المكونات الأساسية لمقترحات المشاريع الفعالة
إن مقترح المشروع الفعال هو المقترح الذي يلقى قبولاً ومساهمةً سهلة، ويلفت أنظار من يترأسون صانعي القرار، ويحدث التأثير الصحيح. تتضمن المحتويات الأساسية لمقترحات المشاريع الفعالة التي تحقق نتائج ناجحة ما يلي
فهم دقيق وشامل للمشكلة المطروحة;
الوضع أو “الحالة”;
المجالات التي تؤدي إلى تعقيد الموقف في سياق الفرص والتهديدات ونقاط القوة والضعف؛ وبعبارة أخرى، مزيد من التفصيل لـ “الحالة”;
بيانات واضحة تحدد المشكلة إلى جانب الاحتياجات والمتطلبات؛ وعادةً ما تكون “ماذا”;
فرضية الحل أو موقف “الدخول” الذي يتضمن الفوائد والميزات المحتملة، أو “لماذا”. يتضمن هذا المقياس أيضًا شرحًا لفوائد مقترح معين على البدائل الأخرى.
الأهداف والنطاق والغايات
عادةً ما يكون نطاق المشروع عبارة عن بيان عام يتناول فرضية الحل بالإضافة إلى المشكلة. ويضع حدودًا لما تشمله فرضية الحل وما لا تشمله. وعادة ما يتم تقسيم المشروع إلى مراحل مختلفة مثل التحليل والتخطيط والتصميم والتنفيذ والبناء والتحسينات والصيانة. لذا، قد يكون النطاق تعريفًا للمشروع ككل و/أو مراحل داخله.
من ناحية أخرى، فإن الأهداف هي عبارات عامة معينة تحدد اتجاه المشروع، في حين أن الغايات هي نتائج محددة يجب أن يحققها المشروع. وفي معظم الحالات، يجب ألا يزيد عدد الأهداف عن سبعة أو لا يقل عن ثلاثة أهداف.
النهج
النهج، المدعوم بشكل مناسب بالإحصائيات والحقائق والمقاييس، هو عبارة عن سرد مكتوب مدعوم بخطة عمل ذاتية التوضيح تحدد كيفية تحقيق الأهداف والغايات. تتضمن خطة العمل هذه تقسيمًا لجميع الأنشطة إلى أجزاء ومراحل ومهام مع جداول زمنية مصاحبة وأيام عمل وتقديرات للموارد.
وتشمل تقديرات الموارد تلك المرتبطة بالمرافق والمهارات البشرية والمواد واللوازم والمعدات. بينما يتم دعم خطة العمل بشكل جيد من خلال الافتراضات الخاصة بمراجعات ضمان الجودة، ويمكن تحديد توافر الموارد والتوقيعات والجداول الزمنية على مدار الوقت في شكل مراحل/أنشطة محملة بشكل آمن. يمكن أن تساعد خطط العمل المناسبة في تحديد المسار الحرج الصحيح.
النتائج والمخرجات المتوقعة
يجب تحديد النتائج والمُسلّمات النهائية في المراحل المرحلية الوسيطة بوضوح مع بيانات الفوائد والميزات ومعايير الجودة. وإذا كان المشروع عبارة عن مرحلة أو جزء من برنامج أكبر، فيجب أن تكون المنجزات المتوقعة بمثابة خطة عمل للمرحلة التالية من العمل. بخلاف المنجزات، يجب أيضًا تحديد النتائج المتوقعة بوضوح؛ على سبيل المثال، الخبرة والتعلم الذي اكتسبه أعضاء فريق المشروع، أو ما ينتج عنه من حسن النية الذي يؤثر على المنظمة ككل.
الحوكمة
يجب أن تشمل المسؤوليات والأدوار وهيكل المشروع ذكر الداعمين والجهات الراعية والمستفيدين ومدراء المشروع والتنظيم في الفريق واللجنة التوجيهية. كما ينبغي تحديد النهج المتبع تجاه مراجعات ضمان الجودة، وإعداد التقارير المرحلية، وعمليات التدقيق، والتوقيعات والموافقات.
التكاليف
تستند تكاليف المشروع بشكل عام على المخرجات والنهج والحوكمة. ويتم عرضها بشكل مثالي مع مخصصات لتفاوت الأداء والأنشطة غير المخطط لها. بالإضافة إلى ذلك، يجب تقديم جميع التكاليف كتقديرات على أساس الافتراضات المحددة في النهج. إذا كانت هذه التكاليف مرتبطة بمراحل العمل النهائية، فينبغي تحديدها كتقديرات تقريبية فيما يتعلق بالتنقيح على أساس العمل المستقبلي.
دعوة للعمل
هذا وصف للجداول الزمنية والخطوات التالية والمسؤوليات المرتبطة بـ “ماذا” و”الحالة” و”لماذا”. يجب أن تكشف الدعوة إلى العمل باقتدار عن فوائد النهج والحل، بالإضافة إلى الأسباب التي تجعلها تعالج الفرص والتهديدات ونقاط القوة والضعف المحددة في بيان المشكلة المحدد. يجب أن تحتوي خاتمة المقترح على بيان لا يُنسى يتعلق بمزايا النهج المقترح والخطوات التالية التي يجب أن يتخذها الجمهور.
الملاحظات
في حال كان الجمهور موجهًا نحو الملاحظات “النهائية”، فينبغي تقديم التوصيات فيما يتعلق بالاستنتاجات المبنية على الحقائق. أما إذا كان الجمهور موجهًا “تحليليًا”، فينبغي أن تؤدي النتائج بشكل مثالي إلى توصيات واستنتاجات. في حالة المشاريع الكبيرة الحجم، قد يتعين القيام بقدر معين من أعمال التصميم والتحليل قبل إجراء تحليل التكلفة/الفائدة. يجب تقدير التكاليف قبل إجراء تحليل التكلفة/الفائدة وتقديرها بعد ذلك. ويكمن أساس قرار “الموافقة/عدم الموافقة” على المزيد من العمل في تحليل التكلفة/الفائدة. وذلك لأن تكاليف التنفيذ عادة ما تكون مضاعفة للتكاليف المتعلقة بالتحليل والتخطيط والتصميم.
الطريق إلى الأمام
بعد الموافقة على الاقتراح، عادةً ما يتم تحليل هيكل تقسيم العمل إلى ميزانية (كقيمة نقدية) وبرنامج عمل (كأيام أو ساعات). يتم ترجيح هذه الأرقام للنشاط بالموارد المناسبة على أساس مستويات المهارة وعلى مدار الوقت. يتم إنتاج النواتج الوسيطة بانتظام للحفاظ على زخم المشروع المستقر وضمان بقاء العمل على المسار الصحيح.
هل أنت مستعد لتنفيذ هذه المكونات الأساسية لمقترح مشروع فعال؟ ابدأ اليوم.
المؤلف : أوما داغا
التاريخ
عن المؤلف
أوما داغا
الفئة
المكونات الأساسية لمقترحات المشاريع الفعالة |PM
About the Author
