المفاهيم الأساسية لإدارة المشاريع من أجل النجاح

في عالم الأعمال سريع الوتيرة، تُعد القدرة على إدارة المشاريع بفعالية ونجاح وتسليمها وفقاً للخطة مهارة بالغة الأهمية. وسواء كنت تقود فريقًا من المطورين الذين يقومون بإنشاء تطبيق برمجي جديد أو تنسق إطلاق حملة تسويقية، فإن إتقان المفاهيم الأساسية لإدارة المشاريع يمكن أن يعني الفرق بين النجاح والفشل.
في هذه المدونة، سنستكشف بعض المبادئ الأساسية والمفاهيم الرئيسية لإدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك على توجيه مشاريعك نحو تحقيق نجاح هائل، وتقديم النتائج المتوقعة ضمن القيود المحددة.
على مستوى عالٍ جدًا، يمكن تعريف إدارة المشروع على أنها تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع. يتم إنجاز إدارة المشروع من خلال التطبيق والتكامل المناسبين لعمليات إدارة المشروع المحددة للمشروع، ويمكنها تمكين المؤسسات من تنفيذ المشاريع بفعالية وكفاءة.
ما هو المشروع؟
قبل الغوص في المفاهيم الأساسية لإدارة المشاريع، دعونا أولاً نفهم ما هو المشروع. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، المشروع هو مسعى مؤقت يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها. يتم تنفيذ المشاريع لتحقيق الأهداف من خلال إنتاج مخرجات.
يُعرّف الهدف بأنه نتيجة يُراد توجيه العمل نحوها، أو موقف استراتيجي يُراد تحقيقه، أو غرض يُراد تحقيقه، أو نتيجة يُراد الحصول عليها، أو منتج يُراد إنتاجه، أو خدمة يُراد أداؤها.
المشروع هو أي عمل ينتج عنه نتيجة محددة ويكون مؤقتًا. المشاريع دائمًا ما يكون لها بداية ونهاية. بناء منزل هو مثال كلاسيكي للمشروع. يمكن أن تكون المشاريع جزءًا من برامج أو محافظ، لكن المحافظ والبرامج لا يمكن أن تكون جزءًا من مشروع.
يُعرّف الناتج بأنه أي منتج أو نتيجة أو قدرة فريدة وقابلة للتحقق منها لأداء خدمة مطلوبة لإكمال عملية أو مرحلة أو مشروع. قد تكون المخرجات ملموسة أو غير ملموسة.
قد تكون العناصر المتكررة موجودة في بعض مخرجات وأنشطة المشروع. هذا التكرار لا يغير من الخصائص الأساسية والفريدة لعمل المشروع. على سبيل المثال، يمكن تشييد مباني المكاتب بنفس المواد أو بمواد متشابهة وبواسطة نفس الفرق أو فرق مختلفة. ومع ذلك، يبقى كل مشروع بناء فريد من نوعه في الخصائص الرئيسية.
يتم تنفيذ المشاريع على جميع المستويات التنظيمية. يمكن أن يشمل المشروع فرداً واحداً أو مجموعة. يمكن أن يشمل المشروع وحدة تنظيمية واحدة أو وحدات تنظيمية متعددة من منظمات متعددة.
المشاريع مؤقتة، لكن مخرجاتها قد تكون موجودة بعد انتهاء المشروع. قد تنتج المشاريع مخرجات ذات طبيعة اجتماعية أو اقتصادية أو مادية أو بيئية. على سبيل المثال، سيؤدي مشروع بناء نصب تذكاري وطني إلى إنتاج مخرجات من المتوقع أن تستمر لقرون.
في المنظمات، يبادر القادة التنفيذيون إلى إنشاء المشاريع استجابة للعوامل المؤثرة على منظماتهم. هناك أربع فئات أساسية لهذه العوامل، والتي توضح سياق المشروع: تلبية المتطلبات التنظيمية أو القانونية أو الاجتماعية؛ وتلبية طلبات أو احتياجات أصحاب المصلحة؛ وتنفيذ أو تغيير استراتيجيات الأعمال أو الاستراتيجيات التكنولوجية؛ وإنشاء أو تحسين أو إصلاح المنتجات أو العمليات أو الخدمات.
ما هي إدارة المشاريع؟
المفهوم الرئيسي لإدارة المشروع هو أنها تجمع مجموعة من الأدوات والتقنيات – التي يقوم بها الأشخاص – لوصف وتنظيم ومراقبة عمل أنشطة المشروع. مديرو المشاريع هم الأشخاص المسؤولون عن إدارة عمليات المشروع وتطبيق الأدوات والتقنيات المستخدمة لتنفيذ أنشطة المشروع.
ووفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)®، تتضمن إدارة المشروع تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات خلال المشروع لتحقيق هدف المشروع. تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية التأكد من تطبيق تقنيات إدارة المشروع واتباعها.
إدارة المشروع هي مجموعة من العمليات التي تتضمن بدء مشروع جديد، والتخطيط، ووضع خطة إدارة المشروع موضع التنفيذ، وقياس التقدم والأداء. وهي تتضمن تحديد متطلبات المشروع، ووضع أهداف المشروع، وموازنة القيود، وأخذ احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة الرئيسيين في الاعتبار.
التخطيط هو أحد أهم الوظائف التي ستؤديها خلال المشروع. فهو يحدد المعيار لبقية عمر المشروع ويستخدم لتتبع أداء المشروع في المستقبل. قبل أن نبدأ عملية التخطيط، دعنا نلقي نظرة على بعض الطرق التي يتم بها تنظيم عمل إدارة المشروع.
ما هي إدارة المشاريع الرشيقة؟
لا يمكننا الحديث عن المفاهيم الرئيسية لإدارة المشاريع دون التطرق إلى إدارة المشاريع الرشيقة. تتميز مشاريع العمل القابلة للتحديد بإجراءات واضحة أثبتت نجاحها في مشاريع مماثلة في الماضي. عادة ما تكون العمليات المعنية مفهومة جيدًا وعادة ما تكون هناك مستويات منخفضة من عدم اليقين في التنفيذ والمخاطر. تتميز المشاريع عالية عدم اليقين بمعدلات عالية من التغيير والتعقيد والمخاطر.
تمثل خصائص المشاريع عالية عدم اليقين مشاكل بالنسبة للمناهج التنبؤية التقليدية التي تهدف إلى تحديد الجزء الأكبر من المتطلبات مقدمًا والتحكم في التغييرات من خلال عملية طلب التغيير. تم إنشاء نهج رشيق لاستكشاف الجدوى في دورات قصيرة والتكيف بسرعة بناءً على التقييم والتغذية الراجعة.
تُعرّف إدارة المشاريع الرشيقة على أنها عقلية تحددها قيم بيان أجايل وتسترشد بمبادئ بيان أجايل وتُمكّنها ممارسات مختلفة، وقد وُجدت المناهج والتقنيات التي تستخدمها فرق المشاريع اليوم قبل بيان أجايل بسنوات عديدة.
مناهج وأساليب أجايل هي مصطلحات شاملة تغطي مجموعة متنوعة من الأطر والأساليب. أي نوع من النهج أو التقنية أو إطار العمل أو الأسلوب أو الممارسة التي تفي بقيم ومبادئ بيان أجايل.
تستفيد إدارة المشاريع الرشيقة من كل من الخصائص التكرارية والتصاعدية. عندما تستخدم الفرق منهجية الإدارة الرشيقة للمشروع، فإنها تقوم بتكرار المنتج لإنشاء مخرجات نهائية.
يكتسب الفريق ملاحظات مبكرة ويوفر للعميل رؤية وثقة وتحكمًا في المنتج. نظرًا لأن الفريق يمكنه الإصدار في وقت مبكر، فقد يوفر المشروع عائدًا مبكرًا على الاستثمار لأن الفريق يقدم العمل الأعلى قيمة أولاً.
المفاهيم الرئيسية لإدارة المشروع
1. تحديد الأهداف
الخطوة الأولى في أي مشروع ناجح هي تحديد أهدافك بوضوح. ما هو الهدف النهائي الذي تحاول تحقيقه؟ هل هو تطوير منتج جديد، أم تنفيذ عملية جديدة، أم إنجاز مهمة محددة؟ من خلال وضع مجموعة واضحة وقابلة للقياس من الأهداف، يمكنك التأكد من أن جميع أعضاء فريقك متوافقون ويعملون من أجل هدف مشترك.
2. وضع خطة مفصلة
بمجرد تحديد أهدافك، حان الوقت لوضع خطة مفصلة لكيفية تحقيقها. يجب أن تتضمن هذه الخطة جدولًا زمنيًا، وميزانية، وتفصيلًا للمهام والمسؤوليات لكل عضو في فريقك. من خلال رسم خريطة المشروع مسبقًا، يمكنك توقع العقبات المحتملة ووضع استراتيجيات للتغلب عليها.
3. قم بتجميع الفريق المناسب
سيعتمد نجاح مشروعك إلى حد كبير على الأشخاص الذين تضمهم في فريقك. عند تجميع فريقك، ابحث عن الأفراد الذين يتمتعون بالمزيج المناسب من المهارات والخبرات والشخصيات. التواصل الفعال والتعاون الفعال أمران أساسيان، لذا تأكد من أن أعضاء فريقك قادرون على العمل بشكل جيد معًا.
4. إدارة المخاطر والتحديات
لا يخلو أي مشروع من التحديات والمخاطر. وبصفتك مديراً للمشروع، فإن مهمتك هي توقع هذه العقبات ومعالجتها قبل أن تعرقل تقدمك. راقب تقدم مشروعك عن كثب، وراقب مؤشرات الأداء الرئيسية، وكن مستعدًا لإجراء التعديلات حسب الحاجة.
5. التواصل الفعال
التواصل الفعال هو الصمغ الذي يحافظ على تماسك المشروع. يمكن أن تساعدك المراجعات المنتظمة مع فريقك وتحديثات الحالة الواضحة والموجزة والتواصل الشفاف مع أصحاب المصلحة في ضمان أن الجميع على نفس الصفحة ويعملون على تحقيق نفس الأهداف.
6. احتفل بالنجاحات
أخيراً، لا تنسَ الاحتفال بنجاحاتك على طول الطريق. فالاعتراف بالعمل الجاد ومساهمات أعضاء فريقك يمكن أن يساعد في رفع الروح المعنوية وتعزيز الشعور بالزمالة وتعزيز قيمة العمل الذي تقوم به.
من خلال إتقان هذه المفاهيم الأساسية لإدارة المشاريع، يمكنك زيادة فرصك في تقديم مشاريع ناجحة تلبي أهدافك أو تتجاوزها. وسواء كنت مدير مشروع متمرسًا في إدارة المشاريع أو بدأت للتو، فإن هذه المبادئ يمكن أن توفر أساسًا متينًا لتحقيق أهدافك.
في الختام، تساعد الإدارة الفعالة للمشاريع الأفراد والمجموعات والمؤسسات العامة والخاصة على تحقيق أهداف العمل، وإرضاء أصحاب المصلحة، وزيادة فرص النجاح، وتقديم المنتجات المناسبة في الوقت المناسب والميزانية المتوقعة، والاستجابة للمخاطر في الوقت المناسب.
تعتبر المشاريع طريقًا رئيسيًا لخلق القيمة والفوائد في المؤسسات. في بيئة الأعمال المعقدة اليوم، يحتاج القادة التنظيميون إلى أن يكونوا قادرين على الإدارة بميزانيات أكثر صرامة، وجداول زمنية صارمة، وندرة الموارد، والتكنولوجيا المتغيرة بسرعة. تتسم بيئة الأعمال بالديناميكية مع تسارع وتيرة التغيير. وللحفاظ على قدرتها التنافسية في الاقتصاد العالمي، تتبنى الشركات إدارة المشاريع لتقديم قيمة الأعمال باستمرار.
إذا كنت مهتمًا بالحصول على شهادة في إدارة المشاريع، فلا تتردد في الاطلاع على دورة التحضير لامتحان PMP: 35 ساعة اتصال لمعهد إدارة المشاريع.