطاء

الجدولة في إدارة المشاريع هي توازن دقيق بين التخطيط والتنفيذ. فالجداول الزمنية أمر أساسي لنجاح المشروع، ويتوقع أمهر الممارسين التغييرات ويخططون وفقًا لذلك لضمان إنجاز مشاريعهم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. يتسبب سوء التخطيط والفشل في حساب المخاطر غير المتوقعة في حدوث تأخيرات واستنزاف للموارد، ولهذا السبب تعد جدولة المشروع أحد أهم عناصر إدارة المشروع.
فقط من خلال التنظيم والكفاءة والشفافية يمكنك أن تتقن فن الجدولة وتصبح مدير مشروع خبيراً حقيقياً. مثل المحاربين القدامى الذين تدربوا لسنوات لإتقان تقنياتهم، يجب على مديري المشاريع أيضًا صقل مهاراتهم لإنشاء جداول زمنية دقيقة وموثوقة والحفاظ عليها.
في العصر الرقمي، يمكن أن تتغير أولويات العمل في أي لحظة، ويجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على تكييف الجداول الزمنية وتحديثها باستمرار لتعكس أي تعديلات في الجدول الزمني أو المراحل الرئيسية للمشروع. لا تنظر أبدًا إلى جدولة مشروعك على أنها ثابتة؛ فالجدولة الفعالة تتضمن مراقبة الجدول الزمني وتحديثه حسب الحاجة عند الحاجة عند تغير أولويات المشروع. باستخدام المهارات والتقنيات الصحيحة، يمكنك أنت أيضًا إتقان جدولة المشروع.
في هذه الصفحة:
الجدولة في إدارة المشاريع
ما هي أخطاء الجدولة؟
8 أخطاء جدولة المشروع الأكثر شيوعًا
كيفية تجنب أخطاء الجدولة المكلفة
ملخص
الجدولة في إدارة المشاريع
الجدول الزمني للمشروع هو كيفية تخطيط مديري المشروع للجدول الزمني للمشروع وتتبعه والإبلاغ عن الجدول الزمني للمشروع ومعالمه الرئيسية، مع الحفاظ على توافق جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. عادةً ما يكون الجدول الزمني وثيقة حية تفصّل جميع المهام التي يجب على فريق المشروع إكمالها لإنهاء المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تسمح هذه الوثيقة أيضًا للإدارة العليا بتعديل الجدول الزمني الأساسي للمشروع حسب الحاجة مع ضمان التوافق بين جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق حول التواريخ التقريبية لبدء وانتهاء كل مهمة.
في حين أن تكرار تحديثات الجدول الزمني يعتمد على احتياجات المشروع، إلا أن أفضل الممارسين يعرفون أن التحديثات المنتظمة ضرورية لتجنب الأخطاء المكلفة. وسواء كان المشروع معقدًا ويتطلب تحديثات يومية أو صغيرًا بما يكفي ليحتاج إلى تحديثات أسبوعية فقط، فإن إنشاء جدول زمني مفصل ودقيق للمشروع والحفاظ عليه أمر أساسي لنجاح إدارة المشروع. يمكن أن تتسبب الجداول الزمنية غير المنظمة وغير الواقعية في حدوث مشكلات في الميزانية وتهدد النجاح العام للمشروع.
في بداية عملية تخطيط المشروع، يجب أن تكون الجداول الزمنية عالية المستوى، مع التركيز على المهام الرئيسية والمعالم الرئيسية. مع انتهاء العملاء من وضع اللمسات الأخيرة على متطلباتهم، ستتغير المهام أو ستتم إزالتها من المشروع تمامًا. بعد الانتهاء من نطاق العمل، يمكنك الخوض في تفاصيل الجدولة.
عندما يحين وقت إنشاء جدول زمني، يستخدم مديرو المشاريع ثلاثة أنواع من جداول المشروع:
مخططات المعالم الرئيسية
تعد المخططات المرحلية أداة رائعة لتصور العمل الجاري. ونظراً لحجم العمل الجاري في أي وقت، يحتاج مديرو المشاريع إلى أداة تسمح لهم برؤية التقدم المحرز في المشروع. وهنا يأتي دور المخططات المرحلية. توفر هذه الجداول نظرة عامة رفيعة المستوى للجدول الزمني للمشروع، بحيث يمكنك رؤية تقدم الفريق وقياسه مقابل الجدول الزمني للمشروع.
مخططات جانت
مخطط جانت هو مخطط شريطي يعرض تواريخ بداية ونهاية كل مهمة في المشروع. تشبه وظيفته المخطط المرحلي من حيث أنه يساعد مديري المشروع على تصور الجدول الزمني وتتبع التقدم المحرز. يضع مخطط جانت الجدول الزمني على المحور السيني ومهام المشروع المختلفة على المحور الصادي. مخططات جانت هي تقاطع بين المخطط المرحلي والجدول الزمني الرئيسي من حيث أنها تسمح لك بتتبع تقدم المشروع بصريًا بمزيد من التفصيل.
جدول المشروع الرئيسي:
يحتوي جدول المشروع الرئيسي على معلومات حول كل مهمة في المشروع. ويوضح جميع المخرجات الأساسية في المشروع ومكونات العمل اللازمة لإكمال هذه المهام. عادةً ما يكون هذا النوع من الجداول الزمنية للمشروع أكثر تفصيلاً بكثير من مخطط جانت أو مخطط المراحل. عادةً ما يلجأ مديرو المشاريع إلى جدول المشاريع الرئيسي لتتبع التقدم المحرز والتأكد من أن المواعيد النهائية للمشروع تسير على المسار الصحيح.
هل تدرس لامتحان PMP؟
ما هي أخطاء الجدولة؟
نظرًا لأن الجدول الزمني للمشروع ضروري لنجاح إدارة المشروع، فإنه يخدم العديد من الوظائف الأساسية، بما في ذلك:
مساعدة مديري المشاريع على تخطيط الجدول الزمني للمشروع وتتبعه
توصيل الجدول الزمني للمشروع إلى جميع أصحاب المصلحة
منع المشروع من تجاوز ميزانيته.
ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد
أخطاء الجدولة هي نتيجة لأخطاء التخطيط التي تتسبب في أن يكون الجدول الزمني غير منظم وغير واقعي وخارج النطاق، ومعرضًا لخطر الفشل في الوفاء بالجدول الزمني للمشروع بأكمله.
8 أخطاء جدولة المشروع الأكثر شيوعًا
نظرًا لحجم الأجزاء المتحركة التي يكون مدير المشروع مسؤولاً عنها، فمن السهل ارتكاب الأخطاء. ومع ذلك، إذا كنت تعرف أخطاء الجدولة الشائعة التي يرتكبها مديرو المشاريع، فيمكنك تجنب ارتكابها. الأخطاء الثمانية الأكثر شيوعًا في جدولة المشروع هي:
الفشل في إدارة المخاطر وإهمال أخذ الوقت اللازم للأحداث غير المتوقعة في الحسبان
عدم اتباع هيكلية واضحة
الفشل في تقدير الموارد اللازمة لإكمال المشروع بشكل واقعي
الفشل في تبني عقلية رشيقة عند الاقتضاء
عدم تحديد أولويات المهام بشكل صحيح
الإخفاق في تحديد جميع أصحاب المصلحة المهمين ومتطلباتهم
التغاضي عن الترابطات والقيود الخارجية
تحديد موعد نهائي للمشروع قبل الاتفاق على نطاق العمل.
كيفية تجنب أخطاء الجدولة المكلفة
على الرغم من أنك لا تستطيع التحكم في كل الظروف غير المتوقعة التي تؤثر على الجدولة، إلا أن هناك خطوات يمكنك اتخاذها للتخفيف من حدتها. تتضمن بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتجنب أخطاء الجدولة في مشروعك القادم ما يلي:
إعطاء الأولوية لإدارة المخاطر
لا يمكنك أبدًا التنبؤ بالمخاطر أو السيطرة عليها بشكل كامل خلال دورة حياة المشروع، لكن إدارة المخاطر يمكن أن تضمن وجود مخازن مؤقتة للجدول الزمني للمخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على الجدول الزمني للمشروع. إن تطوير ثقافة وعمليات تحديد المخاطر وإدارتها أمر ضروري لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح. حدد الأحداث المحفزة للمخاطر واستخدم عملية مراقبة المخاطر للاستعداد لكل من التهديدات والفرص، بما في ذلك تصميم وتنفيذ خطط الاستجابة والتفاعل مع المخاطر الجديدة عند ظهورها.
معرفة متى يجب استخدام نهج الشلال التقليدي أو النهج الرشيق
يحتاج مديرو المشاريع إلى تحديد طريقة الإدارة المناسبة لكل مشروع يعملون عليه، حيث لا يوجد نهج واحد يصلح في كل حالة. ولتحديد النهج الصحيح، يجب فهم طبيعة المشروع لتحديد ما إذا كان يجب استخدام أسلوب الشلال أو الرشيق أو الأسلوب الهجين. يمكن أن تكون معرفة متى يجب تضمين عناصر إدارة المشاريع الرشيقة عندما يكون ذلك مناسبًا مفيدًا بشكل خاص إذا كان فريقك بحاجة إلى إكمال مجموعة من المهام في فترة جدولة أقصر.
تأكد من أن وجهة نظر توافر الموارد التي بنيت عليها الخطة واقعية
توافر الموارد هو عدد الموارد المطلوبة لإنهاء المشروع ومقدار الوقت الذي يحتاج كل مورد لتخصيصه لعمل المشروع. إذا كانت خطة مشروعك غير واقعية فيما يتعلق بتوافر الموارد، فسيكون محكومًا عليه أن يعاني من التأخير وقيود الميزانية حتى قبل أن يبدأ.
قم بإجراء تحديد وتحليل أصحاب المصلحة بشكل مستمر
يجب ألا تتوقع إجراء تحليل أصحاب المصلحة مرة واحدة في بداية المشروع ثم إهماله لبقية دورة حياة المشروع. يمكن لأصحاب المصلحة طلب تغييرات معطلة في النطاق تؤثر بشكل مباشر على كل شيء من التكاليف إلى الجدولة الزمنية. أنت بحاجة إلى فهم أصحاب المصلحة الذين سيؤثرون على مشروعك ومن ثم التواصل الفعال معهم جميعًا طوال مدة المشروع.
تأكد من أن تحديد أولويات المهام يعكس متطلبات العميل
إن تقديم متطلبات العميل ذات الأولوية أولاً يمكن أن يساعدك في حماية مشروعك من التغييرات غير المتوقعة. إذا تغير نطاق العمل، فأنت تريد التأكد من أنك قدمت متطلبات العميل التي تفيده أكثر من غيرها.
استخدم الشركات الصغيرة والمتوسطة لتحديد التبعيات الحرجة
بقدر ما تريد التحكم في كل جانب من جوانب دورة حياة المشروع، فإن إدارة المشروع هي فن تعاوني. يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة تقديم مدخلات حول العمليات الفنية والاستراتيجيات والموارد ومساعدتك في وضع جداول زمنية وميزانيات دقيقة. ونظرًا لأن الشركات الصغيرة والمتوسطة تتمتع بمستوى عالٍ من الخبرة والتجربة في مجالات قد لا تمتلكها أنت، فإن الاستعانة بهم لإكمال مهام المشروع الأساسية يمكن أن يساعدك في الحفاظ على الجدول الزمني إن لم يكن قبله.
السماح لنطاق العمل بتحديد الموعد النهائي للمشروع عندما يكون ذلك ممكنًا
غالبًا ما يرتكب مديرو المشاريع خطأً فادحًا في الجدولة من خلال البدء بموعد نهائي مفروض ذاتيًا ومحاولة وضع خطة للوفاء بهذا الموعد النهائي. يجب أن يكون نطاق العمل ومتطلبات الجودة وتخصيص الموارد هي التي يجب أن تقود تاريخ الانتهاء من المشروع، وليس العكس، ما لم يكن ذلك مطلوبًا بموجب موعد نهائي خارجي، مثل الموعد النهائي الذي تفرضه الحكومة.
الملخص
ليس من المبالغة القول بأن إنشاء الجداول الزمنية للمشروع والحفاظ عليها هو فن رفيع. فالجدول الزمني الجيد يضع فرق المشروع في أفضل وضع للنجاح وإنجاز المشاريع في الوقت المناسب وبطريقة ملائمة للميزانية. والجدول الزمني للمشروع هو في جوهره قائمة وجدول زمني يوضح جميع المهام التي يجب إكمالها خلال دورة حياة المشروع. يمكن أن يكون للأخطاء في عملية الجدولة تداعيات كبيرة على النجاح الكلي للمشروع. لا يحتاج مديرو المشاريع إلى إكمال الخطوات التحضيرية لتجنب أخطاء الجدولة فحسب، بل يجب عليهم أيضًا تحديث الجدول الزمني للمشروع باستمرار. إذا بذلت الوقت والجهد اللازمين لوضع جدول زمني دقيق ومفصّل والحفاظ عليه، فإنك ستزيد من فرصة نجاح فريقك بشكل كبير.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت