تجاوزات المشروع الناجمة عن أشخاص من غير العاملين في المشروع أو العاملين في مجال الأعمال

في العديد من المنظمات، يكون مديرو المشاريع أو فريق إدارة المشروع مسؤولين عن نجاح المشروع. يقوم مكتب إدارة المشروع بتعيين مديري المشاريع، وإنشاء العمليات والوثائق والحوكمة لإدارة المشروع. على الرغم من وجود العديد من أصحاب المصلحة والأدوار التي يمكن أن تؤثر على إنجاز المشروع، إلا أن أدوار إدارة المشروع تعتبر المسؤول الرئيسي عن نجاح المشروع في العديد من المنظمات. ومع ذلك، فإن الحقيقة هي أن الأشخاص غير المعنيين بالمشروع أو رجال الأعمال مثل الموارد البشرية والمالية والمبيعات والأدوار الوظيفية الأخرى يتسببون في تجاوزات كبيرة في تكاليف المشروع أو التأخير في الجدول الزمني في كثير من الحالات.
سنستعرض النقاط التالية حول تجاوزات المشروع التي يسببها رجال الأعمال (الأشخاص غير المشاركين مباشرة في تنفيذ المشروع): أمثلة على تجاوزات المشروع التي يسببها رجال الأعمال كيفية منع التجاوزات التي يسببها أشخاص غير معنيين بالمشروع تحسين كفاءة إدارة المشروع بين رجال الأعمال في المؤسسة.
3 تجاوزات واقعية للمشاريع في العالم الحقيقي سببها رجال الأعمال
قامت أكاديمية “سبوتو” بتعليم أكثر من 200,000 محترف وعملت مع أكثر من 100 شركة صغيرة إلى 500 شركة مدرجة على قائمة “فورتشن” لتحسين كفاءة إدارة المشاريع بين المؤسسة. لقد رأينا أنه في جميع المؤسسات تقريبًا، فإن فرق تسليم المشاريع هي الطرف الرئيسي المسؤول عن نجاح المشروع. على الرغم من وجود العديد من رجال الأعمال أو الأشخاص غير المعنيين بالمشروع الذين يمكن أن يؤثروا على تسليم المشروع أو يتسببوا في تجاوزات المشروع، إلا أن مديري المشاريع أو مكاتب إدارة المشاريع هم فقط من يعتبرون مسؤولين عن نجاح المشروع.
سنستعرض ثلاثة سيناريوهات واقعية لتجاوزات المشاريع التي تسبب فيها رجال الأعمال أو المؤسسات. أنا متأكد من أنك ستجد هذه الحالات مشابهة جدًا لتجربتك. لاحظ أن الأسماء وأسماء الشركات قد تم تحويرها إلى أسماء خيالية.
1- مدير مبيعات يبيع حلاً غير قابل للتسليم من الناحية الفنية يتسبب في تجاوزات المشروع
ديف هو مدير مبيعات متمرس يعمل في شركة Telco Pro، وهي شركة توريد اتصالات سلكية ولاسلكية. وهو مسؤول عن بيع حلول اتصالات الشركات لمشغلي الاتصالات السلكية واللاسلكية. في نهاية العام، يدرك أنه متأخر عن أهداف مبيعات قسمه. لتحقيق الأهداف، عليه أن يحقق مبيعات تزيد عن 400,000 دولار أمريكي.
شركة Cell Mate هي شركة اتصالات تتطلع إلى توسيع بنيتها التحتية للاتصالات بشبكات جديدة. أعدت شركة Cell Mate طلب تقديم العروض (طلب تقديم العروض) وأدرجت المتطلبات اللازمة للمشروع. يعمل ديف على تقديم العطاءات لهذا المشروع، وعلى الرغم من أن أحد المتطلبات الفنية لا يمكن تلبيتها بواسطة حل Telco Pro، إلا أن ديف أعد عرض الأسعار وأرسله إلى Cell Mate.
بناءً على عروض العديد من البائعين، توافق شركة سيل ميت على تشغيل المشروع مع شركة Telco Pro. يحقق ديف أهداف المبيعات
تقوم شركة Telco Pro بتعيين مدير مشروع ومهندسي تكامل ومحلل واحد للعمل على المشروع. يبدأ فريق المشروع العمل في مقر شركة سيل ميت. أثناء إغلاق المرحلة الأولى، تثير شركة Cell Mate مشكلة أن أحد المتطلبات لا يلبي متطلباتهم. يقوم فريق Telco Pro بمراجعة متطلبات طلب تقديم العروض ويلاحظ أن الميزة التي طلبتها Cell Mate تحتاج إلى تطوير ميزة إضافية.
وبما أن المشروع جارٍ والفريق يعمل منذ أكثر من ثلاثة أشهر، توافق شركة Telco Pro على تطوير الميزة الإضافية التي يكلف تطويرها 67000 دولار أمريكي وتأخير المشروع شهرين. كما ترى، على الرغم من أن ديف تمكن من تحقيق أهداف المبيعات، إلا أنه تسبب أيضًا في تجاوز الميزانية والجدول الزمني للمشروع.
تقدم أكاديمية سبوتو دورات تدريبية افتراضية وشخصية وعبر الإنترنت في: تدريب شهادة ®PMP – 35 ساعة اتصال عبر الإنترنت لتدريب PMP® عبر الإنترنت – تدريب افتراضي عبر الإنترنت – 4 أيام – 35 ساعة اتصال – تدريب شهادة ®APM CAPM – 23 ساعة اتصال عبر الإنترنت – تدريب CAPM عبر الإنترنت – تدريب افتراضي عبر الإنترنت – 3 أيام – 23 ساعة اتصال – تدريب إدارة المشاريع الأساسية – تدريب إدارة المشاريع للأعمال
يشرح المدربون المتمرسون لدينا بأمثلة واقعية كيفية تجنب تجاوز الميزانية والجدول الزمني. من خلال حضور دورة تدريبية في إدارة المشاريع PMP أو CAPM أو دورة تدريبية أساسية في إدارة المشاريع، سيحصل المشاركون على فهم متعمق لكيفية تخطيط وإدارة ميزانيات المشاريع والجداول الزمنية والتحكم فيها. وعلاوة على ذلك، سيتمكن المشاركون من فهم المحفزات التي قد تتسبب في تلك التجاوزات، وسيكتسبون الثقة في كيفية إدارة المشكلات والتخفيف من حدتها وتطبيق الأدوات الناجحة لإعادة ميزانية المشروع وجدوله الزمني إلى المسار الصحيح.
2- قسم الموارد البشرية يخفض حزمة التعويضات لجميع الموظفين
شركة BioMatter هي شركة أدوية مدرجة على قائمة فورتشن 500، ولديها أكثر من 100 مكتب حول العالم وأكثر من 80,000 موظف. تدير ميغان مشروع لقاح. يتكون فريق المشروع من عالم أبحاث وتطوير واحد وكيميائيين اثنين وعالم أحياء وطبيب واحد. ويستغرق المشروع 15 شهراً وهناك ثلاث مراحل في المشروع. أكمل فريق المشروع المرحلتين في حدود الميزانية تقريبًا وفي الوقت المحدد كما هو مخطط له.
عندما بدأ فريق المشروع للتو المرحلة الثالثة، أعلن قسم الموارد البشرية في شركة BioMatter عن قائمة من التخفيضات في حزم تعويضات الموظفين مثل تخفيض الحد الأقصى للتأمين الصحي وإلغاء سيارة الشركة من الموظفين، والسماح بها فقط لمديري الأقسام وما فوق.
على الرغم من عدم وجود عوائق فنية للمشروع، إلا أن ميغان ترى أن أنشطة المشروع متأخرة. وهي تلاحظ أن فريق المشروع قد أحبط معنويات فريق المشروع بسبب انخفاض التعويضات. اكتمل المشروع بانحراف بنسبة 7% عن الميزانية المخطط لها وتأخر 4 أشهر عن الموعد المقرر.
3- المدير المالي يوافق على ميزانية المشروع في وقت متأخر
روزبروك هي منطقة جديدة وذات كثافة سكانية عالية في مدينة كلارك سيتي. ونظرًا لارتفاع عدد السكان، بدأت مشاكل المياه في منطقة روزبروك وقررت البلدية بناء مرفق جديد لتوزيع المياه في غضون 18 شهرًا.
كارولين هي المديرة المالية في البلدية. تنتهي السنة المالية للبلدية في 30 يونيو، وبما أن كارولين كانت مشغولة بإغلاق السنة المالية في نهاية العام، لم تتمكن من الموافقة على ميزانية المشروع في الوقت المحدد. في حين أن تاريخ الموافقة على الميزانية المخطط له هو 10 يونيو، لم تتمكن كارولين من الموافقة على الميزانية بحلول 5 يوليو.
وبما أن المشروع قد بدأ في 20 أبريل/نيسان، فقد كانت عملية الموافقة على الميزانية في الجدول الزمني للمشروع. وبسبب التأخر في الموافقة على الميزانية من قبل المدير المالي، تأخر المشروع لمدة شهر على الأقل.
لاحظ أن هذه حالات واقعية لتجاوز المشاريع من عملائنا. لقد قمنا بتدريب أكثر من 200,000 مهني وأنا متأكد من أنك واجهت حالات مماثلة حيث تسبب أشخاص “غير متخصصين في المشروع” في تجاوزات المشروع. لهذا السبب أطلقنا برنامج PM Core™ – برنامج تدريب إدارة المشاريع للأشخاص العاملين في مجال الأعمال لخلق الوعي بإدارة المشاريع بين غير العاملين في مجال المشاريع.
ويدعم بحث معهد إدارة المشاريع حول كفاءة مديري المشاريع النتائج التي توصلنا إليها. واستنادًا إلى أبحاث معهد مديري المشاريع، فإن كفاءة إدارة المشاريع لدى موظفي إدارة الأعمال في المؤسسة يمكن أن تزيد من إنجاز المشروع في الوقت المحدد بنسبة 49% وفي حدود الميزانية بنسبة 40%.
كيفية منع تجاوزات المشاريع التي لا يتسبب فيها موظفو المشاريع
هناك عدة طرق لمنع تجاوزات المشاريع التي يتسبب فيها رجال الأعمال. سنستعرض الطرق الأساسية منها.
إنشاء مؤشرات أداء رئيسية مشتركة للأدوار المؤثرة في تنفيذ المشروع
ليس مكتب إدارة المشروع هو المسؤول الوحيد عن التسليم الناجح للمشروع. قد تكون مكاتب إدارة المشاريع هي قلب عملية تسليم المشاريع في المنظمة، ومع ذلك، فإن مجال تسليم المشاريع هو من البداية إلى النهاية في المنظمة. تبدأ المنظمات في تنفيذ المشاريع لأسباب مختلفة. يمكن أن يؤدي تطوير المنتجات الجديدة، والتقدم التكنولوجي، والمتطلبات القانونية، والاحتياجات الاجتماعية، والعديد من الأشياء الأخرى إلى بدء المشاريع من قبل المنظمات.
قد تؤثر العديد من الأقسام أو الوظائف أو الأدوار على المشروع في المؤسسة. لذلك، يجب أن يكون هناك نظام لقياس النجاح من البداية إلى النهاية. على سبيل المثال، عندما يبيع ديف حلاً ما، إذا كان اقتراحه يفتقد إلى المتطلبات الفنية أو يتطلب تطويرًا إضافيًا، فيجب أن يؤثر ذلك على مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة به اعتمادًا على نتائج تسليم المشروع الذي باعه. وبالمثل، عندما تقوم كارولين بتأخير الموافقة على ميزانية المشروع، يجب أن يؤثر التأخير في المشروع الناجم عن تأخيرها على أدائها في نهاية العام.
إذا لم يكن بالإمكان قياس تجاوزات المشروع الناجمة عن غير القائمين على المشروع أو رجال الأعمال وإذا لم تؤثر هذه التجاوزات على مؤشرات الأداء الرئيسية لرجال الأعمال، فقد لا يمكن ضمان نجاح المشروع في نهاية العام في المؤسسة.
تحسين كفاءة إدارة المشاريع في المؤسسة
قامت هارفارد بيزنس ريفيو بتحليل العديد من مشاريع الشركات. حيث تم تحليل 1,471 مشروعًا، ومقارنة ميزانياتها وفوائد الأداء المتوقعة مع التكاليف والنتائج الحقيقية. واستنادًا إلى هذا البحث الذي أجرته هارفارد بزنس ريفيو (HBR)، كان متوسط التجاوز في الميزانية 27%، ولكن هذا الرقم يخفي حقيقة أكثر إثارة للقلق. يُظهر الرسم البياني لتجاوزات الميزانية للمشاريع “ذيلًا سمينًا” – أي عددًا كبيرًا من التجاوزات الهائلة. فواحد من كل ستة مشاريع تقريباً من المشاريع التي درسها HBR تم تحديدها على أنها بجعة سوداء، مع تجاوز في التكلفة بنسبة 200% في المتوسط، وتجاوز في الجدول الزمني بنسبة 70% تقريباً.
عندما استطلعنا آراء 425 مشاركًا حضروا برامجنا التدريبية في الشركات، وجدنا أن التأخير في الجدول الزمني وعدم كفاءة الموارد وتجاوز تكلفة المشروع هي أكثر المشاكل شيوعًا في مؤسسات تنفيذ المشاريع.
تكشف هذه النتائج عن نقطتين مهمتين: تعاني كل مؤسسة تقريبًا من تجاوزات المشاريع أهم مشكلتين في إدارة المشاريع في المؤسسات هما تجاوزات المشاريع والموارد غير الكفؤة.
في الواقع، فإن تجاوزات المشاريع والموارد غير الكفؤة هما في الواقع سبب ونتيجة مرتبطان ببعضهما البعض. من المحتمل أن تتسبب الموارد غير الكفؤة في المنظمة في تجاوزات المشروع.
الكفاءة لها عدة جوانب. يجب أن يكون مطور البرامج ماهرًا في الجوانب التقنية للمشروع، ويجب أن يكون مدير المبيعات ماهرًا في المبيعات، ويجب أن يكون مدير المشروع ماهرًا في إدارة المشروع. ومع ذلك، فمن الحقائق أن كل دور في المؤسسة يجب أن يكون لديه مستوى أساسي من المعرفة بإدارة المشاريع.
إذا كان مدير المبيعات يتجاهل بعض المتطلبات الفنية، فيجب أن يكون على دراية بأن ذلك قد يتسبب في تجاوزات المشروع. عندما لا يصف محلل الأعمال متطلبات المشروع بالتفصيل الكافي، يجب أن يكون على دراية بأنه سيكون هناك تأخير بسبب عدم وجود فهم واضح لتلك المتطلبات في مراحل لاحقة من المشروع. عندما يتأخر أحد موظفي الموارد البشرية في الحصول على موافقة أو إذن دخول لفريق المشروع، يجب أن يكون مدركًا أنه قد يتسبب في بعض التأخير في ذلك المشروع ويتسبب في تجاوز التكلفة أو الجدول الزمني.
يمكن تحقيق نجاح تسليم المشروع من خلال الوعي بإدارة المشروع على مستوى المؤسسة. لهذا السبب أطلقنا برنامج PM Core ™ – برنامج التدريب على إدارة المشاريع لرجال الأعمال لخلق الوعي بإدارة المشاريع بين غير العاملين في مجال المشاريع أو رجال الأعمال.
الملخص
في عالم اليوم، يتم تحديد المهن والأدوار بشكل صارم للغاية في العديد من المؤسسات. فموظفو المبيعات يبيعون المنتجات أو الخدمات؛ لكنهم لا يأخذون بعين الاعتبار دورات ما بعد البيع أو التسليم. يركز موظفو الشؤون المالية على الميزانيات أو مؤشرات الأداء الرئيسية النقدية أو المقاييس، ولا يضعون في اعتبارهم أن تأخرهم في الموافقات قد يتسبب في تجاوزات في المشروع.
يمكن ضمان نجاح تسليم المشروع على مستوى المؤسسة إذا تم وضع مؤشرات أداء رئيسية شاملة متعددة الوظائف لنجاح المشروع. يمكن قيادة المشروع من قبل مكتب إدارة المشاريع أو مديري المشاريع، ومع ذلك، إذا كان هناك أي تجاوزات في المشروع ناجمة عن وظائف أخرى في المؤسسة، فيجب أن يعزى ذلك إلى الأدوار ذات الصلة في المؤسسة.
من الضروري إنشاء مفردات مشتركة لإدارة المشروع في المنظمة. يجب أن يكون لدى الأشخاص أو الأدوار التي لا ترتبط مباشرة بالمشروع مستوى مشترك أو أساسي من أساسيات إدارة المشروع. ستؤدي هذه المعرفة إلى وضع يمكن أن تؤثر فيه جميع أنشطة الأعمال بشكل إيجابي على المشروع في المؤسسة.
في أكاديمية سبوتو، يمكننا مساعدة مؤسستك وموظفيك في إدارة المشاريع الناجحة. مفتاح المنظمات الناجحة هو الموظفون المدربون تدريباً جيداً والمهرة. دعنا ندرب موظفيك ونجعلهم يتعلمون من مدربينا المهرة كيفية تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع. يمكن لمؤسستك وموظفيك الاختيار من بين العديد من الدورات التدريبية المعتمدة مثل الدورات التدريبية الأساسية/الأساسية في إدارة المشاريع، و CAPM (مساعد معتمد في إدارة المشاريع)، وPMP (محترف إدارة المشاريع)، وغيرها الكثير. تدريب على شهادة PMP® – 35 ساعة اتصال عبر الإنترنت تدريب على شهادة PMP® عبر الإنترنت تدريب افتراضي على شهادة PMP® – 4 أيام – 35 ساعة اتصال تدريب على شهادة CAPM® – 23 ساعة اتصال تدريب على شهادة CAPM عبر الإنترنت تدريب افتراضي على شهادة CAPM® عبر الإنترنت تدريب افتراضي على شهادة CAPM® عبر الإنترنت – 3 أيام – 23 ساعة اتصال – تدريب على إدارة المشاريع الأساسية – تدريب على إدارة المشاريع للأعمال
أطلق العنان لكفاءة تسليم المشاريع غير المكتشفة في مؤسستك.
لقد ساعدنا أكثر من 200,000 من المهنيين المسجلين من أكثر من 100 مؤسسة بما في ذلك هذه المؤسسات المرموقة.
يمكننا تعزيز كفاءة مؤسستك أيضًا! اطّلع على خدماتنا وتدريباتنا للشركات.