المشاريع المعقدة: انطلق ببطء (لتنطلق بسرعة لاحقًا) – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

إن تحقيق معدل نجاح عالٍ للمشاريع المعقدة هو أمر يسعى العديد من مديري المشاريع إلى تحقيقه. ولكن الطريقة الوحيدة التي يمكن بها تحقيق ذلك هي معالجة مشاكله في مرحلة مبكرة من التطوير قدر الإمكان. وإلا فإنك ستواجه مشاكل مثل فشل تصميم المنتج وفشل التنفيذ الذي يمكن أن يكون ضارًا بالأعمال، وكذلك العملاء الذين يستخدمونه!
يقدم عدد يناير 2020 من مجلة PM Network دراسة حالة لأحد المشاريع المرشحة لجائزة أفضل مشروع للعام 2019 من معهد إدارة المشاريع، وهو مشروع شركة النقل في مونتريال (STM) لتحديث نظام السكك الحديدية في مونتريال تحت الأرض الذي استمر ثماني سنوات. لديّ نقطة ضعف في قلبي تجاه هذا النظام، حيث قضيت معظم سنوات تكويني في مونتريال وكنت من مستخدمي خدماته بشكل متكرر أثناء تنقلي إلى الجامعة ووظيفتي الأولى. لطالما وجدت أنها وسيلة نظيفة وآمنة وفعالة وموثوقة للتنقل في جميع أنحاء المدينة. وعلى هذا النحو، كان من المفاجئ بالنسبة لي أن أقرأ عن التحديات التشغيلية التي واجهتها شركة STM في السنوات الأخيرة وتوقعات النمو المتوقعة، وكلاهما كان الدافع وراء هذا المشروع الطموح.
وعلى الرغم من أن هذا المشروع يعتبر مشروعاً ضخماً صغيراً (2.1 مليار دولار كندي)، إلا أنه لا يزال شهادة للفريق الذي قام بتسليمه في حدود الميزانية وفي الموعد المحدد باستخدام واحد في المائة فقط من ميزانية الطوارئ الإجمالية. كما تتماشى نتائج ما بعد المشروع مع الفوائد المتوقعة.
ما أثار إعجابي في دراسة الحالة هو عدد الممارسات التي استخدمها الفريق والتي عادةً ما نربطها بالمشاريع التي تتبع دورة حياة رشيقة أو تكيفية. ويشمل ذلك التعاون الوثيق وحلقات التغذية الراجعة القصيرة مع العملاء، وبناء فريق “كامل” يمثل جميع التخصصات، وإجراء تدريب المشغلين بالتوازي مع أنشطة البناء لتبسيط عملية الانتقال، وتشجيع التعلم من الإخفاقات بدلاً من البحث عن كبش فداء.
ومع ذلك، ما أثار إعجابي حقاً هو التزام الفريق بتحويل الجودة إلى اليسار.
فخلال مرحلة التأهيل الأولية للقطارات الجديدة، تم تحديد المشاكل أثناء الاختبار المتكامل والتي لم يتم تحديدها في اختبار الوحدة الذي أجرته الشركة المصنعة للمكونات الفردية. وعوضاً عن إلقاء اللوم على المقاولين، تحملت شركة STM المشكلة وعملت معهم بشكل وثيق لحل المشاكل بشكل كامل. وفي حين تسبب هذا الأمر في تأخير مرحلة التأهيل لمدة عامين، إلا أنه على مدار الفترة المتبقية من المشروع أدى إلى الحد الأدنى من طلبات التغيير وساهم في قبول القطارات عند التسليم النهائي دون الحاجة إلى إعادة عمل مكلف في مرحلة متأخرة.
غالبًا ما تواجه المشاريع المعقدة مشاكل في التصميم أو غيرها من المشاكل المتعلقة بالحلول في وقت مبكر من عمرها. وفي حين أنه لا أحد يحب الإبلاغ عن تباين سلبي في الجدول الزمني، خاصة في مرحلة مبكرة، إلا أنه إذا لم يتم حل هذه المشكلات بشكل صحيح، أو الأسوأ من ذلك، إذا تم تجاهلها لحماية أداء الجدول الزمني (ولتوفير الإحراج التنفيذي)، فإن تأثيرات التكلفة والجدول الزمني غالبًا ما تكون أسوأ بكثير في وقت لاحق.
الشجاعة هي إحدى قيم إطار عمل Scrum، ولكنها تنطبق على جميع مناهج التسليم. وبصفتنا مديري مشاريع، يجب أن نتحلى بالشجاعة لإقناع مدرائنا التنفيذيين بأنه من الأفضل أن نبطئ الآن حتى نتمكن من الإسراع في وقت لاحق.
غرزة في الوقت المناسب تنقذ تسعة!
هل تدرس لامتحان PMP؟
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت