المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع

المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع
تعتبر المشاريع من الجوانب الأساسية للحياة والعمل. فالعمل الذي لا يواكب أحدث ما توصل إليه منافسوه لن يتوقف أبدًا. لذلك، من الضروري أن تكون منظمًا وفعالًا في مهام عملك، وكذلك في مشاريعك. يمكن لبعض المبادئ البسيطة لإدارة المشاريع أن تحسن كثيرًا من كفاءتها.
حول إدارة المشاريع
الغرض الأساسي من إدارة المشاريع هو تقديم الفوائد المرجوة بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب. إدارة المشاريع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لتحقيق أهداف محددة وتلبية معايير نجاح محددة.
المشاريع هي مساعٍ مؤقتة لإنشاء منتجات أو خدمات أو نتائج فريدة من نوعها. وللمشروع نقطة بداية ونهاية محددة. وغالبًا ما يكون له ميزانية وموعد نهائي وقائمة بالأهداف التي يجب إكمالها بحلول تاريخ انتهائه. يمكن أن تختلف المشاريع في الحجم من مشاريع صغيرة بميزانيات أقل من 10,000 دولار إلى مشاريع كبيرة بميزانيات تزيد عن 100 مليون دولار.
يلعب مديرو المشاريع العديد من الأدوار المختلفة طوال حياتهم المهنية اعتمادًا على مستوى خبرتهم ونوع المؤسسة التي يعملون بها أو يعملون معها. على سبيل المثال، قد يكون مديرو المشاريع مسؤولين عن إدارة مشروع واحد أو عدة مشاريع في وقت واحد. وقد يضطلعون أيضاً بمسؤوليات إضافية، مثل الإشراف على الموظفين أو إدارة الميزانيات داخل مؤسساتهم.
تحديد المشروع
الخطوة الأولى في التخطيط لمشروع ما هي تحديد ماهية المشروع بشكل مباشر. ما الذي تحاول إنجازه؟ ماذا سيكون الهدف من مشروعك؟ من الطرق الممتازة لوصف مشروعك استخدام أهداف SMART. يرمز الاختصار SMART إلى:
محدد – هدفك محدد بوضوح ودقيق.
قابلة للقياس – يمكن استخدام بعض المقاييس أو القياسات لتحديد ما إذا كان هدفك قد تحقق أم لا.
قابل للتعيين – شخص مسؤول عن تحقيق الهدف، ويمكن اتخاذ بعض الخطوات لمساعدته على تحقيقه.
واقعي – الموارد اللازمة لتحقيق الهدف متوفرة أو يمكن الحصول عليها بتكلفة مقبولة أو في إطار زمني مقبول (إذا لم تكن متاحة بسهولة).
موقوتة – هناك موعد نهائي تريد إنجاز هذا الهدف بحلول هذا الموعد.
هيكلة المشروع
تعني هيكلة المشروع تحديد جميع المهام التي يجب إكمالها، وكيف تتناسب مع بعضها البعض، وبأي ترتيب يجب القيام بها. سيكون من الأفضل أن تحدد أيضًا عدد الأشخاص المطلوبين لإكمال كل مهمة والوقت الذي سيستغرقه إنجازها.
باستخدام هذه الأرقام، يمكنك البدء في جدولة المواعيد النهائية لكل مهمة ووضعها في جدول زمني شامل للمشروع. وبالطبع، يجب أن يتناسب كل شيء مع بعضه البعض بسلاسة بحيث لا تعتمد إحدى المهام على إنهاء مهمة أخرى أولاً، لأن ذلك قد يتسبب في حدوث تأخيرات قد تؤثر على نتيجة مشروعك.
أهداف واضحة
مدير المشروع مسؤول عن ضمان تحقيق جميع أهداف المشروع. ولضمان إمكانية تحقيق أهدافك، يجب عليك استخدام نموذج SMART (محددة، وقابلة للقياس، وطموحة، وواقعية، ومحددة زمنياً) لتحديد كل هدف. بهذه الطريقة، سيكون لديك وقت أسهل بكثير في إدارة مشاريعك والحفاظ على تنظيم كل شيء.
إدارة اضطراب المشروع
تتعلق إدارة المشروع بالأشخاص والعلاقات، ولكنها تتطلب أيضًا قدرًا معينًا من الانضباط. أحد أكثر الأشياء صعوبة في إدارة المشاريع هو التعامل مع اضطرابات المشروع التي لا مفر منها. ومع ذلك، من الضروري التعامل مع هذه الاضطرابات بطريقة لا تؤثر على فريقك ومشروعك.
من السهل أن تنغمس في إثارة المشروع أو تفقد التركيز على ما يحدث حولك. عندما يحدث ذلك، من السهل أن تنسى التعامل مع مختلف المشكلات التي تظهر كجزء من أي مشروع.
يمكنك القيام بشيئين عندما تجد نفسك مشتتًا أثناء عملك: إما أن تترك العمل وتركز على إدارة الاضطراب بدلاً من ذلك، أو أن تواصل العمل على مشروعك ولكن مع إدارة وقتك حتى لا تدع تلك الملهيات تشتت انتباهك لفترة طويلة.
إدارة المخاطر
بالإضافة إلى إدارة المشروع، من الضروري فهم المخاطر وإدارتها. تتضمن إدارة المخاطر تحديد المشاكل المحتملة ووضع استراتيجيات للتعامل معها قبل حدوثها. يجب أن يكون مديرو المشاريع على دراية بالتهديدات الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر على مشاريعهم، مثل القيود المالية أو ضعف التواصل بين أعضاء الفريق.
مخرجات المشروع
مخرجات المشروع هي مخرجات المشروع. وهي عادةً ما تكون وثائق مكتوبة، مثل البريد الإلكتروني أو التقارير أو العروض التقديمية.
في إدارة المشاريع، يتمثل الغرض من المخرجات في توثيق نتائج المشروع وتوصيلها. وتشمل الأنواع الرئيسية للمخرجات ما يلي:
المستندات – التقارير والعروض التقديمية وصفحات الويب التي تشرح العمل الذي قام به عضو فردي في الفريق أو مجموعة من الأشخاص في مشروع معين.
العروض التقديمية – نشرات تشرح دراسة أو تحليل أو نتائج المراجعة.
التقارير – ملخصات وقائعية مع معلومات داعمة مكتوبة بوضوح وإيجاز تصف ما تم تعلمه من حدث أو نشاط ما.
التقييمات – تقييمات مكتوبة لأداء أعضاء الفريق الفردي خلال حدث أو نشاط ما لتعكس مساهماتهم في نجاح الفريق.
إنشاء خطة تواصل
خطة التواصل هي نهج منظم للتواصل مع أصحاب المصلحة. وهي تحدد كيفية المشاركة مع فريقك والعملاء والآخرين خلال المشروع. والغرض منها هو التأكد من أن الجميع يعرف ما يجب القيام به، ومن يجب أن يقوم به، ومتى يجب القيام به.
تتضمن خطة التواصل:
من هم؟ قائمة بأعضاء الفريق المسؤولين عن التواصل مع كل صاحب مصلحة. سيساعد ذلك على ضمان حصول الجميع على المعلومات التي يحتاجونها عندما يحتاجونها.
ماذا؟ مخطط تفصيلي لعدد المرات والشكل الذي ستتواصل به مع كل صاحب مصلحة. على سبيل المثال، افترض أن شخصًا ما مسؤول عن التواصل المباشر مع أحد العملاء. في هذه الحالة، يجب تضمينهم في الجدول الزمني لهذه المحادثات. لنفترض أن هناك عدة أشخاص مسؤولين عن ذلك. في هذه الحالة، يجب تضمين كل عضو على حدة (في حالة تفويت شخص واحد مكالمة مجدولة).
متى؟ جدول زمني لموعد إجراء كل اتصال (إن أمكن). قد يشمل ذلك المواعيد النهائية للاجتماعات أو الأحداث المهمة الأخرى مثل إطلاق المنتج أو المواعيد النهائية للدفع من العملاء.
كيف؟ معلومات حول كيفية مشاركة معلومات الاتصال مع الأطراف الأخرى المشاركة في المشروع (في حالة ضياع شخص ما في خلط الأوراق).
كن شفافاً
ليس من الضروري أن تكون مثاليًا بطبيعتك لامتلاك هذه المهارة، ولكن من الضروري أن تكون متسقًا في نهجك.
كن شفافاً في إدارة المشروع. هذا لا يعني أنه يجب عليك مشاركة كل تفاصيل العمل مع أعضاء فريقك – فهذا سيكون مضيعة للوقت والموارد. ولكن هذا يعني أنه يجب عليك أن تخبرهم عندما تكون على وشك الشروع في مشروع جديد وما هي المراحل المتوقعة. كن صريحًا أيضًا بشأن المدة التي ستستغرقها لإكمال العمل (ولماذا).
ولا يقل أهمية عن ذلك ضرورة إجراء مناقشة صادقة حول ما نجح وما لم ينجح – ولماذا. مرة أخرى، لا يتعلق الأمر بمشاركة كل التفاصيل مع كل فرد في فريقك ولكن التواصل حول ما نجح بشكل جيد وما لم ينجح بشكل جيد، ولماذا كان من المهم أن يفهم كل فرد في فريقك هذه الأمور قبل المضي قدمًا في المشروع أو المهمة التالية.
الخلاصة
كما رأيت، هناك العديد من المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع (ففي النهاية هناك كتب كاملة مخصصة لهذا الموضوع!). ومع ذلك، إذا اتبعت ولو القليل من هذه المبادئ، فمن المحتمل أن تكون أفضل حالاً مما لو لم تفعل ذلك. أهم شيء هو أن تعرف من أين تبدأ. تتضمن مفاهيم إدارة المشروع تتبع مستويات متعددة من الجدولة، ووضع الميزانية والتعامل مع المخاطر، وتلبية توقعات الأداء. يمكنك الاعتماد على النجاح إذا حافظت على تركيزك على هذه الأهداف طوال فترة مشروعك.