الفروق بين إدارة البرامج وإدارة المشاريع

الإدارة ضرورية لنجاح الشركات في عالم الأعمال والتكنولوجيا المتغير باستمرار. كثيرًا ما نسمع “إدارة البرامج” و”إدارة المشاريع”. ويعد فهم هذه الاختلافات أمرًا بالغ الأهمية للنجاح، حتى وإن كانتا متشابهتين. ستستكشف هذه المقالة إدارة البرامج وإدارة المشاريع، وصفاتهما وأغراضهما، وكيف يساعدان المؤسسة على النجاح.
تعريف إدارة البرامج وإدارة المشاريع
إدارة المشاريع:
تتضمن إدارة المشاريع تخطيط العمل وتنفيذه وإنجازه لتحقيق الأهداف ضمن جدول زمني وميزانية معينة. وتهدف هذه الطريقة قصيرة الأجل إلى توفير منتج أو خدمة أو نتيجة مميزة. يقوم مديرو المشاريع بتنسيق الموارد وإدارة المخاطر وتنفيذ المشروع وفقًا لمعايير محددة.
الصفات الرئيسية لإدارة المشاريع: مؤقتة: تبدأ المشاريع وتنتهي. أهداف واضحة: المشاريع لها أهداف قابلة للقياس الكمي. نطاق محدود: المشاريع محدودة النطاق. إدارة الموارد: يقوم مديرو المشاريع بتخصيص الموارد وإدارتها بكفاءة. إدارة المخاطر: يقوم مدراء المشاريع بتقييم مخاطر إدارة المشاريع والتخفيف من حدتها.
إدارة البرامج:
تقوم إدارة البرامج بتنسيق العديد من المشاريع والأنشطة لتحقيق الأهداف التنظيمية الاستراتيجية. وهي تعمل على مواءمة المبادرات مع أهداف الشركة بشكل شامل واستراتيجي. يركز مديرو البرامج على تحسين تخصيص الموارد، وتحقيق التآزر بين المبادرات، والتكيف مع التغيرات في البيئة التنظيمية على مدى فترة طويلة. قد تتكيف البرامج مع الأولويات المتغيرة، على عكس المشاريع.
الصفات الرئيسية لإدارة البرامج: المواءمة الاستراتيجية: تدعم البرامج الأهداف التنظيمية. التعقيد: البرامج لها مبادرات مترابطة. طويلة الأجل: تكيف البرامج واستمرارها. تحقيق الفوائد: يسعى مديرو البرامج إلى تحقيق الفوائد التنظيمية. إدارة المخاطر على مستوى أعلى: يتعامل مديرو البرامج مع مخاطر نجاح البرنامج.
تركز إدارة المشاريع على توفير مخرجات محددة بفعالية في حدود معينة، في حين أن إدارة البرامج تدير مجموعة من المشاريع لتحقيق أهداف تنظيمية طويلة الأجل. يحتاج النمو التنظيمي الناجح وتنفيذ المشاريع إلى كلا التخصصين.
دور إدارة البرامج، أدوار إدارة البرامج، أدوار إدارة المشاريع
1. إدارة البرامج:
تقوم إدارة البرامج بالإشراف على البرامج المرتبطة التي تدعم هدفًا استراتيجيًا وتنسيقها. وتشمل أدوارًا مثل: المواءمة الاستراتيجية: التأكد من تطابق البرنامج مع الأهداف الاستراتيجية للشركة. تحقيق المزايا: يتطلب تحقيق المزايا تنسيق ومراقبة العديد من مشاريع البرنامج. إدارة الموارد: إدارة الموارد: تخصيص الموارد وإدارتها بفعالية عبر المشاريع لتحقيق أقصى قدر من الأداء. إدارة المخاطر: تحديد مخاطر تنفيذ البرنامج والحد منها، والنظر في أوجه الترابط بين المشاريع. إشراك أصحاب المصلحة: يجب إشراك أصحاب المصلحة رفيعي المستوى لضمان تطابق توقعاتهم مع أهداف المشروع. الحوكمة: توفير إجراءات وأطر عمل للرقابة وصنع القرار على مستوى البرنامج. التكامل: تنسيق مشاريع البرنامج لتعمل بشكل متناغم.
2. إدارة المشاريع:
إدارة المشاريع: تخطيط المشاريع وتنفيذها وإغلاقها لتحقيق الأهداف ضمن القيود. وتتضمن: إدارة النطاق: تحدد إدارة النطاق في المشروع نطاق المشروع وتتحكم في نطاق المشروع للبقاء ضمن المعايير. إدارة الجدول الزمني: تقوم إدارة الجدول الزمني في المشاريع بإنشاء وتحديث جداول المشروع للوفاء بالمواعيد النهائية. إدارة التكلفة: تقوم إدارة التكلفة في المشروع بوضع ميزانية للتنبؤ بالتكاليف وتتبعها خلال المشروع. إدارة الجودة: وضع إجراءات لضمان استيفاء مخرجات المشروع لمتطلبات الجودة. إدارة المخاطر: تقييم مخاطر المشروع وتنظيمها والحد منها. إدارة أصحاب المصلحة في المشروع: إدارة أصحاب المصلحة في المشروع: معالجة المخاوف والتوقعات. التواصل: إطلاع الجميع على آخر المستجدات حول تقدم المشروع باستخدام قنوات اتصال فعالة.
راجع أيضًا:ما هي خطة إدارة المشروع؟
تقوم إدارة البرامج بتنسيق ومواءمة المشاريع المختلفة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، بينما تقوم إدارة المشاريع بتخطيط وتنفيذ المبادرات الفردية. تحتاج المؤسسات إلى كلا المنصبين لتحقيق النتائج وتلبية الأهداف.
الاختلافات الرئيسية بين إدارة البرامج وإدارة المشاريع
تختلف إدارة البرامج عن إدارة المشاريع من حيث الواجبات والتركيز. الاختلافات الرئيسية بين إدارة البرامج وإدارة المشاريع هي:
أوجه التشابه بين إدارة المشاريع وإدارة البرامج
لإدارة المشاريع وإدارة البرامج أدوار ومسؤوليات مختلفة ولكنها تشترك في بعض المبادئ والممارسات. تشترك إدارة المشاريع وإدارة البرامج في هذه السمات:
1. طريقة دورة الحياة:
كلاهما يعتمدان على دورة الحياة. البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإنهاء. وعلى الرغم من اختلافهما في النطاق، إلا أن العمليتين لهما مراحل متشابهة.
2. موجّهة نحو الهدف:
يهدف كلا المجالين إلى أشياء محددة. تقوم إدارة البرامج بإدارة عدة مشاريع لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، بينما تقوم إدارة المشاريع بتنفيذ نطاق المشروع.
3. إدارة الموارد:
كلاهما يستخدم الموارد البشرية والمالية والمادية بكفاءة. تحتاج إدارة الموارد إلى تخطيط دقيق وتخصيص الموارد لتحقيق النجاح.
4. إدارة المخاطر:
يدير كلا المجالين المخاطر؛ ويتطلب النجاح في تنفيذ المشروع أو البرنامج تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها. ويشمل ذلك التخفيف من المشاكل المحتملة والتكيف مع التغييرات.
5. إشراك أصحاب المصلحة:
يتضمن كلا البرنامجين إشراك أصحاب المصلحة. يتطلب الحصول على الدعم، ومعالجة المخاوف، ومواءمة التوقعات مع أهداف المشروع أو البرنامج التواصل الفعال وإدارة أصحاب المصلحة.
6. إدارة الجودة:
يركز كلا المجالين على نتائج الجودة. تتطلب إدارة المشاريع وإدارة البرامج أساليب إدارة الجودة مثل تطوير معايير الجودة والوفاء بها لإكمال المشاريع وجني المزايا.
7. إدارة التغيير
تستلزم إدارة المشاريع والبرامج إدارة التغيير. التكيف مع النطاق أو المتطلبات أو القوى الخارجية وإجراء التغييرات بطريقة منظمة ومنضبطة لتقليل الانقطاعات.
8. التوثيق:
كلا النظامين توثيق المشروع أو متطلبات البرنامج والخطط والتقدم المحرز والنتائج. إن تزويد أصحاب المصلحة بالوثائق يساعدهم على التعلم والتحسين.
9. العمل الجماعي:
التعاون هو المفتاح في إدارة المشاريع والبرامج. يستلزم كلاهما تنظيم وإدارة الفرق لإكمال المهام، وتعزيز العمل الجماعي، ومواءمة الجميع مع أهداف المشروع أو البرنامج.
على الرغم من وجود أوجه تشابه بين إدارة المشاريع وإدارة البرامج، إلا أنه من الضروري التمييز بينهما لتطبيق الأفكار والتقنيات الصحيحة. تركز إدارة المشاريع على المبادرات الفردية، بينما تقوم إدارة البرامج بتنسيق عدة مشاريع.
اقرأ المزيد:أفضل ممارسات إدارة المشاريع.
أيهما يجب أن تختار: إدارة المشاريع أم إدارة البرامج؟
تعتمد إدارة المشاريع أو إدارة البرامج على النطاق والتعقيد والمواءمة الاستراتيجية للأنشطة. يمكن أن تساعدك هذه العوامل في اختيار النهج:
اختر إدارة المشروع إذا: أهداف محددة ومعروفة جيداً: قد تكون إدارة المشاريع أفضل لمؤسستك إذا كان المشروع محددًا بشكل جيد وبأهداف واضحة ونطاق محدود وجدول زمني واضح. تستفيد المشاريع الصغيرة والمنعزلة من هذه التقنية. الموارد والنطاق المحدود: يكون هذا المجال مناسبًا عندما يكون نطاق المبادرة محدودًا، ويمكنك إدارته بموارد محددة. وهو يصلح للمشاريع التي ليس لها ترابطات كبيرة. المنجزات الملموسة: الأفضل إذا كان الهدف هو تقديم مخرجات ملموسة أو منتج محدد ضمن نطاق محدد. مشاركة فريق واحد أو قسم واحد: تكون أكثر قابلية للتطبيق بشكل عام عندما يتمكن فريق واحد أو قسم واحد من إدارة المهمة دون تعاون كبير مع مجالات أخرى في المؤسسة.
اختر إدارة البرنامج إذا: المواءمة الاستراتيجية والأهداف المعقدة: وهي الأفضل للمؤسسات التي لديها العديد من المبادرات ذات الصلة التي تدعم هدفًا استراتيجيًا. تتيح لك هذه الطريقة مواءمة المشاريع لتحقيق الأهداف. الترابط بين المشاريع: ضروري لإدارة أوجه الترابط بين المشاريع عندما يعتمد نجاح المشروع على التنسيق والتعاون مع المبادرات الأخرى. تحسين تخصيص الموارد: يوفر منظورًا أكثر شمولية لاستخدام الموارد إذا كنت بحاجة إلى تحسين تخصيص الموارد عبر العديد من المشاريع لتحقيق أفضل النتائج. تحقيق الفوائد: أفضل لتنسيق جهود المجموعة إذا كان الهدف هو تحقيق الفوائد التنظيمية بدلاً من نتائج المشروع. المبادرات طويلة الأجل: هي الأفضل للمبادرات طويلة الأجل والتحسين المستمر والقابلة للتكيف.
غالبًا ما يتم استخدام إدارة المشاريع وإدارة البرامج معًا، خاصةً عند إدارة مزيج من المشاريع الأصغر المستقلة والجهود الأكبر المترابطة. يجب تقييم احتياجات مؤسستك وظروفها للعثور على أفضل أسلوب أو مزيج من الأسلوبين.
الخاتمة
في الختام، تعتمد إدارة المشاريع أو إدارة البرامج على طبيعة أهداف مؤسستك ونطاقها ومواءمتها الاستراتيجية. تعمل إدارة المشاريع مع المبادرات المعزولة والمحددة جيدًا وذات الأهداف والنطاق والتواريخ الواضحة. ومع ذلك، فإن إدارة البرامج أفضل للبرامج المترابطة التي تدعم الأهداف الاستراتيجية، ولها ترابطات كبيرة، وتتطلب إدارة منسقة للموارد.
يجب أن تقيّم عملية اتخاذ القرار التعقيد الموضوعي والتعاون بين المشاريع والطموحات طويلة الأجل والفوائد التنظيمية. قد تستفيد المؤسسات من الجمع بين إدارة المشاريع وإدارة البرامج لإدارة الأنشطة المختلفة. ومن شأن تقييم أهداف مؤسستك ومواردها ومبادراتها أن يحدد ما إذا كنت ستستخدم شهادة إدارة المشاريع أو إدارة البرامج أو نهجًا مختلطًا. تفضل بزيارتنا في SPOTO للتسجيل في دورات الاعتماد لدفع مسيرتك المهنية بشهادة إدارة البرامج أو شهادة إدارة المشاريع.