المخططات الانسيابية لمحترفي إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

الصورة تساوي ألف كلمة. ويجسّد المخطط الانسيابي، وهو أداة لإدارة المشاريع، هذه المقولة من خلال قدرته على نقل المعلومات المعقدة بسرعة باستخدام الرسم البياني. لا يمكن للمخطط الانسيابي أن ينقل الخطوات المترابطة فحسب، بل يمكن استخدامه في مراقبة التقدم المحرز وإعداد التقارير الدورية عن الحالة. عند التحضير لامتحان “محترف إدارة المشاريع” (PMP)، يجب على مديري المشاريع معرفة أدوات الإدارة والتخطيط السبعة، بما في ذلك المخطط الانسيابي، من حيث التعريف والتطبيق في سياق عمل المشروع.
في هذه الصفحة
تنزيل مجاني:
الدليل النهائي لجودة البيانات
تعرّف على أدوات جودة البيانات السبعة
أدوات جودة البيانات السبعة التي يجب على كل مدير مشروع
يجب أن يعرفها!
ما هو المخطط الانسيابي
المخطط الانسيابي، أو خريطة العملية، هو عرض بياني للخطوات المتسلسلة اللازمة لإكمال هدف ما. كما يمكن تصميمه لإظهار “الاحتمالات المتفرعة التي تصور مدخل أو أكثر من المدخلات وتحويلها إلى مخرجات”.
قيمة المخطط الانسيابي
من المحتمل أنك قمت بإنشاء مخططات انسيابية في الاجتماعات دون أن تفكر على وجه التحديد، “عجبًا، أنا بحاجة إلى إنشاء تمثيل بياني يوضح الترابط بين الخطوات في عملية متسلسلة”.
مصدر الصورة https://assets.entrepreneur.com/content/3×2/2000/20200420050019-Ent-Flow.jpeg
سواء كنت ترسم على سبورة بيضاء في غرفة الاجتماعات أو على لوحة الرسم في اجتماع افتراضي، فإن عملية رسم الخطوات لتحديد ما يأتي بعد ذلك في تسلسل ما هي عملية التخطيط الانسيابي. إنها أداة قوية في أي مجال، وليس فقط في إدارة المشاريع، لأنها تساعد الفريق على فهم المشكلة بشكل أفضل من حيث الخطوات والمدخلات والتبعيات والفروع. عند التخطيط الانسيابي، يستخدم مديرو المشاريع المعتمدون هذه الأداة لتبسيط الاتصالات بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والفرق من خلال تحليل أفضل. ضع في اعتبارك فوائد المخطط الانسيابي هذه التي أبرزها مورد Project Management.com:
يعرف حاملو اعتماد PMP أن عملية إنشاء المخطط الانسيابي لا تقل أهمية عن أهمية إنجاز المخطط الانسيابي نفسه. تجبر أداة الجودة مدير المشروع (وفريق العمل) على النظر بشكل نقدي إلى العملية والتقاط كيفية عملها (أو ما لا يعمل).
استخدامات المخططات الانسيابية لإدارة المشروع
المثال الكلاسيكي للمخطط الانسيابي في إدارة المشروع هو مخطط سير العمل. سير العمل هو سلسلة من الخطوات في عملية ما، والمخطط البياني لذلك هو مخطط انسيابي؛ مخطط سير العمل هو المخطط الانسيابي لسير العمل. تأمل هذا الوصف لمخططات سير العمل لإدارة المشاريع:
“مخطط سير العمل هو تقسيم مرئي للأنشطة، بالترتيب التسلسلي، اللازمة لإكمال مخرج أو ناتج معين.”
يمكنك استبدال “سير العمل” بـ “المخطط الانسيابي” وسيظل المعنى ساريًا. في المخطط الانسيابي، يمكن أن تتضمن النقاط التي تم تعيينها المهام والمدخلات ونقاط القرار وخطوات العملية والمخرجات. من من منظور إدارة المشروع، يمكن أن يوضح المخطط الانسيابي ما هو مطلوب لإكمال مهمة ما بحيث تكون العملية فعالة قدر الإمكان دون تكرار. في الرسم البياني لسير العمل أدناه، والذي يشبه الأمثلة التي قد تراها مدرجة في اختبار PMP، ترى عناصر مختلفة مرسومة بأشكال مختلفة:
مصدر الصورة Lucidchart.com مخطط سير العمل
يجب أن يعرف مديرو المشاريع الذين يستخدمون المخططات الانسيابية أن الأشكال في المخطط البياني تنقل معناها. في مفتاح شكل المخطط الانسيابي هذا من موقع Project Management.com، يتم سرد الرمز والمعنى للرجوع إليه:
مصدر الصورة: استخدام المخططات الانسيابية في إدارة المشاريع
توفر برامج إدارة وتخطيط المشاريع، مثل Microsoft Project أو Visio، خيارات الأشكال لتحسين عملية تصميم المخطط الانسيابي. تُعد الأشكال البسيطة والمتسقة جزءًا مهمًا من المخطط الانسيابي الذي يسهل فهمه في لمحة سريعة؛ مما يزيد من قيمة التواصل للأداة.
يمكن استخدام المخططات الانسيابية في جميع مراحل المشروع ولكن غالبًا ما يتم استخدامها أكثر في أعمال التخطيط. قد يكون أحد المفاهيم المضمنة في أسئلة اختبار PMP هو أن قيمة أداة المخطط الانسيابي هي نقل العمل من خلال عملية تحديد وتفويض وجدولة كل مهمة لأعضاء الفريق. في إدارة المشاريع، من المهم معرفة ما هو أكثر من الأدوات المتاحة، ولكن من المهم أيضاً معرفة متى يتم استخدامها.
هل تدرس لامتحان PMP؟
أنواع المخططات الانسيابية
بالنسبة لأسئلة اختبار PMP المتعلقة بالمخطط الانسيابي، يجب أن يعرف المتقدمون للاختبار أن هناك أكثر من نوع واحد. في مقالة مكتبة معهد بروجكت مانجمنت إنستيتيوت® (PMI) بعنوان “المخططات الانسيابية للقرارات الحاسمة لإدارة المشاريع”، يتم مشاركة هذا المثال:
مصدر الصورة: مخطط انسيابي للقرارات الحاسمة لإدارة المشاريع
لاحظ استخدام الأشكال المختلفة والتسميات الواضحة على كل شكل وخطوط الربط. دون معرفة تفاصيل المشروع، يمكن استخلاص المعلومات حول العملية من المخطط الانسيابي. على الرغم من اختلاف التصميم، إلا أن هذا المثال هو أيضًا مخطط انسيابي ويُعرف باسم المخطط الانسيابي لممر السباحة:
الشكل 1 مصدر الصورة: Project Management.com
يتم استخدام أشكال متناسقة مع خطوط متصلة وتسميات واضحة مرة أخرى. ومع ذلك، في هذا المخطط الانسيابي، الذي يمكن أن ينشئه حامل اعتماد PMP في مراحل التخطيط لتخطيط مهام الفريق في عملية ما، هناك ثلاثة مسارات متميزة (مسارات أفقية). إنها طبقة أخرى من معلومات العملية المنقولة بيانياً. للتحضير لأسئلة المخططات الانسيابية في اختبار PMP، يجب أن يكون مديرو المشاريع على دراية بهذه الأنواع:
المخططات الانسيابية في سياق اختبار PMP
في إطار التحضير لامتحان PMP، وكجزء من ممارسة معايير إدارة المشاريع، يجب فهم المخطط الانسيابي كأحد أدوات الجودة. يمكن استخدام أداة المخطط الانسيابي في أحد الأشكال العديدة بما في ذلك المخططات الانسيابية للعمليات، ومخططات سير العمل، وممرات السباحة، والمخططات الانسيابية للبيانات.
ستفترض الأسئلة التي تركز على المخططات الانسيابية في اختبار PMP معرفة المتقدمين للاختبار بـ 47 عملية و10 مجالات معرفية و5 مجموعات عمليات في سياق إدارة الاتصالات وإدارة الجودة وإدارة التكامل. يجب أن تتضمن خطط الدراسة لحامل اعتماد PMP المستقبلي مراجعة دقيقة للقائمة المرجعية لامتحان PMP التي يقدمها معهد إدارة المشاريع. قد يتم تنظيم الأسئلة على شكل استفسارات حول استخدامات المخطط الانسيابي أو تتضمن طلبات لتفسير البيانات في المخطط الانسيابي.
لماذا المخطط الانسيابي
تتطلب إدارة المشاريع، كمهنة، الكثير من ممارسيها. يجب على مديري المشاريع، الذين يحملون بالفعل اعتماد PMP أو يستعدون للحصول عليه، الاستفادة من أداة المخطط الانسيابي لزيادة معدلات نجاح مشاريعهم. وسواء كان مخطط سير العمل أو مخطط مسار السباحة، أو مخطط انسيابي للعمليات، أو مخطط انسيابي للبيانات، فإن رسم مخطط سير العمل وتأثير العوامل داخل العملية يضمن تخطيطًا أفضل ونتائج أكثر إيجابية.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت