النمذجة المتقدمة لأصحاب المصلحة

قد تكون رجل أعمال أو لصاً من الدرجة العالية
قد يسمونك طبيباً أو قد يسمونك رئيساً
ولكن عليك أن تخدم شخصاً ما … بوب ديلان
بغض النظر عن دورك، فأنت مسؤول أمام شخص ما. وكلما ارتقينا في السلم التنظيمي، تصبح إدارة أصحاب المصلحة مهارة أكثر أهمية بشكل متزايد.
فإدارة أصحاب المصلحة هي العملية المستمرة لتحديد وتقييم وإشراك الأشخاص الذين يمثلون أهمية بالغة لنجاحنا. يتم تعريف أصحاب المصلحة بشكل عام على أنهم أي شخص يتأثر أو يهتم بمشاريعنا أو عملياتنا التجارية. فغالباً ما تحدد تصوراتهم نتائج جهودنا؛ لذلك فإن إدارة هذه التوقعات أمر حيوي.
يجب أن نوازن بين احتياجات أصحاب المصلحة لدينا وقدرتنا على تلبيتها. في هذا المقال، أشاركك الممارسات والأدوات اللازمة لتحديد احتياجات أصحاب المصلحة لدينا وتقييمها. وهذا يسمح لنا بتطوير تركيز استراتيجي على الأشخاص والقضايا التي تتطلب اهتمامنا.
تحديد أصحاب المصلحة
يجب علينا إجراء مسح منتظم للبيئة لتحديث سجل أصحاب المصلحة لدينا. نحن بحاجة إلى إلقاء شبكة واسعة لجمع أولئك الذين يتأثرون بشكل مباشر أو غير مباشر أو الذين يُنظر إليهم على أنهم يتأثرون بما نقوم به.
عادةً ما نقتصر التركيز على أصحاب المصلحة الواضحين – أعضاء الفريق والمدراء والعملاء المنتظمين. يمكن لجلسات العصف الذهني أن تكشف عن مرشحين أقل وضوحًا، وكذلك تحليل وثائق مشروعنا ومنظمتنا.
وبمجرد أن ننشئ هذه المجموعة الأولية، يجب أن نستكشف الدوائر المتشعبة متحدة المركز للمجموعات المجاورة. يمكن أن يساعدنا إطار عمل SIPOC (الموردون، والمدخلات، والعملية، والمخرجات، والعملاء) في توسيع نطاق بحثنا.
فمشروع النقل، على سبيل المثال، سيكون لمشروع النقل طبقات عديدة من أصحاب المصلحة، بما في ذلك السلطات الحكومية المحلية والولائية والفيدرالية، بالإضافة إلى المواطنين المستفيدين مباشرة أو المتأثرين سلبًا. قد تمتد الدائرة المتشعبة إلى مناطق محلية بعيدة لم يتم اختيار مشاريعها. سيذكّرنا تحليل SIPOC بتضمين البائعين والموردين والكيانات الأقل تأثراً بشكل واضح.
تصنيف أصحاب المصلحة
اعتماداً على حجم المشروع، قد يكون هناك المئات أو حتى الآلاف من أصحاب المصلحة. ولإدارة هذه الأعداد بفعالية، يجب علينا تصنيفهم في مجموعات.
بالنسبة للمشاريع الصغيرة، قد يكون التصنيف على أساس مجموعة بسيطة من السمات كافياً، مثل
داخلي مقابل خارجي
الوحدة التنظيمية أو الموقع أو نوع العميل؛ أو
مستوى التأثير أو مستوى المشاركة المطلوب.
يمكن أن تتضمن التصنيفات المعقدة تحليلاً مفصلاً متعدد المتغيرات للدوائر المتأثرة. كلف مشروع الخط البنفسجي للقطار الخفيف خارج واشنطن العاصمة بإجراء مراجعة شاملة للسلوكيات الديموغرافية والوظيفية وسلوكيات السفر للسكان والشركات على طول الممر.
يمكن أن تكون هذه التحليلات أساساً لتطوير شخصيات المستخدمين. والشخصيات عبارة عن شخصيات خيالية تبعث الحياة في أصحاب المصلحة المركّبين لفريق المشروع. يتم تعليق هذه الشخصيات على جدران غرفة الفريق للتذكير بمن نخدمهم.
تخطيط القوة مقابل تخطيط الاهتمامات
تخطيط القوة/المصلحة (PIM) هو أداة لفهم أصحاب المصلحة وكيفية إشراكهم في مشاريعنا. وبناءً على هذا التخطيط، يمكننا تصنيف أصحاب المصلحة إلى:
الانخراط بنشاط. أصحاب المصلحة ذوي القوة والاهتمام العاليين هم الأكثر أهمية. وهذا يشمل راعي المشروع والإدارة العليا والعملاء الرئيسيين;
حافظ على الرضا. أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية والتأثير المنخفض يتمتعون بسلطة رسمية، لكنهم قد لا يكونون مهتمين جداً بجميع جوانب المشروع. يجب التركيز على تلبية احتياجاتهم الخاصة والمتخصصة;
ابق على اطلاع. غالبًا ما يكون أصحاب المصلحة ذوي الاهتمام العالي ولكن ذوي النفوذ المنخفض هم أولئك الذين يتأثرون مباشرة بالمشروع. أصحاب المصلحة هؤلاء لديهم القدرة على تعزيز أو إعاقة تقدمنا;
الحد الأدنى من التأثير. أصحاب المصلحة ذوي القوة المنخفضة والاهتمام المنخفض هم أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى أقل قدر من الاهتمام.
يساعدنا هذا النموذج في تحديد أصحاب المصلحة الأكثر أهمية وتركيز اهتمامنا عليهم. كما سيكون النموذج بمثابة مرشح أولي للتحليلات اللاحقة.
رسم خرائط تقييم مشاركة أصحاب المصلحة
تتيح لنا مصفوفة تقييم إشراك أصحاب المصلحة (SEAM) النظر في أصحاب المصلحة لدينا من خلال وجهات نظرهم الحالية مقابل وجهات نظرهم المرغوبة في عملنا. ويتطلب إجراء تحليل مصفوفة تقييم إشراك أصحاب المصلحة أن نطرح السؤال غير المريح: هل يدعم أصحاب المصلحة لدينا جهودنا أم يعارضونها؟
إن أفضل طريقة لتقييم تصورات أصحاب المصلحة لدينا هي الاجتماع بهم لمناقشة مخاوفهم. ومن ثم يمكننا تحديد ما يريدونه منا وما نحتاج إليه منهم.
إن الجمع بين تحليلات SEAM وPIM يحدد أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى أكبر قدر من الاهتمام. فأصحاب المصلحة المهمين (H/H) الذين يعارضون المشروع سيحتاجون إلى اهتمام أكبر من أصحاب المصلحة الذين يؤيدون المشروع حالياً. قد نختار استثمار طاقة أقل في أصحاب المصلحة غير المهمين الذين هم على الأقل محايدون لجهودنا. يسمح لنا تصنيف مستوى مشاركتنا بتركيز اهتمامنا بشكل استراتيجي.
نمذجة العلاقة مع أصحاب المصلحة
المنظمات كائنات معقدة. يدمج نموذج العلاقة بين أصحاب المصلحة (SRM) تحليل العلاقة مع الأدوات الأخرى. إن فهم مستويات التأثير والعلاقات بين أصحاب المصلحة المهمين هو عامل مضاعف للقوة. يمكننا الاستفادة من المؤيدين للتأثير على زملائهم.
ويتطلب التحليل جهداً كبيراً ويمكن تخصيصه لفهم العلاقات المتبادلة بين أصحاب المصلحة المهمين. كما يمكن استخدام الأداة لتقييم كيفية التأثير على صانعي القرار في قضية معينة.
في هذا النموذج، نبدأ بتقييم وجهات نظر أصحاب المصلحة على طول المستوى الأفقي (التفضيل) مستفيدين من تحليل SEAM. ثم ننظر بعد ذلك في البعد الرأسي (المشاركة). قد يكون الانخراط مزيجًا من آلية اتخاذ القرار بالإضافة إلى السلوكيات الأخرى المرصودة.
بعد ذلك، نقوم بتقييم حجم تأثير أصحاب المصلحة. يشير حجم الدائرة إلى درجة التأثير. يجب أن نأخذ بعين الاعتبار كلاً من الأشكال الرسمية وغير الرسمية للسلطة. فالمدراء التنفيذيون يمارسون السلطة الرسمية وسيكون لديهم دوائر أكبر من المنتسبين. قد يمارس الأشخاص الذين يتمتعون بعلاقات أو خبرات قوية سلطة غير رسمية أكبر من مكانتهم في التسلسل الهرمي للمؤسسة.
تمثل الخطوط كلاً من قوة واتجاه علاقات أصحاب المصلحة. وتصور الخطوط الصلبة أو الأكثر سمكًا علاقة أكثر قوة من الخطوط المنقطة. وتشير الأسهم إلى اتجاه تلك العلاقة.
يؤدي وضع هذا معًا إلى إنشاء تمثيل مرئي للديناميكيات التنظيمية وفرص التغلب على التحديات، في مثالنا:
قد يمارس المدير (F) سلطة رسمية على تقاريره المباشرة (C، D)، وهو ما يصوره حجم الدائرة والخط المتصل واتجاه السهم. سيؤثر تغيير منظور المدير على فريقه;
تمتلك كل مؤسسة تقريبًا لاعبًا محوريًا (ب)، وهو مرتبط بالجميع. يمكن لهذا الشخص أن يلعب دورًا محوريًا ومؤثرًا – اجعله حليفًا;
قد نستعين بدعم المدير التنفيذي (أ) للتغلب على مقاومة المدير (ب).
يمكننا أن نصبح مديرين ومديري مشاريع أكثر فعالية باستخدام أدوات إدارة أصحاب المصلحة هذه. فهي ستساعدنا على تحديد المجالات التي يجب أن نوسع فيها جهودنا. من الذي يجب التأثير عليه، وما هي العلاقات التي يمكننا الاستفادة منها؟ إن استخدام هذه الأدوات يتطلب جهداً ولكنه يؤتي ثماره الكبيرة.
© 2020، آلان زوكر، أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة أساسيات إدارة المشاريع:
إشراك أصحاب المصلحة
تعرّف على أصحاب المصلحة
إدارة أصحاب المصلحة: مفتاح نجاح المشروع
المشاريع الناجحة: ما نعرفه حقاً عنهم