في بيئة الأعمال الديناميكية الحالية، تسعى منظمات الأعمال القائمة بقوة إلى ترقية أو تغيير ممارساتها، وتبدأ الشركات الناشئة بأفضل ممارسات العمليات. يحتاج كلاهما إلى مسار المشروع لتحقيق هدفهما.
إذن، ما هو المشروع في بيئة الأعمال الديناميكية هذه؟ باختصار، المشاريع هي مركبات التغيير. إنها الأدوات التي تحلل احتياجات العمل وتحدد الأهداف لسد الفجوات داخل مؤسستها. ستساعدك الدورات التدريبية في إدارة المشاريع على معرفة المزيد حول كيفية عمل إدارة المشاريع.
ما هو المشروع؟
التعريف الأساسي للمشروع هو: “مبادرة تنظيمية لتحقيق نتائج معينة في إطار زمني وميزانية محددة”. علاوة على ذلك، يتم تصور المشروع عندما يتم التعرف على احتياجات العمل في العمليات المستخدمة داخل المنظمة. هذه الاحتياجات هي “الفجوات” التي يجب ملؤها في محاولة لوضع المنظمة على مسار النمو. هذه الفجوات ذات أهمية استراتيجية ويمكن أن تتراوح بين شكاوى العملاء، أو انخفاض الإيرادات، أو فرص العمل الجديدة القادمة. يتم التعامل معها كأهداف وغايات يجب تحقيقها في غضون فترة زمنية محددة. ومن المتوقع أن تعمل الأهداف المحددة كمحفز لإحداث تغييرات لضبط وصقل عمل إعداد الأعمال.
الأشياء التي تحدد المشروع
وفيما يلي أهم النقاط التي تحدد المشروع:
- الهدف
إنه الهدف النهائي أو الهدف الذي يجب الوصول إليه. يتم ذلك عندما يتم الاعتراف بالحاجة إلى التغيير. هذه هي الخطوة الأولى نحو تحديد الهدف؛ التعرف على الشكل الحقيقي للأشياء. قد يكون ذلك آلات قديمة (التصنيع)، أو مشكلة في النظام (مشكلات إدارية أو برمجية)، أو ندرة الموارد (مالية أو بشرية)، أو انخفاض المكانة في السوق، أو المنتجات المعيبة، وأي عدد من القضايا الأخرى التي تتطلب الاهتمام الفوري بإجراءات التصحيح والإحياء.
بمجرد أن يتم إدراك المشكلات، فإن ما ينبغي أن يصبح أكثر وضوحًا. إن الوضع الذي ينبغي أن يكون عليه هو الذي يشكل الأهداف. ويساعد ذلك في تحديد الأولويات حيث يتم وزن الإنجازات المستقبلية المختلفة من حيث الأهمية. ويتم تحديد ترتيب الأهمية وفقًا لنظام القيم الذي تلتزم به المنظمة. وهذا يساعد في تركيز الجهود المخصصة نحو تحقيق الأهداف. - الأهداف
بعد أن يؤدي التأمل التنظيمي إلى تحديد الأهداف، تأتي الخطوة التالية المتمثلة في تحديد الأهداف. وكثيراً ما يتم الخلط بين الأهداف والأهداف بسبب تقارب المعنى بينهما. ولكن الأهداف هي التي تساعد في توضيح الأهداف. وتتلخص الأهداف في إطار المشروع في فهم الأنشطة واتجاهها، وحل الأنشطة المتضاربة، وضمان مساءلة الموظفين عن عملهم.
في النهاية، لفهم الهدف، يتعين علينا أن نفهم أن هدف الشركة قد يكون أن تكون واحدة من شركات فورتشن 500. ولتحقيق هذه الغاية، يتعين عليها أن تحدد أهدافاً من شأنها أن توجهها تدريجياً نحو تحقيق هدفها. وبالتالي فإن الأهداف هي المقياس الذي يساعد في تقييم وقياس التقدم نحو تحقيق هدف ما. ومع تراكم النجاحات، يدفع الشعور بالإنجاز أعضاء المنظمة نحو الهدف المحدد. - النطاق
إن هذا عنصر بالغ الأهمية في أي مشروع. يتم رسم نطاق المشروع بمجرد أن تكون توقعات العميل وأصحاب المصلحة على الطاولة. ويضمن الرجوع المستمر إلى نطاق العمل عدم الخروج عن المسار. ويحافظ على سيطرة ثابتة على ما يجب القيام به وما لا يمكن/لا ينبغي تنفيذه. وبدون هذا المخطط، يمكن أن يخدم المشروع في الاتجاه غير المرغوب فيه وينتهي به الأمر إلى عدم تحقيق النتيجة المرجوة. يتم توصيل نطاق المشروع إلى جميع الموظفين المعنيين حتى يكونوا على نفس الصفحة فيما يتعلق بأهداف وغايات التمرين.
بعد فهم ماهية المشروع، من المهم أن يتم التخطيط له من قبل عضو في المنظمة حصل على تدريب رسمي في إدارة المشروعات (PMP). وبدون ذلك، قد يجد نفسه عاجزًا عن التعامل مع الأهداف والغايات المحددة أو تنفيذها أو تحقيقها.
طبيعة المشاريع
لا يمكن إدارة أي مشروع بشكل جيد إلا إذا كان مدير المشروع مدركًا لطبيعة المشروع بوضوح. يُعرَّف المشروع بشكل عام بأنه جهد فريد ومؤقت ومتعدد التخصصات تبذله منظمة ما بهدف خلق مخرجات ضمن إطار من الضوابط والتوازنات. وعند الحديث عن طبيعة المشروع، فإن الصفات الثلاث التي تبرز هي التفرد والطبيعة المؤقتة وهدفه خلق مخرجات/مخرجات. - فريد من نوعه
إن كل مشروع فريد من نوعه. ولا يمكن تنفيذ أي مشروع على غرار المشاريع السابقة. وحتى الخوارزمية التي يتم بها تنفيذ المشروع ستكون جديدة وحصرية لمتطلبات المشروع. ولا يمكن تشبيهها بالعمليات اليومية العادية أيضًا. إذ يجب القيام بهذه العمليات على أساس يومي للحفاظ على استمرار الدورة التنظيمية. ولكن المشروع سيكون محددًا بهدف محدد. وطبيعته/خصائصه هي التي تميزه عن العمليات اليومية. إنه مزيج من الأنشطة التي تم صياغتها بهدف تحقيق أهداف وغايات محددة، مع البقاء ضمن نطاق الأشياء. - مؤقت
إن الطبيعة المؤقتة للمشروع هي كذلك لأنه محصور ضمن حدين؛ بداية ونهاية. البداية تتعلق بانطلاق المشروع ومروره بمراحل مختلفة للوصول إلى النهاية. النهاية هي النتائج المطلوبة التي حددها العميل أو حددها مسبقًا أعضاء المنظمة المسؤولون. ليس من الضروري دائمًا أن ينتهي المشروع بالطريقة التي تم تصورها. يمكن أيضًا إلغاؤه في منتصف الطريق لأسباب مختلفة. لذا، فإن الطبيعة المؤقتة للمشروع تتعلق بفترة الالتزام ولا علاقة لها بالمنتج أو الخدمة الناتجة. - إنشاء الناتج
في كل مرة يتم فيها تنفيذ مشروع ما، يكون ذلك لغرض محدد يتمثل في تحقيق أو تسليم نتيجة مرغوبة. وقد تكون هذه النتيجة ملموسة أو غير ملموسة. فالمنتج ملموس، والخدمة غير ملموسة. ولتحقيق النتائج، يتعين على الشركات أن تخلق مخرجات. وكثيراً ما يُنظر إلى هذه المخرجات على أنها أنشطة مصممة مع التركيز على التسليم النهائي. ولكن المخرجات هي النتيجة الفورية التي تحدث بمجرد اكتمال المشروع.
قد يشمل ذلك تدريب الموظفين على نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد، مما يعني أن المستوى الأول من النطاق قد تم تسليمه. إن التسليم الناجح للمخرجات من شأنه أن يؤدي إلى التسليم الناجح للنتائج. وهذا أمر غير مؤكد حيث يختلف التخطيط وتنفيذ المشاريع، كما تختلف جودة الموارد والأدوات المخصصة. - مشروع كبير
يساهم المشروع الكبير/الصغير أيضًا في تحديد طبيعة المشروع. وفي ظل طبيعته الفريدة والمؤقتة، يتعين علينا الإشارة إلى حجمه. إن تحديد حجم المشروع هو جزء من إدارة المشاريع التي تقدر حجم الموارد والممارسات التي سيتم تطبيقها في تنفيذ المشروع. كما أن الفترة الزمنية المتوقعة وعدد الإدارات متعددة التخصصات العاملة عليه هي أيضًا بعض العوامل الحاسمة الرئيسية.
يساعد هذا في تحديد نطاق أنشطة إدارة المشروع التي من شأنها تحقيق الأهداف المتوقعة. سيتضمن المشروع الكبير العديد من النتائج التي تتضمن عددًا لا يحصى من الأنشطة والمهام التي تعمل نحو تحقيق الهدف النهائي. كما أن أدوات إدارة المشروع المستخدمة ستكون مختلفة عن تلك المستخدمة في مشروع أصغر نسبيًا. - مشروع صغير
إن المشاريع الصغيرة هي تلك التي لها جداول زمنية أقصر، وهي أقل تكلفة نسبيًا، ويتم توظيف موارد أقل لتنفيذها. باختصار، يتم تقليص كل عامل من عوامل تحديد حجم المشروع قليلاً. وقد يكون تأثيرها على الميزانية العمومية للشركة طفيفًا أيضًا، ولكن المشروع الكبير قد يخل بتوازن صافي أرباحها. في أغلب الأحيان، لا تتوفر للمشاريع الصغيرة موارد مخصصة. قد تكون جزءًا من أكثر من مشروع واحد وقد يتم تحويلها من مشروع إلى آخر اعتمادًا على مدى الإلحاح أو المتطلبات.
من بين السمات الأخرى للمشروع الصغير أنه يهدف إلى تحقيق هدف واحد وحل سهل يمكن تحقيقه دون بذل جهود معقدة؛ كما أن نطاق عمله محدد بدقة؛ ويجب تنفيذه في وحدة عمل واحدة فقط ويرأسه شخص واحد. وعلى النقيض من ذلك، فإن المشروع الذي يشتمل على نطاق عمل واسع وأهداف متعددة تتضمن مجالات مهارات متعددة لا يندرج تحت بند المشروع الصغير. بل يتعين التعامل معه بمجموعة المهارات والجهود المكثفة المطلوبة للمشروع الكبير.
من المرجح أن يتعامل المشروع الصغير مع تغييرات صغيرة داخل المنظمة. قد يتعلق الأمر بتطوير دورة تدريبية، أو تنفيذ نظام برمجي، أو ترقية النظام الحالي، أو تطوير موقع ويب، أو تقييم الممارسات التشغيلية الحالية، أو إعداد اقتراح. مهما كان حجم المشروع، يتعين على المرء أن يتذكر أن العمليات يجب إدارتها، ويجب توجيه الأشخاص.
للقيام بذلك بمهارة، يُنصح مدير المشروع الطموح بأن يلتحق بأفضل دورة تدريبية في PRINCE2. ستساعد هذه الدورة مدير المشروع على معرفة متى وكيف يطبق مجال المعرفة على المشروع. يجب أن يقوم مدير مشروع مدرب بتقييم المشروع وفقًا لاحتياجاته.
أنواع المشاريع
إن طبيعة المشروع وخصائصه وخصائصه وحجمه تحدد مسار العمل اللازم لإنجازه. ويتعين على العميل والمقاول وفريق إدارة المشروع العمل جنبًا إلى جنب مع بعضهم البعض لضمان وصول المشروع إلى النتيجة المرجوة. وتختلف مواصفات العميل واستراتيجية الإدارة المترتبة على ذلك لكل مشروع ونوعه. وهناك أربعة أنواع من المشاريع تتطلب مناهج مختلفة. وهي: - المشاريع التقليدية
هذه هي المشاريع التي تتبع دورة حياة نموذجية. يتم التنبؤ بمسار المشروع، وكذلك نتائجه. يتعلق الأمر بإنشاء المنتجات/السلع والخدمات. مع توفر ممارسات التصنيع المتعددة والديناميكية، تكون المنافسة شديدة ويتطلب الأمر تخطيطًا صارمًا للإنتاج. يجب أخذ بعض الأشياء في الاعتبار قبل وضع خطة الإنتاج.
تتضمن هذه العناصر تخطيط متطلبات المواد، وإدارة سلسلة التوريد، وجدولة الإنتاج، ووقت التسليم للإنتاج، وتخطيط القدرة الإنتاجية، ومراقبة المخزون. إن التركيز على جميع قطاعات التصنيع يعني زيادة التعقيد في العمليات. لذا، يجب التخطيط لمشاريع التصنيع بدقة أكبر حتى أدق التفاصيل، مع ضمان معالجة جميع التفاصيل الصغيرة ووضعها في الحسبان. - المشاريع الرشيقة
إن معرفة الإدارة العامة والتخصص في إدارة المجال مطلوبة بشكل خاص عندما نحتاج إلى التخطيط لمشروع متكرر. وهنا لا يمكن تحقيق الأهداف إلا اعتمادًا على سلسلة من العمليات التي تتأثر هي نفسها بقيود الموارد. وهناك تعارضات صارخة بين الأهداف المعلنة حول النطاق والتكاليف والجداول الزمنية والجودة والقيود المفروضة على الموارد البشرية والمادية والمالية. لذلك، عند التعامل مع مشروع رشيق، يجب اتباع إرشادات معينة بدقة.
إن أول هذه العناصر هو الوضوح المطلق في المواصفات المتعلقة بأهداف المشروع وخططه، والتي تتضمن تحديد نطاق المشروع، والميزانية، والجدولة، وتحديد متطلبات الميزانية، وتشكيل فرق المشروع. ولابد من ضمان أقصى قدر من الاستفادة من الموارد من خلال الحفاظ على عمل سلاسل التوريد بسلاسة دون تأخيرات بحيث يكون هناك التزام صارم بالجداول والخطط المقررة. ولابد من وضع استراتيجية للعمليات للتحكم في وتنسيق التخطيط والتصميم والتقدير والتعاقد وإكمال التكرارات الصغيرة. وأخيرا، هناك حاجة إلى قناة اتصال فعالة للغاية لحل المشكلات بين المشاركين في المشروع. - مشاريع الوكالة
إن إدارة المشروع تتلخص في تعدد المهام. إذ يتعين التعامل مع عدة عناصر في وقت واحد، مع توقع تحقيق نتائج مختلفة في غضون الإطار الزمني المحدد مسبقًا والقيود المفروضة على الميزانية. وهناك بعض القضايا الشائعة جدًا التي من المؤكد أن يواجهها المدير، وهي تحديد النطاق والميزانية والاتصال والصراع داخل الفريق. وقد يؤدي تحديد الأهداف الغامض إلى ظهور مجموعة من المشاكل، بما في ذلك تلك المتعلقة بإدارة الموارد وأصحاب المصلحة. وفي كثير من الأحيان، يكون هذا هو السبب الرئيسي لفشل المشروع. وإلى جانب وضوح الأهداف يأتي تحديد المعالم ومعايرة النتائج.
يمكن القيام بذلك من خلال وسائل SMART (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت) و CLEAR (تعاونية ومحدودة وعاطفية وقابلة للتقدير وقابلة للتحسين). يجب تقسيم المشروع إلى حزم صغيرة وتعيينها لأعضاء فريق المشروع بأهدافهم الخاصة. هناك مشكلة أخرى يجب معالجتها في منتصف الطريق وهي التوسع في النطاق. يبدأ المشروع برؤية معينة ولكن يمكن أن يغير المسار ويتحرك في اتجاه غير متوقع. لا يمكن إدارة هذا إلا من خلال التوجيه الحازم وزيادة الميزانية والمدة. - المشاريع عن بعد
تختلف إدارة هذه المشاريع بشكل كبير عن الأنواع الثلاثة الأخرى من المشاريع من حيث طريقة التخطيط لها أو تنفيذها أو إدارتها. فالأهداف والغايات في المشاريع عن بعد ليست هي نفسها في المشاريع التنموية الأخرى، والتي تكون متطلبات العملاء بمثابة مخرجات ونتائج. وهنا، سيكون هناك فريق أو مجموعة من المحترفين الموجودين في أماكن مختلفة ولكنهم يعملون على مشروع واحد. وقد تختلف المناطق الزمنية والمدن، وقد تختلف المسؤوليات أيضًا، ولكن النتيجة المستهدفة ستكون موحدة. وفي كثير من الأحيان، قد يكون للمشروع عن بعد نتائج إيجابية، أو قد لا يكون له أي علاقة بالنتائج النهائية، ومع ذلك يتم تكليف هذا المشروع. ومن الأمثلة المهمة للمشروع الذي يتم عن بعد مشروع بحثي.
لا يتأثر الراعي بالنتيجة. هنا تكون الأهداف والغايات متعلقة بتفكيك أو تعزيز نظرية/اكتشاف. يمكن أن تعتمد مشاريع التطوير الأخرى على مشاريع البحث. لذا فإن التخطيط أو التحكم أو الجدولة قد تكون مشكلة لأن البحث يتعلق كله بمعالم قد لا يتم الوفاء بها وفقًا للتوقعات. المثال الأكثر ملاءمة لهذا هو صناعة الأدوية، حيث يجب إجراء بحث مستمر. يتطلب الأمر ميزانية مرنة للغاية وإطارًا زمنيًا للوصول إلى حل طبي أو علاج للهيئة التنظيمية.
لكي يتم إغلاق المشاريع بشكل مرغوب فيه، يجب أن يكون الموظفون الذين يتولون هذه المهام محترفين معتمدين. لا يمكن التنبؤ بتعقيدات إدارة المشاريع ومعالجتها إلا إذا كان أعضاء المنظمة/مدير المشروع مؤهلين بشكل جيد.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
ما هي خصائص المشروع؟ - تقدم المشاريع عبر دورة الحياة لتحقيق الأهداف
دورة حياة إدارة المشروع عبارة عن هيكل تدريجي لأفضل الممارسات لإدارة المشروع من البداية إلى النهاية. إنها تمنح المشروع تقنية منظمة للتخطيط للمشروع وتنفيذه وإكماله. هناك أربع مراحل:
أ. البدء: هذه هي المرحلة الأولى للمشروع. وهي تساعد في تحديد أهداف المشروع ونطاقه وموارده، مما يمنح المشروع والفريق إرشادات واضحة.
ب. التخطيط: تحدد هذه المرحلة كيفية تحقيق الأهداف المحددة في مرحلة البدء. تساعد هذه الخطوة في إنشاء الميزانيات والإطارات الزمنية والمعالم، فضلاً عن جمع الموارد والوثائق. تتضمن هذه الخطوة أيضًا تقدير المخاطر والتنبؤ بها، وتنفيذ أساليب إدارة التغيير، وتطوير بروتوكولات الاتصال.
ج. التنفيذ: يتضمن ذلك عمومًا مراقبة وتقييم التقدم، والحفاظ على الجودة، وتقليل المخاطر، وإدارة الميزانية، واستخدام البيانات لتوجيه قراراتك.
د. الإغلاق: في المرحلة الأخيرة من دورة إدارة المشروع، ستقوم بإنهاء أنشطة المشروع وتسليم المنتج النهائي أو الخدمة لأصحابها الجدد وتحليل ما سار على ما يرام وما لم يسير على ما يرام. وستكون أيضًا فرصة للاعتراف بجهودك. - المشاريع فريدة من نوعها
كل مشروع مميز. كل مشروع هو مشروع فريد من نوعه، أصيل، وفريد من نوعه، لم يتم تجربته من قبل. المشروع مؤقت لأن نطاقه وموارده محددة مسبقًا، وتاريخ بدايته وانتهائه محددان في الوقت المحدد. المشروع مميز لأنه يتكون من مجموعة معينة من الإجراءات المقصود منها تحقيق هدف واحد بدلاً من كونه سلسلة روتينية من العمليات. - تتطلب المشاريع التعاون بين الإدارات المختلفة
تتطلب المشاريع التعاون بين عدة فرق من أقسام مختلفة. وهذا ما يُعرف بالتعاون بين الوظائف المختلفة، وقد يكون مفيدًا جدًا لشركتك. يتيح لك دمج الأفكار من عدة مجموعات وأقسام تطوير وتقديم وجهات نظر جديدة والعمل نحو تحقيق أهداف مشتركة. - المشروع عبارة عن كيان واحد
قد يشتمل المشروع الواحد على عدة أشخاص بأدوار ومهام وتخصصات مختلفة، ومع ذلك يظل المشروع كيانًا واحدًا. وذلك لأن هذه المكونات تعمل معًا لتحقيق أهداف المشروع.
ما هي الـ 3Ms للمشروع؟
هناك بعض المتطلبات التي يجب مراعاتها عند تنفيذ أي مشروع. هناك ثلاثة معايير أساسية: المنهجية، والعقلية، والمقاييس. وهي تحدد اتجاه ومسار المشروع: - القياس
إن المنهجية هي الطريقة التي يجب أن يتم بها التعامل مع المشروع. ويجب قياسه وفقًا لما هو مطلوب. وهنا يجب وضع طريقة بحيث يتم قياس كل مرحلة من مراحل المشروع من حيث نجاحها أو تقدمها نحو الهدف النهائي. المنهجية هي مجموعة من المبادئ والعمليات المحددة مسبقًا والتي سيتم اتباعها عند تنفيذ المشروع. يساعد هذا الدليل في تحديد أولويات العمل المقسم ضمن المشروع.
لدى فريق المشروع خيار تطبيق منهجيات Agile أو Kanban أو Scrum أو Waterfall أو حتى منهجيات هجينة. ثم هناك طريقة المسار الحرج وإدارة المشاريع الهزيلة وSix Sigma وإدارة المشاريع ذات السلسلة الحرجة والمزيد. كل هذا يتوقف على نطاق المشروع وأهدافه وأغراضه. إن طبيعة المشروع المعين هي التي ستحدد النهج الأنسب. - إدارة القياس
وهنا، فإن مواقف وتأثيرات فريق إدارة المشروع هي التي توجهه نحو أفضل نهج. والتكتيكات والضوابط التي يتعين ممارستها لإدارة الموارد المخصصة للمشروع. وهي تتضمن عدة عناصر تشكل عقلية مستعدة لقياس الأداء بموضوعية، وهي:
- التفكير النقدي: هو قدرة العاملين في المشروع على النظر إلى المشروع من منظور متعدد الأبعاد وإيجاد الحلول اللازمة لإكماله. وهذا من شأنه أن يكشف عن المخاطر والقضايا الخفية التي قد تتخذ أبعاداً يصعب السيطرة عليها أثناء تنفيذ المشروع.
- المبادرة: عندما يكون موظف المشروع متحفزًا ذاتيًا ولا يُطلب منه القيام بأي شيء، فهذا يدل على قدرته على اتخاذ المبادرة دون أن يُطلب منه ذلك. والنجاح هو الأرجح.
- التعاون: إن وجود روح الفريق أثناء العمل على مشروع ما أمر بالغ الأهمية لنجاحه. فلا ينبغي أن تكون هناك صراعات شخصية أو مهنية داخل الفريق، لأن هذا يعني الفشل بالتأكيد. لذا، يجب أن يكون النجاح واضحًا حتى يمكن قياسه.
- اجعل الأمر سهلاً
هناك مقاييس لتحديد نجاح أو فشل أي مشروع. إن فهم المشروع بالكامل هو ما يؤدي إلى إكماله بشكل إيجابي. تؤدي المعالم المحددة مسبقًا إلى اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الخطوات التالية. ثم هناك مقاييس تتعلق بالتكاليف لتقييم الأداء والإنتاجية والعائد على الاستثمار ورضا العملاء ورضا الموظفين وتباين الجدول الزمني. إن الاحتفاظ بمجموعة من المقاييس إلى جانب المشروع من شأنه أن يجعل التنفيذ والتقييم أسهل بكثير وأقل استهلاكًا للوقت.
غيّر نهجك الإداري من خلال التدريبات السريعة. اعتمد على القدرة على التكيف والعمل الجماعي والإبداع لتحقيق إنجازات لا مثيل لها.
دورة حياة المشروع
تُعرف سلسلة الخطوات والمراحل المستخدمة لإكمال المشروع بدورة حياته. وهي تحدد عملية تسليم المشروع على المستوى العالي والإجراءات التي يجب عليك اتخاذها لإحداث التغيير. إنها الطريقة التي تسير بها المشاريع؛ إنها الطريقة التي يتم بها قيادة الفريق عبر كل مرحلة من مراحل المشروع، من الموجز الأولي إلى التسليم النهائي. هناك خمس مراحل: - مرحلة بدء المشروع
تتضمن المرحلة الأولى من دورة حياة المشروع بدء المشروع مع فريقك والعميل والحصول على التزامهما. تقوم بشكل منهجي بتجميع كل المعلومات ذات الصلة لتحديد نطاق المشروع وتكلفته وموارده. الغرض من مرحلة البداية هو أخذ ملخص المشروع (الغامض أحيانًا) وتحديد ما يجب أن يفعله المشروع ويحققه لتحقيق النجاح.
الخطوات خلال مرحلة البدء:
- إعداد مخطط للمشروع يتضمن الرؤية والأهداف والغايات.
- تحديد الخدمة المطلوب تقديمها.
- تحديد المشكلة الأساسية وحلها.
- تحديد تكلفة وفوائد الحل.
- تحديد أصحاب المصلحة.
- الأدوات المستخدمة في هذه المرحلة:
- مقترح المشروع: يحدد المشروع ويوضح الهدف والمتطلبات.
- مخطط RACI: يرسم الأدوار ومسؤوليات الفريق.
- مرحلة تخطيط المشروع
في التخطيط، عليك تحديد كل مهمة يجب إكمالها وتطوير خريطة الطريق الشاملة للمشروع. سيكون من الأفضل أن تقرر كيف ستنجز أنت وفريقك أهداف المشروع في هذه المرحلة من دورة حياة المشروع. من المفيد تقييم هذه الأهداف باستخدام 3Ps: Possible وPassionate وPervasive.
الخطوات خلال مرحلة التخطيط:
قم بإعداد خطة للمشروع من خلال تحديد القيود وإنشاء جدول زمني.
إنشاء خطة مالية.
إنشاء خطة الموارد وتكوين فريقك.
تحديد المخاطر والتبعيات ووضع خطة للتخفيف منها.
الأدوات المستخدمة في هذه المرحلة:
- مخطط جانت: مخطط شريطي أفقي يوضح للأعضاء المهام التي يجب إنجازها في أي تسلسل وكم من الوقت من المتوقع أن يستغرق كل مهمة.
- سجل المخاطر: رسم بياني يوضح المخاطر المرتبطة بالمشروع، واحتمالية حدوثها، وتأثيرها المحتمل، ومستوى المخاطر، وأية استراتيجيات للتخفيف منها.
- مرحلة تنفيذ المشروع
هذه هي المرحلة من دورة حياة المشروع حيث يمكنك أخيرًا تنفيذ خطة المشروع الرائعة. بعد إحضار الموارد اللازمة، يمكنك إطلاعهم على التفاصيل، وتحديد القواعد الأساسية، وتقديم العروض التقديمية. بعد ذلك، يشارك الجميع في إكمال المهام الموضحة في الخطة.
الخطوات خلال مرحلة التنفيذ:
- قيادة الفريق
- إنشاء المهمة
- إيجاز المهمة
- إدارة العملاء
- تواصل
الأدوات المستخدمة في هذه المرحلة:
طلبات التغيير: هي المستندات المستخدمة لاقتراح التعديلات على أهداف المشروع أو نطاقه.
- مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه
تعد هذه واحدة من أكثر مراحل عملية إدارة المشروع تحديًا. فهي تتضمن إعداد تقارير الأداء بالإضافة إلى مراقبة المشروع والتحكم فيه. وهذا يستلزم مراقبة تقدم المشروع، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح أي انحرافات عن الخطة الأصلية إذا لزم الأمر.
الخطوات خلال مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه:
- إدارة التكلفة والوقت
- إدارة الجودة
- إدارة التغييرات.
الأدوات المستخدمة في هذه المرحلة: - مخطط الاحتراق: يوضح هذا الرسم البياني الوقت المتبقي ويقسم الأعمال إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
- مرحلة إغلاق المشروع
من المفيد ترتيب اجتماع مراجعة ما بعد المشروع
