التواصل هو أداة أساسية لمساعدتنا على التواصل مع الآخرين. إنها سمة أساسية في حياتنا اليومية. إذا كان الاتصال فعالاً ، يمكن للآخرين استيعاب معلوماتك بسرعة والتصرف بناءً عليها. قد يؤدي الافتقار إلى التواصل الفعال إلى سوء الفهم والقرارات الخاطئة والمفاهيم الخاطئة والأخطاء. قد يبدو مصطلح “الاتصال الفعال” سهلاً ، ولكن من الصعب إتقانه في الواقع. العديد من المحادثات لا تعني أنك تتواصل. هذا هو سبب تضمين دليل PMBOK® – الإصدار السادس التواصل الجماعي كمجال معرفي مهم في امتحانات PMP.
أهمية الاتصال الفعال في المنظمة
كل عام ، يكلف سوء التواصل الشركات ما معدله 420 ألف دولار. تفضل المنظمات تعيين مديرين يتمتعون بمهارات اتصال جيدة ، حيث يؤدي الاتصال الجماعي الفعال إلى زيادة كفاءة العمل. يوضح استطلاع Expert Market أن 28٪ من الموظفين غير قادرين على تسليم العمل في الوقت المحدد ، مشيرًا إلى ضعف التواصل باعتباره السبب. يؤدي اتصال الفريق الفعال إلى إنتاجية جيدة ، ووضوح المهام ، وتحقيق الجداول الزمنية المستهدفة للفريق.
في المؤسسة ، تكون قنوات الاتصال لمدير المشروع كما يلي:
يتواصل المديرون مع فريقهم ؛
يتواصل المديرون مع أقرانهم لحل المشكلات بين الإدارات أو داخل المنظمة ؛
يتواصل المديرون مع البائعين والموردين الخارجيين لإدارة الشؤون المالية أو العروض أو التقديرات ؛
يتواصل الفريق مرة أخرى مع مديريهم بحثًا عن المعلومات والفجوات المتعلقة بالعمل.
ببساطة ، تعتبر مهارات الاتصال الجيدة ضرورية لأي مدير ، حيث إن 90٪ من الوقت تتطلب التواصل.
يجب أن يكون مدير المشروع محاورًا ممتازًا ، حيث تتطلب كل خطوة في دورة المشروع ذلك. منذ بدء المشروع من خلال التخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق ، هناك الكثير من الاتصالات التي تحدث جيئة وذهابا. وفقًا لـ PMBOK® ، الاتصال هو الكفاءة الأساسية التي يجب أن يمتلكها مدير المشروع لدفع الفريق نحو هدف واضح. ويضيف أيضًا أنه إذا لم يتم الاتصال بشكل صحيح ، فإنه سيعرض نتائج المشروع للخطر ويخاطر بالميزانية.
تقول إحدى الدراسات أن 57٪ من المشاريع تفشل بسبب تعطل الاتصالات. مدير المشروع الذي يتمتع بمهارات اتصال جيدة ناجح حيث يمكنه مساعدة مؤسسته على التحرك نحو عائد استثمار أكثر أهمية من خلال المشاريع الناجحة. تؤهلك مهارات الاتصال أيضًا لبناء علاقة صحية وموثوقة مع فريقك وأصحاب المصلحة ، مما يدفع المشروع نحو النجاح.
تأثير ضعف الاتصال في المشروع
مديرو المشاريع هم قادة فكريون يتمتعون بمهارات تواصل جيدة. يتأكدون من أن الفريق يعمل في تماسك كامل. ولكن هناك أوقات تظهر فيها المشكلات عندما لا يكون الاتصال فعالاً كما ينبغي. دعونا نفهم التأثير الذي يسببه التواصل الضعيف على توازن المشروع قبل أن نناقش الحل.
سوء الفهم
أساس الاتصال الفعال هو أن المعلومات التي ننقلها إلى المتلقي يتم تلقيها بنفس الطريقة. أثناء تشغيل المشروع ، يجب على المدير إبلاغ أصحاب المصلحة بأي تغييرات في توقعاتهم. يؤدي عدم التواصل إلى توقع العميل لشيء ما والحصول على نتيجة مختلفة.
أعضاء الفريق المرتبكون
لا يقتصر الأمر على أصحاب المصلحة فحسب ، بل يؤدي الافتقار إلى التواصل الفعال مع الفريق إلى حدوث ارتباك في الفريق أيضًا. يعد التأخير في التسليم وانخفاض أداء الفريق عددًا قليلاً من المشكلات العديدة التي تمت مواجهتها بسبب نقص التواصل.
التواصل في الوقت المناسب
التغييرات دائمة في المشروع. يتطلب إيصال التغييرات إلى أصحاب المصلحة ونقلها إلى الفريق الوضوح في التواصل. تفشل معظم المشاريع بسبب ضعف التواصل. أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق بحاجة إلى معلومات جيدة للعمل بفعالية. لكي تكون ناجحًا ، ستحتاج إلى استراتيجية اتصال مدروسة جيدًا متأصلة في مشروعك.
الاستماع
يحتاج مدير المشروع الناجح إلى التواصل ، ولكن يجب عليه أيضًا إتقان الاستماع وإدارة العمل والتعامل مع المشاعر التي ينطوي عليها الأمر. هذا هو المكان الذي يجدها الكثيرون مشكلة.
التواصل هو جسر ذو اتجاهين. التحدث وحده لا يساهم في التواصل. الاستماع هو أيضا على نفس القدر من الأهمية. الاستماع يختلف كليا مرة أخرى عن الاستماع. سوف ينتبه المستمع الجيد إلى التفاصيل التي يسمعها ونبرة المتحدث ولغة الجسد والتعبيرات. يجب على المدير الجيد أن يمارس الاستماع اليقظ. سيمنحك الاستماع الحقيقي لفريقك نظرة ثاقبة للمشاكل والمخاطر والفرص التي قد تواجهها أثناء قيادة المشروع نحو الانتهاء.
كيف تتواصل بشكل فعال
فيما يلي بعض النصائح للتواصل الفعال:
قلل من مصادر التشتيت
الإلهاءات لن تسمح لك بالاستماع بشكل صحيح. تجنب الانحرافات عن طريق تخصيص وقت مخصص للتواصل. استمع وتواصل باهتمام كامل في هذه الفترة الزمنية المجدولة. بهذه الطريقة ، ستكون المحادثات قصيرة أيضًا.
انظر إلى ما وراء الكلمات
انتبه إلى لغة جسد فريقك / أصحاب المصلحة ، وتعبيرات الوجه بدلاً من التواصل السطحي. قد تخبرك الإشارات أكثر مما تسمعه. سيساعدك على تحديد المشكلات أو التوقعات مسبقًا. سيساعدك الحصول على دورات إدارة المشاريع عبر الإنترنت على الارتباط بهذه الجوانب بسهولة.
لا تقم بالمقاطعة
سواء كنت تدردش في برنامج مراسلة أو تتحدث وجهًا لوجه ، انتظر حتى يكمل الشخص عملية تفكيره قبل الرد. يؤدي مقاطعة المحادثة إلى سوء التواصل وتفتيت الأفكار. ستعطي مقاطعة المحادثة انطباعًا بأنك تتحدث بناءً على افتراضات وليس بناءً على حقائق.
اجعل أسئلتك قصيرة وواضحة
لا تطيل المحادثة بالالتفاف حول الأدغال. طرح الأسئلة الصحيحة في الوقت المناسب من الأشخاص المناسبين سيمنحك الحلول الصحيحة.
استفد من تقنية Apt
لا تعالج كل مشكلة بشكل رسمي عبر البريد الإلكتروني ، ولا تتصل بعقد اجتماع لمناقشة مشكلات أحد أعضاء الفريق. كن متاحًا من خلال برنامج المراسلة الفورية أو WhatsApp أو حتى مكالمة عند الحاجة للتأكد من أنك موجود بالفعل عندما يحتاج الفريق إليك. كما هو الحال في الصورة أدناه ، فإن الافتقار إلى الاتصال والاستخدام الخاطئ للتكنولوجيا سيؤثران على النتائج.
التعرف على الاختلافات وفهمها
افهم من تتحدث إليه. كل شخص يأتي من خلفية مختلفة. تؤثر تجاربهم الحياتية ومُثُلهم على آرائهم وآرائهم ووجهات نظرهم وتحيزاتهم. لذلك ، من الضروري أن تكون متفتح الذهن في المحادثات. في حالة الاختلاف في المنظور ، من الجيد دائمًا الموافقة على الاختلاف. لا يعني التعرف على الاختلافات أنك توافق على مُثلهم العليا ، ولكن بدلاً من ذلك ، فإنك تحترمهم على أساس من هم ، بشكل فردي.
يشير تقرير صادر عن Pulse of the Profession ™ من PMI’s In-Depth Report: الدور الأساسي للاتصالات ، إلى أن مديري المشاريع الذين يمتلكون 71٪ من المتصلين الفعالين للغاية قدّموا مشروعهم في غضون الوقت والميزانية مقارنة بأقرانهم الذين يتمتعون بالحد الأدنى من التواصل. يحافظ التواصل الجيد على مشاركة أصحاب المصلحة ، كما يحفز فريقه ويركز على هدفهم. التواصل الفعال أمر لا مفر منه خلال كل مسيرة في رحلة الإدارة الخاصة بك.
إذا كنت تبحث عن تدريب احترافي لصقل مهارات الاتصال والإدارة لديك ، يمكن أن تساعدك دورات إدارة المشاريع عبر الإنترنت في تحقيقها.
يمكن أن تساعدك شهادة PMP عبر الإنترنت على فهم كيفية التواصل على مستويات إدارة المشاريع المختلفة بشكل فعال.
يقدم معهد التدريب على إدارة المشاريع (PMTI) شهادة احترافية في إدارة المشاريع ، بما في ذلك اتصالات إدارة المشاريع ، من أجل حياة مهنية ناجحة. يزودك المعهد بموارد قيمة لاجتياز امتحان PMP بألوان متطايرة. ابدأ الحصول على شهادة PMP عبر الإنترنت اليوم تحت إشراف شريك تدريب معتمد (ATP) لتجربة التغييرات التي تجلبها على حياتك المهنية وفريقك.
