تأخر المشروع بسبب المفاجآت |إدارة المشاريع | إدارة المشاريع

المفتاح الرئيسي لتجنب تأخر أي من المشاريع هو التواصل.
أسباب تأخر المشاريع:
عدم التواصل بين أعضاء الفريق.
يجب على مدير المشروع التواصل مع جميع أعضاء الفريق المشاركين في المشروع.
إذا كان أي عضو من أعضاء الفريق أو مدير المشروع في إجازة غير استثنائية لمدة 2-3 أيام، فسيتم إيقاف العمل الذي سيقوم به هذا الشخص المعين بحيث يتأخر المشروع بأكمله.
لماذا يحدث التأخير في المشاريع في كثير من الأحيان؟
في معظم المشاريع، لا يتم فهم استراتيجية المخاطر بشكل واضح في مرحلة التخطيط والاقتراح، وهاتان المرحلتان هما السبب الرئيسي/الجذري لمعظم مفاجآت المشروع.
بسبب عدم وجود تواصل بين جميع أعضاء الفريق من جميع أعضاء الفريق وصولاً إلى المديرين التنفيذيين مما يسبب العديد من المشاكل التي تخلق المخاطر.
يتم فصل جميع أعضاء الفريق داخل الحدود التنظيمية.
هذه الحدود التنظيمية موجودة حسب التصميم وهي تمنع الموظفين من التدخل في عمليات وأنظمة الآخرين.
يمكن لهذه الأنظمة أيضًا أن تمنع التواصل بين المديرين التنفيذيين ومديري المشاريع لمعرفة المخاطر والتأخيرات المحتملة التي تقع على الخط.
هناك خمسة حلول لإدارة المخاطر ومنع التأخير في المشروع.
A. كن استباقيًا:
خطط للمخاطر أثناء التقدير الأولي للمشروع، وكن على دراية بالمخاطر ذات الاحتمالية المنخفضة والمخاطر ذات التأثير الكبير.
B. المركزية والتضخيم:
يجب أن تكون فرق المشروع قادرة على رؤية المعلومات المحدثة في الوقت الفعلي. كما يحتاجون أيضًا إلى الوصول إلى استراتيجيات التخفيف المخطط لها وحالتها.
C. الأتمتة للتعاون:
استخدم التكنولوجيا لدمج جدول التكلفة والعناصر الهامة الأخرى.
D. كن مسؤولاً:
تعيين المهام وعناصر العمل، مباشرةً خلال الاجتماعات وتسجيل ذلك مباشرةً خلال الاجتماعات وتسجيل المسؤوليات.
E. التحسين المستمر:
طوّر عملياتك وأنضجها باستمرار. لا يكفي أن تلقي الأداة والعملية على موظفيك، فهم يحتاجون أيضًا إلى التدريب.
ما هو تجاوز التكاليف؟
يحدث تجاوز التكلفة عندما تتجاوز النفقات المطلوبة لإكمال مشروع أو جانب واحد من جوانب المشروع، المبلغ المدرج في الميزانية.
تتمثل الوظيفة الرئيسية لمدير المشروع في التنبؤ بنفقات التكلفة وتتبع التكلفة بحيث يمكن تجنب تجاوز التكلفة. إذا لم يتم تنفيذ إدارة المشروع بشكل صحيح، فسيؤدي ذلك إلى ارتفاع النفقات في المؤسسة.
المؤلف : ليزا فيندلي