المبادئ الرئيسية لإدارة الموارد |إدارة المشاريع | إدارة المشاريع

المبادئ الرئيسية لإدارة الموارد
تطورت إدارة المشاريع كما نعلم كجزء مهم في معظم المنظمات. فبدءًا من البحث والتطوير إلى التحولات الكبيرة، تجد إدارة المشاريع تطبيقها. لكن الحقيقة الصعبة هي أنه ليست كل المشاريع ناجحة مثل غيرها. إذا تم تحقيق مخرجات المشروع وفوائده كما هو مدرج في الميزانية والمقرر، فإن المشروع يُعتبر ناجحاً. لكن الأمر ليس بالبساطة التي يبدو عليها.
على عكس النهج التقليدي، فإن إدارة المشروع لا تتعلق فقط بجدولة مهام المشروع. بل تعتمد أيضًا على كيفية إدارة الموارد المناسبة للنضج التنظيمي على نطاق إدارة محفظة المشروع (PPM). تعتبر الموارد عنصراً مهماً جداً، إن لم تكن العنصر الأساسي في إدارة المشروع. وإذا لم يتم تخصيص هذه الموارد بشكل صحيح للمشاريع، فقد يؤدي ذلك إلى فشل المشروع الذي يؤدي إلى نتائج عكسية. لذا فإن إدارة الموارد ضرورية للمؤسسة التي تمارس نهج إدارة المشاريع.
في هذه المقالة، ستتعرف في هذه المقالة على تعريف:
إدارة الموارد
طرق إدارة الموارد و
أهمية إدارة الموارد.
ما هي موارد الإدارة المطلوبة للمشروع؟
نوع الموارد في المشروع:
يمكن أن تكون الموارد في المشروع موارد عمل
موارد مادية و
موارد التكلفة
وتشمل هذه الموارد الأشخاص والمعدات والمرافق والمعرفة والمعلومات (تكنولوجيا المعلومات) والتمويل وغيرها. وهي العوامل الرئيسية لإنجاز أي نشاط من أنشطة المشروع. تعتبر الموارد البشرية عنصرًا مهمًا جدًا في أي مشروع وليس من السهل إدارتها. وبالتالي يحتاج الأشخاص إلى بعض الطرق الإضافية للتعامل عندما يتعلق الأمر بإدارة الموارد. يمكن جعلهم أكثر إنتاجية من خلال اتباع بعض مبادئ الإدارة الرئيسية (التي ستتم مناقشتها لاحقًا في هذه المقالة). والآن، دعنا نفهم ما هي إدارة الموارد.
ما هي إدارة الموارد؟
الغرض من إدارة المشروع هو التعاون بين العمليات والموارد وأدوات إدارة المشاريع لتحقيق هدف مشترك وإنتاج المخرجات المقصودة. وبالتالي، بصرف النظر عن أدوات إدارة المشروع، تلعب الموارد دورًا حيويًا لنجاح أي مشروع.
دعونا نكشف عن السؤال ما هي إدارة الموارد؟ – إنه يتعلق بكيفية إدارة الموارد. ومن ثم، فإن إدارة الموارد هي زيادة إنتاجية الموارد إلى أقصى حد لتحقيق النتائج المرجوة من خلال إدارتها بفعالية.
ما هي إدارة موارد المشروع؟
“إدارة موارد المشروع هي الاستخدام الفعال للنوع المناسب من الموارد في الوقت المناسب أثناء تنفيذ المشروع لإنتاج المخرجات المتوقعة.” من أجل تحقيق أهداف العمل الاستراتيجية والأهداف المالية، من المرغوب فيه تعظيم العائد على الاستثمار في الموارد. خاصة مع الأشخاص، لأن الموارد البشرية عنصر تكلفة مهم في أي مشروع. تحتاج جميع المشاريع إلى موارد بشرية تتمتع بمجموعة محددة من المهارات لإنجاز مهام المشروع.
دعونا نحدد دور مدير الموارد في المشروع:
مدير موارد المشروع مسؤول عن تقسيم المهارات المناسبة لمهام المشروع المناسبة في الوقت المناسب.
عادةً ما يتحمل مدير المشروع ومدير الموارد مسؤولية محددة لتنفيذ أي مشروع. مدير المشروع مسؤول عن تخطيط المشروع وتنفيذه. يدير مدير الموارد بين الطلب على الموارد والعرض. يقوم بتقييم متطلبات الموارد اللازمة للمشروع وتعيين الموارد المناسبة لمهام المشروع. كما يقوم بإدارة استخدام الموارد لزيادة إنتاجيتها إلى أقصى حد. كما يقوم بتحليل المقاييس الضرورية المتعلقة بتخصيص الموارد وتخطيط القدرات. ويصف الشكل 1 أدناه أدوار هذين الشخصين بشكل جيد.
الشكل 1: أدوار ومسؤوليات مدير المشروع ومدير الموارد
مصدر الصورة: docs.oracle.com
يستخدم مدير موارد المشروع أدوات للتخطيط لتخصيص الموارد – والمعروفة باسم أدوات تخطيط الموارد ولتعيين الموارد – والمعروفة باسم مصفوفة تخصيص الموارد (RAM أو RACI).
راجع الشكل أدناه لفهم كيفية إنشاء خطة الموارد:
الشكل 2: كيفية إنشاء خطة الموارد
مصدر الصورة: http://www.techno-pm.com/p/resource-plan.html
في قالب خطة الموارد أعلاه، يحدد العمود الأول الموارد المختلفة على أنها أ، ب، ج.
يوضح العمود الثاني ارتباط مورد معين بالفريق ذي الصلة.
العمود الثالث يربط المورد بالمشاريع المختلفة متبوعًا بمهام المشروع المحددة في العمود الرابع.
في العمود التالي، يتم الاحتفاظ بتخصيص الموارد للمهام المختلفة لساعات محددة في اليوم. على سبيل المثال، يتم تخصيص المورد “أ” في الفريق “أ” للمهمة 1 من المشروع “أ” في 16 فبراير لمدة 5 ساعات.
راجع الجدول 01 أدناه لمعرفة مصفوفة تخصيص الموارد:
مصفوفة RACI:
الجدول ٠١: مصفوفة تخصيص الموارد أو مصفوفة RACI
مصفوفة RACI تجد اسمها من الاختصار – R (مسؤول) و A (مسؤول) و C (استشاري) و I (مُطلع).
R: يحدد الشخص الذي تم تعيينه للقيام بالعمل.
أ: يُعرّف الشخص الذي يتخذ القرار النهائي ويمتلك الملكية النهائية
ج: يحدد الشخص الذي يجب استشارته قبل اتخاذ قرار أو إجراء ما.
I: يحدد الشخص الذي يجب إبلاغه بأنه تم اتخاذ قرار أو إجراء ما.
شهدت العديد من المنظمات فشل المشاريع حتى بعد تطبيق أفضل برامج إدارة الموارد، لماذا؟
السبب هو أن المنظمات لديها عملياتها على مستويات نضج مختلفة. وإذا لم تتم مواءمة الموارد مع مستوى نضج العمليات، فمن المحتمل جدًا أن يواجه المشروع فشلًا في المراحل الأولية أو اللاحقة.
تعاني العديد من المنظمات في الإجابة على مجموعة الأسئلة التالية:
ما هي الموارد التي تعمل عليها مواردنا؟
هل جميع الموارد المطلوبة متوفرة للمشروع بالمهارات المناسبة؟
هل جميع الموارد منخرطة في مشروع أو آخر؟
هل لدينا موارد لتخصيصها لأي طلب مشروع عاجل؟
هل لدينا تحكم مناسب في تخصيص الموارد للمشاريع المختلفة؟
ما هو متغير التكلفة المرتبط بالموارد في شهر معين؟
هل يمكن توفير مورد مهم لأي احتياجات عاجلة للمشروع؟
تعتبر إدارة موارد المشروع مفيدة جدًا للإجابة على الأسئلة المذكورة أعلاه وللإجابة على السؤال –
“ما هي إدارة الموارد؟
ما الذي يجعل المورد جيدًا؟
هناك بعض المبادئ الأساسية لإدارة الموارد. هذه المبادئ مفيدة لأي منظمة لإدارة مواردها في المشاريع.
مبادئ إدارة الموارد:
دعونا نناقش مبادئ الإدارة الرئيسية هذه:
1. الموارد عادةً ما تكون أشخاصاً:
تتم إدارة موارد المشروع بمساعدة مصفوفة تخصيص الموارد مثل مخطط RACI وحساب استخدام السعة للموارد المختلفة. لكن لا يمكننا أن نتجاهل حقيقة أن الموارد هم أشخاص أيضًا، لا يمكن قياسهم فقط من خلال مجموعة البيانات الثابتة لكفاءتهم وفعاليتهم.
فهي تتطلب بعض المهارات الشخصية لإدارتها بكفاءة. وتشمل هذه المهارات التواصل والقيادة والتوجيه للتحفيز والإلهام أثناء العمل. يمكن للبيانات أن تخبرنا فقط عن استخدام الموارد وتوافر الموارد، ولكن لا يمكنها زيادة إنتاجية الموارد. وبالتالي، يمكن استخدام مقياس لتحديد مجالات الاهتمام. ولكن يمكن معالجتها بشكل جيد من قبل الأشخاص أنفسهم. تحدث إلى الموارد أو الفريق المعني فيما يتعلق بالمخاوف وساعدهم على حلها.
2. إدارة الأشخاص الرئيسيين:
إشراك الموارد لتحقيق أهداف المشروع المشتركة. تأكد من مواءمة جميع الموارد وتحديد التوقعات. يجب أن تكون الموارد واضحة بشأن ما هو متوقع منها. يجب أن يفهموا أولوية وأهمية المهام الموكلة إليهم. يجب إشراكهم في تحديد مخاطر المشروع من خلال تشجيعهم على المناقشة المفتوحة. يجب منحهم حرية تحديد وتقدير الجداول الزمنية للمهام حسب أولوياتهم. سيؤدي ذلك إلى زيادة التزام الموارد تجاه الجداول الزمنية.
3. مبادئ إدارة الفريق:
تحقيق روح التعاون بين أعضاء الفريق. بحيث تأتي جميع الموارد إلى منصة تفاهم مشتركة. وهذا سيعزز الإنتاجية والإبداع ويقلل في النهاية من فرص حدوث الأخطاء. ستعزز التغذية الراجعة في الوقت الحقيقي للفريق من ثقتهم والتزامهم.
4. مبدأ التخصيص:
حاول دائمًا تخصيص الموارد المناسبة للمهام المناسبة. لا تقم فقط بتخصيص المهام للموارد. قم دائمًا بمطابقة قدرة المورد واهتمامه مع المهمة ثم قم بالتخصيص. تعرف على موردك واهتماماته، ثم اكتشف المهمة التي تحفزه أو تحفزها أكثر من غيرها. قم بتعيين تلك المهمة له أو لها فقط للحفاظ على إنتاج موردك.
5. المكافآت والتقدير:
أيضًا، يجب ألا تذهب جهود مواردك دون مكافأة. احرص على أن تجعل مواردك على علم بمدى أهمية مساهمتهم في المهام الموكلة إليهم. اعترف بجهدهم ووقتهم.
أفضل ممارسات تخصيص الموارد لإدارة الموارد بفعالية:
هناك بعض أفضل الممارسات التي تتبعها المؤسسات لتخصيص مواردها بكفاءة وإدارتها بفعالية. دعونا نناقشها في العناوين التالية:
1. تجمع مركزي للموارد:
قم بإعداد مجمّع موارد مركزي لتخصيصات المشاريع. استخدم أداتين إداريتين مهمتين للتحكم في مجمع الموارد – التكلفة المرتبطة بكل مورد في المجمع وتوافر كل مورد. وبناءً على هذين المعيارين، قم بإدارة تخصيص الموارد لمهام المشروع المختلفة.
2. تسوية الموارد:
موازنة عبء عمل الموارد، بحيث لا يتم تحميل أي مورد فوق طاقته. يجب أن تتم عملية تسوية الموارد على أساس مستمر لضمان استخدام الموارد بفعالية ومواءمتها حسب الحاجة لتحديد أولويات المهام.
3. معرفة من يقوم بماذا:
تتبع تخصيص الموارد في الوقت الفعلي لمعرفة المورد الذي يقوم بأي نشاط في لحظة معينة. سيساعد هذا بالتأكيد في الحفاظ على إنتاجية جميع الموارد وتعظيم الاستفادة الفعالة منها.
4. تتبع التقدم المحرز:
يجب عدم إهمال أهمية إدارة موارد المعلومات. تتبع التقدم المحرز في المشاريع الجارية في الوقت الحقيقي للحصول على أقصى قدر من المعلومات، لفهم التحديات وتوقع أي مخاطر محتملة. بحيث يكون هناك تصحيح للمسار، إذا لزم الأمر ويمكن تنفيذه مسبقًا. الاستعانة بدعم تكنولوجيا المعلومات والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للحصول على المعلومات في الوقت الحقيقي المتعلقة بحالة المشروع.
5. التنبؤ المستقبلي:
مع أخذ جميع النقاط المذكورة أعلاه في الاعتبار، يمكنك الخروج بتوقعات مستقبلية بشأن تخطيط الموارد وإدارتها. قم بتحليل ما كان جيدًا وما كان خاطئًا وبناءً على ذلك اتخذ إجراءات للتنبؤ بالمتطلبات المستقبلية وتخطيط القدرات.
6. استخدام برنامج مناسب لإدارة الموارد:
يمكن أيضًا استخدام بعض البرامج المناسبة لإدارة الموارد بفعالية. يمكن أن توفر واجهة سهلة الاستخدام لإدارة الموارد في الوقت الفعلي. ولكن، نصيحتي هي اختيار البرمجيات المناسبة لمؤسستك بناءً على مستوى النضج التنظيمي حتى تتمكن من استخدام هذه البرامج في المنظور الصحيح.
نموذج إدارة الموارد PMP:
دعونا نفهم، لماذا نموذج إدارة الموارد PMP؟
بعد تقييم العمليات التنظيمية الخاصة بك بناءً على نموذج نضج إدارة البرامج للمؤسسات الكبيرة المعقدة (المشاركة في مشاريع متعددة ذات صلة) أو نماذج نضج إدارة المشاريع للمؤسسات الأخرى، يمكن تعيين نموذج نضج إدارة الموارد المناسب لمراحل أو أنشطة المشروع. ويتم ذلك لتعظيم العائد الاستثماري لمكونات الموارد.
ويوفر نموذج نضج إدارة الموارد الخاص بمعهد إدارة المشاريع (PMI) إطار عمل. يساعد هذا الإطار على تخصيص الموارد الكافية خلال فترة حياة المشاريع بناءً على القدرات التنظيمية لتحقيق الفوائد التالية:
1. الفهم المشترك:
يوفر فهماً مشتركاً بين مدير موارد المشروع ومدير محفظة المشروع والمديرين التنفيذيين للأعمال. وهذا يطور اللغة المشتركة لتوصيل مخرجات المشروع وأهدافه ومشاكله وما إلى ذلك.
2. التقييم الذاتي:
يساعد هذا الإطار أصحاب المصلحة والمؤسسات على تقييم مستويات نضجهم الحالية والمستويات المثلى.
3. اتخاذ القرارات لإدارة الموارد:
يساعد على مطابقة القدرات المؤسسية ونضجها مع نموذج إدارة الموارد للمشاريع. لا تحتاج كل منظمة إلى مستوى أعلى من النضج في إدارة الموارد.
4. اختيار البرمجيات المناسبة:
وفقًا لنضج إدارة الموارد وإدارة المشاريع، يمكن للمنظمة اختيار البرمجيات المناسبة لإدارة مواردها وتلبية الاحتياجات الحالية والمحتملة.
للإدارة الفعالة للموارد في المؤسسات، هناك عادةً 1 5 مستويات من نموذج نضج إدارة الموارد. وهي مدرجة أدناه إلى جانب المستوى 0 الإضافي الذي يصف “عدم وجود مستوى عملية رسمية”. وتستند هذه المستويات من نموذج نضج إدارة الموارد على نماذج نضج إدارة البرامج أو المشاريع المحددة من قبل معهد إدارة المشاريع للمنظمات:
المستوى 0 – لا توجد عملية رسمية
المستوى 1 – رؤية العمل
المستوى 2 – التعيين المحكوم
المستوى 3 – القدرة المحكومة
المستوى 4 – التعيين المدفوع بالجدول الزمني
المستوى 5 – الإدارة الحبيبية
والآن، دعنا نفهم مستويات إدارة إدارة إدارة الموارد والإدارة المتكاملة بالتفصيل:
المستوى 0: لا توجد عملية رسمية:
يتم تخصيص الموارد المستخدمة من قبل المديرين على أساس مخصص للمشاريع في هذا المستوى. لا توجد عملية رسمية لتخصيص الموارد. ومن ثم لا يتم استخدام الموارد بفعالية في ظل مستوى النضج هذا مما يؤدي إلى نتائج محفوفة بالمخاطر وتؤدي إلى نتائج عكسية.
المستوى 1: رؤية العمل:
يتيح هذا المستوى للمؤسسات فرصة معرفة “أي مورد يعمل على ماذا”، ولكن لا يتم تخصيص الموارد وتعيينها للعمل بطريقة منضبطة أو بإشراف.
المستوى 2: التخصيص المضبوط:
في ظل مستوى النضج هذا، توجد عملية رسمية للموافقة على تخصيص الموارد تعرف باسم “سير عمل الموافقة على الموارد أو RAW”. ومع ذلك، يقوم مدير الموارد بإجراء الموافقات من خلال الرجوع إلى خريطة حرارية تشير إلى مدى توفر كل مورد وتقديم الموافقات فقط عندما يتجاوز التوفر الطلب.
المستوى 3: السعة المحكومة:
يقدم هذا المستوى مفهوم إدارة السعة المحكومة. ويوفر هيكل حوكمة يعطي الأولوية للمشاريع على طلبات الموارد الجديدة.
وفي إطار هذا المستوى من النضج، يتم عادةً تشكيل لجنة حوكمة الموارد أو حوكمة المحفظة. وتتألف اللجنة من أصحاب المصلحة من جانب الطلب (أفكار المشاريع والمقترحات والطلبات وما إلى ذلك) وجانب العرض (أي الموارد) والمديرين التنفيذيين للأعمال. وبناءً على معايير مختلفة مثل التأثيرات المالية والفوائد الملموسة وغير الملموسة والمخاطر المرتبطة بها وما إلى ذلك، يتم تحديد أولويات المشروع. إذا لم تتوفر الموارد الكافية لجميع المشاريع المقترحة، يمكن للجنة رفض الموافقة على بعض المشاريع بعد تحديد أولويات المشاريع والموافقة فقط على المشاريع ذات الأولوية لتخصيص الموارد النادرة بأفضل طريقة ممكنة.
المستوى 4: التخصيص المدفوع بالجدول الزمني:
لا تشارك جميع الموارد بالتساوي في جميع مراحل المشروع. وبالتالي في هذا المستوى من نضج الموارد، يتم تشغيل الموافقة على تخصيص الموارد وإدارة السعة من خلال الجدول الزمني للمشروع على مستوى المرحلة. يتم تعيين موارد المشروع وفقًا لمعلومات النشاط على مستوى المرحلة المحددة في هيكل تقسيم عمل المشروع.
المستوى 5: الإدارة التفصيلية:
في إطار مستوى النضج هذا، يتم تشغيل عمليات الموافقة على تخصيص الموارد وإدارة السعة من خلال الجدول الزمني للمشروع على مستوى المهام الكاملة. ويأخذ مستوى النضج هذا في الاعتبار تخصيص الموارد على مستوى تفصيلي للغاية، أي مستويات المهام الكاملة لهيكل تقسيم العمل. قد يكون هذا المستوى من النضج ضروريًا عندما تكون المعلومات على مستوى المرحلة حول استخدام الموارد خشنة للغاية وتكون تفاصيل الجدول الزمني الكامل للمشروع ضرورية وذات مغزى بالنسبة للأعمال.
يجب استخدام المستوى المناسب من نموذج إدارة إدارة المخاطر والموارد مع نضج مديري المشاريع ذي الصلة في المؤسسة لضمان نجاح المشروع.
الخلاصة النهائية
باختصار، فإن الموارد هي بالفعل عناصر لا غنى عنها في أي مشروع وتتطلب إدارتها بفعالية وكفاءة. ويتم ذلك لتبرير عائد الموارد على الاستثمار في أي مشروع. يمكن أن تؤدي الموارد، إذا لم تتم إدارتها بشكل جيد، إلى نتائج عكسية تؤدي إلى فشل المشروع. هناك بعض مبادئ وممارسات إدارة البرامج التي يجب اتباعها أثناء إدارة الموارد. كما يتم استخدام أفضل ممارسات تخصيص الموارد لتخصيص موارد المشروع لتحقيق أفضل النتائج الممكنة.
أفضل طريقة هي تحديد مدى نضج محفظة المشاريع في مؤسستك والاستعانة بنموذج نضج إدارة الموارد المشروح لتخصيص الموارد بشكل صحيح للمشاريع المختلفة في متناول اليد. الإدارة الفعالة للموارد في المؤسسات هي مفتاح لنجاح توجيه المشاريع.