ما أهمية الفرق بين المخاطر والمشكلة في المشروع؟ يعرف مدير المشروع الجيد دور مخاطر المشروع ومشكلة المشروع لإدارة التأثير والاستجابة للمشروع.
في هذه الصفحة
ما هي المخاطر في إدارة المشروع؟
ما هي أنواع مخاطر المشروع؟
أهمية فهم المخاطر في المشاريع
ما هي المشكلة في إدارة المشاريع؟
ما هي أنواع المشكلات؟
أهمية فهم المشكلات في المشاريع
كيف ترتبط المخاطر والمشاكل في المشروع
الفرق بين المخاطر والمشكلة
أوجه التشابه بين المخاطر والمشكلة
ملخص
ما هي المخاطر في إدارة المشاريع؟
جميع المشاريع لديها درجة من عدم اليقين المتأصل. عندما يقع حدث أو تغيير غير مؤكد، فإن إدارة المخاطر هي كيفية (أو إذا) استعداد المشروع له. يُعرّف معهد إدارة المشاريع (®PMI) مخاطر المشروع على أنها “حدث أو حالة غير مؤكدة لها تأثير إيجابي أو سلبي على واحد أو أكثر من أهداف المشروع في حال وقوعها.”
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرّف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
ما هي أنواع مخاطر المشروع؟
كجزء من إدارة المخاطر، يقوم مدير المشروع بتنظيم المخاطر التي حددها فريق المشروع إلى أنواع لتحليل المخاطر ذات الطبيعة المتشابهة.
المخاطر التقنية
ترتبط المخاطر الفنية بالتكنولوجيا، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، البرمجيات والأجهزة والشبكة الرقمية والأصول الرقمية وأمن النظام والتكنولوجيا الجديدة والمتغيرة والمتطلبات التنظيمية.
المخاطر الخارجية
توجد المخاطر الخارجية خارج منظمة المشروع. وهي على الأرجح خارجة عن سيطرة مدير المشروع أو فرق العمل، مثل التغيرات السياسية أو الحكومية أو المناخية أو الاقتصادية.
المخاطر التنظيمية
تحدث المشاريع داخل المنظمة (مثل الفريق أو القسم أو القسم أو الشركة). وستتعرض المنظمة التي تقف وراء المشروع، سواء أكانت مالكًا وحيدًا أو تعاونًا عالميًا بين الإدارات، للتغيير كجزء من أنشطة العمل اليومية.
مخاطر إدارة المشروع
تشمل مخاطر المشروع أعمال إدارة المشروع. وهي تشمل أعمال ومهام إدارة المشروع ضمن التواصل والتقدير والتخطيط وتطوير العقود وتحديد النطاق.
أهمية فهم المخاطر في المشاريع
تنطوي المخاطر على احتمال حدوث تأثير إيجابي أو سلبي. وبعبارة أخرى، يتم تجنب المخاطر في بعض الأحيان فقط في مشروع ما لأنها ليست دائمًا سلبية بطبيعتها. في بعض المشاريع، يمكن أن تكون المخاطر مرغوبة في بعض المشاريع مقابل الفوائد المحتملة.
على سبيل المثال، تنخفض تكلفة التكنولوجيا أو المواد المطلوبة في المشروع، وبالتالي توفير الميزانية. وهذه مخاطرة إيجابية. مثال آخر هو أن يصبح أحد الخبراء المتخصصين غير متاح فجأة؛ وبالتالي، يتم إنفاق الوقت والميزانية على بديل، مما يتسبب في تأخير الجدول الزمني للمشروع. وهذه مخاطرة سلبية.
في إطار إدارة المخاطر، يعمل مدير المشروع مع فريق المشروع لتحديد مخاطر المشروع وتوثيقها وتتبعها. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون للمخاطر ذات التأثير الأعلى و/أو الاحتمالية الأعلى استراتيجية تخفيف مرتبطة بها جاهزة في حالة حدوثها. هناك دائمًا تغيير في المشروع، ولكن يمكن لمدير المشروع الذي يفهم المخاطر أن يخطط بشكل أفضل لحدث المخاطر، وإدارة التأثير المحتمل للمخاطر في حالة حدوثها، وقيادة فريق المشروع لتفعيل خطة تخفيف المخاطر للحفاظ على سير المشروع.
ما هي المشكلة في إدارة المشروع؟
من المقرر أن يقوم قائدك التقني من فريق المشروع بعرض التقدم المحرز على العميل هذا الصباح في الساعة 9 صباحًا. في الساعة 8:15 صباحاً، تتلقى رسالة نصية من مسؤول التكنولوجيا لديك تفيد بأنه اضطر إلى أخذ طفله إلى الطبيب بشكل غير متوقع. لديك الآن مشكلة. لم تكن تعلم أن هذا سيحدث، والآن لديك 45 دقيقة لإيجاد حل.
بمعنى المشروع أو العمل، المشكلة هي حدث غير متوقع يحدث في الوقت الحاضر مع تأثير سلبي محتمل على تحقيق الأهداف. إنها ليست حدثًا في المستقبل أو حدثًا قد يحدث في المستقبل أو قد يحدث كمخاطرة، إنها تحدث الآن أو حدثت للتو مع تأثير فوري.
هل تدرس لامتحان PMP؟
ما هي أنواع المشاكل؟
هناك مشاكل لا حصر لها على ما يبدو يمكن أن تحدث، من جميع الأحجام، في أي مشروع. على سبيل المثال، أن تعلق في زحمة المرور بسبب أعمال البناء أو وقوع حادث يجعلك تتأخر في الوصول إلى المكتب لحضور اجتماع مهم لأصحاب المصلحة. لديك مشكلة إذا كنت تعمل عن بُعد، وتعطلت خدمة الإنترنت لديك دون سابق إنذار. ليست كل هذه المشكلات تستحق التوثيق الكامل للمشروع! ومع ذلك، فإن فهم “المشكلة” كمفهوم في إدارة المشروع وقيادة الفريق خلال المشاكل عند حدوثها يمكن أن يقلل من التأثير السلبي على المشروع ويزيد من إمكانية تحقيق نتائج إيجابية.
مشاكل التواصل بين أعضاء فريق المشروع
مع أي مجموعة من الأشخاص، هناك احتمال حدوث سوء فهم وصراع ومنافسة وفجوات في التواصل. يمكن لمهارات الأفراد، وتحديداً الذكاء العاطفي والتوقعات السلوكية الواضحة أن تساعد في حل هذه المشاكل.
مشاكل خارج المشروع (خارجية)
لا يوجد مشروع موجود فقط داخل الشركة. على سبيل المثال، يمكن أن يشكل حدث طقس ما مشكلة للمشروع – فقدان الطاقة، أو تضرر مبنى السكن أو العمل، أو تأخر شحن الموارد، أو غير ذلك. وبالمثل، يمكن أن يؤدي التغيير خارج المشروع إلى مشكلة للمشروع.
مشاكل الوقت
يمكن أن تتجمع المشكلات وتؤثر على الجدول الزمني العام للمشروع. على سبيل المثال، عندما يحتاج أحد أعضاء فريق المشروع إلى إجازة مرضية بشكل غير متوقع، يواجه المشروع مشكلة بسبب الحاجة إلى إيجاد شخص لديه المهارات المناسبة لمواصلة العمل بدلاً منه. بالإضافة إلى ذلك، تؤدي التأخيرات أو التمديدات أو التقديرات الزمنية غير الدقيقة إلى مشاكل في الوقت المحدد للمشروع.
أهمية فهم المشكلات في المشاريع
يمكن أن تتسبب مشكلة ما في تعليق المشروع بأكمله. هل يبدو ذلك مستبعدًا؟ هذا ليس ممكناً فحسب، بل حدث ذلك في العديد من الطرق في جميع أنحاء العالم في ذروة جائحة كوفيد-19، على سبيل المثال. لم تستطع الخدمات السحابية مواكبة الطلبات الفورية والمرتفعة بشكل فلكي؛ فقد احتاجت صناعات خدمية ومرافق تصنيع معينة إلى موظفين بشكل أسرع لتلبية طلبات العملاء المتزايدة بشكل كبير. هذه كلها مشاكل؛ كانت جميعها غير متوقعة للغاية، وكانت هناك حاجة إلى حلول فورية لضمان استمرار المشروع.
كيف ترتبط المخاطر والمشكلات داخل المشروع
ترتبط كيفية معالجة المشكلة بفعالية ممارسات إدارة المخاطر في المشروع والتخطيط له. فتجاهل مشكلة ما لا يعني أنها ستتلاشى بطريقة سحرية ويمكنك الاستمرار في المشروع كما هو مخطط له؛ فمع عدم بذل أي جهد لحل المشكلة، يمكن أن تتفاقم المشكلة وتتحول إلى مخاطر متعددة للمشروع، وكلها ذات تأثيرات سلبية.
عندما يحدث خطر محدد، فإنه يصبح مشكلة. في عمل الدروس المستفادة للمشروع، يجب تدوين كل خطر أصبح مشكلة للتخطيط المستقبلي للمشروع. بالنسبة لمشكلة المشروع التي لا ترتبط بمخاطر محددة، لا يزال هناك شيء يمكن تعلمه لتخطيط المشروع المستقبلي – ما هو أصل المشكلة، ومتى حدثت داخل المشروع، وهل كان من الممكن منعها أو الحد منها لو كانت جزءًا من عمل إدارة المخاطر.
إن الإدارة الاستباقية والوقائية للمخاطر هي أقوى دفاع ضد أي مشكلة لها تأثير سلبي كبير على المشروع.
الفرق بين المخاطر والمشكلة
في حين أن هناك علاقة واضحة بين المخاطر والمشكلة، إلا أن هناك اختلافات أيضاً. وتجدر الإشارة إلى أن
يمكن أن تكون المخاطرة إما إيجابية أو سلبية؛ أما المشكلة فهي سلبية فقط.
الخطر قد يحدث أو لا يحدث في المستقبل؛ بينما المشكلة تحدث الآن.
للمخاطر عالية التأثير خطة للتخفيف من آثارها في المستقبل؛ أما المشكلة فتحتاج إلى إجراء فوري للحد من التأثير السلبي.
يتم توثيق المخاطر في سجل المخاطر لما يمكن أن يحدث؛ بينما يتم تسجيل المشكلات في سجل المشكلات لما يحدث أو حدث بالفعل.
المخاطر لها تصنيف لاحتمالية الحدوث؛ أما المشكلات فلا لأنّها حدثت أو تحدث بالفعل.
للمخاطر خطة للتخفيف من حدة المخاطر للتأثير على احتمالية حدوثها؛ أما المشكلات فلا لأنّها لم تحدث أو تحدث بالفعل.
الجزء الأكثر أهمية في “المخاطر مقابل المشكلة” هو التوجه الزمني: إدارة المخاطر تتعلق بالتطلع إلى المستقبل والاستعداد للمجهول ولكن المحتمل، أما العمل على المشكلة فهو الاستجابة لما يؤثر على المشروع في اللحظة الحالية ولم يكن متوقعًا.
أوجه التشابه بين المخاطر والمشكلة
على الرغم من وجود جانب “المخاطر مقابل المشكلة” في إدارة المشاريع، إلا أن هناك أيضًا أوجه تشابه بين عنصري المخاطر والمشكلة.
هناك العديد من أنواع المخاطر والمشكلات في أي مشروع.
لن تواجه جميع المشاريع من نفس النوع نفس المخاطر أو تواجه نفس المشكلة.
يمكن أن تكون الدروس المستفادة من المشاريع المماثلة مفيدة للغاية في التخطيط للمخاطر أو الاستجابة لمشكلة ما.
يعمل فريق المشروع مع مدير المشروع على تحديد المخاطر، والقيام بأنشطة إدارة المخاطر، وتحديد الإجراء اللازم عند حدوث مشكلة ما.
هناك توثيق مخاطر المشروع وتوثيق مشاكل المشروع.
يمكن أن يتغير نطاق ونوع أي من المخاطر أو المشكلة خلال مسار المشروع.
يجب على مدير المشروع قيادة الفريق خلال التغيير وأحداث المخاطر وأنشطة الاستجابة للمشكلة.
الجزء الأكثر أهمية في فهم المخاطر والمشكلة من حيث التشابه هو أن كلاهما جزء من إدارة المشروع لأي مشروع.
الملخص
إن مدير المشروع الذي يفهم الدور والفرق والتشابه بين المخاطر والمشكلة سيدير عمله بشكل أكثر فعالية، حتى في أوقات التغيير أو الأحداث غير المتوقعة. فالمخاطرة هي احتمال، واعتمادًا على التأثير المحتمل، ستكون هناك خطة تخفيف مقابلة لاستخدامها في المستقبل إذا لزم الأمر. يمكن أن تأتي المشكلة من المخاطر، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا، وهي حدث أو تغيير يستلزم اتخاذ إجراء فوري أثناء حدوثه أو حدوثه. ويحتاج مدير المشروع إلى التفكير في “إذا حدث هذا، فما هو الأثر المترتب على ذلك” بالنسبة للمخاطر و”إذا حدث هذا، كيف نستجيب” بالنسبة للمشكلة. يجب توثيق جميع أعمال المخاطر والمشكلات في جهود إدارة المشروع.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
