الممارسات الأساسية الرئيسية في كانبان: تبسيط سير العمل

كانبان هو نظام قائم على السحب، مما يعني أنه كلما كان هناك حاجة إلى تسليم، يمكنك البدء في العمل عليه. يتم اتباع بعض المبادئ والممارسات المحددة في كانبان حتى يتوهج العمل بسلاسة. في حين أن مبادئ كانبان تصف كيفية إحداث التغيير في مؤسستك، فإن ممارسات كانبان توضح كيف يمكنك باستمرار إثارة الرغبة في التغيير لدى الأشخاص في مؤسستك. والهدف من ذلك هو تحسين سير العمل، مما يؤدي إلى مزيد من رضا العملاء. تخبرنا ممارسات كانبان هذه أيضًا بالأنشطة التي يجب التحكم فيها وإدارتها لتحسين سير العمل. نظرًا لأن كانبان من المفترض أن يسهل التحسين المستمر، فإنه يتبع بعض القواعد البسيطة التي تسمى الممارسات لتوليد السلوكيات. في هذه المقالة، سنناقش هذه الممارسات الأساسية لكانبان بالتفصيل. ولكن قبل البدء في مناقشة هذه الممارسات، من الضروري فهم سير العمل.
ما هو سير العمل
يبدأ أي منتج أو خدمة بمفهوم وينتهي بتسليمه في شكله الفعلي، والذي قد يكون ملموسًا أو غير ملموس. كل خطوة تتبعها بين هاتين النهايتين، أي من الفكرة إلى التسليم، هي سير العمل في كانبان. ويحتوي سير عمل كانبان على مبادئ وممارسات واضحة المعالم يتبعها الفريق في كل مرحلة من مراحل العمل أثناء سير العمل عبر مراحل العملية المختلفة. ويختلف سير العمل في كل سير عمل عبر مراحل عملية متعددة ويختلف سير العمل باختلاف العمليات. لذلك، لا يجب إجبار فرق كانبان على اتباع سير عمل معين. في كانبان، يتم تخطيط سير العمل هذا وتشغيله وإدارته بواسطة لوحة كانبان. سنناقش لوحة كانبان في مقال آخر. أما الآن، دعونا نركز على ممارسات كانبان.
ممارسات كانبان
هناك ست ممارسات أساسية في كانبان. وهي:
1. تصور تدفق العمل
يمكنك أن تسميها إحدى ممارسات كانبان الأساسية، حيث لديك أداة كانبان التي تساعدك على تصور مشروع كامل على لوحة واحدة. يتم التصور من خلال البطاقات على اللوحة، حيث تمثل كل بطاقة قصة مستخدم أو عمل في العمل المتراكم للمنتج. يمكنك استخدام ألوان مختلفة لتمثيل مواضيع مختلفة لقصص المستخدمين. عليك عمل ثلاثة أعمدة على اللوحة. واحد لـ “العمل الذي سيتم إنجازه”، و”العمل قيد الإنجاز”، و”العمل المنجز”. الآن ضع البطاقات في كل عمود حسب حالة العمل. تذكر، يجب أن تحتوي كل بطاقة على تفاصيل العمل مثل اسمه ومدته ووقت البدء والانتهاء منه واسم المورد. يمكن إضافة المزيد من المراحل وفقًا لعملية معينة، مثلًا يمكن أن تكون هناك مرحلة مراجعة بين مرحلة العمل قيد التنفيذ ومرحلة تم إنجازه. هذا الترتيب للعمليات في المراحل المختلفة للعملية يسمى سير العمل. عندما يتم تحديث هذا النوع من المعلومات بشكل منتظم، وتكون المعلومات متاحة دائمًا بسهولة، فهذا يدل على أن النظام يعمل بشكل سليم. بصرف النظر عن تصور سير العمل، هناك العديد من الأشياء الأخرى التي يمكن تصورها والتي تساعد في اتخاذ القرار. يمنح هذا النوع من التصور الفريق بأكمله حالة كل مهمة والتقدم المحرز فيها والإدارة صورة واضحة لما يحدث وما سيحدث في المؤسسة. يتم نقل البطاقات من عمود إلى آخر مع تقدم العمل. وبهذه الطريقة، تتم مراقبة سير العمل باستمرار، ويتم تحديد الاختناقات المحتملة وحلها قبل أن تصبح خطيرة للغاية.
2. تحديد العمل قيد التقدم
يعد الحد من العمل الجاري (WIP) في صميم نظام كانبان لأنه نظام سحب. يعد الحد من العمل قيد الإنجاز (WIP) أمرًا بالغ الأهمية لتقليل التكلفة ووقت التسليم، وإلا فإنه ينتج المزيد من العمل المنجز جزئيًا دون قيمة تذكر أو بدون قيمة. من خلال الحد من WIP، يتعلم فريقك أولاً إكمال المهمة التي يعملون عليها أولاً، ثم القيام بالمزيد من العمل بعد ذلك فقط. هذه سياسة سليمة جدًا لتقليل الهدر أيضًا. يساعد الحد من WIP أيضًا على تحسين المهام بحيث لا يتم إثقال كاهل WIP بالمهام. لذا، يجب عليك تحديد مقدار العمل الذي يجب أن يكون في WIP في أي وقت معين ويجب عرضه في البطاقات في عمود WIP على اللوحة. لذا، في لوحة كانبان، بمجرد تعيين الحد الأقصى لحزم العمل في عمود WIP عند امتلائه، ستعرف أن الفريق لا يمكنه تحمل المزيد من العمل.
وهذا يعني أن نمط التفكير يتحول من التركيز على كفاءة الموارد إلى كفاءة سير العمل. وبدون الحد من WIP، قد تشعر مواردك بالإرهاق من العمل المطروح وتؤثر على الجودة. لذا، فإن الحد من WIP أمر ضروري لتقديم منتجات عالية الجودة.
3. إدارة تدفق العمل
يكمن جوهر نظام كانبان الجيد في إدارة سير العمل وتحسينه. بمجرد وضع سير العمل على اللوحة، يصبح من السهل إدارة التدفق لأن نظام كانبان يسلط الضوء على المراحل المختلفة لسير العمل وحالة العمل في كل مرحلة. في كل مرحلة، يمكنك أن ترى مقدار العمل المتدفق من الجانب الأيسر إلى الجانب الأيمن، من قائمة “يجب القيام به” إلى قائمة “تم إنجازه” ومقدار ما تم إنجازه من العمل. إنها أداة فعالة للغاية لإدارة سير عملك. تعرض البطاقات الموجودة على اللوحة تدفق العمل في الوقت الفعلي بحيث تحصل على مؤشر فوري لأي تعطل ويمكنك العمل على الفور على إزالته من أجل التدفق السلس للعمل – حيث يؤدي التدفق السلس للعمل إلى خلق المزيد من القيمة. يجب أن يكون تركيزك على سير العمل. من اللوحة، يمكنك تحليل الوقت الذي تستغرقه البطاقة للانتقال من عمود إلى آخر. يمكنك الحصول على صورة واضحة عن WIP لإبقائه ضمن الحدود المقررة. بشكل عام، تتيح لك لوحة كانبان إدارة سير عملك بكفاءة. إدارة سير العمل أمر بالغ الأهمية لتحقيق الاتساق والالتزام بالمواعيد. تتضمن إدارة سير العمل بكفاءة التركيز على مكونات العملية المختلفة مثل المهام والفريق والتكنولوجيا والمنتج. ويمكّنك التركيز على احتياجات العملاء من التركيز على جميع نقاط التركيز الأخرى بشكل صحيح. يعد تحديد العوائق في دورة العملية وإزالتها من علامات إدارة سير العمل بكفاءة. ينتج سير العمل السلس عن إدارة النظام وليس الأشخاص.
4. الشفافية في سياسات العمليات
التالي في خط الممارسات الأساسية في كانبان هو وضع سياسات واضحة. كل شيء تم في العملية، ويجب أن تكون جميع القرارات شفافة. تُحدث الشفافية فرقًا كبيرًا في الأداء العام للمؤسسة. وهذا هو الفرق بين المنظمة عالية الأداء والمنظمة متوسطة الأداء. يؤدي أعضاء الفريق بشكل فردي العديد من المهام ويتخذون العديد من القرارات بشكل فردي. ويجب أن تكون هذه الأمور واضحة لكل عضو في الفريق أو المنظمة ككل، حسب الحالة. إذا لم تكن هذه الأمور شفافة، فقد يبدأ الناس في الافتراض، وهو أمر خطير على العمليات ويعيق سير العمل. الافتراضات لا تدار الشركات. فهي تدار بقواعد أساسية محددة واضحة لجميع المعنيين. ولذلك، يجب أن تكون أمور مثل سياسة WIP، والموارد المتاحة، وما سيتم اعتباره منجزًا واضحًا لجميع المعنيين. عندما تكون القضايا والقواعد واضحة للجميع، تصبح مناقشات الفريق أكثر عقلانية وموجهة نحو تحقيق النتائج. تعمل ممارسة الشفافية كإجراء لبناء الثقة بين أفراد المؤسسة. كما أنها تعزز روح المبادرة وتشجع أعضاء الفريق على التعاون بشكل أكثر فعالية مع الآخرين. قد يؤدي وضع سياسات معقدة للغاية إلى حدوث ثغرات في التواصل أو سوء فهم. لذا، يجب أن تكون بسيطة وسهلة الفهم. والأهم من ذلك كله، أن تكون جميع السياسات واضحة للجميع.
5. تنفيذ حلقة التغذية الراجعة
التغذية الراجعة ليست فقط جزءًا أساسيًا بل جزءًا لا يتجزأ من كانبان. إذا كنت ترغب في إحداث تغيير في المؤسسة بأكملها، فيجب أن تكون جميع الأقسام والخدمات التي تستخدم نظام كانبان مترابطة بشكل فعال. وتحافظ حلقات التغذية الراجعة على ترابطها. تلعب التغذية الراجعة دورًا أساسيًا في التحسين المستمر. وتنقل التغذية الراجعة المنتظمة الإشارات إذا كان نظام كانبان الخاص بك يخرج عن المسار الصحيح. تدفع حلقات التغذية الراجعة إلى التغيير عندما تحقق الشفافية. من وقت لآخر، يتم مشاركة المعلومات من خلال حلقات التغذية الراجعة من أجل التحسين المستمر، وبالتالي ربط صانعي القرار على مستويات مختلفة. يتم تلقي التغذية الراجعة في مراحل مختلفة من العملية، ويشجع نظام كانبان على بناء حلقات التغذية الراجعة التي تتم مراجعتها في أنواع مختلفة من الاجتماعات. حلقات التغذية الراجعة ضرورية أيضًا لضمان تقديم الوظيفة أو المنتج المناسب في الوقت المناسب بالجودة المناسبة. يمكن أن تكون التغذية الراجعة داخل الفريق، أو بين الفرق، أو بين المدير والفريق، أو بين العميل والمؤسسة.
واجتماع الاستعداد هو فرصة للحصول على التغذية الراجعة على مختلف المستويات. تُعقد هذه الاجتماعات القصيرة بانتظام، وكما يوحي الاسم، فإن هذه الاجتماعات قصيرة جدًا لتمكين أعضاء الفريق من الاستمرار في الوقوف طوال مدة الاجتماع. بمجرد حصول الفريق على التغذية الراجعة وأمامهم لوحة كانبان، يمكنهم عرض المهمة التي يجب أن يتولوها وكيف ينبغي القيام بها. يتم اتخاذ القرارات المتعلقة بالوقت الذي يجب فيه اتخاذ إجراء للمضي قدمًا في حزمة العمل ومتى يجب مراجعة عمل النظام. تشجع حلقات التغذية الراجعة أيضًا على ثقافة التعلم. لذا، يصبح تنفيذ حلقات التغذية الراجعة مهمًا جدًا لضمان عمل النظام بشكل صحيح وسير الفريق في الاتجاه الصحيح.
6. التحسين بشكل تعاوني، والتطور بشكل تجريبي
التحسين بشكل تعاوني والتطور بشكل تجريبي هو الممارسة الأساسية في كانبان وهي طريقة التحسين المستمر. ولتحقيق التحسين المستمر، لا بد من التعاون والتنسيق بين الأشخاص. التعاون ضروري إذا كنت تريد أن تعمل مؤسستك بكفاءة وتتحسن باستمرار. يحتاج التسليم الفعال للمنتجات والخدمات إلى التعاون والتنسيق. لا يكتمل عملك بمجرد تنفيذ كانبان. يجب أن يستمر التحسين. يتعلق كانبان بالتحسين المستمر. يجب أن تكون عملية مستمرة. لذا، استمر في تقييم عملياتك واستمر في إجراء التغييرات اللازمة التي تحقق التحسين. قد تتضمن عملية التحسين زيادة القيمة التي سيتم تسليمها للعميل في كل مشروع وتغييرات في السلوك التنظيمي. إلخ. التحسين المستمر يعني أيضًا اعتماد التغييرات المفيدة والتخلص من التغييرات التي لا تخدم غرضًا. إن كانبان ليس نظامًا لمرة واحدة. فهو يدير التحسين المستمر مع التطور المستمر للعمليات والممارسات.
تهدف ممارسات كانبان هذه إلى تحسين الأداء العام للعمليات والمنظمة. يتعلق الأمر كله بكيفية تنفيذ التغيير وكيفية إدارة هذا التغيير. لا يقتصر التغيير في العملية على العملية فحسب، بل يؤثر على السلوك التنظيمي بأكمله، والمفتاح هو التعامل معه. وهذا هو المكان الذي تلعب فيه ممارسات مثل الشفافية وحلقة التغذية الراجعة والتحسين المستمر دورًا أساسيًا. لذا، فإن ما يتعلمه الموظفون في مؤسستك من هذه الممارسات الأساسية في كانبان هو كيفية عمل عملهم ونظامهم، مما يتيح لك أن تكون استباقيًا في قيادة التغيير.
الخاتمة:
في الختام، تشكل الممارسات الأساسية لكانبان الأساس للإدارة الفعالة لسير العمل والتحسين المستمر داخل المؤسسات. من خلال تصور تدفق العمل، والحد من العمل الجاري، وإدارة التدفق، وضمان الشفافية في سياسات العمليات، وتنفيذ حلقات التغذية الراجعة، وتعزيز التحسين التعاوني، تمكّن كانبان الفرق من تحسين العمليات وتقديم القيمة باستمرار. تمكّن هذه الممارسات المؤسسات من التكيف مع المتطلبات المتغيرة ومعالجة الاختناقات بشكل استباقي وتعزيز ثقافة التعلم والابتكار. تقدم سبوتو أساسيات أجايل بما في ذلك تدريب سكرم وكانبان لتزويد الأفراد بالمهارات اللازمة لتنفيذ هذه الممارسات بفعالية وتحقيق النجاح المؤسسي.