المزيد من الثلوج على الأرض… قد يكون يوماً صعباً آخر!

بينما أنظر من نافذة مكتبي هذا الصباح، أرى الثلج مرة أخرى! لقد كان شتاءً غير مألوف لتساقط الثلوج هنا في جبال شمال جورجيا! أتساءل متى سيكون من الآمن القيادة مرة أخرى، ربما في وقت لاحق اليوم – أو ربما غدًا؟ كيف أخطط لليوم أو اليومين القادمين؟ الوضع غير مؤكد في الوقت الحالي.
كمديري مشاريع، عادةً ما نواجه الكثير من عدم اليقين عندما نجتمع مع فرقنا للتخطيط لمشاريعنا. سيصبح الكثير من عدم اليقين هذا حقيقة واضحة في دورة حياة المشروع. وقد وفرت لنا العواصف الثلجية السابقة معلومات حول ما يمكن توقعه، ولكن كل عاصفة مختلفة بعض الشيء، أليس كذلك؟ حتى لو لم تتعرض مشاريعنا “للعواصف”، فهناك دائمًا بعض عدم اليقين عند بدء العمل. ما هي تكلفة شراء أو استئجار المواد أو المعدات؟ ما المدة التي يجب أن تستغرقها بعض أنشطة الجدول الزمني لإنجازها؟ هل مهارات فريق المشروع كافية للوفاء بالموعد النهائي وقيود الميزانية الموجودة؟ حسنًا، بالنظر لاحقًا، سنعرف ذلك على وجه اليقين. حتى ذلك الحين، ربما في أفضل الأحوال يكون تخميناً مدروساً.
التعامل مع كل هذا الغموض في المشروع هو ما تدور حوله إدارة مخاطر المشروع. باختصار، “المخاطر” هي “عدم اليقين”. لا يتعلق الأمر فقط بالتهديدات وعدم اليقين من الآثار السلبية على نجاح مشروعنا، بل إن إدارة المخاطر تتعلق أيضًا بعدم اليقين من الفرص، أو أحداث المخاطر الإيجابية، والفوائد المحتملة لمشروعنا! تتضمن إدارة المخاطر الكثير من التخطيط:
تحديد حالات عدم اليقين,
تحليل احتمالات حدوثها والآثار الإيجابية أو السلبية المرتبطة بها في حال حدوثها,
تقييم التأثير المحتمل على الميزانية أو الجدول الزمني من حيث المال أو الوقت، و
تحديد مجموعة محددة من الاستراتيجيات التي يمكن من خلالها حماية المشروع على أفضل وجه من التهديدات والاستفادة من الفرص على أفضل وجه.
يبدو ذلك وكأنه الكثير من التخطيط! إنه كذلك. قد تعتقد أن وقت فريق العمل المرتبط بهذا التخطيط مكلف – من الصعب تحمله. ولكن أهمية نجاح مشروعك تدفعك إلى حقيقة أنه لا يمكنك تحمل تكلفة تخطي هذا التخطيط!
في التحضير لامتحان PMP®، ركز بشدة على الاستراتيجيات المحددة المستخدمة للاستجابة للتهديدات والفرص المحددة. ستكون الاستراتيجيات المناسبة مدفوعة بمستوى تحمل المخاطر. على الرغم من أننا كثيراً ما نسمع مصطلح “التخفيف من المخاطر”، إلا أنك ستجد أنه غالباً ما يُستخدم بشكل غير صحيح استناداً إلى الاستراتيجيات السبع التي حددها معهد إدارة المشاريع PMI® التي يمكن من خلالها الاستجابة لعدم اليقين. Huummmmmm…. ربما يجب أن أشارك سلسلة من الأفكار حول السبعة الرائعة؟ أنا في حيرة من أمري الآن