تأثير ثقافة العمل عن بُعد في إدارة المشاريع ونصائح للتغلب على التحديات

تأثير ثقافة العمل عن بُعد في إدارة المشاريع ونصائح للتغلب على التحديات
ظروف العمل غير مسبوقة في عام 2020. فمع انتشار جائحة كوفيد-19 التي أجبرت الجميع على العمل عن بُعد، يضطر مديرو المشاريع إلى التكيف مع هذه الظروف. حتى أفضل الشركات، بما في ذلك شركات التدريب على شهادات مديري المشاريع، لم تستطع التنبؤ بمثل هذا التغيير الواسع النطاق. لحسن الحظ، مع نمو منهجية أجايل، وجد المزيد من مديري المشاريع أدوات برمجيات أجايل التي تساعد في إدارة الفرق عن بُعد.
ومع ذلك، فإن مديري المشاريع يدركون أن إجراء الاختبارات عن بُعد يؤثر على شهادة أخصائي إدارة المشاريع. في حين أن هناك طرقاً يمكن لمديري المشاريع التغلب على هذه التحديات، دعني أناقش العوائق أولاً.
تأثير ثقافة العمل عن بُعد
(المصدر: هاكر نون)
مديرو المشاريع هم قادة يُعرفون بقدراتهم على التواصل. فهم يضمنون أن يعمل الفريق بتماسك تام. يكون الأمر أكثر صعوبة عندما تحتاج إلى العمل عن بُعد. تحفيز الفريق أمر صعب للغاية في إدارة المشاريع عن بُعد. وبهذا نصل إلى التحدي الأول.
نقص تحفيز الموظفين
يشعر الكثير من فرق العمل بحافز أكبر عندما يكونون في مكان مواتٍ لنموهم المهني. يمكن أن تكون الاجتماعات اليومية مع مديري المشاريع محفزة للغاية. مع العمل عن بُعد، لم يعد ذلك ممكناً.
كل شيء افتراضي، إذن، له مشكلتان رئيسيتان تكلفان التحفيز:
مشاكل الالتزام:
عندما تكون الاجتماعات وورش العمل وما إلى ذلك افتراضية، يكون فك الارتباط أكثر راحة. خاصة إذا كانت البيئة المنزلية لعضو الفريق غير مواتية للإنتاجية، يحدث فك الارتباط هذا. فهم يشعرون بالإرهاق الذهني من كل ما يحيط بهم. إن معرفة أن بإمكانهم إيقاف تشغيل الكاميرا والميكروفون الخاص بهم هو بمثابة راحة. ولكنه يقلل أيضاً من الالتزام.
إرهاق الشاشة:
لم يعد لقاء الناس جسدياً خياراً متاحاً. ويترجم ذلك إلى إرهاق الشاشة لأن التفاعلات المهنية والشخصية يجب أن تتم عبر الإنترنت. لذلك، يقضي أعضاء الفريق الكثير من الوقت في النظر إلى شاشات الكمبيوتر المحمول والكمبيوتر المحمول. ولا يؤثر الوهج المستمر على البصر فحسب، بل يؤثر أيضاً على الصحة العقلية. إن القدرة على التبديل بين شاشات متعددة دون توقف يقلل من فترات الانتباه. لذلك، فهم أقل تركيزًا ويكملون المهام بشكل سيء. كما أنهم يفشلون في تقديم قيمة في نهاية كل سباق.
مشتتات جديدة
أفضل برامج شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت تعلمك التركيز. بصفتك قائد مشروع، عليك أن تتعلم كيفية تفويض فرقك بفعالية. بعد التفويض، يمكنك التركيز على مهامك. وخلال حصولك على شهادة معهد إدارة المشاريع، قد تتعلم أيضاً كيفية مكافحة التشتت. لسوء الحظ، ليس بالضرورة أن يحصل جميع أعضاء الفريق على نفس التدريب.
غالباً ما يأتي العمل من المنزل أو عن بُعد مع مشتتات جديدة. وبعد الاعتياد على المشتتات في مكان العمل، غالباً ما يجد أعضاء الفريق صعوبة أكبر في تجاهل المشتتات المنزلية. في عام 2017، قاطع أطفال أحد الأشخاص الذين أجريت معهم مقابلة افتراضية مع والدهم على قناة BBC. وبينما انتشر هذا المقطع على نطاق واسع، فإن كل إلهاء من هذا القبيل ليس لطيفاً. كما لا يمكن لكل موظف العودة إلى العمل بنفس السرعة. مثل هذه المشتتات تمنع الموظفين من تعظيم أو تحسين إنتاجيتهم.
المشاكل التقنية
يمكن أن يحدث فقدان التركيز والتحفيز أيضًا نتيجة لمشاكل الاتصال. عندما لا يتمكن أعضاء الفريق من حضور الاجتماعات بسبب مشاكل في الاتصال بالإنترنت اللاسلكي (WiFi)، فإنهم يفقدون معلومات قيّمة. كما أنهم يشعرون بمزيد من الانفصال عن بقية أعضاء الفريق لأنهم لا يرونهم.
تزداد هذه المشاكل التقنية خطورة عندما يزداد الاعتماد على الواي فاي. إذا كان الفريق يستخدم برنامجاً معيناً أو أداة تكنولوجية معينة لتحقيق تماسك أفضل، فإن ضعف الاتصال يمنعهم من الوصول إلى المعلومات المهمة. يمكن أن يؤثر ضعف الاتصال أيضاً على عمليات نقل البيانات، مما قد يسبب مشاكل أمنية للشركة. لذلك، مع شهادة إدارة المشاريع الاحترافية الخاصة بك، يجب أن تكون مستعدًا لمثل هذه العوائق.
عدم كفاية التوازن بين العمل والحياة
(المصدر: Buffer)
يؤثر العمل من المنزل بدون مساحة مكتبية مخصصة على التوازن بين العمل والحياة الشخصية. وفقًا لدراسة أجرتها شركة Buffer، يواجه 22% من العاملين عن بُعد مشاكل في عدم الانقطاع عن العمل بعد العمل. قد ترجع هذه الصعوبة أيضًا إلى اختلاف المناطق الزمنية. فإذا كانت الاجتماعات تُعقد في وقت متأخر من الليل ويقضي الموظفون يومهم في العمل، فإنهم يقضون النهار والليل بأكمله أمام الشاشة. كما أنهم يضطرون في كثير من الأحيان إلى تخطيط حياتهم الشخصية حول حياتهم المهنية. ومن ثم، يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإرهاق والإجهاد النفسي المنهك.
العوائق الثقافية
يُترجم العمل عن بُعد أيضًا إلى توظيف المزيد من الموظفين عن بُعد، الأمر الذي لا يؤدي فقط إلى عدم الألفة بل يؤدي إلى تعدد الثقافات. ومن ثم تخلق هذه العوائق عوائق يعلمك التدريب على شهادة أخصائي إدارة المشاريع التغلب عليها. فقط من خلال التغلب عليها يمكنك إدارة فريقك عن بُعد بنجاح.
نصائح لإدارة فرق العمل عن بُعد وفقًا لخبراء شهادة محترف إدارة المشاريع عبر الإنترنت من سبوتو
هناك عدة طرق لمكافحة المشاكل المذكورة أعلاه. لقد حددت 5 طرق رئيسية لمساعدتك على البدء.
التواصل الفعال
لا شيء يمنع المشاكل مثل التواصل الفعال. اجتماعات الفريق المنتظمة التي تضمن معرفة جميع الأعضاء بما يتعين عليهم القيام به تزيل أي احتمال لحدوث أي ارتباك. كما أن التواصل الواضح يبقي الفريق مستثمرًا في المشروع. لذلك، هناك فرصة أكبر بكثير للأعضاء لتقديم قيمة أكبر في نهاية كل سباق سريع.
التواصل جزء أساسي. فهو يلعب دورًا في جميع النصائح الأخرى التي سأناقشها. ستتعلم الكثير عن التواصل الفعّال خلال التدريب على شهادة احترافي إدارة المشاريع
تأسيس المساعدة والسلامة النفسية
لقد ناقشتُ الأثر النفسي والعاطفي الذي يتركه العمل عن بُعد على الموظفين. إن تقديم خدمات الصحة النفسية الكافية لهم يضمن حصولهم على الدعم المهني الذي يحتاجونه. كما أنه يعزز إنتاجيتهم مع الحفاظ على سلامتهم النفسية.
السلامة النفسية لا تقل أهمية عن السلامة النفسية. وتعرّفه إيمي إدموندسون، الأستاذة في كلية هارفارد للأعمال، بأنه “الشعور بالثقة بأن الفريق لن يحرج أو يرفض أو يعاقب شخصًا ما بسبب التحدث عن نفسه”.
(المصدر: ScienceForWork)
وهذا يعني أن الأعضاء يشعرون بالأمان وارتكاب الأخطاء والتكيف مع العمل عن بُعد. تعلّمك أفضل برامج شهادات إدارة المشاريع عبر الإنترنت أن القائد معصوم من الخطأ. عليك أن تسمح لنفسك بارتكاب الأخطاء. تحتاج الفرق إلى رؤيتك كإنسان لكي تثق بك.
ويتضمن ذلك أيضاً إنشاء قنوات فعالة لتقديم الملاحظات والتظلمات. لذلك، يمكنك إدارة نزاعات العمل عن بُعد وأعراض تدهور الصحة النفسية بشكل أفضل. اجعل نفسك في مؤتمرات الفيديو مع موظفيك لمناقشة المشاكل المهنية لبناء ثقافة أفضل للشركة.
تنظيم جلسات بناء الثقة خارج العمل
في العمل عن بُعد، يمكن أن يكون لعدم رؤية وجوه أعضاء الفريق أو التفاعل فقط حول العمل أثر سلبي. ولا يمكن أن يحدث ما يسميه المحترفون “محادثة مبرد المياه”، أي المحادثات الصغيرة التي يجريها الموظفون خلال فترات الاستراحة. عليك إعادة ذلك. قم بتنظيم ورش عمل أو ألعاب عبر الإنترنت يمكن للموظفين الاستمتاع بها خارج العمل. تساعدهم هذه الجلسات على معرفة المزيد عن بعضهم البعض، مما يعزز روح الفريق.
يتضمن امتحان الشهادة الاحترافية الجديدة لإدارة المشاريع لعام 2021 “الأفراد” و”بيئة العمل” كفئتين جديدتين في المنهج الدراسي. وعلى الرغم من أنها تشمل أكثر من ثقافة الشركة، إلا أنها تتعلق بالثقافة أيضاً. لذلك، فإن عقد جلسات بناء الثقة يساعد في بناء ثقافة الشركة.
الاستماع والتصرف
لطالما قلت أن “المدربون الجيدون يعلمون. المدربون العظماء يتعلمون.” وهذا ينطبق أيضًا على مديري المشاريع. فكما يتعلم فريقك منك، يمكنك أيضًا أن تتعلم منهم. غالبًا ما يتضمن تعلمك لشهادة PMP عبر الإنترنت الاستماع كمهارة حاسمة لمديري المشاريع. إنهم على حق كمدير مشروع، فأنت بحاجة إلى الاستماع فعليًا.
التظاهر بالاهتمام هو مظهر سيء لأي شخص. ولكنه أكثر من ذلك صفة رديئة في مدير المشروع. الهدف من التفويض هو أنك تثق بشخص آخر في مهام محددة. عندما يعطيك فريقك ملاحظات حول أي جانب من جوانب المشروع، عليك أن تستمع إليهم.
لكن الاستماع ليس كافيًا، فأنت بحاجة أيضًا إلى التصرف بناءً على الملاحظات. إذا شعرت بأنك لا تستطيع متابعة الملاحظات، قم بإبلاغ الفريق أو العضو بذلك. فإظهارك لفريقك أنك تستمع إليهم بالفعل يجعلهم يشعرون بمزيد من الاهتمام بالمشروع.
استخدم أدوات التعاون عبر الإنترنت
(المصدر: Capterra Blogs)
هناك العديد من خيارات البرامج المتاحة اليوم التي تسمح للفرق بالتعاون عبر الإنترنت بشكل فعال. تعمل أدوات مثل monday.com و Zoho و Nectar و Quizbreaker وغيرها على تعزيز روح الفريق بشكل مختلف. كما أنها تساعد في تنظيم المشروع بحيث يمكن لأي شخص الوصول إلى تخطيط المشروع في أي وقت. ويمكنهم أن يروا بدقة ما يحتاجون إلى القيام به، وما هي المهام التي اكتملت، وما هي المخاطر التي قد يواجهها المشروع. وبناءً على هذه المعلومات، يمكنهم بعد ذلك العمل على تسوية أي تعقيدات.
مع حصولك على شهادة PMP عبر الإنترنت، فأنت في وضع مثالي لمساعدة فرق العمل عن بُعد على العمل بكفاءة. عاملهم كبشر، وستحصل على نفس المعاملة. تعلّمك أفضل برامج شهادات إدارة المشاريع عبر الإنترنت طرقًا لمكافحة أي احتكاك في الفريق. ابدأ تدريبك اليوم وشاهد الفرق الذي يمكنك إحداثه كمدير مشروع!