الوضوح والإيجاز: تقنيات عسكرية لتواصل تجاري أفضل

عندما تكون في مواقف عسكرية، يمكن أن يعني التواصل الواضح والموجز الفرق بين الحياة والموت. ولهذا السبب نستخدم تقنيات مثل SITREP و BLUF. وفي مجال الأعمال، يعد التواصل الفعال أمراً بالغ الأهمية أيضاً بطريقته الخاصة. إليك كيفية استخدام هذه التقنيات في العمل وسبب أهميتها.
التواصل الواضح والموجز ينجز المهمة.
يتم تدريب الجنود على التواصل عبر الراديو في وقت مبكر من حياتهم المهنية. يختلف التحدث عبر اللاسلكي عن التحدث عبر الهاتف. الإيجاز هو المفتاح، والنظام المعمول به للتواصل يتطلب تواصلًا قصيرًا ولكن كاملًا. يبدو الأمر هكذا
“ريبر 6، هنا ريبر 7، فريق ألفا يتحرك عبر نقطة تفتيش تانجو في هذا الوقت، نحن في الفئة 1 باللون الأخضر وفي الفئة 3 باللون الأحمر. نطلب إعادة الإمداد عند الهدف برافو.”
قد يكون من الصعب فهم هذا الأمر بالنسبة للبعض، ولكن بالنسبة للقائد العسكري، فإن هذا هو SITREP الذي يوفر عدة أجزاء من المعلومات في جملة واحدة. لفك رموز هذه الجملة، إليك ما تعنيه:
“أيها القائد، هنا قائد الفريق، فريقنا في الوقت المحدد ويتحرك دون أي مشاكل. لدينا الكثير من الطعام والماء ولكن الوقود ينقصنا ونود الحصول على المزيد من الطعام والماء عندما نصل إلى وجهتنا.”
بدلاً من ذلك، إليك ما قد يبدو عليه البريد الإلكتروني في عالم أقل إيجازاً، والذي يوصل رسالة مماثلة.
صباح الخير يا بول,
آمل أن يكون كل شيء على ما يرام وأنك قضيت عطلة نهاية أسبوع رائعة. كان من الرائع رؤيتك الأسبوع الماضي، يجب أن نتناول الغداء معاً مرة أخرى قريباً.
أردت أن أطلعك على آخر المستجدات حول التقدم الذي أحرزه الفريق في مشروعنا. لقد أكملنا أخيرًا اختبارنا للمنتج الجديد، وبارك المهندسون على التصميم. في الوقت الحالي، نحن الآن بصدد وضع اللمسات الأخيرة على الخطة للمضي قدمًا وينبغي أن نكون قادرين على إكمال المشروع كما هو مقرر.
لدينا بعض المخاوف حيث أن المستودع ينقصه العديد من العناصر اللازمة لإنهاء البناء التجريبي للنموذج الأولي، والتي يمكنك العثور عليها في جدول البيانات المرفق. إذا أردنا إنهاء بناء النموذج الأولي، سنحتاج إلى طلب المزيد من هذه العناصر قبل بدء التصنيع. إذا كانت لديك أي أسئلة بخصوص المرفق، فلا تتردد في الاتصال بي.
مع خالص التقدير، توم
كما ترى، تم نقل نفس المعلومات ولكن الوقت المستغرق لإيصالها مختلف بشكل كبير. المتطلبات الحقيقية غير واضحة، وحالة الفريق مدفونة في نص البريد الإلكتروني.
معظم القادة اليوم ليس لديهم الوقت لقراءة رسائل البريد الإلكتروني المطولة واستخلاص المعلومات المهمة منها. فمعظم صناديق البريد الوارد لدينا مليئة بالعناوين العريضة التي تشير إلى أنه لم تتم قراءتها. وهذا يعني أحد أمرين: إما أنك لا تتلقى اتصالات تستخدم نهج BLUF الذي يمكنك هضمها بسرعة والتصرف بناءً عليها، أو أنك تتلقى رسائل بريد إلكتروني لا علاقة لك بها. إنها مجرد ضوضاء بيضاء. إذن كيف تقلل من الضوضاء؟
إنشاء نظام تواصل
أحد الخيارات لضمان تواصل واضح وموجز وكامل هو إنشاء قوالب تواصل قياسية مثل من، ماذا، ماذا، متى، أين، أين، لماذا، لماذا، المتطلبات أو (5WR). انظر المثال أدناه.
بول
من: فريق تصميم المنتج الجديد
ماذا: الانتهاء من تصميم النموذج الأولي
متى: في الموعد المحدد
المكان: غير متاح
السبب: للمضي قدماً في بناء النموذج الأولي
المتطلبات: يتطلب النقص الحاد في الأجزاء الحرجة المشاركة في المشتريات وسلسلة التوريد وإلا سيتأخر الجدول الزمني للمشروع.
مع الاحترام، توم
لا تخف من تحمل مسؤولية نوع وطريقة التواصل داخل فريقك. سيشعر الفريق بالتوتر في البداية، ولكن مع مرور الوقت ومع بعض التعديلات، سيبدأ الفريق في تقبل الوقت الذي تم توفيره. يمكن أن يؤدي وجود اتصالات منسقة لعمليات عملك المختلفة إلى توفير الوقت والمال وخلق بيئة أقل توتراً لعملك. قبل أن تعرف ذلك، ستكون ذلك القائد العسكري الذي يمتلك نظام اتصالات يوفر جميع البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الحاسمة في ساحة المعركة في الشركة.
مدوننا الضيف هو بول مانيس، رائد في الجيش الأمريكي الاحتياطي ومدير مصنع في شركة التصنيع Pregis Intellipack. وقد نجح بول، وهو خريج مدرسة قيادة قوات الصاعقة بالجيش الأمريكي ومدرسة القوات المحمولة جواً، في قيادة سريتين بنجاح، إحداهما خلال عملية نشر في أفغانستان وفصيلة في العراق. تشمل إنجازاته العسكرية حصوله على ثلاث ميداليات نجمة برونزية، وشارة العمل القتالي للخدمة في منطقة قتال، ووسام الخدمة الجديرة بالتقدير. بول شغوف بالقيادة ومشاركة الموظفين. يكتب بول ويتحدث عن دروس القيادة المستفادة من الجيش والتي يمكن تطبيقها على جميع المؤسسات اليوم. للمزيد، تفضل بزيارة www.heavyleadership.com.