الكشف عن الغرض من دراسة الجدوى في عملية صنع القرار الاستراتيجي

يجب إكمال المشروع في حدود الوقت والميزانية والنطاق، ويعتبر المشروع ناجحًا عندما يحقق النتائج المرجوة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية والنواتج المتفق عليها. ومع ذلك، فقد أدركت المنظمات المختلفة في الآونة الأخيرة أنه لا يمكن ضمان النجاح بمجرد بناء المخرجات المتوقعة. والآن يتزايد التركيز بشكل متزايد على النتيجة التي يحققها المشروع للمنظمة، لذا فإن التركيز يتحول إلى القيمة التي يضيفها المشروع إلى المنظمة. لم يعد الأمر يتعلق بما يتم إنشاؤه، بل أصبح الأمر يتعلق أكثر بتبرير الوقت والموارد التي تم إنفاقها على إنشائه. وهذا يعني أنه في هذه الأوقات التي تشهد تعثرًا في الاقتصاد، يتعين على المؤسسات التفكير في إنفاق مواردها المحدودة بحذر مع التأكيد على أن ذلك سيعود بالنفع على المؤسسة. والاسم الذي يطلق على عملية تبرير استخدام الموارد لمشروع معين هو “حالة العمل”. لا يمكن لأي منظمة أن تستثمر وقتها وجهدها ومواردها الأخرى دون معرفة كيف ستستفيد المنظمة من ذلك. لذلك، أصبحت دراسة الجدوى ضرورة ليس فقط للشركات ولكن حتى للمنظمات غير التجارية مثل الحكومات والمنظمات غير التجارية الأخرى.
ما هي حالة العمل؟
الغرض من دراسة الجدوى هو تقديم أسباب للقيام بمشروع ما. إنها نقطة مرجعية لجميع المعنيين قبل وأثناء وبعد المشروع. كما أن دراسة الجدوى تحدد الأهداف الحقيقية والمجردة للمشروع بدءًا من ما يجب القيام به إلى سبب القيام به قبل البدء في المشروع، وتصبح دليلًا إرشاديًا طوال فترة المشروع، وتقييم نتائج المشروع بمجرد اكتماله. إنها نوع من أدوات الإدارة لجميع أصحاب المصلحة وصانعي القرار بحيث يمكن اتخاذ القرارات المبنية على الأدلة بشفافية. تبرز دراسة الجدوى الفرص والمخاطر والتهديدات في المشروع بحيث يمكن رؤية الاستثمار في المشروع من المنظور الصحيح. لذا، يمكننا القول أن دراسة الجدوى ليست مجرد مستند يوضح العائد على الاستثمار، بل إنها تقدم الخطوط العريضة لجميع الفوائد التي يمكن أن تتحقق من المشروع.
بالنسبة لأي منظمة، يأتي تنفيذ المشروع الصحيح قبل تنفيذ المشروع بشكل صحيح. عندما يتم بناء حالة العمل في بداية المشروع، فإنها تحدد الاتجاه الاستراتيجي للمشروع. كما أنها تضمن منذ البداية أنك تقوم بالمشروع الصحيح وأن المشروع مناسب لكل من المؤسسة والعميل. تقنع حالة العمل الكلاسيكية صانعي القرار بدعم فكرة أو إجراء ما.
راجع أيضًا:كيفية كتابة دراسة الجدوى التجارية
أهمية حالة العمل
لدى إدارة المشروع قاعدة مهمة للغاية: إنشاء حالة عمل قوية تكون عملية وقابلة للتطوير. لذا، دعنا نرى لماذا تعتبر حالة العمل مهمة للمشروع.
1. توفر تصورًا
توفر حالة العمل القوية تصورًا واضحًا للمشروع. إنها فقط دراسة الجدوى التي تستند إليها المؤسسات في تحليل أعمالها وتقييم القيمة التي سيضيفها المشروع إلى المؤسسة. ولذلك، فإن دراسة الجدوى هي أداة مفيدة ومهمة للغاية لتقديم نظرة ثاقبة للمنظمة حول سيناريوهات الأعمال المطروحة أمامها وما يمكن توقعه منها.
2. تساعد في توفير الموارد
تعطي خطة العمل المشتركة صورة أشمل لأهداف العمل، لكن دراسة الجدوى تقدم سردًا تفصيليًا لما يجب القيام به ولماذا. وبالتالي، تظهر صورة واضحة تساعد المنظمة على تحديد وتصفية المواقف غير المتوقعة والاستعداد لها. وبهذه الطريقة، تضمن المنظمة استخدام الحد الأدنى من الموارد لتقييم أفكار الأعمال الأولية وتوفر التكلفة والوقت على حد سواء.
3. تحسين الكفاءة الإدارية
إن التخطيط المسبق لأنشطة الأعمال قبل التنفيذ، وهو أمر متأصل في حالة العمل، يحسن بطبيعة الحال من الكفاءة الإدارية.
إلى جانب ذلك، بما أن دراسة الجدوى تفصّل الأنشطة التي سيتم تنفيذها وفكرة واضحة عن عائد الاستثمار الذي ستحصل عليه المنظمة من المشروع المقترح، فإنها تجعل جمع الأموال أمرًا سهلاً. كما أنها تصبح نوعًا من الدليل الإرشادي للتخطيط المسبق وإدارة الوقت. وبالإضافة إلى ذلك، إذا لم يتم كتابة حالة العمل، ستجد المنظمات صعوبة في تحديد أولويات المشاريع وتحديد ترتيب أهميتها. ويرجع ذلك إلى عدم وجود مقياس لتحديد القيمة. وهذا يدل على عدم وجود استراتيجية واضحة. علاوة على ذلك، نظرًا لأن نتيجة المشروع لن تكون واضحة، فقد تكون هناك أسباب لخيبة الأمل بمجرد اكتمال المشروع. سيحدث هذا لأنه بدون حالة عمل، لن يكون مدير المشروع واضحًا بشأن توقعات المشروع.
فوائد حالة العمل:
تجلب كتابة حالة العمل العديد من الفوائد لكل مؤسسة. وهي موضحة أدناه. ضمان التوافق بين المشروع والاستراتيجية – الفائدة الأولى لحالة العمل هي أنها تضمن توافق المشروع مع استراتيجية المنظمة. نظرًا لأن هناك قيودًا على الميزانية في معظم المنظمات، كما أن الموارد البشرية شحيحة أيضًا، يصبح من الضروري أن يتماشى المشروع تمامًا مع استراتيجية المنظمة أو أهدافها. ويصبح من المهم التأكد من أن الوقت والمال والموارد الأخرى التي يتم تخصيصها للمشروع تستحق العناء وستؤدي إلى النتائج المرجوة. يجب أن يكون هناك يقين مطلق بأن هذا التخصيص له ما يبرره. وإلا فإن كل هذه الأشياء القيمة ستضيع هباءً. ويمكن للمنظمة أن ترى أن بإمكانها استثمار الوقت والمال في مساعٍ أكثر جدارة بالاهتمام. علاوة على ذلك، قد يكون لبعض أعضاء الإدارة العليا مشاريعهم المفضلة الخاصة بهم، والتي قد تتماشى أو لا تتماشى مع أهداف المنظمة. ستضمن حالة العمل ألا تشوش مثل هذه الأمور على عملية اتخاذ القرار. عندما يتم توثيق ماهية المشروع وسببه، يمكن تحليلها مقابل الاستراتيجية، مما يساعد في اتخاذ قرار مستنير. التأكد من أن المشروع قد تم التفكير فيه بدقة – تضفي حالة العمل الجدية والانضباط على عملية اتخاذ القرار والموافقة. وسيتعين على الجهة الراعية تقديم حالة عمل عقلانية مدروسة جيدًا لتعزيز فرص الحصول على الموافقة. نظرًا لأن دراسة الجدوى تلتقط وتقيّم الملامح الرئيسية للمشروع، يجب إجراء مستوى معين من التحليل. ويساعد ذلك في تحديد المشاكل في مرحلة مبكرة وقد يتم اعتماد طريقة عمل مختلفة أو قد يصبح المشروع غير قابل للتطبيق مما يوفر الكثير من الوقت والموارد، بما في ذلك المال. إن استثمار الأموال أولاً، ثم اكتشاف أن النهج غير مناسب، ثم إنفاق المزيد من الأموال والموارد للبحث عن بديل هو أمر ترغب كل مؤسسة في تجنبه. تساعد دراسة الجدوى في جعل الجهة الراعية مسؤولة – إن النظر إلى دراسة الجدوى كعقد بين الجهة الراعية والمنظمة أمر جيد. يطلب الراعي مبلغًا معينًا من المال ويضمن أرباحًا أو فوائد معينة. لذلك، من المنطقي تمامًا أن يكون الراعي مسؤولاً عن هذا العقد ويضمن عدم إنفاق أموال أكثر من الميزانية المخصصة وتوفير الفوائد الموعودة ضمن الإطار الزمني المتفق عليه. عندما يعلم الرعاة أنه سيتم تقييمهم وفقًا للمعايير الموضوعة في دراسة الجدوى وأنه يتعين عليهم بالفعل تقديم الفوائد، سيتم التخفيف من مخاطر الإفراط في التفاؤل بشأن التكلفة والفائدة (الوعد بتكلفة منخفضة وعوائد عالية). ضمان المراجعة المنطقية والمعقولة للمقترح – ليس من مصلحة أي مؤسسة أن يقترح مدير كبير مشروعه الخاص ويوافق عليه. وذلك أيضًا دون أن يخضع المشروع للتدقيق المناسب والمفصل. تسمح دراسة الجدوى للآخرين بمراجعة المشروع وفهم منطقه. وهذا يتيح اتخاذ قرارات مستنيرة، وهو أمر صحي لكل مؤسسة. ويضمن ذلك أيضًا عدم الموافقة على أي مشروع لا يتماشى مع استراتيجية العمل أو لا يحتوي على حالة عمل قوية. يجعل تتبع التقدم المحرز والنتائج ممكنًا. تصبح حالة العمل التي تمت الموافقة عليها أيضًا نقطة انطلاق المشروع. لذا، يمكن تأمين المعلومات الواردة فيها ووضعها تحت السيطرة لأي تغييرات. ومن ثم يمكن تتبع تقدم المشروع فيما يتعلق بحالة العمل وإدارتها. لن يوفر ذلك المزيد من الشفافية للعملية برمتها فحسب، بل سيعزز أيضًا فرص إدارة المشروع بشكل صحيح والنتائج من حيث تحقيق الفوائد. وهذا أيضًا يجعل الراعي ومدير المشروع يركزان على تحقيق النتائج. إظهار قيمة المشروع مقدمًا – كل مشروع تقوم به المنظمة يجب أن يعود عليها بالفائدة. لا توجد منظمة ترغب في تولي مشروع لا يقدم قيمة تذكر أو لا يقدم أي قيمة للمنظمة. لذا، فإنها ترغب في معرفة القيمة التي سيحققها المشروع قبل البدء في المشروع. توضح دراسة الجدوى للمنظمة، مسبقًا، سبب اقتراح المشروع بالضبط والقيمة التي سيحققها المشروع للمنظمة. لذا، مرة أخرى، يساعد ذلك في اتخاذ قرارات مستنيرة. يضمن تركيز فريق المشروع على المكان المناسب – مع وجود حالة العمل كخط أساس، يتم تشجيع مدير المشروع والفريق على التركيز على ما يقومون ببنائه وكيفية استخدامه. وهذا يقلل من هدر الموارد واحتمالية التركيز على المشاريع التي لا تحقق فوائد مبررة. عندما تكون قيمة كل مشروع واضحة، يصبح تحديد أولوياتها أسهل بكثير، مما يوفر الكثير من الوقت والموارد.
إن دراسة الجدوى هي أساس المشروع وقلبه النابض. يمكن لحالة العمل التي تم إنشاؤها بشكل مثالي تقييم كل نهج يمكن أن يؤدي إلى تحقيق أفضل الحلول الممكنة لأهداف المؤسسة ومشاكلها بنجاح. كما أنها تعطي السلطة للإدارة لاتخاذ القرارات الصحيحة واختيار المشروع المناسب الذي يتماشى تمامًا مع الاستراتيجية التنظيمية ويوفر قيمة محددة للمؤسسة. لا يحتاج مديرو المشاريع الذين يعملون مع حالة الأعمال إلى أي درجة علمية أو مؤهلات خاصة. ومع ذلك، فهم بحاجة إلى إيلاء المزيد من الاهتمام لما تحاول المنظمة تحقيقه من خلال مشروع معين. تزيد حالة العمل المخطط لها والمدارة بشكل جيد من فرص نجاح المشروع بشكل مضاعف.
الخلاصة:
يمتد الغرض من دراسة الجدوى إلى ما هو أبعد من مجرد تبرير استخدام الموارد لمشروع ما. إنها أداة حيوية للمؤسسات لتقييم مشاريعها وترتيب أولوياتها بشكل استراتيجي، مما يضمن التوافق مع الأهداف والغايات الشاملة. تقدم سبوتو التدريب على كتابة دراسات الجدوى لتمكين المهنيين من اكتساب المهارات اللازمة لصياغة دراسات الجدوى القوية، مما يمهد الطريق لتنفيذ المشروع بنجاح وتحقيق الفوائد المتوقعة. تلعب حالات الأعمال دوراً محورياً في دفع عجلة النجاح المؤسسي من خلال تقديم تصور واضح للمشاريع، وتحسين تخصيص الموارد، وتعزيز الكفاءة الإدارية، وتعزيز عملية اتخاذ القرارات المستنيرة. إن تبنّي مبادئ تطوير دراسة الجدوى يمكّن المؤسسات من التعامل مع التحديات بفعالية واغتنام فرص النمو والابتكار في مشهد الأعمال الديناميكي اليوم.