المخططات الشبكية في إدارة المشاريع

أثناء تخطيط الجدول الزمني في مشروعك، تحتاج إلى تسلسل أنشطة المشروع. تسلسل الأنشطة هو عملية تحديد وتوثيق العلاقات بين أنشطة المشروع من أجل تحديد التسلسل المنطقي للعمل للحصول على أكبر قدر من الكفاءة في ضوء جميع قيود المشروع.
يجب ربط كل نشاط باستثناء النشاط الأول والأخير بنشاط واحد على الأقل سابق ونشاط لاحق واحد على الأقل بعلاقة منطقية مناسبة. يجب تصميم العلاقات المنطقية لإنشاء جدول زمني واقعي للمشروع. يمكن إجراء التسلسل باستخدام برنامج إدارة المشروع أو باستخدام تقنيات يدوية أو آلية. تركز هذه العملية على تحويل أنشطة المشروع من قائمة إلى مخطط شبكة المشروع لتكون بمثابة خطوة أولى لنشر الجدول الزمني الأساسي.
ما هي إدارة جدول المشروع؟
توفر جدولة المشروع خطة مفصلة تمثل كيف ومتى سيقدم المشروع المنتجات والخدمات والنتائج المحددة في نطاق المشروع وتعمل كأداة للتواصل وإدارة توقعات أصحاب المصلحة وكأساس لإعداد تقارير الأداء.
يقوم فريق إدارة المشروع باختيار طريقة جدولة، مثل المسار الحرج أو النهج الرشيق. بعد ذلك، يتم إدخال البيانات الخاصة بالمشروع، مثل الأنشطة والتواريخ المخططة والمدد الزمنية والموارد والتبعيات والقيود، في أداة جدولة لإنشاء نموذج جدول زمني للمشروع. والنتيجة هي جدول زمني للمشروع.
بالنسبة للمشروعات الأصغر، يرتبط تحديد الأنشطة وتسلسل الأنشطة وتقدير مدد الأنشطة ووضع نموذج الجدول الزمني ارتباطًا وثيقًا بحيث يُنظر إليها على أنها عملية واحدة يمكن أن يقوم بها شخص واحد خلال فترة زمنية قصيرة نسبيًا.
وعندما يكون ذلك ممكنًا، يجب أن يظل الجدول الزمني المفصل للمشروع مرنًا طوال فترة المشروع للتكيف مع المعرفة المكتسبة وزيادة فهم المخاطر والأنشطة ذات القيمة المضافة.
مخططات الشبكة في إدارة المشاريع
بعد تحديد أنشطة المشروع، تحتاج إلى ترتيبها بالترتيب المنطقي ومعرفة ما إذا كانت هناك علاقات تبعية بين الأنشطة. يجب أن يتم تسلسل العلاقات المنطقية التفاعلية بشكل صحيح من أجل تسهيل وضع جدول زمني واقعي وقابل للتحقيق للمشروع. ستكون النتيجة الرئيسية لهذا النشاط إنتاج مخطط شبكة المشروع.
أثناء تسلسل أنشطة المشروع، ستعتمد بشكل كبير على تقنية أسلوب رسم الأسبقية التخطيطي. طريقة رسم الأسبقية التخطيطي (PDM) هي تقنية تُستخدم لبناء نموذج جدول زمني يتم فيه تمثيل الأنشطة بعُقد ويتم ربطها بيانياً بعلاقة منطقية واحدة أو أكثر لإظهار التسلسل الذي سيتم تنفيذ الأنشطة فيه.
تتضمن طريقة رسم الأسبقية أربعة أنواع من التبعيات أو العلاقات المنطقية. النشاط السابق هو النشاط الذي يأتي منطقياً قبل النشاط التابع في الجدول الزمني. النشاط اللاحق هو نشاط تابع يأتي منطقياً بعد نشاط آخر في الجدول.
نهاية إلى بداية (FS). علاقة منطقية لا يمكن فيها بدء النشاط اللاحق حتى ينتهي النشاط السابق. على سبيل المثال، لا يمكن أن يبدأ تثبيت نظام التشغيل على جهاز كمبيوتر شخصي (الخلف) حتى يتم تجميع أجهزة الكمبيوتر الشخصي (السلف).
إنهاء إلى إنهاء (FF). علاقة منطقية لا يمكن أن ينتهي فيها النشاط اللاحق حتى ينتهي النشاط السابق. على سبيل المثال، يجب أن تنتهي كتابة مستند (سلف) قبل أن ينتهي تحرير المستند (الخلف).
من البداية إلى البداية (SS). علاقة منطقية لا يمكن فيها بدء نشاط لاحق حتى يبدأ نشاط سابق. على سبيل المثال، لا يمكن أن يبدأ نشاط تسوية الخرسانة (الخلف) حتى يبدأ نشاط صب الأساس (السلف).
من البداية إلى النهاية (SF). علاقة منطقية لا يمكن فيها لنشاط لاحق أن ينتهي حتى يبدأ نشاط سابق. على سبيل المثال، يجب أن يبدأ نظام الحسابات الدائنة الجديد (الخلف) قبل أن يتم إغلاق نظام الحسابات الدائنة القديم (السلف).
يمكن أن يكون لنشاطين علاقتين منطقيتين في نفس الوقت (على سبيل المثال، SS و FF). لا يوصى بالعلاقات المتعددة بين نفس الأنشطة، لذلك يجب اتخاذ قرار لتحديد العلاقة ذات التأثير الأكبر. لا يوصى أيضًا بالحلقات المغلقة في العلاقات المنطقية.
أكثر أنواع العلاقات التبعية شيوعًا هي علاقة الإنهاء بالبدء. وهذا يعني أن إحدى المهام يجب أن تكتمل قبل أن تبدأ مهمة أخرى. لكن هناك بعض الأنواع الأخرى من التبعيات. يمكن استخدامها جميعًا في مخططات شبكة المشروع لإظهار ترتيب الأنشطة.
أثناء تسلسل الأنشطة، ستجد أنشطة جديدة تحتاج إلى إضافتها وسمات جديدة لأنشطة لم تكن تعرفها. لذا، فإن المنتج الرئيسي لهذه العملية هو مخطط شبكة المشروع. فيما يلي مثال على مخطط الشبكة.
عادةً ما يتم تقديم مخططات شبكة المشروع بتنسيق مخطط النشاط على العقدة الذي يعرض الأنشطة والعلاقات دون مقياس زمني، ويشار إليه أحيانًا باسم المخطط المنطقي البحت، أو يتم تقديمه بتنسيق مخطط شبكة الجدول الزمني الذي يسمى أحيانًا المخطط الشريطي المنطقي.
عادةً ما تُظهر مخططات شبكة المشروع، مع معلومات تاريخ النشاط، كلاً من منطق شبكة المشروع وأنشطة الجدول الزمني للمسار الحرج للمشروع. يوضح هذا المثال أيضًا كيف يتم تخطيط كل حزمة عمل كسلسلة من الأنشطة ذات الصلة.
هناك عرض آخر لمخطط شبكة الجدول الزمني للمشروع وهو مخطط منطقي بمقياس زمني. تتضمن هذه المخططات مقياسًا زمنيًا وأشرطة تمثل مدة الأنشطة مع العلاقات المنطقية. يتم تحسينها لإظهار العلاقات بين الأنشطة حيث يمكن أن يظهر أي عدد من الأنشطة على نفس السطر من المخطط بالتسلسل.
التبعيات والتقدم والتأخر
يمكن تمييز تبعيات مخطط الشبكة بالسمات التالية: إلزامية أو تقديرية، داخلية أو خارجية. للتبعية أربع سمات، ولكن يمكن تطبيق اثنتين منها في نفس الوقت بالطرق التالية: التبعيات الخارجية الإلزامية، أو التبعيات الداخلية الإلزامية، أو التبعيات الخارجية التقديرية، أو التبعيات الداخلية التقديرية.
التبعيات الإلزامية. التبعيات الإلزامية هي تلك التبعيات المطلوبة قانونًا أو تعاقديًا أو المتأصلة في طبيعة العمل. وغالبًا ما تتضمن التبعيات الإلزامية قيودًا مادية، كما هو الحال في مشروع إنشائي، حيث يستحيل تشييد البنية الفوقية إلا بعد بناء الأساس، أو في مشروع إلكترونيات، حيث يجب بناء نموذج أولي قبل أن يتم اختباره.
التبعيات التقديرية. يُشار أحياناً إلى التبعيات التقديرية بالمنطق المفضل أو المنطق التفضيلي أو المنطق المرن. يتم إنشاء التبعيات التقديرية بناءً على معرفة أفضل الممارسات في مجال تطبيق معين أو بعض الجوانب غير الاعتيادية للمشروع حيث يكون التسلسل المحدد مطلوباً، على الرغم من أنه قد تكون هناك تسلسلات أخرى مقبولة.
التبعيات الخارجية. تنطوي التبعيات الخارجية على علاقة بين أنشطة المشروع والأنشطة غير المتعلقة بالمشروع. وعادة ما تكون هذه التبعيات خارج سيطرة فريق المشروع.
التبعيات الداخلية. تنطوي التبعيات الداخلية على علاقة أسبقية بين أنشطة المشروع وعادة ما تكون داخل سيطرة فريق المشروع.
السبق هو مقدار الوقت الذي يمكن أن يتقدم فيه نشاط لاحق على نشاط سابق. على سبيل المثال، في مشروع لتشييد مبنى مكتبي جديد، يمكن جدولة أعمال تنسيق الحدائق قبل أسبوعين من الموعد المحدد للانتهاء من قائمة التثقيب.
التأخر هو مقدار الوقت الذي سيتأخر فيه النشاط اللاحق بالنسبة للنشاط السابق. على سبيل المثال، قد يبدأ فريق الكتابة الفنية في تحرير مسودة مستند كبير بعد 15 يومًا من بدء كتابته. يمكن إظهار ذلك كعلاقة بداية إلى بداية مع تأخر 15 يومًا.
طريقة المسار الحرج
تُستخدم طريقة المسار الحرج لتقدير الحد الأدنى لمدة المشروع وتحديد مقدار مرونة الجدول الزمني على مسارات الشبكة المنطقية ضمن نموذج الجدول الزمني. تحسب تقنية تحليل شبكة الجدول الزمني هذه تواريخ البداية المبكرة والنهاية المبكرة والبداية المتأخرة والنهاية المتأخرة لجميع الأنشطة دون النظر إلى أي قيود على الموارد من خلال إجراء تحليل تمرير أمامي وخلفي من خلال مخطط شبكة المشروع.
المسار الحرج هو تسلسل الأنشطة الذي يمثل أطول مسار عبر المشروع، والذي يحدد أقصر مدة ممكنة للمشروع. يحتوي المسار الأطول على أقل معدل تعويم إجمالي – عادةً ما يكون صفرًا. لا تمثل تواريخ البدء والانتهاء المبكرة والمتأخرة الناتجة بالضرورة الجدول الزمني للمشروع؛ بل تشير إلى الفترات الزمنية التي يمكن تنفيذ النشاط خلالها، باستخدام المعلمات المدخلة في نموذج الجدول الزمني لفترات النشاط والعلاقات المنطقية والتقدم والتأخر وغيرها من القيود المعروفة.
تُستخدم طريقة المسار الحرج لحساب المسار (المسارات) الحرجة ومقدار العوامة الإجمالية والحرة أو مرونة الجدول الزمني على مخطط شبكة المشروع ضمن نموذج الجدول الزمني. في أي مسار شبكي، يقاس إجمالي العوامة أو مرونة الجدول الزمني بمقدار الوقت الذي يمكن فيه تأخير أو تمديد نشاط مجدول من تاريخ بدايته المبكرة دون تأخير تاريخ انتهاء المشروع أو انتهاك أحد قيود الجدول الزمني. وعادةً ما يتميز المسار الحرج بعدم وجود تعويم كلي على المسار الحرج.
قد يكون للمسارات الحرجة عوامة إجمالية موجبة أو صفرية أو سالبة بناءً على القيود المطبقة. يحدث العوامة الكلية الموجبة عندما يتم حساب المسار الخلفي من قيد جدول زمني متأخر عن تاريخ الانتهاء المبكر الذي تم حسابه أثناء حساب المسار الأمامي.
يحدث التعويم الكلي السالب عندما يتم انتهاك القيد الخاص بالتواريخ المتأخرة حسب المدة والمنطق. تحليل العوامة السالبة هو أسلوب يساعد على إيجاد طرق معجلة ممكنة لإعادة الجدول الزمني المتأخر إلى المسار الصحيح. قد تحتوي مخططات شبكة المشروع على مسارات متعددة شبه حرجة. تسمح العديد من حزم البرامج للمستخدم بتحديد المعلمات المستخدمة لتحديد المسار (المسارات) الحرجة.
قد يكون من الضروري إجراء تعديلات على مدد الأنشطة (عندما يمكن ترتيب المزيد من الموارد أو نطاق أقل)، أو العلاقات المنطقية (عندما تكون العلاقات تقديرية في البداية)، أو الفترات الزمنية السابقة واللاحقة أو قيود الجدول الزمني الأخرى لإنتاج مسارات الشبكة ذات تعويم كلي صفري أو إيجابي.
بمجرد حساب العوامة الإجمالية والعوامة الحرة، فإن العوامة الحرة هي مقدار الوقت الذي يمكن أن يتأخر فيه النشاط المجدول دون تأخير تاريخ البدء المبكر لأي نشاط تالٍ أو انتهاك قيد من قيود الجدول الزمني.
وفي الختام، فإن مخطط شبكة المشروع هو تمثيل بياني للعلاقات المنطقية، التي يشار إليها أيضًا باسم التبعيات، بين أنشطة الجدول الزمني للمشروع. يتم إنتاج مخطط شبكة المشروع يدويًا أو باستخدام برنامج إدارة المشروع. يمكن أن يتضمن تفاصيل المشروع كاملة، أو يحتوي على نشاط واحد أو أكثر من الأنشطة الموجزة.
تشير الأنشطة التي لها أنشطة متعددة سابقة إلى تقارب المسار. تشير الأنشطة التي لها أنشطة متعددة متعاقبة إلى تباعد المسار. الأنشطة ذات التباعد والتقارب تكون في خطر أكبر لأنها تتأثر بأنشطة متعددة أو يمكن أن تؤثر على أنشطة متعددة.
إذا كان ما شرحناه في هذا المقال جزءاً من عملك اليومي، أو إذا كنت مهتماً بتحسين معرفتك في مجال إدارة المشاريع، يمكنك إلقاء نظرة على منهج ورشة عمل التحضير لامتحان PMP.