بالنسبة لأولئك الذين انضموا إلينا للتو، نحن نناقش …

وأنا جالس في مكتبي هذا الصباح، أرى الساعة على الحائط. يجب أن أنتبه إلى الوقت بما أن لدي بعض الأماكن التي يجب أن أكون فيها في الوقت المحدد اليوم! من الجيد أن لدي حاسوبي المحمول ليذكرني بالالتزامات القادمة! يمكنني أن أركز تماماً على ما أقوم به وأفقد الإحساس بالوقت.
الوقت – لا يمكنك وضعه في البنك وادخاره لوقت لاحق. يجب استخدامه بشكل صحيح الآن. عندما يمضي، لا يمكن استعادته مرة أخرى. كمدير مشروع، أفكر في الوقت باستمرار – جداول المشاريع، وتقدير مدد الأنشطة، واستيفاء معايير الإنجاز، والقائمة لا تنتهي!
تتبادر إلى ذهني فكرة معينة حول الوقت هذا الصباح – مراعاة وقت الآخرين. هل سبق لك أن حضرت اجتماعًا لفريق المشروع وتأخر أحد أعضاء الفريق عن الحضور؟ عادةً ما تتوالى التفسيرات والاعتذارات. ولكن لأن جداول أعمالنا ضيقة ومزدحمة في بعض الأيام، ربما يجب توقع بعض التأخير؟ لقد عثرت على أسلوب منذ عدة سنوات قد يكون مفيداً في مراعاة الجداول الزمنية المحمومة لفريقك.
أوضح لي أعضاء فريقي أن اجتماعاتهم الأخرى التي تسبق اجتماعات فريقي مباشرة كان من المقرر أن تستمر حتى بداية الساعة. كان من المقرر أن تبدأ اجتماعاتي في قمة الساعة. وما لم يتمكن أعضاء فريقي من التحرك بسرعة الضوء، كان عليهم تفويت جزء من أحد الاجتماعين أو كليهما لتغيير غرف الاجتماعات أو جسور المؤتمرات عن بعد. لذلك، التزمت ببدء اجتماعاتي بعد 5 دقائق من بداية الساعة. ونتيجة لذلك، بدأت الاجتماعات على الفور كما هو مقرر بحضور الفريق بأكمله!
التزمت أيضًا باختتام الاجتماعات في موعد أقصاه 5 دقائق قبل بداية الساعة بغض النظر عن أي شيء. ساعد هذا النهج أعضاء الفريق على الالتزام بالوقت المحدد لاجتماعاتهم التالية. وبالاقتران مع جدول الأعمال المنشور مسبقًا والبدء الفوري للاجتماعات، كانت الاجتماعات أكثر إنتاجية وتم الوصول إلى الهدف في كثير من الأحيان قبل وقت التوقف الصعب المحدد – لذلك كنا نرفع الجلسة مبكرًا!
إن بدء الاجتماعات وإيقافها قبل 5 دقائق من بداية الساعة هو ممارسة يمكن أن تنتشر في جميع أنحاء مؤسستك – ربما تكون أنت عامل التغيير لبدء هذا النهج! أود أن أسمع عن تجربتك في تطبيق هذا المفهوم – أن تكون أكثر مراعاة لوقت الآخرين!